Motivația de luni: planificare de evenimente Șabloane de informare prin e-mail și sfaturi care funcționează efectiv

Ești gata să folosești e-mailul pentru a-ți stoca lista de planificare a evenimentelor cu clienți minunați care au bugete și mai minunate? Aceste sfaturi și exemple pentru planificatori de evenimente cu experiență ar trebui să vă ofere o perspectivă mai bună despre construirea de relații, câștigarea contractelor și crearea de rețele online.

20 Sfaturi despre cele mai bune practici prin e-mail pentru planificarea evenimentelor

Folosiți aceste strategii pentru maximizarea ratelor de răspuns și de deschidere la prima încercare și pentru a evita ca adresa de e-mail a companiei dvs. de planificare a evenimentelor să fie etichetată ca spam.

Sfat rapid înainte de a începe: observați cum am spus adresa de e-mail, nu contul? Chiar dacă ați duce numele companiei dvs. de planificare a evenimentelor la un alt furnizor, ați avea totuși probleme cu transmiterea unui mesaj către contactele dvs. obișnuite de zi cu zi și - Doamne ferește - clienții dvs. existenți. Dar atâta timp cât luați măsurile de precauție enumerate aici, veți fi bine.

1. Încălziți-vă contul creând mesaje total unice pentru primele 10-20 de e-mailuri.

În caz contrar, riscați ca contul dvs. de e-mail să fie semnalat pentru spam. Cu toate acestea, puteți economisi timp folosind un șablon pentru fiecare. Asigurați-vă că fiecare propoziție pe care o scrieți în șablon este complet unică pentru destinatar și că modificați ora din zi pe care o trimiteți fiecăruia.

2. Evitați filtrul de spam creând încet cantitatea de e-mailuri trimise pe care le trimiteți în timp.

Conturile cu comportament neobișnuit (cum ar fi trimiterea a zeci de e-mailuri în fiecare zi în același timp) se închid destul de repede. Păstrați-vă fericit furnizorul de e-mail este să începeți să trimiteți doar unul sau două e-mailuri pe zi, în fiecare zi. Măriți-l cu două sau trei mesaje pe zi la fiecare două săptămâni până când vă atingeți obiectivul.

3. Includeți întotdeauna un link către calendarul dvs. digital, astfel încât potențialii să poată rezerva o întâlnire directă cu dvs.

Dacă nu aveți una pe care o iubiți deja, încercați oricare dintre aceste aplicații foarte bine cotate pentru programarea întâlnirilor.

4. Rândurile subiectului prin e-mail trebuie să fie întotdeauna conversaționale și să aibă mai puțin de 10 cuvinte.

Calitatea liniei dvs. de subiect determină dacă e-mailul dvs. este deschis sau aruncat în coșul de gunoi. Cele scurte, dulci și personale ajută la liniștirea cititorului că sunteți o persoană și nu un program de computer.

5. Utilizați instrumentele de prospecțiune prin e-mail pentru a evita prea multe recuperări.

Dacă trimiteți o mulțime de e-mailuri care revin (din orice motiv), s-ar putea să vă fie interzisă adresa de e-mail. Deci, rulați fiecare contact printr-o aplicație precum VoilaNorbert sau Hunter.io înainte de a accesa trimiterea. Poate chiar să sugereze o altă adresă mai actualizată.

6. Nu vă închideți la ce oră din zi să trimiteți e-mail - concentrați-vă pe a fi consecvenți în schimb.

Da, este posibil să aveți mai mult noroc să ajungeți la cineva și să primiți un răspuns dacă îi trimiteți un e-mail marți dimineață sau miercuri după-amiază. Dar datele din jurul acestor afirmații nu iau în considerare obiceiurile de programare ale profesiilor individuale, variațiile în funcție de industrie sau intervalul mediu de vârstă al destinatarului. Așadar, faceți din divulgare un obicei, indiferent când trebuie să o faceți.

7. Planificați să urmăriți cel puțin o dată pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți.

Și, dacă vă simțiți extrem de ambițios, o campanie de picurare ar fi chiar mai bună.

8. Folosiți trei propoziții sau mai puțin în e-mailul introductiv oficial.

Acest lucru este valabil mai ales dacă încercați să contactați clienți corporativi ocupați care ar putea doar să desconsidere mesajul. Dacă bănuiți că s-ar putea să se grăbească, asigurați-vă că ați îndrăzneț titlul „planificator de evenimente” și CTA pentru a ajuta la evidențierea acestuia.

9. Adăugați o semnătură de e-mail profesională cu detaliile companiei dvs. și linkul portofoliului.

Wisestamp oferă o versiune gratuită care arată minunat și poate fi personalizată. Includeți imaginea, adresa de e-mail, numărul de telefon și un link către site-ul dvs. web.

10. Pentru CTA, solicitați destinatarilor să organizeze o întâlnire exploratorie.

Scopul e-mailului dvs. ar trebui să fie să le atrageți atenția, să vedeți dacă au nevoie de dvs. și (presupunând că da) să treacă la pasul următor mai devreme decât mai târziu.

11. Oglindați tonul și stilul copiei site-ului web al companiei fiecărui destinatar în propriul mesaj.

Este o tehnică populară de vânzare care ajută persoana cu care vorbești să se raporteze la tine, deoarece simți că vorbești literalmente limba.

12. Scopul de a crea un dialog, nu un pitch de vânzări.

Cel mai bun mod de a face acest lucru este să începeți cu o singură introducere în propoziție (cine sunteți, ce faceți, de ce v-ați gândit să vă conectați) și să o urmăriți cu o întrebare specifică. De exemplu, a le întreba dacă au nevoie de cineva pentru a-și planifica evenimentele este prea general, dar a întreba dacă au nevoie de un planificator de evenimente cu experiență pentru a crea o strategie pentru roadshow-ul anual de anul viitor demonstrează că sunteți interesat de mai mult decât de a face afaceri noi oriunde o pot găsi.

13. Asigurați-vă că textul sună conversațional și fidel vieții.

Acum nu este momentul să fii prea formal sau politicos. Dacă ai urca această persoană în biroul său, ce i-ai spune? Utilizați acest lucru pentru a determina cum să scrieți corpul mesajului.

14. Configurați Alerte Google pentru a ține pasul cu persoanele pe care le-ați trimis prin e-mail.

Chiar dacă nu primiți un răspuns imediat, puteți construi relații de-a lungul timpului prin felicitări pentru promoții, fonduri de investiții noi sau lansări de produse viitoare imediat ce sunt anunțate.

15. Dacă doriți să trimiteți un link, asigurați-vă că este încorporat.

Arată mai profesionist și este mai puțin probabil să fie marcat.

16. Omiteți îmbinarea e-mailurilor și introduceți manual numele sau detaliile în mesajul dvs.

Formatarea încurcată lasă un gust prost în gura tuturor. Nu riscați să ardeți un potențial client de planificare a evenimentelor doar pentru că nu ați avut timp să tastați „Sarah”.

17. Asigurați-vă că ceea ce oferiți este de fapt relevant pentru companie sau persoană.

Luați cinci minute pentru a examina calendarul evenimentelor companiei pentru anul respectiv. Sau, dacă vă concentrați asupra evenimentelor private, verificați din timp rețelele lor sociale pentru a da un chip față numelui.

18. Creați un pitch personalizat pentru fiecare destinatar.

Acest lucru vă poate servi drept link încorporat. Pagina de destinație facilitează urmărirea eficienței e-mailurilor dvs. și furnizarea de detalii suplimentare adaptate nevoilor acestora.

19. Utilizați software-ul de analiză prin e-mail pentru a urmări ratele de clicuri pentru subiectele și linkurile.

Aceste instrumente de urmărire a e-mail-urilor pentru planificatorii de evenimente vă vor ajuta să vă îmbunătățiți strategia imediat.

20. Presărați anumite cunoștințe specifice industriei, care vă arată că veți înțelege cu adevărat afacerea lor.

Faceți referință la concurentul lor principal, un eveniment popular pentru industria lor, un blog sau o postare pe social media pe care l-au publicat recent sau un influențator de nișă pe care îl urmați amândoi pe LinkedIn pentru a oferi mesajului dvs. un sentiment și mai personal.

5 șabloane de e-mail specifice și cum să le utilizați

Abordarea dvs. ar trebui să se bazeze întotdeauna pe relația pe care o aveți cu destinatarul. Dar, indiferent cât de bine vă cunoașteți (dacă se cunoaște), există o mulțime de modalități de a-și atinge afacerea.

1. Nu ai cunoscut niciodată această persoană și nu au habar cine ești

Bună [Prenume],

Numele meu este [Numele tău], sunt un planificator de evenimente cu experiență, specializat în [tipul de eveniment sau nișa de evenimente cea mai relevantă pentru destinatar]. [M-am uitat la site-ul dvs. web / v-am văzut discursul de la această conferință / în alt mod în care le cunoașteți periferic] - aveți sau [Brand Name, dacă este cazul] nevoie de ajutor pentru planificarea [tipului de eveniment] în curând?

Dacă da, vă rugăm să urmați acest link pentru a programa un apel telefonic rapid de 5 minute cu mine săptămâna aceasta sau următoare pentru a continua conversația.

Multumesc mult,

[Numele dumneavoastră]

De ce funcționează:

Acesta explică cine ești, ce faci, cum îi cunoști (chiar și fără a-i „cunoaște” cu adevărat), de ce îi trimiți prin e-mail în mod specific și ce pași următori sunt necesari pentru ca mingea să ruleze.

Lucruri de luat în considerare:

• Dacă aveți o conexiune personală cu marca (le-ați folosit produsul, videoclipul lor viral a făcut ziua dvs., vă place stilul lor), utilizați-l ca „cum îi cunoașteți”.
• Dacă trimiteți mesaje către un client privat de evenimente, concentrați-vă pe cine v-a recomandat și mai exact de ce îi iubiți (poate sunt vecinii dvs. la care vă place să salutați sau un prieten care coace cele mai bune brioșe de banane) pentru a vă lega împreună poarta.

2. Te-ai întâlnit în treacăt la un eveniment profesional

Hei [Prenume],

Nu sunt sigur dacă îmi amintești de la [Eveniment], dar eu sunt [Prenume], proprietarul [Numele companiei de planificare a evenimentelor]. Ați menționat [consultați conversația] - mai aveți nevoie de ajutor în acest sens?

Dacă da, mi-ar plăcea să mă conectez în curând. Utilizați linkul din semnătura mea pentru a programa o oră care funcționează cel mai bine pentru dvs.

Noroc,

[Numele dumneavoastră]

De ce funcționează:

Referirea la o anumită informație despre ultima dvs. întâlnire îi va ajuta să vă amintească de voi. Și chiar dacă nu o fac, este totuși o modalitate bună de a dovedi că i-ai întâlnit efectiv și că nu încerci nicio tactică ascunsă asupra lor.

Lucruri de luat în considerare:

• Asigurați-vă că fotografia din semnătura dvs. de e-mail și profilul contului sunt actualizate, astfel încât să fiți recunoscut. Cu excepția cazului în care ți-ai schimbat în mod major aspectul de când te-ai întâlnit prima dată. În acest caz, asigurați-vă că utilizați o fotografie care seamănă cu cea cu care au dat inițial mâna.
• Dacă prima ta conversație a fost mai mult despre viața personală decât despre cea profesională, continuă și continuă în continuare despre jocul de fotbal al copilului lor sau despre adoptarea recentă a animalelor lor de companie. Apoi anunțați-i că îi contactați cu privire la serviciile de planificare a evenimentelor.

3. Le-ai admirat munca de departe

Bună ziua [Prenume],

Sunt un mare fan al lucrării tale pentru [Nume companie]. Îmi plac [lucrurile pe care le iubești] și modul în care [detaliile specifice despre munca lor, care demonstrează că o știi efectiv și - dacă poți să le lucrezi - să arăți un pic de cunoștințe din industrie].

Căutați un planificator de evenimente cu experiență care să se alăture echipei în curând? Dacă da, aș vrea să colaborez! Vă rog să mă anunțați în ambele sensuri.

Mulțumesc pentru timpul acordat,

[Prenumele tău]

De ce funcționează:

Lăgăduirea goală este încruntată social, dar un compliment focalizat pe laser susținut cu o demonstrație a cunoștințelor dvs. avansate în această nișă specifică este stăpânirea e-mailului la nivel profesional.

Lucruri de luat în considerare:

• Acest șablon este cel mai potrivit pentru persoanele care iau deciziile de angajare pentru departamentul de marketing sau evenimente.
• Folosiți această abordare numai dacă vreți să spuneți ceea ce spuneți.

4. Ai pe cineva în comun

Hei [Prenume],

Sunt un [prieten apropiat / coleg de muncă / tip de relație] cu [numele persoanei]. Au menționat că căutați un planificator de evenimente cu experiență pentru viitorul [tip de eveniment] și au spus că ar trebui să ne conectăm. Dacă sunteți interesat, vă rugăm să nu ezitați să programați un apel telefonic rapid cu mine aici.

Mulțumesc oricum,

[Prenumele tău]

De ce funcționează:

Recomandările din gură în gură sunt resursa cea mai profitabilă pentru freelanceri, astfel încât această abordare simplă are o mare probabilitate de reușită. Începând cu modul în care sunteți conectați, setați tonul și, deoarece va apărea în previzualizarea e-mailului, împiedicați ca mesajul dvs. să fie trimis în coșul de gunoi dacă nu recunosc adresa.

Lucruri de luat în considerare:

• De asemenea, puteți face referință la conexiunile reciproce pe site-uri precum LinkedIn sau Facebook.
• Chiar dacă nu aveți o singură persoană în comun (în tărâmuri fizice sau digitale), trageți de la interese comune, hobby-uri sau orașe natale - cam orice veți avea în comun.

5. De fapt, ai mai lucrat cu ei înainte, dar a trecut ceva timp

Bună [Prenume],

Amintiți-vă de mine din [cum vă cunoașteți]? Sper că ați fost bine în trecut [intervalul de timp de când ați vorbit ultima dată]. Acum, că am mai multă experiență ca planificator de evenimente, caut să-mi extind portofoliul și să găsesc modalități de a ajuta oamenii care îmi plac să-și atingă obiectivele de marketing / vânzări.

Dacă aveți evenimente viitoare cu care vă pot ajuta (sau chiar dacă vreți doar să ajungeți din urmă), mi-ar plăcea să ne întâlnim la cafea sau să vorbim la telefon cândva săptămâna aceasta sau următoarea!

Vorbim in curand,

[Nume]

De ce funcționează:

Acest șablon menține cititorul concentrat pe relație prin echilibrarea subiectelor personale cu cele profesionale.

Lucruri de luat în considerare:

• Abordați această comunicare din modul în care puteți servi cel mai bine această persoană și nu puteți greși.
• Dacă ajungeți la cineva cu care ați pierdut contactul, vă puteți simți puțin nervos, dar ar putea fi cu adevărat surprinși și încântați să audă de dvs., deci merită cu siguranță să încercați.

Ați stăpânit arta informării prin e-mail pentru planificatorii de evenimente!

Dacă încă vă dați seama dacă este timpul să vă diversificați și să vă dezvoltați afacerea de planificare a evenimentelor, asigurați-vă că continuați să colectați recomandări pe măsură ce mergeți și poate chiar să vă scufundați degetele de la picioare în unele tactici de marketing ale parteneriatului strategic în timp ce decideți ce să faceți în continuare.