Joi tehnică: 22 de moduri creative de a utiliza diagrame de evenimente

Folosiți instrumente de ultimă generație, cum ar fi software-ul pentru diagramele de evenimente, pentru a vă face evenimentul cât mai bun? În caz contrar, ar trebui să lăsați acest instrument uimitor să măsoare, să regleze și să sintetizeze următorul aspect al evenimentului pentru dvs.

Software-ul de diagramare a evenimentelor poate, de asemenea, să aducă la viață evenimentul, să maximizeze spațiul locului și să vă ajute să impresionați părțile interesate ale evenimentului (printre altele). Aruncați o privire la aceste moduri creative de a utiliza software-ul de diagramare a evenimentelor, precum și la sfaturi care vă vor ajuta să profitați din plin de toate capacitățile sale.

Descoperiți Idei și sfaturi despre software-ul Diagrama evenimentelor pentru rezultate mai bune

1. Concentrați-vă pe crearea unei ambianțe prin planuri strategice.

Aspectul unui eveniment poate seta tonul pentru impresia generală a evenimentului asupra participanților și angajamentului său. Plasați strategic oaspeții, mâncarea și divertismentul în imediata apropiere unul altuia pentru a vă crea atmosfera dorită. Pentru afaceri mai mici și mai intime, alegeți să centrați mâncarea și oaspeții, lăsând divertismentul pe un perete desemnat. Pentru evenimente mai mari și mai vibrante, încercați să creați spațiu pentru amestecare împingând mesele de servire puțin mai departe de centru și jucându-vă cu spațiul rămas ca zone pentru divertisment sau difuzoare.

2. Așezați food trucks la festivalul dvs. în aer liber.

Rezervarea camioanelor alimentare pentru un eveniment adaugă un sentiment de emoție și curiositate. Software-ul de diagramare a evenimentelor vă poate ajuta să determinați cel mai eficient mod de a aranja seturile lor mari și să țineți cont de liniile care se pot forma la ferestrele lor. De asemenea, vă poate ajuta să planificați spațiu pentru corturi, scaune și toalete.

3. Utilizați diagrame pentru a vă coordona cu evenimente pop-up de marcă.

Evenimentele pop-up de marcă oferă timp limitat pentru a avea un impact mare! Reduceți timpul petrecut pentru configurare și măriți durata evenimentului dvs., finalizând aspectul evenimentului înainte de a începe. Acest instrument software poate contabiliza chiar și obiecte personalizate, eliminând orice presupuneri de măsurare.

4. Măriți procesul de diagramare a evenimentelor cu șabloane profesionale.

Șabloanele vă vor economisi timp, ștergând nevoia de a crea fiecare plan de etaj de la zero.

Duplicați-vă cele mai bune idei pentru alte evenimente din aceleași locuri (sau similare) pentru a vă accelera procesul de planificare cu machete încercate și adevărate. Instrumentele de șabloane din software-ul de diagramare a evenimentelor vă vor oferi, de asemenea, posibilitatea de a transmite angajaților dvs. anumite aspecte ale procesului, deoarece elementele de bază vor fi deja în vigoare.

5. Folosiți diagrame de evenimente pentru a face loc artiștilor interpreți, castelelor gonflabile și torturilor și prezentați mesele la o petrecere de ziua de naștere.

Diagramele evenimentelor vă vor ajuta să determinați destinația de plasare perfectă pentru aceste zone foarte diferite de planificare a petrecerii. Software-ul vă poate ajuta, de asemenea, să vă planificați nevoile suplimentare, cum ar fi scaunele, ieșirile de incendiu, etapele temporare și cablurile electrice.

6. Elaborați două diagrame de evenimente diferite; una pentru publicul tău și una pentru fotograful tău.

Publicul și fotograful dvs. au obiective foarte diferite atunci când participă la eveniment. Este logic să creați două diagrame diferite, având în vedere atât nevoile lor. Concentrați-vă pe factori precum fluxul de trafic pietonal pentru public (chiar și în cel mai mic spațiu) și cele mai bune zone de iluminare pentru fotograf, toate în același timp.

7. Imprimați diagrama evenimentului și împărtășiți-o echipei dvs. de set-up.

Echipa de organizare a evenimentului depinde de direcția dvs. pentru a-și face treaba cu succes și rapid. Oferiți-le tuturor o imagine vizuală a planului de configurare a evenimentului, astfel încât să poată face referire la el, dacă au nevoie. Abilitatea de a vedea planul poate reduce cantitatea de întrebări pe care le au pentru tine, ceea ce îți eliberează mai mult timp pentru alte detalii importante din ultimul moment.

8. Folosiți diagrame de evenimente pentru a câștiga sponsorii corporativi.

Afișarea potențialilor sponsori diagramele evenimentului dvs. îi va ajuta să vizualizeze planul. Cu o referință mai concretă a planului evenimentului, sponsorii vor putea vedea cât de utilă va fi o investiție. De exemplu, diagrama poate demonstra diferitele puncte de contact ale participanților la evenimente disponibile în scopuri de marketing, precum și sugestii de actualizare pentru piese de marketing mari în persoană, în care ar putea dori să investească.

9. Asigurați-vă că diagrama evenimentelor poate fi descărcată pentru furnizori, astfel încât aceștia să poată planifica lucruri precum încărcarea, afișajele tip bufet și decorul.

Furnizorii dvs. au multe de planificat în ceea ce privește materialele și personalul lor. Intrarea pe aceeași pagină cu software-ul de diagramare a evenimentelor vă ajută să răspundeți la întrebările lor de bază, să vă simplificați eforturile și să vă îndepărtați unul de celălalt când este timpul să vă configurați.

10. Comunicați mai bine cu clienții folosind reprezentări 3D care creează așteptări mai precise.

Reprezentările 3D vor da viață aspectului evenimentului. Acest lucru vă poate ajuta să demonstrați clienților exact cum se vor potrivi factori precum mese, scaune și divertisment în locul de desfășurare. Când totul este configurat, nu vor exista surprize pentru nimeni implicat, ceea ce înseamnă, de asemenea, că nu va fi nevoie de ajustări de ultim moment.

11. Utilizați diagrame de evenimente pentru a maximiza dimensiunile standurilor de expoziții comerciale.

Scopul târgurilor este de a captura cât mai mulți clienți potențiali cât mai repede posibil, captivându-i cu toate elementele pe care le puteți reuși să se potrivească strategic într-un spațiu mic. Crearea unei diagrame a aspectului standului vă poate ajuta să optimizați spațiul pe care îl aveți și să stabiliți priorități pentru ceea ce este configurat sau stabilit pentru participanți.

Încercați cele mai populare diagrame de evenimente din lume

Începeți gratuit

12. Subliniați siguranța cu proiectele conforme cu codul de incendiu care notează capacitatea, ieșirile și scările.

Proiectarea unui eveniment sigur ar trebui să fie prioritatea dvs. principală. Programul de diagramare a evenimentelor vă poate ajuta să vă imaginați unde sunt aceste rute și să planificați orice evacuare de urgență. Este, de asemenea, minunat pentru a găsi căi de picioare mai directe și mai confortabile pentru persoanele în vârstă sau cu dizabilități pe lista dvs. de oaspeți.

13. Utilizați diagrame de evenimente pentru a organiza fotografiile și zonele trofeelor ​​ceremoniei de premiere.

În funcție de configurația mobilierului și a spațiului, ar putea fi dificil să ne imaginăm cum toate obiectele se pot încadra într-un loc fără a face să pară aglomerat. Din fericire, software-ul de diagramare a evenimentelor vă permite să creați obiecte personalizate, astfel încât să puteți proiecta exact modul în care aceste trofee, premii și zone fotografice se vor potrivi. Măsurătorile exacte vă asigură că aveți încă suficient spațiu pentru operațiuni foto în fața afișajelor, fără a întrerupe fluxul de trafic.

14. Păstrați toate notele și comunicările relevante pentru fiecare diagramă într-un singur loc unde toată lumea o poate accesa.

Sistemele de organizare bazate pe cloud, precum cele oferite de programele software de diagramare a evenimentelor de înaltă calitate, sunt colaborative. Acestea contribuie la asigurarea faptului că toate părțile interesate ale evenimentului pot accesa informațiile de care au nevoie ori de câte ori au nevoie. În plus, este un proces atât de lin, încât clienții și sponsorii dvs. de evenimente vor fi cu siguranță impresionați de cât de ușor este să lucrați cu dvs.

15. Folosiți diagrame de evenimente pentru a vă îmbunătăți aspectul biroului.

Programul pentru diagrame de evenimente poate fi utilizat pentru a spori productivitatea, fluxul și designul general al biroului dvs. Și atunci când poți lua decizii înainte chiar de a-ți comanda piesele, vei elimina și durerile de cap inutile din mișcarea mobilierului de nenumărate ori până când vei fi mulțumit.

16. Faceți diagrama evenimentului dublă ca listă de verificare a configurării sălii pentru liderii echipei.

Dacă nu implementați deja liste de verificare în procesul de planificare, ar trebui să începeți! Diagramele evenimentelor pot avea un scop dublu: prezentarea aspectului evenimentului către părțile interesate, precum și furnizarea unei imagini vizuale a tot ceea ce este necesar pentru ca acest lucru să se întâmple.

17. Utilizați software de diagramare a evenimentelor pentru a garanta acuratețea în orice spațiu de dimensiuni.

Utilizarea software-ului pentru diagrame de evenimente ajută la eliminarea sarcinilor precum măsurarea repetată a spațiului sau a mobilierului. Diagramele 3D sunt o caracteristică software deosebit de unică pentru diagramele de evenimente, care vă vor oferi o imagine reală a spațiului dvs. și a tot ceea ce conține, astfel încât să puteți regla piesele fără a fi nevoie să faceți nicio matematică suplimentară.

18. Folosiți diagrame de evenimente pentru a găsi cea mai bună poziționare a mesei tip bufet.

Există multe opțiuni de amenajare a mesei tip bufet din care puteți alege pentru evenimentul dvs. Nu petreceți ore întregi mutând mesele, uitându-vă la creația dvs. și făcând ajustări - lăsați programul să ridice greutăți cu căi de plimbare, echipament de luat masa și replici de scaune pe care le puteți deplasa în schimb.

19. Marcați diagramele evenimentelor dvs. cu culorile, fonturile și destinațiile de plasare potrivite.

Tratați diagramele evenimentelor ca pe o extensie a mărcii dvs. Echipajul înființat, furnizorii și potențialii sponsori îl vor viziona, deci profitați de ocazie pentru a vă prezenta afacerea și a face o impresie de durată. Clienții potențiali vor aprecia, de asemenea, sentimentul că evenimentul lor este unic, astfel încât să le oferiți tratamentul regal prin demonstrarea individualității lor în aspectul evenimentului dvs.

20. Utilizați diagrame de evenimente pentru a vinde locuri de pe piața de vacanță.

La piețele de vacanță și la alte spectacole de artizanat, succesul vânzătorilor va depinde de locația standului lor. Demonstrați părților interesate exact unde vor fi amplasate, astfel încât să le puteți vinde în apropierea mâncării sau a altor atracții. De asemenea, puteți demonstra unde este standul lor comparativ cu concurenții lor pentru o valoare suplimentară. Dacă aveți o diagramă detaliată, vă puteți permite să încărcați mai mult pentru cabine cu trafic ridicat, cum ar fi cele de la intrare, deoarece potențialii furnizori vor putea vedea valoarea acestor locuri comparativ cu altele.

21. Combinați diagrama evenimentelor cu elemente suplimentare importante, cum ar fi listele de invitați, preferințele pentru masă și notele de catering.

Păstrați toate notele împreună într-un singur sistem de căutare pentru a vă asigura că niciun detaliu nu este ratat, oricât de mic ar fi. După cum am menționat anterior, un sistem bazat pe cloud va fi benefic în multe moduri, mai ales atunci când vine vorba de a permite membrilor echipei dvs. accesul la cea mai actualizată versiune a planului în orice moment.

22. Utilizați diagrame de evenimente pentru a aranja locurile de reuniune de clasă.

Când planificați ședințele de reuniune de clasă, trebuie să vă faceți griji mai mult decât doar numărul mare de participanți. De asemenea, va trebui să luați în considerare scaunele accesibile sau spațiul pentru scaune cu rotile pentru cei cărora le este greu să se deplaseze. La capătul opus al spectrului, este posibil să trebuiască să țineți cont de spațiul pentru scaune înalte sau cărucioare pentru copii mici. Programul de diagramare a evenimentelor vă va ajuta să abordați toate aceste provocări (și apoi unele) cu obiectele sale personalizate.

Acum sunteți gata să îmbunătățiți fiecare eveniment cu idei de software ușor de diagramat!

Știați că puteți utiliza și mobilier modular pentru evenimente pentru a vă actualiza diagrama de întâlnire? Sau că aveți o mulțime de idei excelente de iluminare a evenimentelor și inspirație de catering sezonieră la prețuri accesibile, la îndemână?

Combinați cunoștințele din aceste articole pentru a vă stăpâni întregul eveniment, indiferent de tipul de ocazie pentru care intenționați! Apoi, începeți să vă aduceți la viață evenimentul cu ajutorul software-ului de diagramare.