Șapte provocări se confruntă acum cu echipele virtuale
Publicat: 2020-12-16Echipele virtuale oferă în prezent un procent substanțial din forța de muncă din companiile IT și devin rapid o parte integrantă a peisajului global al afacerilor. La fel ca orice model de afaceri emergent, echipele virtuale pun mai multe provocări în angajarea companiilor care solicită o schimbare a strategiilor de management.
Comunicarea clară este esențială în timpul tranzacțiilor comerciale și este o modalitate de a construi relații puternice cu clienții. Cu toate acestea, acest lucru poate crea provocări și în gestionarea echipelor virtuale offshore cu orientări culturale și lingvistice diferite, cu excepția cazului în care sunt stabilite în prealabil linii directoare de comunicare pentru a remedia disparitatea.
Iată cele mai mari șapte provocări cu care se confruntă acum echipele virtuale.
1. Limbă și diferențe interculturale
Echipele la distanță provin din diferite colțuri ale lumii și aduc cu ele mediul lor cultural și orientarea. Perspectivele culturale ale oamenilor își influențează foarte mult stilurile de lucru și etica.
Acest lucru poate crea neînțelegeri sau conflicte atunci când lucrează împreună într-o configurație multiculturală, cum ar fi o echipă virtuală offshore care trebuie să colaboreze cu grupul intern.
Ierarhia în operațiunile în echipă poate, de asemenea, să se lovească de vântul din față, datorită înțelegerii diferite a autorității între culturi, ceea ce duce la o posibilă resentimente și afectează negativ productivitatea.
Femeile încă se confruntă cu obstacole în timp ce conduc echipele. Bărbații din anumite culturi se pot supăra să ia instrucțiuni de la liderii sau managerii de echipă. În plus, există problema limbajului. Engleza poate fi o limbă de afaceri comună, dar culturi diferite o folosesc diferit.
Cum să abordăm problemele interculturale?
Pentru a vă gestiona în mod eficient echipa virtuală multiculturală, investiți într-o pregătire interculturală după recrutare. Lăsați pe toată lumea să înțeleagă trăsăturile culturale ale celuilalt, chiar dacă superficial, pentru a permite legătura echipei.
Cum să gestionezi o echipă WordPress la distanță
Instruirea va ajuta, de asemenea, liderii de echipă să gestioneze membrii individuali cu respect, în timp ce să acomodeze diferențele culturale. Stabiliți linii directoare pentru a gestiona așteptările de performanță, canalele de comunicare și un mecanism clar de soluționare a conflictelor pentru a promova un spirit de echipă.
Creați un site de comunicare intern sau un canal de chat pe care membrii echipei își pot posta opiniile sau întrebările. Cu cât sunt mai diverse, cu atât vor avea o performanță mai bună dacă sunt legate corespunzător
Comunicarea de criză: exemple inspiratoare din unsprezece mărci
2. Instrumente irelevante și lacune tehnologice
Un număr mare de lucrători la distanță aduc în sistem la fel de multe instrumente noi reprezintă provocarea protecției datelor pentru echipa IT internă. Uneori, lucrătorii învechi și virtuali fără aprobarea IT pot utiliza instrumente potențial dăunătoare pe sistem, deoarece tot ceea ce le pasă este să-și facă treaba.
Utilizarea mai multor instrumente și aplicații fără control intern poate copleși orice companie IT, unele trecând neobservate și prezintă o amenințare pentru datele sensibile. Poate că acest lucru nu este deliberat, ci o consecință a lacunelor tehnologice din întreaga lume.
13 companii la distanță își împărtășesc instrumentele de colaborare preferate [Breviar expert]
Cum să abordați instrumentele și tehnologiile?
Pentru a contracara această potențială amenințare și, în același timp, pentru a vă facilita lucrătorii la distanță, puneți în aplicare linii directoare privind utilizarea instrumentelor și aplicațiilor din sistemul companiei. Permiteți eventual membrilor echipei superioare să aprobe orice instrument sau aplicație pe care un lucrător la distanță ar putea să o folosească înainte de a face acest lucru.
În acest fel, compania dvs. poate identifica un sistem de securitate strâns și unul pe care îl poate controla complet prin acces centralizat și gestionarea identității pentru o mai bună securitate.
S-ar putea să doriți, de asemenea, să investiți în instrumente și hardware și să le furnizați echipelor dvs. virtuale pentru coerență în structura sistemului. Prin intermediul unui contract de împrumut cu muncitori, compania poate furniza instrumentele potrivite la un cost redus.
3. Diferite fusuri orare și timpi de răspuns
Lucrul între fusuri orare împiedică foarte mult colaborarea constantă care este necesară atunci când lucrezi în echipă la un singur proiect. Echipa virtuală ar putea fi separată de sediul central cu până la șapte ore, ceea ce înseamnă că vor exista momente când un grup lucrează și celălalt în pat.
Acest lucru complică ședințele de consultare necesare pentru evaluarea și direcția progresului. Comunicarea în timp real, vitală pentru managementul proiectului, nu poate fi eficientă și mesajele critice sunt primite câteva ore mai târziu, cu posibilitatea de a fi trecute cu vederea.
Tratarea problemei fusului orar
Întrucât tendințele de marketing ale întreprinderilor mici se orientează către prezența pe web, este important să învățați cum să gestionați în permanență fusurile orare. Pentru a menține fluxuri de lucru eficiente între echipa dvs. la distanță și biroul de acasă, trebuie să ajustați programul de lucru și, dacă este posibil, să introduceți un aranjament de schimb.
100+ statistici și tendințe de marketing pentru întreprinderi mici în 2020
Găsiți un moment convenabil din zi în care toate echipele trebuie să convergă online pentru o implicare comună în timp real. Comunicați programele și termenele către toți membrii echipei și oferiți canale deschise pe care le pot folosi pentru clarificări sau trimiteri.
Cu o astfel de structură, fiecare lucrător își va juca rolul într-un timp bun, indiferent de fusul său orar. De asemenea, este important să aveți cel puțin o persoană online 24/7 la biroul de acasă pentru a oferi asistență atunci când este necesar.
4. Lipsa de încredere
Neîncrederea este dăunătoare în orice mediu de lucru, fie el virtual sau într-un cadru fizic. Stabilește lucrătorii unul împotriva celuilalt în loc să lucreze împreună pentru obiectivul comun. Într-un cadru virtual, acest lucru poate apărea din concepții greșite despre cei pe care nu îi puteți vedea fizic și pe care i-ați putea judeca în opinia dvs. ca fiind inferiori.
Acest lucru ar putea fi o consecință a diferențelor culturale sau pur și simplu a gândi că ai fi putut face o treabă mai bună decât ar putea face outsiderul. Proprietarul proiectului poate dezvolta, de asemenea, neîncredere, mai ales atunci când cheltuie bani pe o forță de muncă pe care el sau ea nu are control practic.
Cum să creați încredere
Încrederea în afaceri nu poate fi accentuată și poate contribui la îmbunătățirea productivității echipei, pe lângă menținerea împreună a echipelor virtuale. În calitate de proprietar de proiect, planificați vizite pentru a interacționa cu echipele dvs. externalizate pentru a elimina orice sentiment de neîncredere.
Aceste vizite sunt la fel de critice atunci când proiectul dvs. este de dezvoltare web, deoarece discuțiile individuale vă pot ajuta echipa să înțeleagă mai bine conceptul și așteptările. De asemenea, veți evalua direct cheltuielile proiectului și veți lăsa deoparte orice temere de abuz.
Stabiliți o declarație clară a misiunii, stabiliți instrumente transparente de gestionare a sarcinilor și încurajați colaborarea în direcția unui obiectiv comun. Acest lucru vă va câștiga încredere de la milenii care formează cea mai mare parte a forței de muncă IT.
5. Productivitate scăzută
Echipele virtuale care lucrează din locații îndepărtate tind să se relaxeze sau pur și simplu să amâne sarcinile din lipsă de supraveghere. Mediul liberal ar putea duce la lene și la o utilizare slabă a timpului fără o planificare ghidată. De asemenea, lucrătorii pot depăși cerințele proiectului sau se pot abate în sarcini care nu le sunt atribuite și, în acest proces, pot suferi epuizare și frustrări.
Toate acestea afectează negativ productivitatea în termeni de termene ratate și sarcini incomplete. Lipsa supravegherii la fața locului este o provocare pentru productivitate dacă lucrătorii îndepărtați nu sunt ghidați corespunzător.
Ghid de lucru la distanță pentru întreprinderi
Sfaturi pentru a sprijini productivitatea
Pentru a îmbunătăți productivitatea în echipele virtuale, asigurați-vă că sarcinile sunt clar definite cu obiective stabilite, termene și așteptări. Oricât de mult arătați respect pentru confidențialitatea acestora, solicitați înregistrări periodice pentru a evalua progresul și responsabilitatea.
Pentru plăți bazate pe ore facturabile, vă recomandăm să utilizați instrumentele de urmărire a timpului pentru a păstra filele echipelor dvs. la distanță. Urmărirea timpului vă va ajuta, de asemenea, să stabiliți termene pentru sarcini similare în viitor. Pentru o eficiență îmbunătățită, cereți lucrătorilor să respecte orele regulate în fusurile lor orare pentru a evita epuizarea.
Check-in-urile programate de grup nu numai că vor contribui la furnizarea stării generale de progres, ci îi vor încuraja și pe cei care au rămas să ajungă din urmă. Acest lucru ține fiecare membru conștient de rolul său și definește clar ceea ce se așteaptă de la el sau ea.
Până în 2019, DevriX și-a extins echipa multinațională la peste 50 de persoane de pe 3 continente.
6. Constrângeri bugetare
Bugetul este o constrângere serioasă la externalizarea proiectelor de dezvoltare software. Când aveți de-a face cu biroul de acasă, lucrurile sunt ușor de manevrat. Orice hardware, software sau instrumente pe care le cumpărați rămâne proprietatea companiei pentru a fi utilizate la birou.
Când angajații pleacă, cei primi pot folosi același echipament fără a fi nevoie de consumabile noi. Echipele virtuale au un atu constant pe care îl caută companiile și este talentul. Cu toate acestea, este posibil ca acești lucrători să nu aibă instrumente vitale pentru a executa proiectul și revine proprietarului să le pregătească pentru eficiență. Aceasta poate fi o provocare pentru ambele și este necesară o ieșire.
Echilibrarea constrângerilor și a oportunităților
Dacă aveți de-a face cu talente tehnologice individuale, este posibil să fie nevoie să faceți un efort suplimentar și să cumpărați echipamentul necesar pentru aceștia în condiții de comun acord. Ați putea include o clauză de împrumut în contractul lor pentru a facilita achiziționarea acestor instrumente la termeni de rambursare mai favorabili.
Cu acest aranjament, puteți influența specificațiile a ceea ce cumpără pentru compatibilitate cu sistemul dvs. Alternativ, dacă acest lucru se dovedește scump, puteți externaliza de la companii de servicii tehnologice care recrutează și facilitează acești lucrători în centrele tehnologice. Acest lucru vine, de asemenea, cu avantajul serviciilor de management care vă pot face liberi să vă concentrați asupra altor aspecte ale afacerii dvs.
7. Provocări de distragere a atenției
Echipele virtuale independente care lucrează din mai multe locuri se confruntă cu provocarea distragerilor care interferează cu performanța. Prietenii care opresc pentru o conversație sau pentru a vă scoate vă pot perturba programul de lucru.
Familia în casă sau zgomotele din exterior pot fi o distragere continuă și acest lucru vă poate afecta procesul de gândire care vă afectează creativitatea. Pentru a crea un site web bun, software sau orice produs IT necesită timp și concentrare și necesită un mediu propice.
Ajutați angajații să se ocupe de mediul lor
Poate doriți să aflați dacă locul de muncă destinat talentului dvs. tehnologic este propice pentru o muncă eficientă, în timp util și de calitate. Purtati o discutie cu un viitor lucrator la distanta pentru a conveni asupra standardelor pe care le asteptati si liniilor directoare pentru proiect.
Dacă el sau ea își exprimă îngrijorarea cu privire la adecvarea mediului lor de lucru, discutați pentru a vedea cum să asistați cel mai bine din motive de eficiență.
Impresionați talentul tehnologic că, în ciuda faptului că lucrează de la distanță, el sau ea trebuie să ia în serios proiectul respectând disciplina ca și cum ar fi într-un birou. Standardele stabilite de dvs. trebuie să fie concepute pentru a impune disciplina în timpul proiectului.
Concluzie
Munca la distanță nu este o formă de lucru liberă, așa cum mulți ar putea presupune, ci o profesie serioasă de înalt talent. Poartă cu el o mare responsabilitate și stres în egală măsură. Managementul timpului și autodisciplina sunt foarte importante pentru cineva care aspiră să lucreze în echipe virtuale și să-ți determine succesul sau eșecul.
Tiffany Harper
Autor invitat