Cum să informezi o agenție de comunicare?
Publicat: 2018-05-02A-ți încredința proiectul unei agenții de comunicații nu înseamnă să-i dai carte albă asupra tuturor. Are nevoie de un fir comun, șine care îl ghidează, așteptări precise. Cea mai mică neînțelegere între companie și agenția sa de comunicare poate pune la încercare întreaga strategie de comunicare. Uneori se întoarce la punctul unu. Având în vedere rolul său vital, este important să informați agenția dvs. de comunicații pentru a face din aceasta o colaborare eficientă. Cum facem asta? Ce metode de abordare sunt cele mai bune? Sortlist este persoana perfectă pentru a vă informa despre cum să informați o agenție.
Cuprins
- De ce să scrii un brief?
- Muncă mai bună, mai eficientă și măsurabilă
- Economisește timp și bani
- Salariu mai corect
- Cele elementare
- Aveți un brief scris
- Fii clar
- Definiți obiective specifice
- Conținutul briefului
- fundal
- Obiective
- Ţintă
- Răspunsul căutat
- Mesaj
- Promisiune
- Instrumente de măsurare
- Media de utilizat
- Constrângeri
- Aranjamente practice
- Sfatul nostru pentru un brief calitativ
- Adunați în prealabil pe toți cei implicați
- Fii cât mai „scurt” posibil
- Faceți un rezumat la sfârșitul briefului dvs
- Faceți cunoștință cu agenția dvs
- Verificați dacă brief-ul a fost înțeles
- Reduceți la minimum lanțul de interlocutori
- Păstrați legătura cu agenția dvs. pentru a răspunde la întrebările acestora
- O scurtă concluzie
De ce să scrii un brief?
Muncă mai bună, mai eficientă și măsurabilă
Pentru a avea un rezultat calitativ vizibil și tangibil de la o agenție de comunicare, brief-ul este instrumentul de referință pentru companie. Cu alte cuvinte, ea stă la baza oricărei campanii de comunicare de succes. Servește pentru a vă comunica ideile și acțiunile pe care doriți să le implementați . Cu cât punctele de vedere ale companiei sunt mai clare și mai articulate , cu atât agenția de comunicare va fi mai capabilă să identifice problemele și să implementeze o strategie de marketing adaptată.
Economisește timp și bani
O acțiune repetată generează pierderi care s-ar putea acumula rapid pentru companie, atât din punct de vedere al costurilor, cât și al timpului. Atunci când obiectivele și așteptările sunt definite simplu și clar pe hârtie încă de la început, agenția de comunicare poate obține un rezultat relevant într-un timp scurt. Alocarea timpului pentru a oferi un briefing evită timpul pierdut ulterior . Mai mult, compania trebuie să-și stabilească cursul și să nu se răzgândească impulsiv . Buna cooperare și respectul reciproc sunt cheile succesului.
Salariu mai corect
Remunerația unei agenții de comunicații depinde parțial de rezultat. Acest principiu este valabil numai dacă ambele părți sunt de acord asupra rezultatului așteptat . De aici și importanța redactării unui briefing care să prevadă obiectivele reale de performanță care, de altfel, trebuie să fie cuantificabile . În același timp, evită neînțelegerile între diferitele departamente ale companiei: finanțe și marketing.
Cele elementare
Aveți un brief scris
Pe de o parte, doar echipa editorială încurajează compania să reflecteze asupra propriilor așteptări . Pe de altă parte, un brief scris este un suport comun pentru întâlniri, lansarea și urmărirea proiectului. De asemenea, asigură că părțile interesate sunt conștienți de rezultatele așteptate. Desigur, combinat cu un briefing verbal , brief-ul scris este cu atât mai eficient cu cât agenția poate cere mai multe detalii sau își poate aduce punctul de vedere. Brief-ul scris este cu atât mai recomandat dacă firma lucrează cu mai multe agenții de comunicare. În plus, vă permite să vă consolidați alegerile cu managerii companiei și evită schimbările de ultimă oră inițiate de un departament din afara departamentului. În amonte, brief-ul trebuie să aibă acordul tuturor celor interesați înainte de a fi depus la agenție. O alternativă este să scrieți un kit media.
Fii clar
Nu este necesar să scrii un brief lung și plictisitor pentru o agenție de comunicare unde riști să te încurci și să repeți aceleași lucruri . Este suficient ca esențialul să fie definit cât se poate de simplu și clar. După cum sugerează și numele, brief-ul ar trebui să fie „scurt” . Ar trebui să conțină doar ceea ce este relevant, de natură să trezească creativitate și interes . Desigur, pot fi atașate informații suplimentare.
Definiți obiective specifice
Având obiective orientate spre afaceri și cuantificabile, brief-ul este mai ușor de înțeles . Pentru a face acest lucru, este mai mult decât crucial să puneți în alb și negru ceea ce compania se așteaptă cu adevărat, strategia pe care crede că o va adopta... astfel încât rezultatul nu poate fi decât mai bun.
Conținutul briefului
fundal
Contextul are trei elemente esențiale:
- Despre afacere – oferiți cele mai multe informații despre afacere: descriere, politică strategică, analiză SWOT...
- Piața – furnizează informații despre mediul concurențial, comportamentul consumatorului față de produs, numărul aproximativ de clienți, canalele de comunicare și mediile utilizate, atât de companie, cât și de piață...
- Produsul – oferiți detalii despre produs și, de asemenea, furnizați detalii despre istoria mărcii (planul de comunicare, evoluția cifrei de afaceri și evaluarea planurilor de comunicare anterioare din punct de vedere al calității)
Obiective
Brief-ul scris al agenției are două obiective:
La nivel de afaceri și marketing
- Creșteți vânzările
- Extindeți publicul țintă
- Generați trafic pe Internet
- Creșterea numărului de distribuitori etc.
La nivel de comunicare
- Îmbunătățiți imaginea mărcii
- Trezind interes
- Creșterea gradului de cunoaștere a mărcii prin gură în gură etc.
Ţintă
Nu te limita la criteriile obisnuite (varsta, situatie familiala si profesionala, localizare geografica, personalitate etc.). Este important să ai o viziune mai largă și să încerci să te pui în locul țintei tale. Ce ar putea încuraja sau împiedica un anumit public să cumpere produsul? Pe scurt, studiul psihologiei și al comportamentului consumatorului cu privire la un produs similar (insights) este necesar.
Răspunsul căutat
Acestea sunt acțiuni întreprinse de consumatori după ce au fost atinși de mesajul sau campania publicitară. Acest răspuns trebuie să fie antrenant și să aducă schimbări reale.
Mesaj
Mesajul publicitar trebuie să fie clar și fără echivoc. Trebuie să-și fi lăsat amprenta asupra consumatorilor.
Promisiune
Mesajul trebuie să se bazeze pe un argument coerent și real, dar trebuie să trezească și emoție. Astfel, este întotdeauna de preferat să proiectați o parte „istorice”, mărturii de la clienți mulțumiți, un mic cadou sau chiar participarea unei celebrități care are încredere în brand etc...
Instrumente de măsurare
Compania trebuie să definească în prealabil metodele care vor fi utilizate pentru a măsura performanța campaniei, serviciul care este responsabil pentru aceasta și timpul pentru a continua. Apoi, se organizează o întâlnire cu agenția de comunicare pentru a explica instrumentele de măsurare folosite: monitorizarea vânzărilor sau cifrei de afaceri, teste calitative sau cantitative etc.
Media de utilizat
În funcție de țintă, de comportamentul lui, de obiceiuri, de stilul de viață, trebuie să găsești cel mai potrivit mediu, tonul de adoptat... Obiectivul este să ajungi la oamenii potriviți la momentul potrivit. Dacă folosiți mai multe medii, este important să vă gândiți la rolul fiecăruia.
Constrângeri
Pentru a evita intervenția în rolul agenției de comunicații, compania trebuie să se limiteze la a da instrucțiuni simple. Pentru a obține efectul „wow”, este esențial să dai libertate creativității agenției.
Aranjamente practice
Briefing-ul scris ar trebui să menționeze trei aspecte practice principale:
- Probleme bugetare . Încă de la început, bugetul alocat fiecărei etape a campaniei trebuie definit de companie, pentru a optimiza costul total. Poate fi definit în funcție de rezultat. Există însă o alternativă care constă în a cere agenției de comunicare bugetul necesar pentru a avea un rezultat cuantificabil.
- Linia temporală . Cel mai bine este să stabiliți un orar cu principalele puncte de referință, adică datele pentru teste, livrare(e), distribuire către mass-media, plata facturilor. Puteți adăuga lucruri precum întâlniri focus etc.
- Caracteristicile specifice fiecărui proiect . Luați în considerare constrângerile legale, etice și administrative pentru anumite campanii și în special pentru anumite tipuri de produse.
Când toate punctele au primit acordul agenției de comunicare sau cel puțin al interlocutorului principal, este necesar să semnați briefing-ul scris pentru a porni mașina!
Sfatul nostru pentru un brief calitativ
Adunați în prealabil pe toți cei implicați
Chiar înainte de redactarea brief-ului, toți jucătorii trebuie să se întâlnească, inclusiv factorii de decizie din cadrul companiei. Astfel ai cat mai multe pareri si puncte de vedere si poti discuta toate detaliile, in special detaliile bugetare, care fac deseori obiectul unor dezacorduri intre manageri si departamentul in cauza.
Fii cât mai „scurt” posibil
Precizia este însăși baza unui brief bun. Fiecare aspect, fiecare secțiune a briefului trebuie să conțină un maxim de detalii pentru a evita insinuările și neînțelegerile.
Faceți un rezumat la sfârșitul briefului dvs
Pentru o aplicabilitate optimă, brief-ul ar trebui să conțină un memento și un rezumat al obiectivelor așteptate. Scopul este evident să economisești timp evitând răsfoirea întregului conținut la cea mai mică acțiune.
Faceți cunoștință cu agenția dvs
Ori de câte ori agenția are o întrebare sau solicită clarificări asupra unui punct, compania trebuie să fie prezentă și să ofere răspunsurile necesare pentru ca rezultatele să răspundă cel mai bine așteptărilor sale.
Verificați dacă brief-ul a fost înțeles
Cea mai bună modalitate de a verifica dacă brief-ul a fost înțeles este organizarea unei întâlniri (față în față sau videoconferință). Astfel, va mai fi timp pentru a face față îndoielilor, punctelor obscure și diferențelor de înțelegere.
Reduceți la minimum lanțul de interlocutori
Prea mulți oameni denaturează adesea informațiile. Astfel, doar părțile în cauză ar trebui să fie prezente la scurta întâlnire.
Păstrați legătura cu agenția dvs. pentru a răspunde la întrebările acestora
Pentru a fi eficientă, agenția trebuie să aibă suficient timp pentru a produce o versiune inițială a așteptărilor companiei. Odată finalizat acest pas, organizați o întâlnire de prezentare pentru a face schimb de puncte de vedere și a îmbunătăți anumite aspecte care vor duce la succes.
O scurtă concluzie
Pentru a fi scurt, un brief ar trebui să fie... scurt. Poate fi scurt și dulce, dar dacă este făcut corect, un brief poate determina originea sau întreruperea unei relații dintre dvs. și agenția dvs. de comunicare.
Deși postarea noastră are ca scop principal un brief pentru o agenție de comunicare, majoritatea sfaturilor noastre pot fi aplicate oricăror brief-uri pe care le puteți redacta pentru orice tip de agenție. Fiți la fel de informativ și direct cu privire la așteptările dvs. de la agenția dvs. parteneră, dar luați în considerare și dorințele și nevoile potențiale ale acestora. Dacă aveți nevoie de îndrumări suplimentare în redactarea unui brief al agenției, aruncați o privire la agențiile noastre de relații publice gata să vă ajute! Dacă aveți brief-ul pregătit, dar aveți nevoie de o agenție de comunicare, vă putem ajuta și cu asta.