Motivația de luni: cele mai bune 14 sfaturi zilnice de rutină pentru organizatorii de evenimente

Popularitatea crescândă a site-urilor precum My Morning Routine (care, apropo, este plină de tone de exemple grozave pe care le puteți folosi și pentru inspirație) demonstrează că tot mai mulți profesioniști caută modalități de sistematizare a succesului. Sau, cel puțin, începeți sau terminați-vă zilele într-un mod care să le pregătească pentru ceea ce urmează. Ideile enumerate mai jos au fost create pentru a răspunde preocupărilor pe care majoritatea organizatorilor de evenimente le au în viața lor de zi cu zi.

14 cele mai bune rutine zilnice pentru organizatorii de evenimente

Obiceiurile sunt importante pentru succesul pe termen lung în carieră ca planificator de evenimente, deoarece slujbele cu stres ridicat necesită adesea o cantitate de dedicare, concentrare și angajament pe care majoritatea celorlalte domenii ale vieții nu le necesită. Rutinele de mai jos au fost alese pe baza caracterului practic, a costului accesibil și a relevanței, indiferent de beneficiul pe care doriți să îl profitați la maximum.

Planificatorii de evenimente de rutină de dimineață ar trebui să fie folosiți pentru a vă organiza și a vă concentra

1. Dacă doriți să vă îmbunătățiți sănătatea fizică

Sunteți gata să urmați urmele lui Steve Jobs, Tony Robbins și Oprah? Apoi aruncați o privire la aceste activități de rutină surprinzător de simple de dimineață pe care le-au folosit cu toții.

• Faceți niște exerciții ușoare. Mersul pe jos, grădinăritul și chiar gătitul contează ca forme acceptabile de exerciții ușoare, un obicei pe care Centrele pentru Controlul și Prevenirea Bolilor este bun pentru inima ta la orice vârstă.

• Întinde-ți corpul. Încercați unul (sau toate cele zece) dintre aceste mari întinderi de bună dimineață pentru a crește energia.

• Bea ceva în afară de cafea. Cele mai sănătoase băuturi de dimineață includ ceai proaspăt de mentă (făcut cu apă fierbinte și frunze de mentă proaspete, organice) și bulion de oase.

2. Dacă doriți să vă îmbunătățiți sănătatea mintală

Majoritatea organizatorilor de evenimente caută în mod activ noi modalități de a reduce stresul, de a face față schimbărilor mai bine și de a se simți mai controlat. Aceste obiceiuri sănătoase vă vor ajuta să faceți toate acestea și multe altele.

• Meditează pentru a-ți curăța capul. Dacă sunteți nou în meditație, încercați să o faceți timp de 2 minute, apoi creșteți-o cu intervale de 5 minute în fiecare săptămână până când vă atingeți obiectivul.

• Aveți timp „Eu”. Scandanavii o numesc gokotta, ceea ce înseamnă să te trezești foarte devreme și să asculți cântând păsările. Este un concept pe care americanii l-au adoptat ca răspuns la cultura noastră „mereu activă”. Nu contează ce faci în acest timp, atâta timp cât te face fericit și nu are legătură cu munca.

• Examinați valorile dvs. de bază. Valorile fundamentale (care pot include lucruri precum filantropia și comunitatea) sunt instrumente fantastice de luare a deciziilor. Având 1-3 valori principale te poate ajuta să-ți dai seama ce trebuie să faci, indiferent de cât de stresantă sau de sumbră ar fi situația. Citiți-le în fiecare dimineață, astfel încât să vă amintiți-le pe măsură ce vă ocupați de afacerea dvs.

3. Dacă doriți să dominați lista de activități

Știați că lucrul mai mult de 40 de ore pe săptămână vă poate reduce drastic productivitatea în timp? Folosiți aceste tactici pentru a rămâne rezistent atunci când sunteți adânc la genunchi în planificarea evenimentelor.

• Programați-vă ziua în intervale de 30 de minute. Sau dacă 30 de minute nu simt că va funcționa pentru dvs., încercați una dintre aceste 5 metode de programare zilnice pentru a promova o mai bună concentrare și productivitate.

• Eliminați orice posibilă distragere a atenției. Trei modalități rapide și ușoare de a face acest lucru includ oprirea telefonului (actualizați-vă mesageria vocală pentru a informa clienții că veți returna apelul după o anumită oră mai târziu în ziua respectivă), instalarea unei aplicații gratuite de blocare a distragerilor și - dacă nu aveți nevoie de internet pentru ceea ce faceți - deconectați temporar computerul de la WiFi.

• Examinați obiectivele de ansamblu ale săptămânii, lunii și întregii cariere. Folosiți un instrument digital de stabilire a obiectivelor ca acesta sau un jurnal excelent (precum acest ghid de productivitate care vă transformă obiectivele într-o căutare de erou, completată cu ilustrații frumoase și o mulțime de dragoni).

4. Dacă aveți prea multe în farfurie

Gestionarea timpului este despre a fi realist în ceea ce privește energia ta, cât durează de fapt lucrurile și dacă planul tău va fi executat sau nu perfect de fiecare dată (indiciu: nu va fi, deci fii pregătit).

• Delegați sau ștergeți cel puțin două sarcini din listă. Dacă ați fost pe lista de a face de peste o lună acum, probabil că nu a fost atât de urgent sau de important.

• Reprogramați întâlnirile non-urgenți sau termenele limită autoimpuse. Iată modul cel mai politicos de formulare a e-mailului dvs. dacă trebuie să reprogramați o întâlnire.

• Faceți câteva exerciții de respirație. Google oferă o versiune simplă, dar eficientă, de 1 minut.

5. Dacă este săptămâna sau ziua evenimentului dvs.

Indiferent de tipul de eveniment pe care îl desfășurați, aceste elemente de rutină vă vor ajuta să preveniți posibilele probleme și să vă pregătiți mai mult.

• Faceți o verificare rapidă cu părțile interesate și partenerii cheie. Trimiteți-le tuturor un mesaj de grup pentru a le informa că sunteți încântați astăzi și cum pot ajunge la dvs. sau la echipa dvs. dacă ar trebui.

• Gândește-te corect. Concentrați-vă asupra a ceea ce merge bine, acum a ceea ce nu merge, scriind o listă de recunoștință axată pe eveniment.

• Examinați sau actualizați lista de verificare a planificării evenimentelor. Curățați articolele vechi, faceți bilanțul a ceea ce mai trebuie făcut și actualizați părțile interesate cheie, dacă ceva nu este în regulă.

Rutine zilnice de birou la domiciliu Planificarea evenimentelor Proprietarii de afaceri adoptă pentru a maximiza productivitatea

1. Dacă trebuie să vă construiți lista de clienți

Timpul și răbdarea sunt esențiale, așa că fiți în concordanță cu aceste sfaturi și veți fi complet rezervat în cel mai scurt timp!

• Examinați cele mai noi titluri de pe primele 3 bloguri preferate de planificare a evenimentelor. Începeți cu oricare dintre acestea.

• Conectați-vă cu 5 noi clienți potențiali din industria dvs. pe LinkedIn. În timp ce participați, asigurați-vă că vă alăturați acestor grupuri pentru a forma relații organice înainte de a trimite cererea respectivă.

• E-mail rece 2 perspective de planificare a evenimentelor. Sau obișnuiește să faci oricare dintre aceste strategii pentru a obține clienți corporativi.

2. Dacă te tot întrerupe

Întreruperile de lucru vă pot costa în medie până la 6 ore productive pe zi .

• Blocați timpul de lucru în calendarul dvs. public. În timp ce vă ocupați, luați în considerare utilizarea unuia dintre aceste sfaturi de blocare a timpului calendaristic.
• Puneți-vă telefonul la expirare. Dacă puteți, puneți-l într-un sertar într-o altă cameră în totalitate, așa că, dacă aveți dorința de a-l ridica, veți avea timp să vă regândiți acea decizie în timp ce mergeți pentru a o lua.

• Luați în considerare mersul la un spațiu de colaborare. Iată cum să alegeți cea mai bună.

3. Dacă rămâneți în urmă la termenele limită des

Am fost cu toții acolo. Dar dacă acest lucru a devenit un obicei al tău, iată câteva modalități de a-l repara cât mai curând posibil.

• Actualizați-vă clienții și părțile interesate de evenimente cu privire la progresul dvs. Dacă folosiți deja software pentru evenimente, trimiterea unei actualizări rapide sau acordarea acestora acces la cronologia evenimentelor pe termen lung ar trebui să vă ajute să creați încredere.

• Curățați-vă calendarul. Planificatorii de evenimente sunt perfecționiști prin natură, așa că asigurați-vă că reduceți sarcinile care nu trebuie să fie foarte detaliate sau eliminați-le pe cele care nu sunt obligate să le îndeplinească astăzi sau mâine.

• Petreceți 5 minute curățându-vă spațiul de lucru fizic și digital. Acest ghid expert vă va ajuta să vă curățați tehnologia ca un profesionist.

4. Dacă aveți o întâlnire personală

Client nou, client vechi, nu contează. Aceste obiceiuri mărețe vă vor ajuta să vă pregătiți chiar și în cele mai aglomerate zile.

• Examinați toate e-mailurile și mesajele anterioare dintre amândoi. O privire rapidă asupra subiectelor dvs. ar trebui să vă amintească de tot ce trebuie să știți în ceea ce privește cine sunt, ce ați discutat înainte și la ce ar trebui să vă așteptați în ședința de astăzi.

• Pregătiți orice documente relevante, cum ar fi contractele. Puneți fiecare dintre aceste 6 clauze în șablonul dvs. pentru a acoperi toate bazele dvs.

• Programați timp după aceea pentru a face o verificare personală și pentru a urmări materialele promise (sau doar pentru a spune mulțumiri). Dacă ați menționat programarea unei alte întâlniri sau dacă au spus că vor reveni la dvs. în viitor, adăugați un memento în calendarul dvs. dacă nu veți auzi de ele în decurs de o săptămână sau cam așa ceva.

5. Dacă jonglați cu planificarea evenimentelor și cu o altă carieră

O mulțime de planificatori de evenimente începătoare își încep afacerile în timp ce sunt încă în tranziție din locurile de muncă de supraviețuire sau din vechile cariere. Iată câteva sfaturi de rutină zilnice de planificare a evenimentelor pentru a vă ajuta să jonglați cu toate acestea.

• Planificați-vă programul cu cel puțin o săptămână înainte. Începeți cu cele care nu sunt negociabile, nu uitați să includeți câteva pauze de lucru și (după ce v-ați îndepărtat puțin de proiectul dvs.) revizuiți-le pe toate pentru a vă asigura că arată realist.

• Verificați-vă cu un prieten apropiat sau un membru al familiei. Este cheia pentru gestionarea stresului. Petrecerea timpului în persoană este cea mai bună, dar și un apel video este minunat.

• Mănâncă o gustare sănătoasă și bea un pahar cu apă. Sună destul de evident, dar este unul dintre primele lucruri de urmat atunci când începeți să vă copleșiți. Consultați aceste alte sfaturi despre cum să lucrați două locuri de muncă fără să vă pierdeți mințile.

Rutinele de seară Planificatorii de evenimente ar trebui să fie implementați pentru a încheia și regrupa

1. Dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului

O uncie de prevenire!

• Examinați cum a trecut astăzi și cum ați vrut să se ducă. S-ar putea să fii surprins de ceea ce vei învăța despre tine, obiceiurile tale și sănătatea ta, din acest mic obicei de 5 minute. Iată cum să-l faceți lipit atunci când încercați mai întâi să-l adăugați la rutină.

• Scrie-ți programul pentru mâine. Iată un ghid pas cu pas pentru o programare mai eficientă.

• Vizualizați finalizarea tuturor sarcinilor de a doua zi. Iată 7 moduri creative de a o face.

2. Dacă vrei să înveți și să crești mai mult în cariera ta

Fiecare planificator de evenimente dorește să intre în acest nivel următor. Timpul și coerența sunt esențiale.

• Citiți un articol sau urmăriți un videoclip nou despre planificarea evenimentelor. Începeți cu această listă minunată de videoclipuri de planificare a evenimentelor.  

• Invitați un planificator de evenimente cu experiență la o ceașcă de cafea (sau o conversație telefonică de 15 minute). Puneți-le o întrebare despre munca lor la un anumit eveniment, cum au început sau ce le-ar spune sinelui lor mai mic despre planificarea evenimentului.

• Examinați și criticați-vă propria lucrare de planificare a evenimentelor în acea zi. Nu este atât de cringey pe cât pare. Dacă vă este greu să aruncați o privire sinceră asupra propriei performanțe, rugați un coleg de încredere să vă ajute să treceți peste ceea ce ați făcut pentru a vedea dacă există loc de îmbunătățire.

3. Dacă ai obiective de ansamblu la care lucrezi

Când este vorba de mai mult decât de a obține următorul salariu, trebuie să luați în considerare cursa lungă.

• Creați sau examinați obiectivele pentru an, trimestru și lună. Iată cum să stabiliți obiective pentru cariera dvs. de planificare a evenimentelor în ansamblu.

• Notează afirmații pozitive asociate obiectivului tău. Jack Canfield are unele pe care le puteți adapta pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.

• Concentrați-vă pe cât de uimitor vi se pare că v-ați atins deja obiectivul. Această tactică popularizată de mișcarea Legii Atracției vă afectează și comportamentul, făcând mai probabil ca dvs. să reușiți.

4. Dacă aveți tendința de a lovi snooze o dată sau de două ori dimineața

Din punct de vedere tehnic, această acțiune îți întrerupe somnul REM, dar din nou, Arianna Huffington ne-a spus totul despre cum nu a reușit decât după ce a început să acorde prioritate somnului, așa că te duci.

• Fa-ti bagajul si pranzul. Da, la fel ca atunci când erai la școală. Aceste idei pentru cutii de prânz pentru adulți sunt gustoase, sănătoase și accesibile.

• Conectați toate componentele electronice legate de afacere pentru a încărca. Aceasta include camera pe care o utilizați pentru streaming live, tableta, telefonul, ceasul inteligent și bateria de rezervă portabilă.

• Folosiți un declanșator de relaxare. Te va ajuta să adormi mai repede. Utilizați oricare dintre acestea pentru a obține un somn de calitate mai bună.

Ești la un singur obicei de a crea experiența de lucru pe care ți-ai dorit-o dintotdeauna!

Acum este timpul să vă deplasați la următorul dvs. calendar de evenimente, să vă actualizați instrumentele de comunicare a evenimentelor și să aflați câteva modalități noi de prevenire a epuizării.