Cum să găzduiești un eveniment de streaming live câștigător în 2021

Potrivit unui raport din iulie 2020 al Grand View Research, se așteaptă ca evenimentele virtuale să crească de aproape zece ori în următorul deceniu. Până în 2030, se preconizează că industria va ajunge la 774 miliarde de dolari.

În mod clar, există o mulțime de potențial neexploatat în spațiul evenimentelor virtuale. Dar desfășurarea unui eveniment de flux live de succes și captivant este mai ușor de spus decât de făcut. De ce? În primul rând, elementele și tactica care funcționează bine la un eveniment fizic nu se traduc neapărat în spațiul virtual. Pentru altul, după cum știm cu toții, tehnologia tinde să eșueze chiar atunci când avem cea mai mare nevoie de ea.

Acest lucru lasă companiilor o provocare unică în acest an: Cum poți să excelezi la evenimente virtuale și să-ți poziționezi marca înainte de curbă înainte ca industria să explodeze cu adevărat?

Vă vom îndruma prin ceea ce am învățat în acest articol, dar iată un indiciu cu privire la soluția cheie: Nu vă fie frică să aduceți întăriri pentru a vă completa punctele slabe. Fie că asta înseamnă angajarea unei companii de producție care să preia procesul de streaming, aducerea de talente profesionale pentru a conduce spectacolul sau lucrul cu un planificator de evenimente pentru a gestiona toate detaliile minuscule, nu este rușine să predăm frâiele către experți.

Acestea fiind spuse, iată defalcarea elementelor esențiale ale unui eveniment live stream câștigător.

1. Software

În primul rând, este important să alegeți platforma potrivită pentru a vă găzdui evenimentul. Zoom-ul tinde să fie implicit pentru multe mărci în zilele noastre, dar nu este singura dvs. opțiune. Consultați alternative precum BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast sau orice altă platformă construită pentru găzduirea unui public virtual mare și live.

Când restrângeți opțiunile software, asigurați-vă că înțelegeți nevoile dvs. specifice. Dacă așteptați aproximativ 50 de participanți la evenimentul dvs. virtual, nu aveți neapărat nevoie de platforma concepută pentru mii. Pe de altă parte, dacă veți avea mii de participanți, va trebui să vă concentrați pe platformele care pot gestiona un eveniment la acea scară.

Asigurați-vă că, de asemenea, clarificați câte vorbitori sau paneleri va trebui să găzduiți, ce regiuni geografice va trebui să accepte platforma dvs. (în funcție de locul în care se află participanții) și orice alte limitări care ar putea împiedica evenimentul dvs. dacă alegeți un platformă incompatibilă.

În cele din urmă, asigurați-vă că înțelegeți de fapt cum să utilizați platforma pe care o alegeți - sau să aduceți un expert. A avea instrumentul software perfect este inutil dacă nu știi cum să îl folosești cu succes.

2. Echipaj

În continuare, să vorbim despre echipaj. Acesta este un domeniu în care întreprinderile tind să greșească cu evenimente live mari. În timp ce o abordare DIY poate funcționa bine pentru un eveniment mic, casual (cum ar fi un webinar lunar, de exemplu), dacă doriți să găzduiți un eveniment virtual care să oprească spectacolul, este o idee bună să lăsați valoarea producției profesioniștilor.

Vă recomandăm să începeți cu un producător de fluxuri live și un operator de sunet pentru a obține elementele de bază securizate, apoi să evaluați de acolo dacă aveți nevoie de alți membri ai echipajului pentru asistență.

Un alt avantaj aici este că profesioniștii sunt mai puțin susceptibili de a fi aruncați de dificultăți tehnice sau provocări neașteptate în mijlocul fluxului. Dacă angajarea câtorva membri ai echipajului înseamnă diferența dintre un eveniment care se desfășoară fără probleme și un eveniment plin de dificultăți tehnice, credem că decizia este clară.

3. Unelte

Următorul aspect este echipamentul dvs. Dacă angajați un echipaj care să vă ajute, probabil vă vor putea sfătui despre echipamentul de care veți avea nevoie pentru ca evenimentul să se desfășoare fără probleme. Dacă acesta este cazul, asigurați-vă că nu le ignorați recomandările fără să discutați mai întâi.

De exemplu, poate doriți să alegeți un microfon specific recomandat de prietenul dvs., dar dacă echipajul dvs. este specializat pe un alt dispozitiv sau folosește alte echipamente care sunt compatibile doar cu unele microfoane, ați distruge întregul proces de producție, devenind necinstiți în alegere. Comunicarea clară cu echipajul este esențială și vă recomandăm să ne amânăm la judecata lor ori de câte ori este posibil.

Când vă asamblați echipamentul, asigurați-vă că luați în considerare planurile de rezervă dacă ceva nu merge bine. Dacă o cameră sau un microfon eșuează, care este următoarea cea mai bună alternativă? Dacă internetul tău merge, ce se întâmplă cu fluxul?

Vă recomandăm să faceți o listă cu toate elementele esențiale necesare pentru ca evenimentul dvs. să se desfășoare fără probleme și să faceți un plan de urgență pentru fiecare. Înțelegeți ce va trebui să faceți în acest moment dacă ceva nu reușește și ce va însemna pentru publicul dvs. La urma urmei, nimic nu distruge un eveniment de difuzare live, cum ar fi dificultăți tehnice sau video sau audio de calitate scăzută.

4. Talent

Acest lucru se poate aplica sau nu planurilor dvs. de evenimente, dar este important să menționați în cazul în care intenționați să aveți o gazdă, invitați sau panelisti, sau alte apariții pe tot parcursul evenimentului. În procesul dvs. de planificare, fiți foarte clar cu privire la cine va fi pe ecran la un moment dat, la ce va arăta vizualizarea pentru public (de exemplu, veți arăta atât o punte de diapozitive, cât și fața persoanei, doar fața persoanei sau doar platoul de diapozitive cu persoana care completează vocea-off?) și ce mesaj trebuie să transmită fiecare persoană.

Dacă aduceți talente externe pentru eveniment, asigurați-vă că le informați mai întâi despre marca dvs., scopul evenimentului și tonul pe care îl urmăriți (de exemplu, serios, ușor, amuzant etc.). Este important ca fiecare persoană care va fi prezentată în flux să înțeleagă rolul pe care îl joacă în imaginea de ansamblu și cum arată în mintea ta un aspect de succes.

Dacă prezentați talente care nu se vor regla din locația dvs. fizică, asigurați-vă că sugestiile de mai sus despre echipaj și echipament sunt elaborate și pentru fiecare participant. Nu presupuneți că toate camerele web pentru laptopuri vor fi suficiente - poate fi necesar să furnizați o cameră, un microfon sau o iluminare suplimentară pentru a atinge aceeași calitate pe care o veți oferi din locația principală.

5. Pregătirea

În cele din urmă, puneți la fel de multă pregătire în evenimentul dvs. live stream ca și pentru un eveniment în persoană. Este ușor să uitați că vă conectați în continuare cu oameni reali prin intermediul ecranului, iar experiența pe care o furnizați afectează modul în care aceștia vă vor percepe marca pe termen lung. Doar pentru că nu este un eveniment în persoană nu înseamnă că ar trebui să vă scădeați standardele.

În practică, acest lucru înseamnă că ar trebui să aveți o agendă pentru eveniment, să scrieți un scenariu pentru orice observație scrisă, să pregătiți imagini sau prezentări în avans, să detaliați detaliile producției și să faceți cel puțin o cursă completă (deși două sau trei să fie mai bine) pentru a prinde orice pete aspre și a elimina orice dificultăți tehnice persistente.

Nu putem exprima suficient ca diferența dintre un eveniment de streaming live mediocru și un eveniment de streaming live excepțional, de obicei, să se reducă la nivelul de profesionalism. Publicul vă poate da seama când îl sunați sau când ați luat cu adevărat măsuri pentru a vă asigura că oferiți o experiență de calitate. Vrei să fii în ultimul grup - ai încredere în noi.

Sperăm că aceste sfaturi vă vor pregăti pentru succes atunci când pregătiți următorul dvs. eveniment live - indiferent cât de mare sau de mic. Și avem vești bune: cu cât veți primi mai bine la găzduirea de evenimente virtuale de înaltă calitate acum, cu atât veți fi mai bine pregătiți să excelați pe măsură ce industria evenimentelor virtuale crește.