Cum am planificat două evenimente virtuale + registru de lucru gratuit pentru planificarea evenimentelor

Organizarea unei conferințe virtuale este o fiară în sine. Este nevoie de o planificare amplă, mai multe foi de calcul și o mulțime de teste pentru a ne asigura că tehnologia nu ne eșuează în ziua evenimentului.

La fel ca multe alte organizații, a trebuit să transformăm evenimentul nostru în persoană numit ACCESS la un eveniment virtual anul acesta. Am găzduit două conferințe, ambele concentrate pe abordarea provocărilor mediilor virtuale și accesibilității.

Scopul nostru cu ACCESS este să răspândim conștientizarea accesibilității digitale și să oferim profesioniștilor instrumentele și conexiunile pentru a prospera într-un mediu digital.

Astăzi, vărsăm ceaiul despre cum am executat ACCESS pentru a vă ajuta să vă planificați următorul eveniment virtual.

Persoană vs. virtual: care are un ROI mai mare?

Există mulți indicatori cheie de performanță (KPI) pe care îi puteți folosi pentru a măsura succesul evenimentelor dvs., la 3Play măsurăm în funcție de înregistrare, prezență, clienți noi și feedback-ul participanților.

Pentru evenimentele virtuale, analizăm și implicarea în timpul evenimentului și după eveniment.

Înregistrare și prezență

Nimic nu depășește dimensiunea de înregistrare ca un eveniment virtual. În comparație cu evenimentele noastre în persoană, am avut de 10 ori mai mulți înregistrați din peste 100 de țări (în mod normal, suntem entuziasmați dacă cineva călătorește din afara statului pentru a participa la evenimentul nostru umil în persoană).

De asemenea, am observat o creștere cu 77% a înregistrărilor de la primul nostru eveniment virtual din mai până la evenimentul nostru de toamnă. Mai mult de jumătate dintre solicitanți au fost clienți potențiali complet noi.

Atribuim această creștere a numărului de înregistrați următoarele:

• Participare gratuită : pentru înscriși, există risc zero să se înregistreze la un eveniment gratuit. Pentru noi, scopul nostru este să răspândim mesajul de accesibilitate și să continuăm să construim brandul ACCESS.
• Mediu virtual : Mai simplu spus, un mediu virtual oferă oamenilor acces mai ușor la conținut și o flexibilitate mai mare de a participa.
• Conținut relevant : ne-am asigurat că subiectele abordate abordează provocările cu care se confruntă oamenii chiar acum.
• Strategia de promovare : e-mailul a fost forma noastră predominantă de comunicare. Cu toate acestea, am postat despre eveniment și pe forumuri relevante, pe rețelele de socializare și am folosit promovarea plătită pe Instagram.
• Recunoaștere eveniment : Evenimentul nostru de primăvară a fost un succes, ceea ce credem că a propulsat cuvântul în gură pentru al doilea eveniment.
• Promovarea site-ului : Am creat o fereastră pop-up pe site și am adăugat un buton pentru a vă înregistra la eveniment pe pagina noastră de pornire. Acest lucru a crescut gradul de conștientizare a evenimentului și numărul de înregistrare.
• Promovarea difuzorului : le-am oferit vorbitorilor link-uri urmăribile pentru a promova evenimentul și i-am etichetat în fiecare postare de socializare. Acest lucru a ajutat, de asemenea, să atragă înregistrați.

Cum ne-am crescut rata de prezență

Creșterea ratei de prezență a fost un obiectiv major pentru al doilea eveniment virtual.

Utilizând e-mailul, Slack și cadourile zilnice, am reușit să creștem rata de participare cu 22% la evenimentul nostru de toamnă.

Program flexibil

Ne-am asigurat că acceptăm toate fusurile orare și oferim pauze ample între sesiuni. Cu un eveniment virtual, concurezi cu alte întâlniri, muncă și distrageri de internet; Împărțirea programului vă asigură că oamenii pot planifica în jurul evenimentului.

Am programat două-trei sesiuni pe zi și am oferit pauze de 30-60 de minute între ele. Prima noastră sesiune a fost întotdeauna la 11 am ET, ceea ce ne-a permis să găzduim participanți în Europa. După-amiaza, am oferit sesiuni de la 2-3 pm ET și 3:30-4:30 pm ET.

Pentru a permite o mai mare flexibilitate în programare și pentru a evita oboseala Zoom, am împărțit evenimentul pe 3 zile. De asemenea, am încercat să păstrăm același program în fiecare zi.

Adăugați la Calendar și e-mailuri zilnice

Cu două săptămâni înainte de eveniment, le-am permis participanților să înceapă să adauge sesiuni la calendarele lor personale. De asemenea, am trimis e-mailuri de memento cu o săptămână înainte de eveniment.

În plus, am furnizat e-mailuri zilnice cu programul complet și un link care mergea direct la camera Zoom.

Sesiuni live și la cerere

Majoritatea sesiunilor noastre au fost live, iar mulți dintre vorbitorii noștri au folosit acest lucru în întregul lor avantaj. Am încurajat participarea pe tot parcursul sesiunilor prin chatul Zoom și am alocat 10-15 minute de întrebări și răspunsuri la sfârșitul fiecărei sesiuni.

Am oferit și mini sesiuni la cerere, pe care participanții le puteau accesa între sesiuni.

În plus, ne-am asigurat că înregistrăm fiecare sesiune.

Premii și chestionare zilnice

Participanții care au participat la sesiunile live au fost aleși la întâmplare pentru a câștiga carduri cadou Amazon. Am comunicat competiția în e-mailurile noastre zilnice.

Am creat, de asemenea, chestionare zilnice care au acoperit materiale din sesiunile live.

Promovarea canalului Slack

În cadrul canalului ACCESS Slack, am integrat o extensie Zoom pentru a permite participanților să se alăture direct atunci când o sesiune era pe cale să aibă loc. Ne-am asigurat că folosim eticheta @here pentru a anunța pe toți cei din canal.

Strategia noastră de implicare

Dacă sunteți un planificator de evenimente, atunci probabil că sunteți familiarizat cu lupta pentru promovarea unei comunități într-un mediu virtual - nu este la fel ca într-un eveniment în persoană. Networking-ul este o mare atracție pentru participarea la evenimente, așa că trebuia să fim creativi.

Pentru a promova un mediu de rețea „similar”, am creat un canal Slack specific pentru eveniment, unde am postat întrebări, am făcut cadouri, am avut canale specifice pentru subiecte și am avut întrebări și răspunsuri după sesiune cu vorbitori. Ne-am asigurat că promovăm canalul în fiecare e-mail și sesiune live.

Totuși, aceasta nu a fost o soluție magică. Nu toți participanții s-au alăturat și au fost momente în care nu am avut niciun angajament. Ce am face altfel? Găsirea unei soluții care să integreze platforma evenimentului și canalul de rețea, credem că va crește dramatic implicarea, deoarece participanții nu trebuie să descarce un software separat sau să părăsească centrul evenimentului.

Am convertit noi clienți?

Desfășurarea oricărui eveniment, în persoană sau virtuală, este o activitate uriașă. A meritat efortul? Absolut!

Nu numai că am reușit să răspândim mesajul de accesibilitate și să rezolvăm provocările, dar am putut și să adăugăm noi 3Playas comunității noastre.

32% dintre solicitanții noștri înregistrați au fost „proaspăt achiziționați” și la mai puțin de o lună de la eveniment, am adăugat 96 de clienți noi.

Să vorbim despre bani: Cât costă un eveniment virtual?

În comparație cu un eveniment în persoană, evenimentele virtuale sunt mult mai ieftine. Desigur, nu am investit într-o platformă, deși este ceva ce am lua în considerare pe măsură ce evenimentul crește. De asemenea, aveam deja un cont Pro-Zoom datorită webinarilor noastre lunare.

Factura noastră a acoperit taxe pentru vorbitori, premii ale participanților, cadouri pentru vorbitori, căutare plătită (pe Instagram) și subtitrări live (am folosit o soluție umană pentru o acuratețe maximă).

În general, am cheltuit de 12 ori mai puțin decât am cheltuit în evenimentele noastre în persoană.

Feedbackul participanților

Participanții au avut posibilitatea de a oferi feedback pe tot parcursul evenimentului prin intermediul testelor zilnice și într-un sondaj post-eveniment.

Iată ce s-au bucurat cel mai mult membrilor publicului:

• Format: „Mi-a plăcut cum a fost răspândit în mai multe zile și ori, mi-a permis să încadrez sesiunile în programul meu de lucru.
• Atât conținut la cerere, cât și conținut live: „Mi-a plăcut să am sesiunile la cerere de care să mă bucur între sesiunile live.”
• Sesiune și vorbitori: „Apreciez modul în care sesiunile au adaptat toate nivelurile de experți.

Un alt câștig uriaș a fost furnizarea diapozitivelor înainte de timp. Nu numai că este o practică bună de accesibilitate, dar le permite și participanților să ia notițe. În plus, ne-am asigurat că trimitem toate linkurile așa cum au fost menționate în prezentare.

Când au fost întrebați despre unde am putea îmbunătăți evenimentul, participanții au menționat că ar dori să aibă o zonă pentru a intra în legătură cu furnizorii de accesibilitate, să aibă sesiuni de practică pentru a se familiariza cu platforma și funcțiile Zoom și să primească certificate de participare.

3 lecții învățate din cel de-al doilea eveniment virtual

Dacă vă gândiți să vă găzduiți propria conferință virtuală, sperăm că aceste lecții învățate vă vor ajuta să vă ușurăm puțin planificarea.

1. Nu presupuneți că toată lumea este familiarizată cu platformele pe care le utilizați : deși Zoom, Slack și WordPress sunt toate instrumente populare de internet, nu toată lumea este familiarizată cu modul în care funcționează. Am oferit un videoclip de prezentare generală pentru platforma Slack, dar nu am abordat Zoom sau cum să navigați pe site-ul web al evenimentului. Pentru evenimentele viitoare, am dori să oferim tutoriale despre toate instrumentele, astfel încât participanții să se poată simți încrezători și pregătiți să profite la maximum de experiența lor.
2. Includeți sponsori sau parteneriate cu furnizori relevanți : mulți oameni participă la conferințe în persoană pentru a descoperi noi furnizori care îi pot ajuta să-și rezolve provocările. Conferințele virtuale nu ar trebui să fie diferite. După cum am aflat din sondajul participanților, oamenii doresc să descopere noi furnizori.
3. Găsiți o modalitate de a ieși în evidență : există o mulțime de concurență în acest moment în spațiul de eveniment virtual, cum vă puteți schimba evenimentul? Al doilea eveniment a fost structurat pentru a fi un curs cuprinzător despre accesibilitatea video – și am îmbrățișat limbajul „curs”. În loc de vorbitori, am avut instructori. Ordinea de zi se numea program de curs. De asemenea, am furnizat chestionare zilnice și certificate de finalizare la cerere. Credem că acest lucru a contribuit în mod semnificativ la valoarea evenimentului și ne-a ajutat să construim o agendă puternică, cu vorbitori incredibili.

ACCES 2021

Suntem deja în curs de planificare a următorului nostru eveniment din februarie și sperăm că ne puteți alătura!

Dacă nu ați putut participa la niciunul dintre evenimentele noastre, consultați evenimentul nostru ACCESS at Home din mai, care s-a concentrat pe abordarea accesibilității într-un mediu virtual, și cursul nostru ACCESS de toamnă, care sa concentrat pe accesibilitatea video.

Ce lecții ați învățat din planificarea conferințelor dvs. virtuale? Spune-ne în comentarii!