Como rastrear projetos e tarefas para seus clientes

Publicados: 2021-11-04

Estatísticas recentes de monitoramento de tempo mostram que a economia dos Estados Unidos perde até US $ 7,4 bilhões por dia de trabalho apenas em atividades de trabalho não registradas.

É muito dinheiro que poderia ter sido economizado acompanhando e gerenciando adequadamente o projeto do seu cliente - especialmente se você trabalha como freelance ou em uma agência.

Mas, o que exatamente você deve monitorar para seus projetos e tarefas? E como você deve abordar o processo?

Nesta postagem do blog, vamos cobrir:

  • Como você pode configurar corretamente seus projetos e tarefas, a fim de facilitar o acompanhamento deles.
  • Como você pode controlar o tempo gasto trabalhando nos projetos e tarefas.
  • Como você pode acompanhar seu progresso e desempenho nas tarefas e projetos.
  • Como você pode rastrear e distinguir entre atividades faturáveis ​​e não faturáveis.
  • Como você pode rastrear estimativas e prazos.

Como rastrear projetos e tarefas para a cobertura de seus clientes

Índice

  • Por que você deve monitorar projetos e tarefas?
  • Como configurar e rastrear projetos e tarefas
    • Configurando e acompanhando os contornos do projeto
      • Como criar um esboço do projeto
      • Como acompanhar o esboço de um projeto
    • Configurando e controlando o tempo e o progresso em projetos e tarefas
      • Como dividir um projeto em tarefas
      • Como controlar o tempo em projetos e tarefas
      • Como acompanhar o progresso em projetos e tarefas
    • Escolha de uma abordagem de cobrança e controle de sua eficiência
      • Como decidir qual abordagem de faturamento você usará
      • Como rastrear a eficiência de sua abordagem de faturamento
    • Configurando uma abordagem de cobrança e rastreando sua precisão
      • Como abordar o faturamento por hora ou cobrando uma taxa fixa
      • Como rastrear a precisão de sua abordagem de faturamento
    • Configurar e rastrear tarefas faturáveis ​​e não faturáveis
      • Como distinguir entre tarefas faturáveis ​​e não faturáveis
      • Como rastrear tarefas faturáveis ​​e não faturáveis
    • Configuração e acompanhamento de estimativas para tarefas e projetos
      • Como definir estimativas para tarefas e projetos
      • Como rastrear estimativas para tarefas e projetos
    • Configurando e rastreando projetos e prazos de tarefas
      • Como definir prazos de projetos e tarefas
      • Como rastrear prazos de projetos e tarefas
  • Empacotando

Por que você deve monitorar projetos e tarefas?

De acordo com a 3ª edição do Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, um projeto é um “esforço temporário com um começo e um fim e deve ser usado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

No gerenciamento de projetos, cada projeto consiste em uma série de tarefas que você precisa realizar em um determinado período de tempo ou antes de um prazo para concluir o produto, fornecer o serviço integralmente ou alcançar o resultado desejado.

Assim, considerando que um projeto é um “empreendimento temporário” que consiste em tarefas que precisam ser realizadas em um “determinado período de tempo”, ambos são facilmente rastreáveis ​​por definição.

E, acompanhar projetos e tarefas tem vários benefícios tangíveis:

  1. Isso ajudará você e o cliente a entender se o projeto será concluído no prazo.
  2. Isso ajudará você e o cliente a entender se o projeto será concluído dentro do orçamento.
  3. Você obterá uma visão geral clara do projeto que poderá analisar posteriormente para ver se projetos semelhantes seriam lucrativos para você no futuro.
  4. Você obterá a documentação que o ajudará a entender se e como você poderia ter um desempenho melhor em projetos semelhantes no futuro.
  5. Você terá uma prova tangível do seu trabalho para enviar ao cliente - isso aumentará a satisfação do cliente, além de suas chances de ser pago em dia.

Como configurar e rastrear projetos e tarefas

Antes de começar a monitorar seus projetos e tarefas, você primeiro precisará embarcar em uma missão ainda mais importante - certificando-se de configurar corretamente os referidos projetos e tarefas.

Para configurar corretamente, você precisará seguir as seguintes etapas:

  1. Criando um esboço do projeto
  2. Dividindo o projeto em tarefas
  3. Decidir qual abordagem de faturamento você usará
  4. Decidindo como você abordará o faturamento por hora ou taxa fixa
  5. Decidir quais tarefas serão faturáveis ​​ou não faturáveis
  6. Definição de estimativas para conclusão de tarefa e projeto
  7. Definir o projeto final e os prazos das tarefas

Cada etapa terá seus próprios elementos que você deve rastrear.

1. Configurando e rastreando os contornos do projeto

Como criar um esboço do projeto ️

Um esboço claro do projeto pode dizer a você e ao cliente o que você pode esperar realizar com o projeto, bem como o que você deve prestar atenção ao trabalhar.

Primeiro, você precisará garantir que todos os envolvidos no projeto entendam o que precisa ser alcançado no final dele - ou seja, quais são os objetivos do projeto .

Exemplo: O objetivo do projeto é construir e manter um aplicativo de fitness, dentro de um prazo específico e um orçamento aprovado pelo cliente.

Em seguida, você precisará estabelecer vários marcos do projeto após cada conjunto de tarefas relacionadas, a fim de localizar e rastrear conquistas importantes no projeto.

Exemplo: um dos marcos do projeto relacionados ao design que você pode seguir para o aplicativo de fitness podem ser as diferentes fases do design do aplicativo:

  • MS 1: diferentes conceitos de design concluídos
  • MS 2: o conceito de design final aprovado
  • MS 3: projeto aprovado implementado
  • MS 4: lançamentos de versão

Posteriormente, você pode estabelecer os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que usará para medir o quão bem você ou sua equipe está realizando o trabalho.

Exemplo: os KPIs para seu aplicativo de condicionamento físico podem ser:

  • KPI 1: a avaliação do usuário
  • KPI 2: a taxa de conversão
  • KPI 3: a receita por usuário

No final, você também pode estabelecer os objetivos e resultados principais (OKRs) que usará para definir e rastrear os objetivos do projeto e seus resultados.

Exemplo: o objetivo de seu aplicativo de condicionamento físico pode ser KR1: reduz o número de bugs encontrados durante o processo de desenvolvimento em 30%

  • KR2: melhora a cobertura de teste de unidade de 60% para 75%
  • KR3: aumentar a capacidade de sprint de 80 para 100 SP
  • Como rastrear um esboço do projeto️️

    • Acompanhamento de metas e marcos do projeto

    Para controlar as metas do projeto , primeiro, planeje e organize o tempo que você gastará no projeto em um planejador.

    Considere todos os recursos de que você precisa, sejam membros da equipe ou equipamentos adicionais, ou simplesmente tempo extra, para que você não ultrapasse o orçamento. Se você quase ultrapassar o orçamento, notifique o cliente sobre possíveis alterações.

    Você pode associar marcos do projeto a datas específicas ou conjuntos de tarefas. Depois de atingir um marco do projeto, analise a carga de trabalho futura. Isso o ajudará a entender melhor se você precisa mudar seu fluxo de trabalho para acomodar seu ritmo atual ou direção de trabalho.

    Para saber mais sobre a melhor forma de definir e rastrear metas e marcos do projeto, confira nossa postagem do blog sobre o assunto dos cronogramas do projeto:

    → Como criar um cronograma de projeto (+ modelos gratuitos)

    • Acompanhamento de indicadores-chave de desempenho

    Quando se trata de seus indicadores-chave de desempenho escolhidos, o tipo deles determinará como você pode rastreá-los.

    Exemplo: você pode rastrear a avaliação do usuário para seu aplicativo no Capterra ou em um site semelhante.

    Você também deve diferenciar entre seus pontos fracos (isto é, KPIs atrasados) e pontos fortes (isto é, KPIs principais) no trabalho do projeto.

    Você pode então tentar aprender com seus indicadores principais (por exemplo, como você pode criar aplicativos que atraiam ótimas avaliações de usuários). Mas também, você pode trabalhar para melhorar seus indicadores de resultado (por exemplo, como você pode melhorar a taxa de conversão dos aplicativos que você constrói).

    No final, salve os resumos dos KPIs do seu projeto, para análises, comparações e conclusões posteriores.

    Para saber mais sobre a melhor forma de definir e rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs), confira nossa postagem de blog sobre o assunto:

    → Principais indicadores de desempenho (KPI): Por que e como defini-los, além de KPIs no tutorial do Excel

    • Objetivos de rastreamento e resultados-chave

    Quando se trata de seus objetivos e resultados-chave escolhidos, o tipo deles também determinará como você pode rastreá-los.

    Exemplo: você pode acompanhar a redução do número de bugs encontrados durante o processo de desenvolvimento em 30% com uma ferramenta de rastreamento de bugs e problemas, como o Jira .

    Em seguida, você pode conectar os dados e comparar seus resultados reais com os resultados-chave esperados para ver o seu sucesso.

    No final, você pode mais uma vez salvar e manipular os resumos dos OKRs do seu projeto.

    Para saber mais sobre a melhor forma de definir e rastrear Objetivos e Resultados Principais (OKRs), confira nossa postagem de blog sobre o assunto:

    → Objetivos e resultados-chave (OKR): tudo o que você precisa saber

    2. Configurar e monitorar o tempo e o progresso em projetos e tarefas

    Como dividir um projeto em tarefas

    Em seguida, para facilitar o acompanhamento do projeto, você precisará dividi-lo em tarefas. O tipo de projeto o ajudará a decidir a melhor maneira de fazer isso:

    • Tarefas = diferentes fases do projeto

    Exemplo: Um desenvolvedor de software pode usar as diferentes fases de desenvolvimento (por exemplo, planejamento, análise, design, desenvolvimento, etc.) como tarefas.

    diferentes fases do projeto

    • Tarefas = diferentes categorias do projeto

    Exemplo : um planejador de festas profissional pode usar diferentes categorias de planejamento de festas (por exemplo, catering, decoração, entretenimento, etc.) como tarefas.

    diferentes categorias do projeto

    • Tarefas = diferentes partes do projeto

    Exemplo : Uma dona de casa pode usar diferentes cômodos em uma casa que limpa (por exemplo, cozinha, quarto, banheiro, etc.) como tarefas.

    diferentes partes do projeto

    Para alguns projetos, será relativamente fácil decidir se você deve usar fases, categorias ou partes do projeto como tarefas. Outros projetos não serão tão claros. Para obter um guia rápido e fácil sobre a melhor forma de personalizar o processo de dividir um projeto em tarefas, verifique nossa postagem no blog sobre o assunto:

    → Como dividir um projeto em tarefas

    Como controlar o tempo em projetos e tarefas️

    Ao se aproximar do controle de tempo de seus projetos e tarefas, primeiro você precisará escolher o método de controle de tempo a ser usado. E, você precisará pensar sobre a melhor forma de implementar o referido método em seu fluxo de trabalho.

    Escolhendo o método de controle de tempo

    Existem quatro métodos distintos de rastreamento de tempo nos quais você pode confiar para rastrear o tempo que você e / ou sua equipe passam trabalhando:

    • O método do papel - você mede o tempo que gasta trabalhando no projeto e nas tarefas por meio de um cronômetro e anota os resultados com uma caneta .
    • O sistema de honra - você não mede, apenas estima o tempo que gastará trabalhando no projeto e nas tarefas.
    • O método da planilha - você mede o tempo que gasta trabalhando no projeto e nas tarefas inserindo manualmente as horas e minutos que gasta nelas em uma planilha que você criou ou em um modelo de planilha simples.
    • Métodos de software de controle de tempo - você mede o tempo que gasta trabalhando no projeto e nas tarefas usando um aplicativo especializado para controle de tempo.

    Os três primeiros métodos listados têm seus contras, no entanto.

    Hoje em dia, o método do papel pode ser visto como pouco profissional, ineficiente e com falta de precisão. Na mesma linha, o sistema de honra depende muito da confiança do cliente de que você fez o trabalho que alega ter feito, o que pode ser pedir demais - especialmente quando você está procurando atrair novos clientes.

    O método da planilha, por outro lado, pode ser problemático para você e / ou sua equipe. Ou seja, o fato de exigir que você insira o tempo manualmente aumenta as chances de cometer um erro caro. Tanto a planilha quanto o método de papel podem ser processos demorados, especialmente se você estiver trabalhando em vários projetos.

    No final das contas, o método de software de rastreamento de tempo surge como a melhor opção devido à sua atualidade, apelo profissional, velocidade e precisão. Então, vamos ver como você pode usar melhor esse software para controlar o tempo do projeto e da tarefa.

    Implementando o método de controle de tempo

    Para ajudar a entender e implementar o conceito, vamos dar uma olhada em nosso próprio software de rastreamento de tempo, Clockify.

    Primeiro, dentro do aplicativo, você pode definir seus projetos, tarefas e seus clientes.

    Em seguida, você pode escolher a solução de rastreamento de tempo que mais lhe convier - você pode:

    1. controle o tempo enquanto trabalha, com um cronômetro
    2. adicionar tempo manualmente
    3. insira a hora em uma planilha de horas

    Se você deseja controlar o tempo com um cronômetro , você só precisa entrar no “modo Cronômetro”, escrever uma descrição para a atividade em que está trabalhando e selecionar seu projeto e tarefa. Em seguida, inicie o cronômetro e deixe-o funcionar até concluir a atividade - uma vez concluída, pare o cronômetro e o sistema adicionará a entrada de tempo recém-criada a uma lista de entradas de tempo abaixo.

    adicionando tempo com um cronômetro
    Se você quiser adicionar tempo manualmente , basta alternar para o “modo manual” e seguir o mesmo padrão de tarefa de descrição de gravação-especificação de projeto. Depois, você pode adicionar a duração da tarefa, sem se preocupar com os horários de início e término.

    modo manual
    Se você optar por inserir o tempo em um quadro de horários , precisará apenas preencher as linhas do quadro de horários com os projetos e tarefas em que está trabalhando e, em seguida, adicionar seu tempo nas células correspondentes.

    adicionando tempo em uma planilha de horas
    Assim que terminar de controlar o tempo, você pode usar a seção Relatórios do aplicativo. Aqui, você poderá ver o valor que ganhou para um determinado projeto e / ou tarefa ao filtrar os resultados.

    detalhado para fatura
    Depois disso, você pode exportar um PDF ou relatório do Excel com as horas e minutos que você rastreou no projeto e nas tarefas e enviá-lo ao cliente para servir como uma fatura.

    relatório detalhado

    Como acompanhar o progresso em projetos e tarefas️

    Além de controlar o tempo que você gasta trabalhando no projeto e suas tarefas, você também se beneficiará com a implementação de um sistema de rastreamento de progresso.

    Acompanhar o progresso com aplicativos

    Para começar a monitorar o progresso, você pode tentar um sistema baseado em Kanban, como Trello ou Asana .

    Ambos os aplicativos são baseados em um princípio semelhante:

    1. Crie um quadro que represente o seu projeto
    2. Crie vários cartões que representam suas tarefas
    3. Nomeie as colunas de modo que representem o status de todas as tarefas colocadas sob elas (por exemplo, "Backlog"; "Design"; "To do"; "Doing"; "Code Review"; "Testing"; "Done")
    4. Mova os cartões / tarefas pelas colunas, para simbolizar seu status de progresso (por exemplo, é a referida tarefa no "Backlog", relacionado a "Design", pronto "To Do", atualmente "em andamento", atualmente em "Code Review" , em “Testando” ou já “Concluído”?)

    cartas trello
    O Trello também oferece a opção de adicionar “Observadores” aos seus painéis / projetos - assim, você pode adicionar seus clientes aos seus respectivos painéis, que, ao contrário dos membros de sua equipe, só poderão ver seu progresso com tarefas individuais, faça o download anexos, adicionar comentários, bem como exportar o quadro.

    No Clockify , seu cliente poderá acompanhar o andamento do projeto em termos de tempo, por meio de um relatório compartilhado. Apenas compartilhe um relatório que você filtrou pelos parâmetros corretos, copie seu link e envie o link para o cliente, que pode ver as alterações em tempo real.

    relatório compartilhado

    Facilitando o rastreamento do progresso

    Além de usar um aplicativo baseado em Kanban para rastrear o progresso do projeto e da tarefa, você também pode usar vários modelos para acelerar o referido progresso:

    1. Se a maioria de seus projetos segue a mesma estrutura quando se trata de tarefas (por exemplo, todos os projetos envolvem as tarefas de análise, design, desenvolvimento, conteúdo e administração), seria sensato criar um modelo de projeto que o ajude a duplicar o mesmo conjunto de tarefas para cada novo projeto que você assume.
    2. Para organizar melhor o seu tempo (e, como resultado, acelerar o trabalho do projeto), você pode usar um modelo de lista de tarefas adequado para servir como um lembrete do que exatamente você precisa fazer.
    3. Para ajudá-lo a economizar tempo suficiente para tarefas prioritárias (e minimizar o tempo que você perde), você pode usar um modelo de planejador de bloqueio de tempo adequado.

    3. Escolha de uma abordagem de cobrança e controle de sua eficiência

    Como decidir qual abordagem de faturamento você usará

    Agora que você criou o esboço do seu projeto e definiu as tarefas relacionadas ao projeto, você precisará decidir como cobrará o referido projeto e tarefas:

    Você vai faturar o trabalho por hora?

    Ou você vai cobrar uma taxa fixa?

    Se você fatura por hora , baseará sua fatura apenas no número limpo de horas que dedica ao trabalho.

    Se você cobrar uma taxa fixa , baseará sua fatura no escopo do trabalho concluído, independentemente do número de horas que leva para concluir o projeto.

    Não importa a abordagem de faturamento que você escolher, você precisará de uma lista abrangente mostrando:

    1. As tarefas que você executou para o projeto.
    2. O tempo que você gastou nas tarefas individuais e no projeto no total.
    3. Alguma indicação de se as tarefas são faturáveis ​​ou não. Dessa forma, caso você fature por hora, sempre receberá um valor claro que seus clientes devem a você pelo seu trabalho.

    Por outro lado, no caso de cobrar uma taxa fixa, você ainda estará fornecendo aos seus clientes uma prova do que exatamente você trabalhou (e o que exatamente eles estão pagando).

    Para ajudá-lo a decidir a melhor forma de faturar o trabalho do seu projeto, consulte nossos artigos anteriores:

    → Salário vs emprego por hora: prós e contras

    → Como usamos o Clockify para rastrear o tempo e cobrar os clientes

    → Como as agências de design avaliam seus projetos

    Como rastrear a eficiência de sua abordagem de faturamento️

    Quando se trata de monitorar a eficiência da abordagem de cobrança escolhida, se você tiver dúvidas, é melhor brincar com as duas opções principais que você tem.

    Tente implementar uma abordagem por hora ou uma abordagem de taxa fixa primeiro. Talvez você acabe descobrindo que a abordagem alternativa àquela que você escolheu inicialmente se adapta melhor ao seu tipo de projeto ou fluxo de trabalho.

    Ou você pode descobrir que um tipo de seus projetos é mais adequado para uma abordagem por hora, enquanto outro tipo é mais adequado para uma abordagem de taxa fixa.

    4. Configurando uma abordagem de cobrança e rastreando sua precisão

    Como abordar o faturamento por hora ou cobrando uma taxa fixa

    Depois de selecionar o sistema de faturamento ideal para você, é hora de decidir como exatamente abordará o processo de faturamento.

    Se você cobra um preço específico por hora, existem quatro tipos eficientes de taxas por hora que você pode implementar:

    Taxa de uma hora em todos os projetos. Ótimo se:

    • Sua equipe geralmente trabalha em um tipo de projeto
    • Sua equipe consiste em um tipo de profissionais
    • Voce trabalha sozinho

    Exemplo: uma equipe freelance de dois designers (US $ 35), especializada em design de logotipo.

    Taxas horárias específicas por membros da equipe. Ótimo se:

    • Sua equipe geralmente trabalha em um tipo de projeto
    • Sua equipe é formada por profissionais com diferentes habilidades, experiência e especialização

    Exemplo: uma equipe freelance de um designer ($ 40) e três desenvolvedores ($ 65) que se especializam na criação de páginas de destino para sites de moda.

    Taxas horárias específicas para projetos específicos. Ótimo se:

    • Sua equipe trabalha em diferentes tipos de projetos
    • Sua equipe consiste em um tipo de profissionais

    Exemplo: uma equipe freelance de três desenvolvedores (US $ 65) que criam aplicativos personalizados.

    Taxas horárias específicas para cada membro da equipe trabalhando em projetos específicos. Ótimo se:

    • Sua equipe trabalha em diferentes tipos de projetos
    • Sua equipe é formada por profissionais que possuem diferentes habilidades, experiência, especialização

    Exemplo: uma equipe freelance de dois artistas (US $ 50), quatro desenvolvedores (US $ 70), dois designers (US $ 55), um especialista em áudio (US $ 45) e dois produtores de videogame (US $ 35) que criam jogos de estratégia e quebra-cabeças.

    Como alternativa, se você estiver cobrando uma taxa fixa, provavelmente desejará basear seus preços no escopo de projetos individuais - que podem girar em torno de tarefas ou conjuntos de tarefas específicos.

    Exemplo : uma equipe freelance de um designer, dois desenvolvedores e um redator que cria sites vê cada elemento do projeto como uma tarefa separada com sua própria taxa:

    • Configuração: $ 170
    • Projetar e construir $ 3.500
    • Criação de conteúdo: $ 550
    • Treinamento do cliente: $ 700
    • Manutenção do site: $ 600

    Para obter mais informações sobre como você pode faturar seus projetos e tarefas, verifique nossa postagem no blog sobre o assunto:

    → O guia definitivo para projeto de cobrança e faturamento

    Como rastrear a precisão de sua abordagem de faturamento ️

    Quando se trata de rastrear a precisão do seu processo de faturamento, uma fatura abrangente com uma lista limpa de tarefas concluídas é sempre fundamental. Isso ajudará o cliente a entender melhor o valor (e, consequentemente, o preço exato) do seu trabalho.

    Claro, você também precisará garantir que seus preços sejam precisos:

    • Se você cobrar uma taxa fixa, certifique-se de que os preços que você cotou para o cliente correspondem aos que você listou em seu site ou usou para clientes anteriores.
    • Se você trabalha por uma taxa horária, certifique-se de que seus cálculos estejam corretos. Se você controlar o tempo no Clockify , terá seus ganhos por projeto calculados automaticamente para cada minuto que você rastrear, com base nas taxas por hora que você inseriu anteriormente.

    taxa faturável

    5. Configurar e rastrear tarefas faturáveis ​​e não faturáveis

    Como distinguir entre tarefas faturáveis ​​e não faturáveis

    Agora, é hora de decidir por quais tarefas você cobrará diretamente? E quais tarefas você deixará de fora da fatura?

    Definitivamente, você desejará marcar as tarefas primárias específicas do projeto como faturáveis ​​e adicioná-las à sua fatura. Por exemplo, os desenvolvedores de software cobrarão todas as tarefas relacionadas ao desenvolvimento.

    Porém, o desenvolvimento de software é um processo complexo que também requer certas tarefas secundárias recorrentes. Provavelmente, você precisará realizar reuniões com a equipe e com o cliente, comunicar-se com o cliente e os membros da equipe por e-mail ou chat, bem como manipular dados relacionados ao projeto regularmente.

    Embora essas tarefas sejam cruciais para o projeto de desenvolvimento, você provavelmente deve evitar marcá-las como faturáveis ​​e adicionar 20 itens separados de “Reunião diária” em sua fatura oficial.

    Em vez disso, você pode fazer com que o tempo gasto em reuniões, e-mails e manipulação de dados seja refletido na taxa horária que usará para as tarefas de desenvolvimento - ou seja, tornar suas taxas horárias mais altas.

    Como rastrear tarefas faturáveis ​​e não faturáveis ​​️

    Ao controlar o tempo no Clockify , você pode especificar se as atividades (ou até mesmo projetos inteiros) são faturáveis ​​ou não faturáveis.

    Se você marcou uma tarefa como faturável, seu valor será adicionado ao valor total desse projeto.

    Como alternativa, ao marcar uma tarefa como não faturável, você a exclui de seus ganhos diretos.

    tarefas faturáveis ​​e não faturáveis
    A chave aqui é maximizar o tempo que você gasta em tarefas faturáveis, a fim de aumentar o valor que você obterá pessoalmente do projeto. Portanto, considere se você está perdendo tempo com algumas tarefas e, em vez disso, deve alocar esse tempo para tarefas mais importantes (e mais lucrativas) no futuro.

    Exemplo: você é uma equipe freelance de 5 pessoas que acha que gasta 1 hora em reuniões diárias, mas poderia reduzir esse tempo para a metade - dessa forma, você poderia economizar 2,5 horas por dia, ou 12,5 por semana, no total .

    Para saber mais sobre tarefas faturáveis ​​e não faturáveis, bem como encontrar o equilíbrio perfeito entre as duas, verifique nossa postagem no blog sobre o assunto.

    → Horas faturáveis ​​e não faturáveis: como encontrar o equilíbrio perfeito

    6. Configuração e acompanhamento de estimativas para tarefas e projetos

    Como definir estimativas para tarefas e projetos ️

    Algumas das perguntas mais importantes que você precisará responder ao seu cliente são as seguintes:

    • Quando o projeto será concluído?
    • Quanto vai custar?

    Se você cobrar uma taxa fixa, pode basear sua estimativa de preço em sua lista de preços pronta. Você pode então basear suas estimativas de tempo na experiência com projetos semelhantes que você concluiu no passado.

    No entanto, se você definir o preço por hora, estimativas de tempo claras fornecerão números claros sobre quanto seu cliente pode esperar pagar.

    Exemplo 1: A equipe freelance de dois designers (US $ 35), especializados em design de logotipo, pode fazer uma estimativa de preço de US $ 700 para uma estimativa de 20 horas.

    Exemplo 2: a equipe freelance de um designer ($ 40) e três desenvolvedores ($ 65) especializados na criação de páginas de destino para sites de moda podem cotar uma estimativa de preço de $ 4.450 para uma estimativa de 80 horas (por exemplo, $ 40 x 30 + $ 65 x 50)

    Exemplo 3: A equipe freelance de três desenvolvedores (US $ 65) que criam aplicativos personalizados pode fazer uma estimativa de preço de US $ 31.200 para uma estimativa de tempo de 480 horas.

    Exemplo 4: a equipe freelance de dois artistas (US $ 50), quatro desenvolvedores (US $ 70), dois designers (US $ 55), um especialista em áudio (US $ 45) e dois produtores de videogame (US $ 35) que criam jogos de estratégia e quebra-cabeças podem custar US $ 54.100 estimativa de preço para uma estimativa de 1.000 horas. (por exemplo, $ 50 x 200 + $ 70 x 300 + $ 55 x 200 + $ 45 x 160 + $ 35 x 140)

    Como rastrear estimativas para tarefas e projetos ️️

    Se você estiver monitorando o tempo no Clockify , poderá definir estimativas de tempo para projetos e tarefas e, em seguida, rastreá-los em relação aos resultados em tempo real.

    Conforme você avança com o projeto, verá as barras de estimativa para o projeto e as tarefas serem preenchidas. Assim, você saberá quando estiver perigosamente perto de ultrapassar suas estimativas de tempo e, indiretamente, seu orçamento.

    estimativas de tempo

    7. Configurando e rastreando projetos e prazos de tarefas

    Como definir prazos de projetos e tarefas ️

    Em relação a outros projetos em que você está trabalhando, os recursos que usará para este projeto, bem como o número de tarefas que você terá, você precisa definir alguns prazos de projeto e tarefas claros.

    Os prazos das tarefas estarão diretamente relacionados ao prazo do projeto e, todos eles estarão relacionados às estimativas do projeto que você acabou de definir.

    Por exemplo, se você definiu uma estimativa de 480 horas para a conclusão do projeto por três desenvolvedores, isso significa que você precisará de cerca de um mês para a conclusão (se todos os três trabalharem no projeto por 40 horas por semana).

    No entanto, sua equipe pode trabalhar em dois projetos com duração estimada de 480 horas, ao mesmo tempo, o que significa que um desenvolvedor provavelmente só conseguirá trabalhar 20 horas por semana no primeiro projeto. Nesse caso, um prazo de dois meses pode ser a primeira data realista que você pode cotar ao cliente.

    Neste exemplo, todos os três membros da equipe de desenvolvedores freelance começaram a trabalhar no projeto ao mesmo tempo.

    Mas, na realidade, raramente é tão simples - por causa de algo chamado dependências de tarefas .

    As dependências de tarefas ditam em que ordem você pode trabalhar nas tarefas. E uma tarefa pode depender da outra de tal forma que você precisa:

    1. Conclua a Tarefa A antes de iniciar a Tarefa B
    2. Inicie a Tarefa B ao mesmo tempo que a Tarefa C
    3. Conclua a Tarefa C antes de terminar a Tarefa D
    4. Inicie a Tarefa D antes de terminar a Tarefa B

    Agora, as tarefas listadas podem chegar a 480 horas de trabalho conjunto. Mas, seu tipo de dependência de tarefa (bem como quem é atribuído a eles) também influenciará a data de conclusão final realista que você pode citar para seu cliente.

    Como rastrear o projeto final e os prazos das tarefas ️️

    Se você está acompanhando o andamento do projeto e da tarefa no Trello , pode definir prazos separados para cada cartão / tarefa planejada.

    Esses prazos de tarefas individuais o ajudarão a determinar se o prazo do projeto é realista. Agora, se você continua perdendo prazos de tarefas, é certo que você também deve negociar uma extensão de prazo para o projeto.

    prazos do trello

    Empacotando

    Projetos e tarefas são noções aparentemente complexas com vários elementos importantes que você precisa considerar e controlar.

    Com os contornos do projeto, é vital que você acompanhe as metas, marcos, indicadores-chave de desempenho, objetivos e resultados-chave do projeto.

    Com projetos em geral, é vital que você os divida em tarefas cujo tempo e progresso você pode controlar facilmente. Além disso, você deve definir estimativas de preço e tempo, bem como prazos claros.

    Quando se trata de sua abordagem de faturamento, você deve rastrear sua precisão e eficiência, bem como distinguir entre tarefas faturáveis ​​e não faturáveis.

    No final, acompanhar os vários aspectos dos projetos e tarefas pode parecer um processo complexo, mas é bastante simples, uma vez que você tenha definido e organizado tudo o que você precisa.