Motivația de luni: Cum să proiectezi un calendar de evenimente incredibil

Nu știți cum să vă îmbunătățiți calendarul evenimentelor ca niciodată? Iată câteva sfaturi și trucuri despre lucruri precum modul de a face orice eveniment adecvat sezonierului, modalități de a completa golurile calendaristice și cele mai bune instrumente absolute pentru a proiecta un calendar de evenimente incredibil.

Șablonul dvs. de eveniment corporativ: ce evenimente să aruncați și când

Iată cum să reuniți oamenii pe tot parcursul anului, înțelegând cum să faceți ca orice tip de eveniment să funcționeze pentru sezon.

Evenimente corporative sezoniere

Există câteva teme și stiluri pentru evenimente care pot fi extrase numai în perioada potrivită a anului. Pe măsură ce cartierele cresc în sus sau în jos, aruncarea unui eveniment pentru a-și sărbători angajații, a-i ajuta să se relaxeze sau a-i readuce pe toți pe aceeași pagină poate fi cu adevărat utilă pentru succesul pe termen lung. Iată câteva idei inspiratoare pentru fiecare sezon major.

1. Evenimente de iarnă :

Pentru majoritatea SUA, vremea rece va domina alegerea locurilor și activităților pentru evenimente. Dacă nu sunteți dispus să închiriați o mulțime de încălzitoare exterioare, probabil că va trebui să păstrați lucrurile în interior în cea mai mare parte. În plus, va trebui să luați în considerare restricțiile de călătorie - 60.000 de zboruri sunt anulate în fiecare an în SUA datorită temperaturilor înghețate și a viscolelor. Deci, lunile de iarnă ar putea fi momentul ideal pentru a vă concentra asupra publicului local și a evenimentelor centrate pe angajați.

Sărbătorile de sărbători, stabilirea obiectivelor de Anul Nou și evenimentele caritabile sunt perfecte pentru iarnă. Dacă aveți o cină de gală sau de strângere de fonduri pe care ați intenționat să o aruncați, acum este momentul să o faceți. De asemenea, adăugați la calendarul dvs. cel puțin un angajat (cum ar fi o petrecere de birou, un prânz servit sau o ieșire legată de iarnă) în acest sezon.

Încercați una sau mai multe dintre următoarele:

• Găzduiți o petrecere de vizionare a luminilor de sărbătoare la grădinile sau parcul botanic local.
• Organizați o zi de voluntariat (lucruri precum a ajuta la lopată zăpada pentru vârstnici sau servirea mâncării la adăposturile fără adăpost sunt activități destul de populare).
• Invitați un expert în stabilirea obiectivelor și în productivitate să facă un seminar cu echipa dvs. pentru noul an.
• Programați întâlniri inițiale la începutul trimestrului 1 pentru a motiva și inspira fiecare departament.
• Iată câteva teme inspirate de evenimente de iarnă de explorat.

O notă despre sărbători - există câteva vacanțe distractive și ciudate pe tot parcursul anului pe care le puteți transforma și în evenimente. Consultați această listă de evenimente de birou de vacanță netradiționale pentru mai multe idei.

2. Evenimente de primăvară :

Dusurile de ploaie, mai multă lumină a zilei și florile înmugurite fac din acest sezon cu adevărat special și pot inspira o mulțime de evenimente distractive pentru calendarul dvs. În această perioadă a anului, profesioniștii din toate industriile sunt remotivați de vremea mai caldă pentru a continua obiectivele pe care și le-au propus la începutul anului. Ceea ce face ca evenimentele care educă, formează și permit multă creativitate să fie deosebit de eficiente în această perioadă a anului.

Presărați câteva dintre aceste idei în calendarul evenimentelor:

• Un bash de baseball în care aduni echipe pentru a juca sau pur și simplu urmăriți împreună distracția preferată a Americii. Asigurați-vă că serviți o mulțime de hotdogs, popcorn și bere.
• Reunește-ți echipa pentru a ajuta la plantarea copacilor din comunitatea ta.
• Programați evenimente de lansare pentru produse noi, caracteristici ale produselor sau designuri.
• Găzduiește o petrecere de cocktail pentru clienții VIP și directorii de cont pentru a se amesteca și amesteca.
• Iată câteva teme de primăvară pentru petreceri și evenimente.

3. Evenimente de vară :

Vara este vorba despre adunări cu energie mare, ieșirea în aer liber și întâlnirea cu oameni noi. Ceea ce face ca evenimentele de rețea și orele de socializare să fie completarea perfectă a calendarului în aceste luni fierbinți. Și asigurați-vă că ați luat acea listă de locuri pentru evenimente în aer liber pe care ați murit să le încercați, deoarece acum este timpul să le folosiți.

Adăugați ceva soare în calendarul dvs. cu aceste sugestii:

• Grătare și preparate pentru a celebra victoriile echipei sunt întotdeauna o idee minunată în această perioadă a anului.
• Profitați de talente noi cu evenimente de recrutare și înghețată socială, care vizează atragerea de absolvenți noi.
• Retragerile pot servi ca mini vacanțe productive pentru echipa dvs., așa că luați în considerare adăugarea unei escapade de weekend care combină munca și jocul.
• Iată câteva teme de evenimente de vară pe care să le încercați pentru următoarea petrecere.

4. Evenimente de toamnă :

Zilele devin din nou mai scurte și toată lumea face ultimul impuls pentru a îndeplini cotele și obiectivele de sfârșit de an înainte ca sezonul de sărbători să preia. Deci, dacă vara nu a fost prima dvs. alegere în ceea ce privește dezvoltarea carierei și evenimentele educaționale, asigurați-vă că le programați acum. Concentrați-vă din nou pe activități orientate spre acțiune și acțiuni de luat masa pentru aceste evenimente, dar nu vă fie teamă să stropiți și în unele planuri distractive.

Un alt lucru extraordinar despre porțiunea de toamnă a calendarului evenimentelor dvs. este că puteți găzdui evenimente mari, cu impact ridicat, cum ar fi conferințe sau expoziții comerciale, deoarece familiile s-au întors din vacanța de vară și călătoriile pentru muncă devin din nou mult mai realizabile.

Evenimentele dvs. de toamnă ar trebui să includă probabil unul dintre acestea:

• Ceva legat de Halloween și / sau Ziua Recunoștinței, deoarece aceste sărbători neconfesionale sunt mai accesibile publicului larg și oferă o mulțime de oportunități distractive.
• Întâlnirile de recunoștință pentru angajații corporativi care merită o mică recunoaștere suplimentară sunt excelente pentru sezon.
• Profitați de fotbal în plină desfășurare cu Super Bowl sau petreceri cu tematică sportivă.
• Aruncați o privire la aceste mari teme de toamnă pentru evenimente.

Cum să vă adaptați evenimentul în orice moment al anului pentru a vă completa calendarul

Când găzduiești un eveniment contează. Nu are sens să găzduiești o întâlnire inițială chiar înainte de sărbători, când mulți angajați își vor lua concediu pentru activități de familie, vacanțe și chiar câteva zile de boală. Iată cum să vă adaptați evenimentul la perioada anului:

• Incorporați culori sezoniere (cum ar fi neoanele pentru vară și nuanțele mai întunecate pentru iarnă) în toate elementele de decor ale evenimentului.
• Alegeți o temă adecvată de inspirație sezonieră (ca în ideile sugerate mai sus).
• Adăugați produse sezoniere la meniurile pentru alimente și băuturi, cum ar fi fructele de padure în timpul verii sau dovleceii în toamnă.
• Țineți minte confortul oaspeților atunci când alegeți un loc. De exemplu, în timpul iernii veți avea nevoie de un spațiu pentru evenimente care să aibă o mulțime de depozitare pentru paltoane, altfel oaspeții vor trebui să le îngrămădească în colțuri sau să le poarte toată noaptea.

Care zi a săptămânii este cea mai bună pentru evenimentul tău?

Nu este surprinzător faptul că evenimentele de luni au adesea cele mai mici rate de participare. Găzduirea unui eveniment chiar la începutul săptămânii nu este aproape niciodată o idee bună, deoarece majoritatea oamenilor abia încep să lucreze după weekend și ar prefera să plece acasă după aceea. Dar nu vă faceți griji - puteți găzdui evenimente în nopțile săptămânale, dacă preferați. Marți sunt considerate cele mai bune pentru întrunirile corporative sau educaționale, în timp ce joi se spune că sunt noile sâmbete pentru găzduirea evenimentelor. Evenimentele cu consum redus de energie axate pe team building, rețea sau doar distracție simplă sunt - probabil puteți ghici - cele mai bune pentru nopțile și weekendurile de vineri.

8 factori critici de luat în considerare atunci când vă proiectați șablonul de calendar al evenimentelor

Aceste puncte cheie vă vor pregăti pentru succes pe tot parcursul anului.

1. Încearcă spațiul pentru accidentele din cronologia evenimentelor. Luați în considerare utilizarea unui grafic Gantt pentru a vizualiza mai bine calendarul evenimentelor în ansamblu.
2. Colaborare de marketing și vânzări pentru întregul ciclu de viață al fiecărui eveniment. Alinierea întregii echipe este ușoară atunci când toată lumea se află pe aceeași pagină - asigurați-vă că ați construit în mod regulat reuniuni sau module de responsabilitate pentru a menține pe toată lumea la timp și la sarcină.
3. Alocați cu precizie timp pentru activitățile pre și post-eveniment. Vă întrebați cât de departe ar trebui să programați timpul dedicat de planificare a evenimentelor înainte sau după ce se întâmplă de fapt? Experții spun că numărul magic pentru evenimentele corporative este de obicei de 6 luni.
4. Localizați promoțiile evenimentelor și comunicările aferente. Trebuie să aveți timp pentru strategia, crearea și distribuirea conținutului. Planificați să începeți acest lucru aproximativ 90-180 de zile de la fiecare eveniment individual.
5. Adăugați bilete și obiective de înregistrare. Acest lucru vă va ajuta să țineți evidența numerelor pe măsură ce mergeți și să prognozați numere ROI mai precise ale evenimentelor.  
6. Includeți timp pentru a ajunge din urmă dacă obiectivele nu sunt îndeplinite. Dar nu intrați în panică - există o mulțime de tactici de ultim moment pentru a spori prezența.
7. Luați în considerare datele pentru lansările pe prețuri ale biletelor. Acest lucru este important mai ales dacă planificați atât de multe evenimente încât calendarele lor se suprapun.
8. Asigurați-vă că fiecare eveniment listat are un nume, un rezumat scris în 125 de cuvinte sau mai puțin și etichete care pot fi căutate. Colaboratorii ar trebui să poată găsi întotdeauna rapid și ușor detalii cheie despre eveniment.

Utilizați un instrument util pentru crearea calendarului de evenimente

Software-ul Calendarului de evenimente al Cvent o soluție excelentă all-in-one pentru agenții de marketing pentru evenimente corporative care trebuie să lucreze cu o varietate de departamente, așteptări și obiective pentru a crea un calendar de evenimente pe care toată lumea îl va iubi. Sigur, puteți crea un calendar de evenimente prin Google, dar software precum Cvent's (sau alte mărci de planificare a evenimentelor) oferă următoarele avantaje:

• Opțiuni de căutare flexibile pentru participanții la eveniment care ar putea dori să vadă evenimentele de grup pe o anumită perioadă de timp.
• Partajarea linkurilor pentru evenimente interne, atunci când înregistrarea nu este necesară.
• Trimiteți prin e-mail în masă potențialilor participanți despre toate evenimentele în același timp, mai degrabă decât despre fiecare eveniment individual.
• Sincronizarea calendarului cu un singur clic.
• Branding personalizabil care face ca calendarele dvs. de evenimente să arate grozav și să funcționeze ca un instrument de marketing eficient.

Acum sunteți gata să construiți un calendar de evenimente interesant!

Când vine vorba de proiectarea, completarea și gestionarea calendarului de evenimente, cunoașterea sfaturilor precum cele prezentate mai sus este esențială pentru succes. S-ar putea să fiți, de asemenea, interesat să aflați mai multe despre planificarea unui calendar de evenimente pe termen lung, realizarea unui calendar eficient de marketing al evenimentelor sau planificarea evenimentelor mobile.

Sfaturi rapide despre cum să proiectați un calendar de evenimente: