6 Mementouri de etichetă Zoom pentru următoarea dvs. întâlnire

Publicat: 2021-01-15

Poate fi un an nou, dar zeci de milioane de americani vor lucra în continuare de la distanță în 2021.

Și după cum putem ghici cu toții, asta înseamnă mai multe întâlniri pe Zoom , Google Hangouts și alte programe de videoconferință.

În timp ce echipa ta a petrecut probabil ore (și ore) împreună la apelurile Zoom în 2020, există un aspect al videoconferințelor care ar fi putut cădea pe margine pe măsură ce forța de muncă s-a adaptat la această nouă normalitate – eticheta Zoom.

În această postare, vom prezenta câteva componente esențiale ale etichetei Zoom, astfel încât să vă puteți prezenta la întâlnirile din acest an în cel mai pregătit, politicos și profesionist mod posibil.

Ce este Eticheta Zoom?

Eticheta Zoom este menținerea calmului și a comportamentului profesional în timpul unui apel Zoom sau conferință video. Deoarece întâlnirile Zoom pot fi substanțial diferite de omologii lor în persoană, există un set suplimentar de așteptări la care trebuie să le respectăm pentru a ne prezenta cel mai bine colegilor noștri.

Sfat #1: Închideți alte aplicații

ustensile de scris

În timpul întâlnirilor în persoană, este de așteptat să închidem laptopurile, cu excepția cazului în care partajăm conținut de pe ecran cu participanții sau luăm note. Cu toate acestea, cu întâlnirile Zoom, închiderea laptopului este o imposibilitate.

Cu toate acestea, pentru a rămâne fără distragerea atenției și pentru a vă asigura că acordați toată atenția întâlnirii, următorul lucru cel mai bun de făcut este să închideți toate celelalte ferestre și aplicații, în afară de Zoom (cu excepția cazului în care prezentați sau luați note). Aceasta înseamnă că ar trebui să părăsiți Slack, să minimizați căsuța de e-mail și să părăsiți toate aplicațiile de mesagerie pe care le aveți deschise. Așa cum ar fi în timpul întâlnirilor în persoană, mesajele tale te vor aștepta ulterior.

Sfat profesionist: dacă vă faceți griji că colegii de muncă cred că sunteți departe de computer în timpul zilei de lucru, încercați să vă integrați Google Calendar cu Slack pentru a vă seta automat starea la absent și pentru a le anunța colegilor că vă aflați într-o întâlnire.

Sfat #2: Opriți al doilea monitor

Monitoarele duale sunt un hack de eficiență perfectă, deoarece pot crește productivitatea cu până la 30% .

Cu toate acestea, sunt mai puțin decât ideale atunci când vine vorba de concentrarea pe întâlnirile Zoom.

Când al doilea monitor este pornit, este prea tentant să vă verificați e-mailul (sau – să fim sinceri – Twitter) și să vă pierdeți atenția asupra întâlnirii. Pentru a reproduce experiența unei întâlniri în persoană și pentru a vă spori concentrarea asupra vorbitorului sau a discuției la îndemână, deconectați laptopul de la al doilea monitor. În caz contrar, ochii tăi pot fi tentați să se îndepărteze, arătându-le colegilor participanți că ești mai puțin interesat de problema în cauză.

webcam cu femeie pe ecran

Sfatul #3: Țineți-vă camera pornită

Unul dintre multele avantaje ale lucrului de la distanță este să te stresezi mai puțin despre aspectul prezentabil – mai ales când în timpul întâlnirilor Zoom, confidențialitatea este la un clic distanță cu butonul „Camera oprită”.

Cu toate acestea, fie că este vorba de o întâlnire la nivel de companie sau de o discuție individuală cu managerul dvs., oprirea camerei nu dă întotdeauna cea mai bună impresie. De exemplu:

  • Colegii de muncă vă pot percepe ca fiind absent mental sau fizic de la o întâlnire de echipă mare, deoarece nu există nicio modalitate de a vă verifica prezența sau implicarea.
  • Poate fi impersonal – mai ales dacă sunteți într-un cadru individual sau de grup mic – deoarece colegii dvs. se bazează în continuare pe limbajul corpului și expresiile faciale limitate pe care le pot observa prin intermediul camerei. Amintiți-vă, aceste întâlniri sunt singura dată când mulți își văd colegii, așa că nu limitați timpul lor deja limitat cu dvs.
  • Prezintă un obstacol de accesibilitate pentru cei care citesc pe buze – și, în timp ce citirea pe buze pe Zoom nu este perfectă așa cum este , menținerea camerei pornite poate clarifica unele concepții greșite sau neînțelegeri, deoarece oamenii pot vedea ceea ce spui.

Sfat #4: Opriți microfonul când nu vorbiți

Acel câine, copilul sau sirena din fundal pot fi un adevărat ucigaș de dispoziție în timpul unei întâlniri serioase de afaceri.

În timp ce aceste întreruperi sunt o inevitabilitate a lucrului de la distanță, limitarea lor este eticheta de bază Zoom - și ele pot fi limitate prin simpla dezactivare a sunetului atunci când nu vorbiți la o întâlnire de echipă.

Nu numai că dezactivarea sunetului reduce aceste întreruperi, dar este și utilă pentru cei care se luptă să audă clar un difuzor. Luați în considerare cei care au lucrări de construcții sau drumuri în afara ferestrelor lor sau cei care au deficiențe de auz și se străduiesc să deslușească cuvintele vorbitorului chiar și fără zgomote de fundal distrase. Cu distrageri suplimentare, o întâlnire Zoom devine și mai dificilă.

Sfat profesionist: Sfat #5: Respectați orele de începere și oprire a întâlnirii

ceas

La birou, este ușor să-ți amintești când ședința ta s-a încheiat când persoana care așteaptă sala de conferințe bate la ușă.

Pe Zoom, nu este atât de simplu. În timp ce nimeni nu așteaptă cu nerăbdare să vă finalizați discuția pentru a vă folosi numărul de identificare a întâlnirii, există șansa ca oamenii din întâlnirea dvs. să aibă un alt Zoom pe care să accesați imediat după cel în care vă aflați în prezent.

Din acest motiv, asigurați-vă că respectați orele de început și oprire și vorbiți atunci când cineva nu face acest lucru. Un simplu „Îmi pare rău că vă întrerup, dar am trecut cu două minute – am putea să ne regrupăm în această după-amiază când suntem din nou liberi?” ar putea salva pe cineva o mare durere de cap.

not Sfat profesionist: nu Dacă aveți o discuție bogată și importantă pe care doriți să o continuați, pur și simplu întrebați participanții dacă au timp să discute încă 5-10 minute înainte de a presupune că au.

Sfat #6: Folosiți subtitrări live

Calculator

O ultimă piesă a etichetei Zoom este una care este benefică pentru cei care au nevoie de un nivel suplimentar de claritate în timpul întâlnirii – subtitrări automate în direct .

Indiferent dacă îi ajută pe unii să se concentreze asupra întâlnirii sau o fac astfel încât cineva cu dificultăți de auz să poată înțelege ce se spune, subtitrările fac întâlnirile Zoom mai accesibile.

Procesul este simplu și pentru configurarea acestora – explicăm procesul de configurare a subtitrărilor pentru întâlniri Zoom în această postare de blog .

Amintiți-vă de etichetă

Întâlnirile și videoconferințele Zoom reunesc această forță de muncă de la distanță într-un mod care menține vie cultura la locul de muncă și prieteniile de birou – dar acest lucru se poate întâmpla doar dacă ne amintim să respectăm aceste reguli simple, dar esențiale ale etichetei Zoom.

Data viitoare când aveți un apel video, asigurați-vă că respectați aceste șase memento-uri pentru o experiență Zoom mai bună pentru dvs. și colegii dvs. de muncă.

Ghid definitiv pentru întâlniri accesibile Zoom - Descărcați Ghidul CTA