Dicas de webinar: seu guia definitivo para hospedar um grande evento

Uma ótima maneira para agências e pequenas empresas se posicionarem como líderes de pensamento e lançar eventos para públicos nacionais e potencialmente globais a um custo menor é hospedar um webinar.

Na verdade, a adoção de plataformas de webinars disparou durante a pandemia, à medida que as empresas lutam para entregar virtualmente roadshows e eventos presenciais. De acordo com o último ON24 Webinar Benchmarks Report, os webinars em 2020 aumentaram 162 por cento e a participação quase quadruplicou para mais de 60 milhões de pessoas. Público envolvido com 61 milhões de horas de conteúdo, o que representa um crescimento de quase 300 por cento

Este guia fornece uma descrição abrangente dos prós e contras dos webinars, algumas das melhores plataformas de webinar para usar e dicas sobre como hospedar um evento envolvente.

Índice

• As vantagens e desvantagens dos webinars
• Dica nº 1 - Encontre um tópico interessante
• Dica 2 - Pesquise e teste as melhores plataformas
• Dica nº 3 - Encontre apresentadores apaixonados
• Dica nº 4 - agende em um horário conveniente para os participantes
• Dica 5 - planeje e ensaie antes do grande dia
• Dica # 6 - Promova-o com bastante antecedência
• Dica nº 7 - execute a discussão, mas seja flexível
• Dica n ° 8 - Envie um replay e acompanhe os leads
• Conclusão

As vantagens e desvantagens dos webinars

Mesmo que hospedar webinars on-line não ofereça a oportunidade de brindar com clientes e clientes em potencial cara a cara, isso pode ajudar sua agência a atrair clientes em potencial e construir ótimos relacionamentos. Abaixo estão seis razões comprovadas pelas quais você deve incorporar webinars em sua estratégia de marketing.

Prós:

1. Os participantes do webinar geralmente são líderes. Entre 20% a 40% dos participantes externos do webinar tornam-se leads qualificados.
2. Webinars impulsionam as vendas. Além das métricas de geração de leads, até 5% dos participantes do webinar tornam-se clientes pagantes.
3. Os webinars são envolventes. De acordo com a MakeSocialMediaSell, os webinars retêm a atenção de 40 por cento dos telespectadores.
4. Webinars constroem autoridade. Se sua empresa tem informações suficientes para hospedar um webinar de uma hora sobre qualquer tópico, então você provavelmente é uma autoridade em seu setor, e o webinar o ajudará a reafirmar isso.
5. Os webinars podem acelerar os ciclos de vendas. Os clientes em potencial no meio de uma decisão de compra podem ser impulsionados mais rapidamente por meio de um funil de vendas com um webinar informativo e educacional.
6. Os webinars têm um custo relativamente baixo. É uma apresentação sem a necessidade de auditório ou sala de reuniões.

Embora as oportunidades de geração de leads e conversão pareçam atraentes, é importante observar que os webinars devem, antes de mais nada, ser vistos como um exercício educacional ou de liderança inovadora. Webinars que são puros flogs de produtos são uma solução para os participantes, de acordo com Ashley Stahl, fundador da agência de branding CAKE Publishing.

“Um dos maiores erros que vejo os clientes cometendo é focar demais na venda final e não o suficiente no conteúdo”, escreveu ela em um artigo da Forbes.

A maioria dos inscritos que participa de webinars o faz porque o tópico despertou seu interesse. Eles usam esses eventos para avaliar sua experiência e construir confiança em sua marca antes de decidir se compram de você. Um puro discurso de vendas durante um webinar pode desencorajar os clientes em potencial de querer se envolver com você.

Por exemplo, sua agência pode se especializar em otimização de mecanismos de pesquisa ou SEO. Enquadrar um tópico de webinar e a discussão abrangente em torno de “estratégias de SEO para pequenas empresas” é provavelmente de mais interesse para um cliente em potencial do que “Por que você deve nos pagar para ser sua agência de SEO”. Os clientes em potencial se tornam 'clientes potenciais' e são muito mais propensos a entrar em contato com você ou estar abertos para divulgação se obtiverem percepções acionáveis ​​a partir do conteúdo do seu webinar.

À parte a escolha do tópico e a forma como o seu webinar é estruturado, existem alguns fatores que podem impactar negativamente um evento.

Contras:

1. Diminuição do comparecimento. A menos que você esteja cobrando uma taxa dos participantes do webinar, há pouco incentivo para participação garantida. Na verdade, estima-se que apenas metade das pessoas que se inscrevem em webinars realmente participam. A maioria das empresas está realizando webinars gratuitamente, pois, do ponto de vista do cliente, há pouco incentivo para pagar por eles, uma vez que eles não têm o brilho, o glamour e o serviço de buffet sofisticado normalmente associados a eventos presenciais. O custo de um serviço de webinar é compensado por meio de oportunidades de geração de leads e a capacidade de entregar o evento a um público amplo.
2. Problemas técnicos. As sessões virtuais sempre correm o risco de falha de tecnologia.
3. Interação e distrações. O envolvimento de um evento presencial não pode ser facilmente reproduzido online. As apresentações virtuais são mais passivas e menos dinâmicas do que auditórios cheios de gente. As apresentações ao vivo muitas vezes também criam oportunidades para uma maior interação com o público. Sem o mesmo nível de estimulação, as sessões virtuais estão sujeitas a distrações.

Para ser justo, esses mesmos riscos podem existir em eventos ao vivo e podem ser atenuados por meio de dicas de webinar descritas na próxima seção.

Como criar um evento incrível

Dica # 1 do webinar - Encontre um tópico interessante

A primeira etapa é o tópico do seu webinar. Ao selecionar um tópico, você deseja identificar algo que os participantes procuram aprender mais e mapear de volta para o seu produto ou serviço. Stahl recomenda guardar o plug de vendas até o fim, depois de fornecer valor e educação aos participantes.

“Não fale sobre seu produto até o final de sua apresentação. Venda muito cedo e seu público provavelmente receberá aquelas vibrações de vendas nojentas de que todos não gostamos. Dito isso, não há nada de errado em mencionar o nome do seu produto algumas vezes ao se apresentar. Forneça um ótimo conteúdo antecipadamente. Venda no final ”, diz ela. Um tópico oportuno pode ampliar o interesse, especialmente se abordar algo urgente que requeira atenção imediata ou for tático e prescritivo.

Outras considerações incluem:

• Oferecer algum tipo de promoção ou brinde aos participantes
• Considere vários webinars se for um tópico importante que requer discussão além de uma hora

Dica de webinar nº 2 - Pesquise e teste as melhores plataformas

Como alguém que já hospedou centenas de webinars nos últimos 10 anos, Hailey Friedman, cofundadora do Growth Marketing Pro, sabe como detectar sinais de alerta ao selecionar um provedor de plataforma de webinar.

“Execute o outro caminho se você vir uma ferramenta de webinar que envolve downloads e extensões confusos, atendimento ao cliente ruim, dificuldades técnicas com som e vídeo e painéis complicados. Simplesmente não vale a pena a dor de cabeça de lidar com esses problemas. Você e seus participantes merecem coisa melhor ”, diz ela.

Ao considerar uma plataforma, Friedman sugere examinar alguns fatores importantes:

• Os visualizadores precisam baixar um plugin?
• Quantos participantes são permitidos na sala?
• A plataforma oferece suporte a vários apresentadores?
• Ele envia lembretes por e-mail aos registrantes?
• O software do webinar é para webinars ao vivo, sob demanda ou ambos?
• Existem outros recursos úteis, como bate-papo ao vivo e enquetes, em que o público pode participar?

Friedman testou 23 das plataformas de webinar mais conhecidas . As principais conclusões de sua pesquisa são fornecidas abaixo.

Demio - A O Demio se comercializa como uma experiência de webinar simples e sem download para o seu público, que permite que os hosts apliquem sua marca e logotipo nos materiais do evento.

“Esta ferramenta é ótima para iniciantes e para aqueles que se sentem desconfortáveis ​​com as interfaces desajeitadas e inúmeras configurações associadas a algumas plataformas de webinar. Por outro lado, os profissionais de marketing e usuários corporativos ocupados apreciarão suas extensas ferramentas de automação ”, afirma Friedman.

Prós:

• Totalmente baseado em navegador (nenhum software para download)
• Webinars ao vivo e automatizados sob demanda
• Leva alguns minutos para configurar
• Moderno e personalizável: você pode adicionar seu logotipo para que corresponda à sua marca
• Emails de lembretes automatizados para eventos programados
• Capacidade de enviar a gravação do webinar para todos os inscritos após o evento

Contras:

• Hospedar mais de 50 participantes ao vivo requer um upgrade

Preços Demio:

• Avaliação gratuita de duas semanas
• Plano inicial: US $ 34 / mês para uma sala de 50 participantes
• Plano de crescimento: US $ 69 / mês para uma sala de 150 participantes e branding personalizado
• Plano de negócios: US $ 163 / mês para uma sala de 500 participantes e quatro anfitriões

Google Hangouts - A O Hangouts é um software gratuito do Google que funciona com o YouTube. É projetado para pequenos grupos de até 30 pessoas. Para realizar um webinar no Google Hangouts, você precisa de seu próprio canal no YouTube e do navegador Chrome instalado.

“O Hangouts do Google+ é muito popular no mundo corporativo porque permite recursos úteis para convidar os membros. Além disso, várias pessoas podem falar durante um evento, e o webinar pode ser facilmente compartilhado após a conclusão ”, diz Friedman.

Prós:

• Pode hospedar 30 pessoas gratuitamente
• O webinar é gravado automaticamente e enviado ao seu canal do YouTube
• É possível transmitir o webinar pelo YouTube para acomodar um público maior

Contras:

• Os participantes precisam de uma conta do Google para participar ativamente do evento (por exemplo, ter a capacidade de fazer perguntas)
• Difícil de capturar leads, pois não há nenhuma funcionalidade que permita aos participantes registrar seus dados para acessar o evento

Preços do Hangout:

• Totalmente grátis

E quanto ao Zoom?

Embora Zoom tenha se tornado um nome familiar durante a pandemia, ele não se destacou como a primeira escolha de Frediman, ocupando a décima posição em sua lista.

“A limitação do Zoom é que, embora ofereça recursos básicos gratuitamente, suas reuniões podem continuar por menos de 40 minutos se o número de participantes for inferior a 100. Isso porque o Zoom foi desenvolvido para grandes empresas que vão desembolsar muito dinheiro para tecnologia de videoconferência ”, diz ela.

Prós:

• Compartilhamento de tela simultâneo para vários participantes
• Desktop grátis e compartilhamento de aplicativos
• Funciona em todas as plataformas e dispositivos
• Registra o evento completo, incluindo as perguntas feitas pelos participantes via chat e os vídeos de vários palestrantes

Contras:

• A navegação da interface pode ser confusa
• Hardware de zoom simplesmente não funciona bem

Preços de zoom:

• Webinars gratuitos para até 100 participantes com duração máxima de 40 minutos
• Planos pagos começam em US $ 14,99 por mês e incluem duração ilimitada de reuniões com até 100 participantes.

Dica de webinar nº 3 - Encontre apresentadores apaixonados

A vantagem de hospedar webinars, em comparação com a apresentação em um evento presencial, é que os eventos virtuais geralmente são muito mais casuais. Isso não quer dizer que você não precise manter o interesse dos participantes, mas também não precisa ser um apresentador formal de nível internacional para realizar uma ótima sessão. Você pode até mesmo usar scripts e outros recursos de informação para ajudá-lo.

Um apresentador deve ser:

• Um especialista no assunto e / ou produto
• Um orador competente
• Genuinamente interessado em fazer isso

Também é uma prática recomendada ter um moderador ou host enérgico e pessoal. Esse tipo de pessoa pode abrir o evento, dar as boas-vindas aos palestrantes, gerenciar e fazer perguntas em nome dos participantes e garantir que o público permaneça envolvido para que o (s) especialista (s) no assunto possam se concentrar principalmente em sua apresentação sem distração.

Dica 4 do webinar - agende-o em um horário conveniente para os participantes

Quando você reserva uma data para o seu webinar, há considerações importantes a serem consideradas a fim de impulsionar a participação ideal:

• Dia da semana. Segundas e sextas-feiras devem ser evitadas, pois a maioria das pessoas está aumentando ou diminuindo o ritmo durante esses dias.
• Hora do dia. As manhãs são geralmente muito mais agitadas para os empresários, portanto, das 13h às 15h, horário do leste dos EUA, geralmente é considerado o melhor período para reservar um webinar na América do Norte.

Dica de webinar nº 5 - planeje e ensaie antes do grande dia

Existem alguns itens que você deve ter em mente ao planejar como fazer um webinar:

• Pense em onde hospedar um webinar. Fatores a serem considerados incluem encontrar um espaço silencioso com boa iluminação e um pano de fundo limpo e sem distrações para os espectadores. Se for difícil encontrar uma área visualmente atraente, você pode usar um plano de fundo virtual se sua plataforma de webinar oferecer isso.
• A maioria dos webinars dura uma hora - 45 minutos para apresentação e 15 minutos para perguntas. No entanto, eventos de 30 minutos (20 para apresentação e 10 para perguntas) estão se tornando cada vez mais populares. Esteja aberto para misturar abordagens e formatos para determinar o que funciona melhor para o seu público.
• Falar para cada slide por um a dois minutos é uma boa regra ao construir sua apresentação.
• Reitere os pontos mais importantes. Diga-lhes uma vez, diga-lhes novamente e diga-lhes uma terceira vez.
• Seu formato deve ser: apresente o valor, forneça uma exploração profunda do tópico, apresente seu produto com uma venda suave e, em seguida, recapitule.
• Fale com seus clientes, não acima deles. Sua linguagem deve ser simples e fácil de entender.
• Antecipe as perguntas e prepare as perguntas mais frequentes (FAQs) com base no seu tópico. Se o webinar for baseado em um produto, mantenha uma lista de perguntas sobre seu produto que os clientes fizeram.

Cory Northcutt, CEO da Northcutt Enterprise SEO, diz que os melhores webinars são dinâmicos e envolvem o público. Ele sugere: “Não leia um roteiro ou slides; use um esboço. E fale espontaneamente. Convide perguntas e responda-as. Reserve tempo para perguntas durante o webinar, não apenas no final. Torne seus slides visualmente atraentes e informativos; longas listas de marcadores não são interessantes. Mais importante: use um microfone decente. ”

Depois de examinar essa lista, criar seus slides, agendar seu webinar, praticá-lo e reunir os participantes, você estará pronto para fazer a apresentação.

Dica 6 do webinar - Promova-o com bastante antecedência

Abaixo estão alguns itens a serem considerados no marketing de seu webinar.

O material obrigatório:

• Uma página de destino de registro
• Publicações de mídia social orgânica para promover a sessão
• Marketing por e-mail para convidar clientes em potencial conhecidos a se registrar
• Permitir que os registrantes pré-enviem perguntas

Uma dica importante da Stahl é divulgar seu webinar com semanas de antecedência. “Não comece a anunciar no dia anterior. Recomendo começar a anunciar com pelo menos um mês de antecedência, senão mais. Você vai querer enviar lembretes conforme o evento se aproxima, incluindo um lembrete por e-mail no dia anterior e no dia de. Também recomendo fazer uma contagem regressiva em suas redes sociais ”, diz ela.

As atividades promocionais opcionais a serem consideradas incluem:

• Anúncios pagos para segmentar clientes em potencial e outros mercados externos
• E-mails para todo o cliente para anunciar o webinar
• Envolver patrocinadores como uma tática de marketing para grandes sessões
• Criação de um vídeo promocional
• Pop-ups promocionais em seu site
• E-mails de acompanhamento para coletar feedback e envolver os participantes

Dica de webinar nº 7 - execute a discussão, mas seja flexível

Agora é hora de apresentar seu conteúdo. Considere fazer o seguinte:

• Envie um e-mail de lembrete de última hora uma ou duas horas antes do início do seu webinar.
• Seja flexível, pois certas perguntas do público podem mudar a direção da conversa. Controle-o escolhendo quais perguntas responder ao vivo. Se o tópico for específico, essas perguntas geralmente são as melhores para colocar off-line.
• Fale devagar e com confiança para que o público o entenda facilmente.
• Use o mouse para destacar itens nos slides que você deseja que o público veja.
• Certifique-se de que você está apresentando em um ambiente sem distrações.

Dica de webinar nº 8 - envie um replay e acompanhe os leads

Se você não está reproduzindo o conteúdo do seu webinar e conduzindo seus acompanhamentos, você pode estar perdendo oportunidades de marketing que podem ser obtidas a partir do conteúdo que já foi criado.

Aqui estão ideias de pós-promoção para o seu webinar:

• Envie uma gravação da sessão e apresentação de slides. Nem todos os inscritos irão realmente participar do webinar, portanto, enviar um e-mail de acompanhamento que inclua o conteúdo é uma ótima maneira de envolver clientes potenciais que podem não ter chegado à sessão ao vivo.
• Publique o vídeo do webinar online. Publicar seu webinar em um canal de marca no YouTube é uma ótima maneira de obter tração adicional e classificação para resultados de tópicos em pesquisas no YouTube.
• Use slides para criar apresentações de vendas. Se o seu webinar for focado no produto, considere converter parte do seu conteúdo em material de vendas.
• Peça feedback. Uma breve pesquisa com o participante é uma ótima maneira de obter insights sobre quais partes do webinar o público mais gostou e onde pode haver espaço para melhorias.

Conclusão

Com a adoção da tecnologia impulsionada pelo COVID, os webinars online provavelmente permanecerão populares. Muitas empresas agora percebem que podem oferecer eventos envolventes por uma fração do custo das sessões presenciais.

Na verdade, Daheb do ON24 diz que quase todos os profissionais de marketing citam a hospedagem de webinars como uma parte fundamental de suas estratégias, mesmo em uma era pós-pandemia. “O engajamento digital está permitindo que as equipes de marketing e vendas alcancem mais pessoas e passem mais tempo com seus clientes em potencial”, diz ele.

Embora seja necessário tempo e esforço para configurar sua estratégia de webinar, a recompensa é que, uma vez que você tenha hospedado um webinar, os eventos subsequentes se tornam fáceis de replicar. E os benefícios em termos de confiança na marca, leads de vendas e percepções do público continuam crescendo.