5 sfaturi PowerPoint profesionale pentru construirea prezentării finale

Publicat: 2021-09-02

sfaturi profesionale PowerPoint

Îmi amintesc bine prezentarea, dar din toate motivele greșite.

Vorbitorul principal la o bine-cunoscută conferință de management de proiect a avut decenii de experiență, un mesaj clar, o prezență scenică excelentă și o prezentare cu adevărat merită.

Toate celelalte diapozitive au prezentat miniaturi, fotografii stoc sau GIF-uri dansante.

Nu-mi amintesc mesajul prezentării sale, dar, cu siguranță, țin minte lecția a ceea ce nu trebuie făcut într-o prezentare PowerPoint.

Prezentările sunt un instrument puternic de comunicare în setul de instrumente software de gestionare a proiectelor.

Dar, dacă utilizați metode de proiectare nepotrivite și vechi și aveți nevoie de câteva idei despre cum să vă aduceți prezentările la nivelul următor, am compilat aceste sfaturi mai jos - de pe site-ul web Microsoft și de pe canalul YouTube Office 365 - despre cum să construiți captivant, prezentări profesionale în PowerPoint 2016 în Office 365.

1. Încorporați videoclipuri YouTube atrăgătoare de atenție

Știați că peste un miliard de ore de videoclipuri sunt vizionate zilnic pe YouTube? Și Cisco prezice că până în anul 2021, mai mult de 80% din tot traficul de internet va fi conținut video.

Deci, indiferent de subiectul pe care îl prezentați, există probabil un videoclip de calitate pe YouTube pentru a vă susține punctul de vedere.

De ce să-ți faci publicul să stea prin text dens sau diagrame plictisitoare atunci când poți insera cu ușurință un videoclip? Publicul dvs. este deja obișnuit să consume conținut video.

Îmi amintesc de un prezentator care a inclus un videoclip cu discursul motivațional al lui John Cleese despre „Importanța greșelilor”.

Videoclipul a ilustrat perfect poziția prezentatorului și, ca urmare, prezentarea mi-a rămas din toate motivele corecte.

Cum se face:

  • Copiați codul de încorporare din videoclipul dvs. YouTube.
    • În meniul Insert din diapozitivul dvs. PowerPoint, faceți clic pe Video> Video online.

Ecranul Inserare video în Microsoft PowerPoint

Inserarea unui videoclip YouTube în Microsoft PowerPoint

  • Inserați codul de încorporare sau puteți chiar să căutați un videoclip YouTube din PowerPoint.
  • Mutați și redimensionați videoclipul în cadrul diapozitivului și previzualizați-l pentru a vă asigura că este ceea ce doriți.

2. Măriți între diapozitive la viteza luminii

Vechiul mod de a naviga prin prezentarea dvs. era să faceți clic pe ea, în ordine, câte un diapozitiv la rând.

Zoom modifică acest lucru.

Zoomul vă permite să faceți zip în jurul prezentării dvs. la diferite diapozitive în loc să faceți clic pe un diapozitiv laborios pe rând.

De exemplu, spuneți că doriți să reveniți rapid la primul diapozitiv, apoi să reveniți la locul dvs. în prezentare. Folosiți Zoom. Sau aveți un GIF animat amuzant al lui Crying Jordan (folosit cu ușurință, bineînțeles) în mijlocul prezentării, pe care sperați să-l ucidă pe public și doriți să îl revocați. Folosiți Zoom. Sau dacă doriți să afișați o vedere de pasăre a tuturor diapozitivelor dvs. simultan, cam ca un cuprins. Folosiți un Zoom rezumat.

O prezentare generală a funcției Zoom în PowerPoint 2016

Cum se face:

  • Din meniul Insert, selectați Zoom.
  • Zoom sumar va afișa o prezentare generală a tuturor diapozitivelor, Zoom diapozitiv vă permite să treceți la un singur diapozitiv oriunde în prezentare, iar Zoom secțiune vă permite să afișați un grup de diapozitive selectate.
  • Odată ce ați scăzut acest lucru, puteți deveni fantezist cu Instrumentele de zoom (din meniul Format) și puteți personaliza tranzițiile și fundalurile.

3. Uluiește-ți publicul cu Morph

La începutul anilor '90, o nouă tehnică de grafică pe computer, cunoscută sub numele de morph, făcea publicul să-și frece ochii în mod necredincios, deoarece T-1000 trecea ușor dintr-un bazin de mercur într-un om în „Terminator 2” sau când „Black Or” al lui Michael Jackson Videoclipul alb ”a deschis mințile arătând cât de asemănători suntem cu toții.

Pe atunci, morphing-ul era o tehnologie de milioane de dolari rezervată marilor studiouri de producție de la Hollywood. Dar acum, funcția Morph din PowerPoint vă permite să utilizați animații pentru a trece fără probleme de la un diapozitiv la altul.

Cu alte cuvinte, Morph este în esență un mod mai ușor și mai rapid de a face unele dintre lucrurile pe care le puteți face în fila Animații cu mai multă muncă.

Vedeți acest videoclip pentru un exemplu:

Cum se utilizează tranzițiile Morph în PowerPoint 2016

Cum se face:

  • În fila Tranziții, selectați Morph.
  • Cele două diapozitive pe care le conectați trebuie să aibă cel puțin un obiect în comun: text, o formă, o imagine sau o diagramă, de exemplu.
  • Cel mai simplu mod de a aborda acest lucru este să copiați o diapozitivă, apoi să modificați duplicatul prin mișcarea obiectelor, eliminând sau adăugând text etc.
  • PowerPoint va anima automat aceste modificări.
  • Odată ce ai obținut aplicația lui Morph, verifică aceste tehnici avansate.

4. Utilizați Designerul pentru a crea diapozitive elegante

Ai fost genul de copil care a tras în afara cărților de colorat și a venit cu propriile tale creații? Când mergi la seara vinului și vopsea, ajungi să ignori complet instructorul pentru a-ți crea propria capodoperă? Dacă da, este posibil ca Designer să nu fie potrivit pentru dvs.

Dacă știți ce text și imagini doriți să includeți, dar nu aveți timpul sau capacitatea de a proiecta aspectul perfect, Designer face tot posibilul pentru voi. Gândiți-vă la asta ca la un designer de interior AI pentru diapozitive. Adăugați textul și imaginile, iar Designer le prezintă pentru dvs. Așa cum spune Heather Ackmann, MVP-ul PowerPoint, „vă oferă instantaneu o transformare a diapozitivelor”.

Nu vă faceți griji: sunteți încă responsabil, așa că, dacă nu vă place ceea ce vedeți, puteți cere oricând Designerului să încerce din nou. Designerul vrea să fii fericit.

O introducere în caracteristica PowerPoint Designer în PowerPoint 2016

Cum se face:

  • Frumusețea Designerului este că funcționează automat în fundal în timp ce creați prezentarea.
  • Din meniul Inserare, începeți să adăugați imagini și diagrame, iar Designer va face sugestii. Designerul va transforma chiar plictisitoarele tale liste de glonț vechi în grafică secvențială.
  • Rețineți că Designer funcționează numai atunci când sunteți conectat la internet și utilizați una dintre temele încorporate PowerPoint.
  • Trebuie să optați pentru Designer prima dată când utilizați PowerPoint, dar îl puteți activa oricând prin fila Design sau dezactivați din Fișier> Opțiuni> General.

5. Utilizați smartphone-ul ca telecomandă și pointer laser

Câte prezentări ați fost acolo unde prezentatorul și-a pierdut trenul gândirii în timp ce se apleacă și se bâjbâie cu laptopul încercând să arate ceva sau să aleagă un alt diapozitiv?

Cât de impresionat ai fi dacă, în schimb, prezentatorul tău și-a scos smartphone-ul și a apăsat calm pe ecran pentru a avansa diapozitivele sau l-a îndreptat cu nonșalanță pe ecran pentru a evidenția date pe o diagramă de genul că ar fi James Bond sau ceva de genul acesta?

Ei bine, acum poți fi cel care impresionează pe toată lumea folosind telefonul ca telecomandă și pointer laser.

Cum să transformați smartphone-ul într-o telecomandă PowerPoint și un indicator laser

Cum se face:

  • Mai întâi, va trebui să descărcați aplicația gratuită PowerPoint pentru telefoane Android, iPhone sau Windows.
  • Apoi, conectați-vă telefonul la proiector cu un cablu HDMI sau WiFi (prin AirPlay sau ChromeCast, de exemplu).
  • Acum, ești un vrăjitor PowerPoint.
  • Pe de o parte, puteți chiar să creați și să distribuiți prezentări în aplicația PowerPoint și apoi să continuați să lucrați la ele odată ce ajungeți la computer.

Aveți mai multe sfaturi PowerPoint?

Prezentările proaste PowerPoint sunt bune pentru râs, dar nu am fi cu toții mai bine într-o lume plină de prezentări frumoase? Utilizați aceste sfaturi pentru a contribui la atingerea acestui obiectiv.

Ești un profesionist PowerPoint? Vreau să aud sfaturile tale în comentarii.