Dicas na terça-feira: 27 maneiras criativas de impressionar VIPs de eventos

Publicados: 2021-08-08

Os planejadores de eventos experientes sabem que os VIPs recebem um tratamento especial, muitas vezes, pois o padrão para grandes experiências é bastante alto. A boa notícia é que existem muitas maneiras criativas de impressionar e gerenciar os VIPs de seus eventos, tudo dentro do seu orçamento. Aqui, exploramos alguns presentes VIP, experiências e ideias de marketing para inspirar seu próximo evento.

Explore ideias de gerenciamento VIP

Do check-in ao acompanhamento, cobrimos todas as fases do cronograma do seu evento com essas ideias para impressionar os VIPs em cada etapa do processo.

1. Ofereça aos VIPs um serviço de concierge particular.

Quando se trata de serviço de concierge VIP em eventos, as opções são infinitas. Desde a entrega em mãos de brindes adicionais do evento antes do dia de abertura até a reserva de quadras de tênis para se divertir após o evento, não há realmente nenhum limite para o que você pode oferecer aos VIPs.

2. Ofereça armazenamento gratuito no local para itens pessoais.

Você pode ter que contratar uma equipe adicional para o evento para verificar os pertences e ficar de olho nas coisas. Mas, desde que você tenha espaço para organizar tudo e as ferramentas (fechadura para porta, ingressos com canhotos e cabides) para fazer isso, essa dica deve tornar toda a experiência do evento mais confortável e conveniente para os VIPs.

3. Hospede um salão de spa.

Existem muitos serviços de spa móveis (como este) que aparecerão quando e onde você disser que cuidem do resto. Ou, se você tiver um determinado salão ou marca em mente, pode sempre contatá-los sobre uma parceria. Essa opção funciona melhor para eventos locais, onde há uma maior chance de que os hóspedes que gostaram dos serviços ainda estejam por perto após o término do evento para desfrutar de seus negócios novamente.

4. Distribua carregadores de dispositivos eletrônicos portáteis.

Se você gostaria de distribuir algo simples com a marca de seu evento, considere usar um banco de energia personalizável. Ou se você gostaria de oferecer algo um pouco mais especial (e sem marca), considere distribuir qualquer um desses melhores carregadores portáteis para os VIPs do seu evento.

5. Alugue cápsulas de sesta.

Empresas como o Google e a NASA já promovem cochilos intensos com seus soníferos no escritório. Por que não tratar seus VIPs com o mesmo luxo? Embora os aluguéis possam prejudicar o orçamento do seu evento, você também pode tentar hospedar uma sala silenciosa dedicada, completa com tapetes, iluminação reduzida e um difusor de óleo essencial.

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6. Adicione vouchers de massagem ou faciais às suas sacolas de guloseimas.

Se você quiser incluir um cartão-presente do spa como um presente para levar para casa, você pode comprá-lo a granel em GiftCards.com. Se você tem uma lista de convidados especialmente grande, tente dar a cada um deles um ou dois produtos para o rosto ou corpo de luxo do tamanho de uma viagem.

7. Crie um evento completamente separado apenas para VIPs.

Jantares pré-show para networking, encontros privados com palestrantes convidados e coquetéis pós-evento são ótimas maneiras de adicionar mais uma experiência especial para seus estimados convidados.

8. Faça um grupo de networking para eles nas redes sociais.

Use o LinkedIn ou qualquer plataforma de mídia social que seu público já frequenta para iniciar um grupo privado apenas para convidados. Incentive interações significativas e forneça conteúdo exclusivo relacionado ao setor, como e-books gratuitos sobre tópicos importantes ou transmissões ao vivo especiais com influenciadores do setor.

9. Contrate um chef particular ou bartender para a área de descanso VIP.

Peça-lhes que sirvam iguarias deliciosas, ofereça uma rápida demonstração de culinária e misture-se com a multidão. Você não precisa servir uma refeição completa, mas certifique-se de planejar um menu que complemente ou eleve as outras opções de alimentos e bebidas do evento principal.

10. Distribua ingressos para a atração mais esperada do evento principal.

Assim que sua programação de eventos for finalizada, deve ficar claro qual evento principal está recebendo mais agitação. Presente VIPs do evento com ingressos de cortesia e os melhores lugares da casa. Peça-lhes que fiquem para fazer uma sessão de perguntas e respostas em particular com o apresentador.

11. Ofereça uma creche gratuita com aulas de artesanato infantil e lanches.

Os especialistas sugerem que os eventos corporativos que pretendem incluir creches devem garantir que o restante do evento reflita os valores favoráveis ​​à família. Além disso, contrate funcionários certificados em RCP e primeiros socorros, ofereça experiências temáticas como Piratas ou Carnaval e forneça muitas atividades organizadas, como aulas de dança e tempo de cinema.

12. Fornece acesso exclusivo ao conteúdo de vídeo pós-evento.

Vídeos como recapitulações de palestras, destaques de estandes de feiras e entrevistas com palestrantes nunca antes vistas podem ser enviados em um e-mail de agradecimento pós-evento para os VIPs.

13. Peça aos patrocinadores para ajudar a melhorar as experiências dos participantes VIP.

Seja financiando alguns ingressos VIP para dar a convidados especiais extras, oferecendo alguns de seus produtos nas sacolas de presentes VIP ou financiando espaços na área do lounge, seus patrocinadores podem obter exposição adicional com essa multidão de alto ROI.

14. Crie uma palestra speakeasy ou evento especial para convidados.

Quem não ama um grande evento secreto? Ofereça aos VIPs uma festa ou experiência misteriosa que só eles conhecem. Certifique-se de que seja realizado no local, em um local habilmente escondido ou a uma curta distância do seu evento principal. Dessa forma, mesmo o mais ocupado entre seus VIPs terá um obstáculo a menos para comparecer.

15. Dê aos palestrantes e apresentadores populares da indústria acesso a amenidades VIP.

Seus VIPs querem se misturar e se misturar com palestrantes em destaque? Qual a melhor maneira de criar oportunidades de networking orgânico, convidando-os a participar de amenidades VIP! Isso funciona especialmente bem se você tiver um lounge dedicado, um bar ou até mesmo uma área de descanso com carregadores de dispositivo e Wi-Fi.

16. Simplifique o processo de check-in do evento para entradas mais fluidas.

Quando os convidados chegarem, certifique-se de usar um aplicativo de check-in ou solução de serviços de eventos para um processo de entrada mais rápido e preciso. Certifique-se de que os fotógrafos designados tirem a foto do VIP para que possam ser facilmente identificados pela equipe do evento durante o dia. Além disso, certifique-se de que seu aplicativo de check-in oferece notificações que alertarão você e sua equipe de quem está chegando e quando eles entram pela porta.

17. Inicie um boletim informativo VIP que inclua vendas rápidas de ingressos para eventos exclusivos, upgrades gratuitos e presentes de bônus.

Se o seu público já responde bem ao marketing de boletins informativos por e-mail, aumente um nível com uma versão dedicada que atende a assinantes premium.

18. Faça um mini hair styling na manhã do evento.

Monte uma estação de glamour completa com estilistas profissionais e ofereça uma secagem rápida para as mulheres e aparas de barba para os homens. Sentir-se renovado e com a melhor aparência irá instantaneamente deixar os VIPs de bom humor e definir o tom para o resto de sua experiência de evento. Ou, pelo menos, forneça ferramentas de modelagem de cabelo descartáveis ​​nos banheiros para que os hóspedes possam fazer seus próprios pequenos retoques, conforme necessário.

19. Insira automaticamente todos os VIPs em prêmios de luxo.

Apenas certifique-se de se comunicar com eles, informando-os sobre o que foram inseridos, o valor da própria entrada e como eles serão notificados se seu nome for sorteado. E, se eles ganharem, certifique-se de tornar o processo de coleta do prêmio o mais simples possível, enviando-o para suas casas ou oferecendo algo que possa ser transferido digitalmente.

20. Organize uma aula bônus, workshop ou passeio local.

Aula de salsa, demonstração de cerâmica ou passeio gastronômico a pé? Se houver participantes de eventos viajando de fora da cidade, eles realmente apreciarão a oportunidade de fazer uma pausa do trabalho com algo grátis e divertido.

21. Programe um encontro individual entre os VIPs do evento e os influenciadores da indústria.

Já mencionamos algumas maneiras de fazer isso. Mas se você tem muitos convidados e não tem muito tempo, tente realizar um evento estilo reunião rápida onde os influenciadores se sentam nas mesas e os VIPs têm a chance de rodar pela sala em intervalos de dez minutos.

22. Ofereça a eles um upgrade VIP gratuito para o evento do próximo ano se eles comprarem os ingressos agora.

Comece suas vendas super cedo dando a eles a oportunidade de reservar o mesmo pacote novamente agora. Com as grandes experiências deste ano frescas em sua mente, o valor será irrefutável. Armazene com segurança as informações do cartão em seu software de vendas de eventos para um processo de check-out mais rápido também.

23. Forneça sinalização e itinerários claros para os locais, para que os VIPs sempre saibam o que está acontecendo e aonde ir.

Esse detalhe muitas vezes esquecido geralmente serve como a primeira impressão para os VIPs de eventos, portanto, certifique-se de que suas direções sejam grandes, claras e fáceis de localizar, caso os convidados não saibam o que estão procurando. Se o seu local for particularmente grande, você pode até oferecer um carrinho de golfe ou acompanhantes para levá-los da entrada principal à área VIP.

24. Personalize bolsas brindes com um cartão de agradecimento escrito à mão e uma mensagem específica para eles.

Você quer ter certeza de que seus VIPs se sintam valorizados por mais do que apenas pelo que podem contribuir financeiramente, e é por isso que uma dica simples como esta é realmente muito poderosa. Na própria nota, faça referência à história deles com sua marca, qualquer coisa que eles tenham mencionado pessoalmente sobre o evento para você ou nas redes sociais, e anote todos os objetivos pessoais do evento que eles compartilharam, além de como suas atividades VIP os ajudarão a alcançar isto.

25. Sirva refeições especiais VIPs.

E certifique-se de que todos tenham suas preferências de menu e restrições dietéticas bem documentadas em um sistema como as Mesas Sociais, que ajudará a manter os fornecedores e servidores de eventos em sintonia sem perder o ritmo.

26. Ofereça uma experiência de headshot profissional pop-up.

Envie VIPs para casa com uma nova foto do LinkedIn ou do site da empresa. Contrate um fotógrafo profissional e peça emprestado ou forneça um pano de fundo sólido e universalmente atraente, como branco texturizado, cinza claro ou um padrão de tijolo falso. Você pode até incluir o logotipo do seu evento - apenas certifique-se de que ele esteja localizado em uma parte do quadro que os VIPs possam recortar posteriormente, se quiserem.

27. Dê aos VIPs vagas especiais de estacionamento e áreas de entrega de caronas compartilhadas.

Uma coisa sobre os VIPs que você precisa saber é que a conveniência é um prêmio que todos podem apreciar. Coordene com um serviço de táxi local ou com o departamento corporativo dos aplicativos de compartilhamento de transporte mais populares da área para obter a sinalização apropriada, marque alguns códigos de desconto para grupos e certifique-se de que eles saibam que seu evento exigirá mais motoristas na estrada do que normalmente precisam.

Trate os seus convidados VIP de uma forma ainda mais especial com ainda mais ideias de eventos!

Use uma dessas novas plataformas de mídia social para envolver seus convidados antes ou depois do evento. Ou encontre mais maneiras de gerenciar eventos com celebridades durante nosso próximo webinar. E se o networking for um grande atrativo para seus VIPs, certifique-se de incorporar algumas dessas dicas também.

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