Motivația de luni: 24 de tendințe de planificare a evenimentelor corporative și sfaturi pentru a crește rentabilitatea investiției

Publicat: 2021-08-08

Planificatorii cu experiență cunosc toate cele mai bune practici pentru evenimente corporative, dar, după un timp, provocarea devine să ieșiți din mulțime. Cum puteți face conferința, activarea mărcii sau alt eveniment corporativ diferit într-o mare de lookalikes? Și, și mai important, cum puteți surprinde și încânta participanții în timp ce vă maximizați rentabilitatea investiției?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, vom arunca o privire asupra modului în care puteți utiliza unele dintre cele mai recente tendințe din industrie în moduri noi și inovatoare. Și, furnizați o listă de verificare a evenimentelor corporative, care să dovedească prostia, cu acele câteva elemente esențiale care tind să nu se concentreze.

10 tendințe interesante de planificare a evenimentelor corporative

Iată ce este în tendințe la nivel mondial și cum puteți utiliza aceste idei pentru a vă ridica evenimentul corporativ.

asociații de planificare a evenimentelor

1. Promovați prevenirea epuizării atât pentru dvs., cât și pentru invitații la convenție.

Burnoutul provoacă mai mult de 60% din absențele legate de muncă. Nu numai că această boală invizibilă are impact asupra vânzărilor de bilete, dar în mare parte nu a fost abordată - până acum. Utilizați marketingul dvs. de promovare a evenimentelor pentru a educa viitorii participanți cu privire la gravitatea problemei, iar pașii pot lua măsuri pentru a menține obiceiuri sănătoase înainte, în timpul și după convenție sau seminar.

Dă viață evenimentelor corporative uimitoare

Începeți gratuit

2. Verificați de două ori dacă locul expoziției a testat recent calitatea aerului interior.

Aerul pe care îl respirăm joacă un rol important în sănătatea și productivitatea noastră, deci asigurați-vă că adăugați acest pas de listă de verificare adesea trecut cu vederea la inspecția locului dvs. Dacă preferați să nu le întrebați despre testarea recentă, puteți face o evaluare pe cont propriu.

  1. Mergeți prin loc cu ochii închiși și notați ce simțiți mirosul.
  2. Căutați semne generale de curățenie (de exemplu, mucegaiul în baie este un indicator important al unei întrețineri slabe).
  3. Întrebați cât de des sunt curățate adânc zonele mochetate.
  4. Și, în cele din urmă, aruncați o privire în interiorul unuia dintre dulapurile de custodie - dacă vedeți substanțe chimice depozitate lângă sistemele de ventilație, ar trebui să luați în considerare locuri alternative.

3. Adăugați recunoașterea facială sau fotografii la procesul de check-in.

Asigurați-vă că evenimentul dvs. corporativ are o experiență personalizată. Aplicațiile de check-in vă pot ajuta să faceți o primă impresie extraordinară imediat ce oaspeții intră pe ușă. Utilizați o aplicație pentru a notifica fotografii pe măsură ce sosesc oaspeții importanți, astfel încât să poată fi făcute fotografii rapide sau pentru a notifica serviciile de catering pentru a încerca aperitive.

4. Furnizați asistenți robot pentru oaspeții ADA.

Indiferent de bugetul dvs., există o mulțime de moduri de a vă face evenimentul și mai uimitor pentru oaspeții ADA, prin simpla închiriere a propriului robot pentru a vă ajuta cu sarcini cum ar fi panourile de co-moderare, traducerea mai multor limbi și furnizarea de asistență text-vorbire, printre altele. lucruri.

5. Folosiți asistenți vocali pentru a oferi recomandări personalizate participanților la evenimentele de lansare a produsului.

Acest magazin de vinuri din New York le-a cerut lui Alexa să le ofere oaspeților evenimentului recomandări personalizate de whisky. Chiar dacă vânzările de mărfuri nu reprezintă o parte importantă a următorului dvs. eveniment, există o mulțime de moduri inteligente de a utiliza asistenți vocali pentru evenimente legate de afaceri.

6. Incorporează o sesiune fără telefon în agenda evenimentului.

Știm cu toții că excesul de timp al ecranului dăunează sănătății noastre fizice și mentale, așa că rămâneți înaintea curbei adăugând cel puțin o activitate în care dispozitivele trebuie să fie oprite și puse la distanță.

7. Folosiți mese de luat masa comune pentru a evita atomizarea la evenimentele corporative.

Creșterea individului a făcut ca socializarea, rețelele și munca în echipă să devină mai provocatoare la evenimentele corporative. Deși nu veți putea învinge acest fenomen cultural cu un singur seminar, puteți folosi alimentația socială pentru a vă conecta la comunitatea evenimentelor. Și asigurați-vă că utilizați un instrument de amenajare a scaunelor pentru a vă ajuta să vă aranjați aspectul.

8. Examinați diversitatea listei de participanți la eveniment la jumătatea vânzărilor de bilete.

Evenimentele și campaniile de marketing sunt acum martorii impactului consumismului post-demografic, unde participanții potențiali sunt mai preocupați de incluzivitate decât de a se înconjura de colegi cu aceeași mentalitate. Dacă observați că vânzările de bilete se înclină puternic către un grup decât celălalt, asigurați-vă că vă ajustați strategia de marketing și adăugați potențiali participanți care ar beneficia de experiență, dar care nu s-au ridicat încă la apelul achiziționării unui bilet.

9. Înlocuiți salonul VIP al convenției cu o bibliotecă.

Urmați pe urmele mărcilor importante precum Lululemon și adăugați un spațiu de recuperare a bibliotecii la evenimentul dvs. Încurajează comunitatea, adaugă o notă confortabilă sălilor de convenții altfel sterile și oferă o experiență cu adevărat relaxantă pentru participanții la eveniment.

10. Adăugați stații de sănătate mintală la facilitățile de prim ajutor ale evenimentului dvs.

Pe măsură ce părerile societății asupra sănătății mintale se transformă, la fel și evenimentele noastre ar trebui să se transforme. Coordonează-te cu sediul tău pentru a vedea dacă au la dispoziție un psiholog autorizat care să ofere servicii la următoarea funcție corporativă.

Acum, că am evidențiat câteva tendințe pe care le puteți adăuga la lista dvs. de verificare a evenimentelor, să vorbim despre modalități de a vă maximiza rentabilitatea investiției în timp ce ne aflăm.

O mai bună planificare a evenimentelor corporative, fără stres

Aflați mai multe

9 Sfaturi pentru lista de verificare a evenimentelor corporative care vă vor maximiza rentabilitatea investiției

Profitați la maximum de evenimentul dvs. cu aceste idei creative.

Tendințe de planificare a evenimentelor corporative

1. Creați o listă de mijloace media invitate pentru invitații la târguri.

Standurile și vânzătorii vor aprecia foarte mult oportunitatea de a se pregăti corespunzător. Și participanții dvs. obișnuiți ar putea dori, de asemenea, să facă legături cu reprezentanții magazinelor pentru propriile lor eforturi de marketing viitoare.

2. Promovați-vă propriul ghid original pentru proiectarea standurilor de expoziții comerciale pentru începători.

Creați acest conținut de valoare ridicată și colectați adrese de e-mail suplimentare pe care le puteți utiliza pentru marketingul evenimentelor.

3. Faceți din partajarea datelor un avantaj pentru mărcile care găzduiesc standuri la evenimentul dvs.

Oportunitățile sunt excelente, dar o perspectivă asupra comportamentului deținătorului de bilete și a activităților vândute îi va ajuta pe participanți să creeze cabine și mai bune anul viitor. Totuși, asigurați-vă că partajarea datelor despre evenimente este conformă cu GDPR.

4. Incorporați cabine foto în strategia dvs. de pâlnie de intrare.

Pur și simplu cereți participanților dvs. să completeze un sondaj rapid care îi va clasifica drept lider în timp ce sunt în linie.

5. Oferiți experiențe de eveniment personalizate și personalizate pentru VIP-uri.

Curatarea unei experiențe de eveniment minunate înseamnă să înțelegeți ce așteptări au audiența dvs., apoi să găsiți o modalitate de a oferi ceva care are o valoare mai mare, mai convenabil sau super memorabil.

6. Co-gazduiți strategic un afterparty cu un brand gratuit.

Indiferent dacă evenimentul dvs. este de o zi sau de o săptămână, asigurați-vă că oferiți activități post eveniment pentru cei care au zboruri ulterioare, doresc să sărbătorească împreună cu echipele lor și ar putea fi interesați de o ultimă urare.

7. Adăugați un instrument de monitorizare a rețelelor sociale în strategia dvs. de promovare a evenimentelor.

Odată ce știți unde sunt afișate cel mai frecvent cuvintele cheie și expresiile evenimentului online, puteți elimina orice element de marketing al listei de verificare a evenimentelor care nu au legătură și vă puteți concentra timpul și resursele pe locul în care publicul dvs. vă va găsi mai probabil.

8. Includeți zone practice de demonstrare a produsului.

Dacă dvs. sau prezentatorii dvs. de evenimente oferiți un produs fizic, oferiți-le un spațiu desemnat pentru a găzdui demonstrații educaționale și oferiți participanților evenimentului acces exclusiv pentru a încerca înainte de a cumpăra.

9. Adăugați o opțiune digitală pentru participanții virtuali.

Fluxurile live, notele de preluare descărcabile și grupurile de chat dedicate ajută participanții să participe la experiență.

Și, în sfârșit, iată câteva elemente pe care s-ar putea să le fi lăsat accidental din lista de verificare actuală!

Ghid: Cum să creați o listă de verificare a planificării evenimentelor

5 Cele mai frecvente elemente din lista de verificare a planificării evenimentelor corporative

Ați făcut lista dvs., verificați-o acum de două ori cu aceste amintiri prietenoase.

1. Comunicați alergiile oaspeților și restricțiile de dietă.

Instrumente precum Social Tables vă ajută să vă mențineți la curent cu dvs., cu preferințele oaspeților, cu serverele dvs. și cu furnizorii de catering, cu privire la restricțiile legate de alimente sau băuturi într-o platformă centralizată ușor de utilizat.

2. Creați liste de rezervă de urgență pentru furnizori și personal.

Anularile de ultim moment, articolele pierdute și asistenții absenți nu sunt o problemă atâta timp cât aveți 2-3 contacte de rezervă pentru fiecare scenariu posibil. Asigurați-vă că verificați de două ori politica contractuală de ultimă oră a fiecărui furnizor și anunțați-i că v-au făcut lista de rezervă pentru orice eventualitate. Puteți chiar să imprimați sau să salvați PDF-uri ale tuturor documentelor de care aveți nevoie pentru a funcționa, dacă este necesar.

3. Verificați triplu instrucțiunile comune ale aplicației de navigare.

Asigurați-vă că Waze, Apple Maps și Google Maps oferă în mod organic cea mai bună și mai convenabilă rută de la hotelurile dvs. desemnate la locația principală a evenimentului. Acest lucru este deosebit de important pentru zonele rurale în care drumurile din spate sau comenzile rapide folosite de localnici nu sunt utilizate în opțiunile de traseu sugerate. Dacă nu se potrivesc, asigurați-vă că comunicați sugestiile dvs. și configurați semnalizarea adecvată.

4. Alocați parcarea furnizorului.

Furgonetele de catering, echipajele de curățare și amenajările cabinei au nevoie de un spațiu pentru descărcare, dar când au terminat descărcarea, unde ar trebui să meargă? Folosiți semnalizare clară și hărți pentru a direcționa traficul furnizorului și păstrați locurile de parcare premium disponibile pentru VIP-uri și difuzoare.

5. Faceți o prezentare finală a locației, ca și cum ați fi un participant.

Lucruri precum semnalizarea, temperatura și curățenia vor deveni mai evidente atunci când privim spațiul din punctul lor de vedere.

Acum sunteți pe deplin pregătiți să vă planificați evenimentele corporative la nivelul următor!

În continuare, consultați și mai multe sfaturi de planificare a evenimentelor corporative, vedeți temele evenimentelor corporative și găsiți și mai multe modalități de a depăși indicatorii KPI ai evenimentului. Sau verificați software-ul de planificare a evenimentelor corporative care vă va economisi timp.

Încercați cel mai colaborativ software pentru evenimente corporative

Începeți acum