Înțelepciunea de miercuri: Cum să proiectezi un concept de eveniment de neuitat

Creați un concept de eveniment despre care participanții vor vorbi luni de zile mai târziu printr-o combinație de strategie și creativitate. În acest articol vom afla cum să facem exact asta împreună cu o mulțime de exemple și idei inspiratoare.

Dar mai întâi, ce este proiectarea evenimentelor?

Designul evenimentului este aspectul și senzația unui eveniment. Lucruri precum decorul, aspectul locului și tema joacă un rol în proiectarea unui eveniment.

Și ce este stilul de evenimente?

Stilul evenimentului se referă la toate aspectele vizuale ale unui eveniment, inclusiv lucruri precum iluminatul, florile și fețele de masă. După cum probabil puteți ghici, un stilist de evenimente este însărcinat cu aducerea la viață a acestor caracteristici. De obicei, ei vor urma viziunea proiectantului evenimentului și vor face tot posibilul pentru a se asigura că munca lor se aliniază și la dorințele clientului.

Principalele diferențe dintre designul evenimentului și stilul evenimentelor sunt că designerii de evenimente se concentrează pe crearea unei estetici generale a unui eveniment și se mențin în principal la idei de imagine de ansamblu. Și un stilist de evenimente, pe de altă parte, creează și execută detaliile acelei viziuni. Slujba lor va implica deseori stilarea nu numai a locului, ci și a mâncării și chiar și a participanților prezenți (cum ar fi petreceri de mireasă sau lectori invitați) sau, uneori, personalului.

Diferența dintre o temă de eveniment și un concept de eveniment

O temă de eveniment este marea idee din spatele întregului shindig. Adesea implică tonul general, structura și obiectivele evenimentului. Un concept de eveniment sună similar, dar este distinct unic. Prin definiție, un concept de eveniment este detaliile și elementele evenimentului care alcătuiesc aspectele practice ale evenimentului în sine.

De exemplu, dacă proiectantul de evenimente alege să facă o temă luau, este sarcina stilistului de a stabili ce activități vor avea loc, ce elemente de decor vor avea nevoie și, practic, orice altceva ar trebui să știți pentru a găzdui efectiv eveniment.

Legând totul împreună: designerii de evenimente petrec mai mult timp visând tema evenimentului general, în timp ce stilistii de evenimente se concentrează pe conceptul evenimentului (adică aducând tema la viață).

Cum să proiectezi o temă de eveniment în 4 pași simpli

Indiferent ce tip de eveniment (corporativ, privat etc.) proiectați, urmați fiecare dintre acești pași utili.

1. Aveți obiective concrete și detaliate pentru evenimente, precum și un sistem pentru măsurarea rentabilității evenimentelor.

Aceasta este fundamentul din care sunt construite toate deciziile legate de tema evenimentelor. În caz contrar, alegeți doar teme aleatorii pentru evenimente care sună distractiv. În schimb, asigurați-vă că dvs. și compania dvs. sau clienții vă aflați pe aceeași pagină despre motivul pentru care acest eveniment este chiar important pentru început.

Conferințele precum MozCon își propun să educe specialiștii în marketing în ceea ce privește cele mai noi informații despre SEO, mobil și alte tipuri de publicitate digitală. Evenimentul consolidează statutul mărcii de expert în marketing digital, stimulând în același timp vânzările de instrumente și software SEO. Pentru a susține acest obiectiv, tema de eveniment aleasă de MozCon este o petrecere bogată în tehnologie, cu energie ridicată (ceea ce îi determină pe cel puțin un participant din trecut să-l compare cu călărețul Space Mountain la Disney).

Tema evenimentului dvs. ar trebui să aibă și o viziune clară: ceva care se potrivește mărcii, obiectivelor evenimentului și gusturilor publicului, toate în același timp.

2. Cunoaște-ți publicul.

Cel mai bun mod de a vă identifica publicul țintă pentru un eveniment este să analizați orice date pe care le aveți despre participanți la evenimente anterioare. Sondajele, tarifele de vânzare a biletelor și chiar distribuirea de rețele sociale vă pot ajuta să descoperiți indicii despre aprecierile și antipatiile lor. Căutați modele și faceți o listă de elemente pe care poate doriți să le remixați în acest nou concept de eveniment.

Dacă nu aveți date despre participanți la evenimente anterioare, puteți încerca întotdeauna:

• Analizând datele demografice cheie ale concurenței dvs.
• Căutați idei la alte evenimente similare din industrie
• Și trimiterea unui sondaj către adepții social media sau newsletter.

3. Adunați informații despre potențialii participanți pentru a înțelege mai bine interesele, aprecierile și obiectivele lor personale.

Datele sunt cel mai bun prieten al tău. Uitați-vă la numere și modele din fiecare resursă disponibilă. Utilizați analize web, performanța vânzărilor de bilete și sondaje pentru participanți pentru a obține o perspectivă mai mare asupra dorințelor și nevoilor publicului dvs.

Una dintre cele mai recente tendințe în marketing pentru 2019 și nu numai este planificarea condusă de oameni. Această abordare se bazează pe feedback-ul publicului pentru a determina bugetele evenimentelor, mesageria și chiar ce tip de evenimente găzduiesc.

În comparație cu vechile moduri de gândire (atunci când planificați fiecare dolar și activitate înainte de primul trimestru al unui nou an, organizatorii de evenimente din întreaga țară au devenit furioși în timpul sezonului de sărbători), această idee de a merge cu fluxul și de a permite publicului să ia practic decizii pentru tu ești destul de radical.

4. Alegeți un loc de eveniment care să vă susțină obiectivele și să se adreseze publicului țintă.

Locul de desfășurare al evenimentului dvs. determină cea mai mare parte a aspectului și aspectului evenimentului dvs., ceea ce face foarte ușor să vă restrângeți opțiunile de temă. În ultimii ani a existat chiar o cerere în creștere pentru locuri de evenimente netradiționale. De exemplu, dacă tema evenimentului dvs. se adresează paralegalilor care au nevoie de ajutor pentru a construi raportul echipei, puteți lua în considerare alegerea unei săli de evacuare sau a unui teren de volei interior pentru locația dvs., lucru care îi ajută să construiască relații în afara biroului.

Cum să proiectezi un concept de eveniment în 3 pași simpli

Acum că am eliminat orice confuzie cu privire la toți termenii relevanți și ne-am scufundat degetele de la picioare în procesul de proiectare a evenimentelor, este timpul să învățăm cele mai bune practici de creare a conceptului de eveniment. Folosiți aceste idei pentru a vă inspira și a vă uimi participanții!

1. Harta călătoriei participanților

Intră în pielea publicului și ia în considerare conceptul evenimentului tău prin ochii participanților. Când creați o hartă a călătoriei participanților, veți putea afla de ce participanții s-ar simți motivați să participe, cum ar fi cel mai probabil să o descopere și cum ați putea folosi conceptul dvs. de eveniment pentru a stimula participarea. Uneori, tot un potențial participant trebuie să facă clic pe butonul de înregistrare.

2. Alegerea punctului focal al evenimentului

Această atracție principală va forma centrul tuturor celorlalte idei, trucuri și strategii ale conceptului dvs. de eveniment. Odată ce acest lucru este în loc, ați făcut mai mult de jumătate din munca grea necesară pentru a realiza un concept minunat de eveniment.

3. Factorizarea în parteneri și sponsori

Comunicați bine cu partenerii și sponsorii, văzând evenimentul din perspectiva lor și înțelegând ce informații sunt cele mai relevante pentru ei. De exemplu, un sponsor al conferinței va fi mai preocupat de bannerele și semnalizările lor decât de ce catering ați ales.

Deci, comunicați cele mai importante și relevante informații fiecărei părți. Concentrați-vă pe 3-5 domenii de evenimente care influențează cel mai mult obiectivele părții interesate. Apoi întrebați-l pe părțile interesate ce domenii îl interesează cel mai mult. Vor primi informațiile de care au nevoie și vă veți asigura că fiecare decizie este luată doar de cele mai relevante părți.

Cel mai bun mod de a negocia cu toate cele trei părți de luare a deciziilor (clienți, designeri și părți interesate) este de a veni cu un concept de eveniment care:

• Ajută pe toată lumea să-și atingă obiectivul
• Permite fiecărei mărci să se amestece în mod coeziv
• Este suficient de unic pentru a atrage atenția publicului țintă al tuturor
• Îndeplinește așteptările estetice ale tuturor celor implicați

Și nu în ultimul rând, asigurați-vă că ați verificat aceste 5 întrebări de pus atunci când creați un concept de eveniment.

Acum, este timpul să vă scufundați mai întâi în unele dintre cele mai recente / cele mai mari tendințe și idei de concept de eveniment pe care le puteți folosi pentru ca viitorul dvs. proiect să fie un succes uriaș.

6 moduri eficiente de a vă încânta participanții cu conceptul dvs. de eveniment

Iată câteva idei de concept de eveniment extrem de eficiente, care vor distra, surprinde și încânta participanții.

1. Locuri Speakeasy

Suntem pe punctul de a intra în Roaring 20's - din nou! Ce mod mai bun de a sărbători decât aducând înapoi câteva teme super distractive din perioada de timp? Această tendință a conceptului de eveniment se bazează pe a avea un public aventuros - oameni care sunt în totalitate de joc să se înregistreze și să primească o adresă (și o parolă secretă, desigur) cu doar câteva ore înainte de eveniment. De la recepții de nuntă la petreceri de vacanță la birou, această idee versatilă adaugă un mic mister și intrigă oricărui tip de eveniment.

2. Maratonii intelectului

Practic orice ai face în mod normal la un eveniment poate fi transformat într-un maraton dacă îl faci suficient de mult! Cel puțin acesta este motto-ul la majoritatea evenimentelor tehnologice, cum ar fi hackathons și editathons. Dar, într-adevăr, acest concept se poate aplica la aproape orice alt obiectiv al evenimentului.

De exemplu, să presupunem că obiectivul evenimentului dvs. este să reuniți o rețea de clienți cu aceeași idee pentru a forma o comunitate de fani pe tot parcursul vieții. Pentru a face acest lucru, puteți crea un athon de întâmpinare, unde toată lumea la conferință trebuie să se prezinte tuturor celorlalți. Și ne referim la toată lumea . Puteți chiar să încorporați aplicația dvs. pentru evenimente pentru a facilita procesul.

3. Perioade de ardezie goale

Vă amintiți când am menționat că lăsați publicul să ia unele dintre deciziile evenimentului dvs. anul acesta? Ei bine, nu este de mirare de ce perioadele goale de ardezie au devenit atât de populare. Perioadele de ardezie goale sunt blocuri întregi de agendă de evenimente care sunt lăsate intenționat goale. Participanții se pot înscrie pentru a participa la aceste blocuri și, atunci când ajung la locul desemnat, vor lucra împreună în grupuri pentru a veni cu idei despre modul în care ar dori să-și petreacă timpul. Facilitatorii vă pot ajuta să puneți mingea în mișcare sau să mențină oamenii pe subiect, dar în cea mai mare parte participanții dvs. devin la fel de creativi pe cât și-ar dori.

Similar perioadei gratuite pentru adulți, aceștia se pot angaja direct unii cu alții, își petrec timpul cum doresc și își extind rețelele în moduri în care majoritatea evenimentelor nu le-ar permite.

De exemplu, să presupunem că găzduiești un seminar de o zi despre leadership în vânzări. În timpul perioadei goale, grupurile de participanți pot opta pentru a reface atenția asupra faptului că au învățat până acum sau pentru a-și da sfaturi reciproc cu privire la punctele lor cele mai mari de durere în acest domeniu. Sau pot participa la exerciții distractive de construire a echipei care se bazează pe conceptele prezentate în prelegeri mai devreme în după-amiaza.

4. Doar prin invitație

Doriți să faceți ca fiecare participant la eveniment să se simtă VIP? Apoi, utilizați acest concept de eveniment trend pentru următoarea întâlnire. Ideea este simplă: doar cei care au primit biletul de aur (sau prin e-mail) pot participa. Este o modalitate excelentă de a-i face pe cei puțini aleși să se simtă speciali, să maximizeze ratele de participare și să întărească relațiile cu cei mai importanți parteneri sau clienți de marcă.

5. Amestecă afacerea cu plăcerea

În zilele noastre există o mulțime de noutăți în jurul funcțiilor corporative netradiționale, ceea ce ar explica de ce companii precum Wanderlust folosesc acest concept de eveniment ca o scuză pentru a găzdui retrageri de atenție și concerte live. Această tendință a evenimentului se referă la lăsarea muncii în urmă și implicarea participanților în activități pe care deja le place să facă în timpul liber. Experiențele cu valoare ridicată precum cele pe care Wanderlust le-a programat sunt deosebit de eficiente, din câteva motive:

• Unii profesioniști nu au timp sau abilitate să ia vacanțe, să se bucure de activități de agrement sau să participe la hobby-uri în afara vieții cotidiene normale. Acesta este motivul pentru care acest concept de eveniment ar fi deosebit de atrăgător - ei se vor distra foarte mult, în timp ce sunt încă tehnic la o funcție de lucru.
• Evenimentele centrate pe petrecerea timpului liber promovează o sănătate holistică mai mare, pot duce la îmbunătățirea creativității și prezintă mai multe oportunități pentru participanți de a forma conexiuni durabile.
• Sunt mai ușor de comercializat - cine nu ar vrea să meargă într-o excursie cu caiacul sau să viziteze un parc tematic?

6. Pop-Ups-uri surpriză

Misterul și intriga sunt o mare temă generală în tendințele conceptului evenimentului din 2019, așa că are sens de ce acest tip de experiență ar fi la o cerere atât de mare. Beneficiul bonus pentru găzduirea unei ferestre pop-up surpriză este faptul că poate fi adăugat la orice eveniment pe care îl aveți deja în lucru, indiferent cât de ultimul moment. Și, deși nu veți putea comercializa exact surpriza, puteți informa participanții că când și unde va avea loc acel mini eveniment special.

Iată câteva idei pentru ferestrele pop-up surpriză pe care le puteți include în următorul dvs. eveniment:

• Faceți cunoștință cu celebritățile din industrie. Participanții la Coachella care s-au oprit la pop-up-ul BMW la evenimentul din acest an au fost tratați și s-au întâlnit cu DJ Khalid.
• Călătorește pe banda de memorie. Nostalgia pentru anii '80 și '90 merge puternic (după cum demonstrează ultimele filme Pokemon și sezonul Stranger Things). Experiențele neașteptate care aduc publicul înapoi în aceste timpuri din viața lor pot fi un instrument foarte puternic pentru generarea rentabilității evenimentelor. De exemplu, premierul filmului Unde sunt lucrurile sălbatice a înființat un magazin surpriză cu mărfuri de colecție și opțiuni foto care i-au scos pe copil în interiorul fiecăruia dintre participanții lor.

Una peste alta, o experiență pop-up surpriză ar putea fi doar factorul wow de care are nevoie conceptul dvs. pentru a face evenimentul deosebit de special.

Acum sunteți gata să creați concepte și modele de evenimente memorabile!

Crezi că ți-ai pus capul să creezi concepte și modele de evenimente până acum? Dacă da, ar trebui să aflați care KPI-uri cheie de eveniment trebuie luate în considerare sau modul în care integrarea datelor despre evenimente poate rezolva cele mai mari mistere ale rentabilității evenimentelor.