Vineri găsește: 6 idei pentru recepția finală după eveniment

Publicat: 2021-08-08

Conferințe de mai multe zile. Întâlniri de rețea de o zi. Simpozioane de afaceri. Astăzi, aceste evenimente nu se termină după panourile obișnuite, întrebări și răspunsuri, lansări de produse noi și demonstrații tehnologice.

Recepțiile de după petreceri și post-evenimente au devenit o extensie obișnuită a multor evenimente, precum și o oportunitate pentru mărci de a face o impresie de durată asupra participanților. Organizarea întâlnirilor post-eveniment necesită toate abilitățile dvs. de planificare a evenimentelor, cu o ușoară schimbare a priorităților și sarcinilor pentru a diferenția afacerea de evenimentul principal. Aici prezentăm 6 sfaturi pentru a vă ajuta să proiectați recepția după petrecere sau după eveniment pe care toată lumea dorește să o asiste.

Cum să planifici un After-Party, un hit enorm

1. Blocarea locurilor de după petrecere devreme

Dacă planificați recepția post-eveniment pentru o companie la punctul culminant al unei expoziții comerciale sau al unei conferințe, amintiți-vă că sunteți una dintre multele companii cu aceeași idee. Este esențial să începeți cercetările și negocierile mai devreme dacă doriți să rezervați cel mai tare loc din apropierea conferinței. Explorați site-urile de aprovizionare a locurilor evenimentelor, cum ar fi rețeaua de furnizori CVENT pentru a găsi locații de top în apropierea localităților conferinței.

Chiar dacă planificați evenimentul principal, creați un fișier separat în software-ul dvs. de planificare a evenimentului pentru petrecere. Termenele de planificare pentru evenimente vor fi diferite, iar separarea după petrecere vă va ajuta să vă mențineți organizați pe dvs. și pe echipa dvs. Începeți să scrieți și să trimiteți ofertele de oferte către locații, catering și companii de divertisment cât mai curând posibil, astfel încât să puteți trece rapid la finalizarea contractelor - sperăm cu alegerile dvs. de top.

În mod ideal, veți organiza petrecerea după un loc separat decât evenimentul principal ca o modalitate de a genera buzz, de a oferi oaspeților o experiență a orașului în afara centrului de conferințe și de a-l distinge ca o ofertă extra-specială. Pur și simplu nu selectați un loc dificil de atins și să fiți clar cu privire la cele mai ușoare modalități de a ajunge acolo, sau riscați să nu vă prezentați.

Există avantaje în organizarea recepției post-eveniment într-un spațiu pentru evenimente din centrul de conferințe sau chiar alături. Puteți direcționa atenția oaspeților către locația petrecerii în partea principală a conferinței, logistica nu este de obicei o problemă și, dacă sunteți un planificator care lucrează la evenimentul mai mare - este posibil să obțineți o rată redusă. Dacă îl țineți în loc, este important să fiți creativi cu decorul pentru a diferenția petrecerea de după evenimentul principal.

Aduceți la viață petreceri incredibile

Începeți gratuit

2. Faceți petreceri după eveniment o zonă fără presiune

Fie că a fost un eveniment de o zi, o conferință de mai multe zile sau un festival de film de o săptămână, evenimentele majore se epuizează pentru participanți și prezentatori. Este posibil să lanseze un produs nou sau să facă rețea cu colegii din industria lor. Simpozioanele companiei pot implica cursuri spate-în-spate care necesită concentrare susținută.

Scopul dvs. este de a face recepțiile post-eveniment și după petreceri relaxate și distractive pentru oaspeți. Nu ar trebui să existe nicio presiune pentru rețea, iar oaspeții ar trebui să preia conducerea socializării. (Există un timp și un loc pentru conectarea la spargere de gheață și activități. Acesta nu este unul dintre ele.) Asigurați-vă că locația oferă zone liniștite prietenoase cu introvertitele pentru conversații discrete, în plus față de spații pentru petreceri mai grele.

3. Oferiți exclusivități remarcabile după eveniment

Trebuie să le oferiți oaspeților un motiv bun pentru a vă prezenta atunci când conferința sau întâlnirea se încheie. În ce este diferită această petrecere după restul prânzurilor de rețea și al discuțiilor cu panouri? Alegerile dvs. aici vor varia în funcție de bugetul dvs., desigur, dar puteți crea factorul wow și pe un buget limitat. Iată câteva idei pentru oferte unice pe care oamenii le vor păstra:

  • VIP-uri . Invitați luminatori de la evenimentul principal ca invitați speciali ai after-party-ului. Oaspeții vor adora oportunitatea de a sparge pâinea cu CEO-urile și vedetele din programul evenimentului.
  • Swag . Creați o ofertă de swag legată de eveniment care este disponibilă doar la petrecere. Acesta ar putea fi un cod exclusiv pentru descărcarea unei melodii, o carte scrisă de un vorbitor de conferință sau un cocktail shaker.
  • Cocktail special. Cereți restaurantului sau companiei de catering de la bar să creeze un cocktail original pentru ocazie și să dați băuturii un nume legat de petrecere.
  • Geofiltre la cerere Snapchat. Proiectați un geofiltru Snapchat pentru after-party și creați un geofilter pentru locație. Păstrați-l simplu, în conformitate cu tema evenimentului dvs. și acordați-vă un timp de plumb - aprobarea de la Snapchat durează o zi lucrătoare.
  • O temă captivantă. Deși nu a fost un after-party, veți aprecia modul în care Smirnoff a făcut all-in cu o temă de benzi desenate pentru experiența „Grafică” Smirnoff a mărcii. Creați dramă utilizând o singură culoare în tot spațiul sau creând o temă teatrală, cum ar fi Roaring 20s, steampunk sau o bibliotecă de epocă.
19 evenimente Trends Shacking Up în 2019

4. Comercializați-vă recepția după eveniment pentru a crea emoție

Marketingul pe diverse canale vă oferă „Extra! Suplimentar!" sporiți-vă nevoile de recepție post-eveniment. Odată ce vă finalizați locația, ora, divertismentul și ofertele de alimente, ar trebui să înceapă campania dvs. de marketing. Fierbeți ceea ce face sărbătoarea dvs. după eveniment specială (indiferent dacă este vorba de divertisment, de vedere pe acoperiș sau de un meniu de degustare de la o fermă la masă a unui bucătar local) și explicați-l într-un font îndrăzneț și atrăgător. Iată idei de marketing de luat în considerare:

  • Campanii prin e-mail. Componentele esențiale includ imagini vibrante ale spațiului evenimentului și comunicarea cât de ușor este de a ajunge la locul de desfășurare de la conferința principală. Fiți specific cu expresii precum „Cinci minute de mers pe jos” sau „Zece minute cu rideshare”.
  • Campanii de socializare. Nu este nevoie să utilizați fiecare platformă, dar alegeți-le pe cele care sunt populare în rândul publicului dvs. țintă. Facebook este bine cunoscut pentru apelul său la Baby Boomers, în timp ce Snapchat și Instagram sunt platformele generațiilor Y și Z.
  • Hashtaguri după petrecere. Oferiți recepției dvs. post-eveniment un hashtag recunoscut, astfel încât participanții să poată începe să-și împărtășească anticiparea în perioada de finalizare.
  • Geoferma. Acest lucru este util numai pentru conferințe și festivaluri de mai multe zile, în care mulți participanți vor decide să participe la petrecerea dvs. în timpul evenimentului. Cu geofencing, campaniile dvs. promovate pe rețelele sociale vor apărea numai pe dispozitivele mobile din zona desemnată (adică în cadrul centrului de conferințe).

5. Includeți aroma locală ori de câte ori este posibil

Meniul de degustare de la fermă la masă al unui bucătar local menționat mai sus s-ar potrivi aici. La fel și zborurile de la o fabrică de bere locală. Sau o degustare locală de vinuri și brânzeturi. Interpreții locali sunt, de asemenea, o opțiune excelentă.

Cheia este să alegeți o ofertă de F&B sau divertisment pe care participanții la eveniment să nu o poată întoarce acasă sau cel puțin fără un efort. Iată mai multe opțiuni de explorat:

  • Indiferent dacă optați pentru o formație acustică de folk-rock, un rapper sau un pianist și cântăreț de cabaret - evenimentele cu muzică live capătă o calitate distractivă și festivă.
  • La fel, dacă angajați un magician local remarcabil, care poate face trucuri prin mulțime, sau artiști care vopsesc fața care se adresează adulților.
  • Nab Killer Po'boys pentru petrecerea ta de după New Orleans. Participanții la eveniment vor aprecia încă o șansă de a se bucura de târgul local.
  • În Chicago? Comandați pizza cu mâncare adâncă pentru oaspeții dvs. cât mai aproape posibil, astfel încât să fie încă lipicios.
  • Angajați un camion regional de alimente preferat pentru recepții post-eveniment, ținute într-o curte sau alt spațiu în aer liber.

6. Căutați feedback față în față de la participanți

Așteptați aceste sondaje post-eveniment până când evenimentul sau conferința se încheie cu adevărat. Oamenii încă se bucură de eveniment și nu vor aprecia temele înainte de a pleca. Cu toate acestea, organizatorii și planificatorii de evenimente ar trebui să circule prin petrecere, să se bucure de conversații cu oaspeții și să determine cum reacționează oaspeții la eveniment prin interacțiuni în timp real.

În multe cazuri, oaspeții tăi vor împărtăși spontan modul în care se bucură de petrecere - mai ales cei care au o experiență pozitivă. Dar, dacă te afli în groasă, îți permite, de asemenea, să ridici limbajul corpului și energia camerei. Veți ști că recepția post-eveniment merge bine când conversația curge și oamenii zâmbesc și râd. Fii cu ochii pe hashtag-ul după petrecere ca un alt indiciu al angajamentului, interesului și aprecierii.

Dincolo de a avea impresia succesului evenimentului, aceasta este o bună ocazie de a corecta cursurile dominante, sau catering-urile își iau prea mult timp tăvile răcoritoare de șampanie și aperitive - probleme pe care le puteți remedia imediat.

De asemenea, vă va ajuta să faceți îmbunătățiri în planificarea după petrecere următoarea etapă.

Evenimentele de după petreceri au la fel de multă planificare ca orice alt eveniment, dar cele de succes au adesea o joie de vivre unică. Acest lucru le face o plăcere deosebită să se organizeze și chiar să se bucure de unele pe măsură ce oamenii se dau înapoi și savurează sfârșitul aventurii.

Obțineți aspectul corect al recepției după eveniment

Începeți acum

Sunteți gata să organizați o petrecere extraordinară? Aflați cum software-ul de planificare a evenimentelor vă poate economisi timp la fiecare pas. Sau, rămâneți la curent cu cele mai recente trucuri de social media pentru planificatorii de evenimente.