Factură vs chitanță: diferențele cheie și când să le trimiteți

În calitate de liber profesionist, deseori jonglați cu multe sarcini — iar sarcinile de contabilitate, cum ar fi urmărirea cheltuielilor, trimiterea facturilor și furnizarea de chitanțe, sunt toate o parte importantă a menținerii afacerii dvs. independente pe linia de plutire.

Trebuie să faci bani, nu?

Jargonul de afaceri poate fi intimidant, mai ales pentru cineva care a devenit freelancer pentru a-și folosi abilitățile creative. Este ușor să fii confundat între lucruri care sunt similare, cum ar fi facturi și chitanțe. Ambele au de-a face cu facturarea și plățile clienților, dar au un scop ușor diferit.

Niciodată să nu te temi! În acest articol, vom detalia diferențele dintre o factură și o chitanță. Vom afla pentru ce este fiecare și când trebuie să le trimiteți. Vă vom oferi chiar și idei despre cum ar trebui să arate acele documente.

Factură vs chitanță: cum sunt diferite

Să vorbim despre factură vs chitanță.

O factură este o documentație a unei tranzacții. Acesta detaliază munca pe care ați făcut-o și cât a fost de acord clientul dvs. să plătească pentru aceasta. Factura reprezintă o înregistrare clară la care ambele părți se pot referi în urmărirea veniturilor și cheltuielilor. (Puteți citi mai multe despre scopul facturilor aici.)

O chitanță, pe de altă parte, reprezintă un schimb de bani. Arată că un client ți-a plătit o anumită sumă de bani la o anumită dată. Nu toți clienții vor avea nevoie de chitanță, dar unii o vor face.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

Pe scurt, factură vs chitanță = cerere de plată vs dovadă de plată.

Facturile sunt trimise înainte de primirea plății, chitanțele sunt trimise ulterior.

Importanța atât a facturilor, cât și a chitanțelor

Nu poți face afaceri fără niște documente.

Trimiterea facturilor este singura modalitate de a fi plătit în majoritatea cazurilor. Este un semnal că lucrările au fost finalizate și că plata este datorată. Dar să fii plătit nu este singurul motiv pentru care ar trebui să folosești un sistem de facturare.

Facturile ajută la urmărirea informațiilor financiare pentru ambele părți. Facturile, comparativ cu chitanțele, pot avea atâtea detalii cât de mult aveți nevoie sau doriți să includă: date, servicii oferite, costuri depășite etc. În acest fel, dacă trebuie să vă referiți la venituri în viitor, aveți toate informatii disponibile.

Facturile sunt, de asemenea, importante din punct de vedere fiscal. Deși aveți nevoie doar de un total cumulat pentru un formular fiscal simplu, dacă sunteți vreodată auditat sau dacă aveți o dispută între raportul unui client privind veniturile dvs. și propriul dvs. raport, puteți face referire la facturi detaliate pentru a afla ce s-a întâmplat.

Dacă acest lucru nu este suficient pentru a vă convinge de importanța facturilor, luați în considerare toate informațiile pe care le oferă. Dacă urmăriți totul într-un format care poate fi citit, cum ar fi o foaie de calcul sau folosind un software popular de facturare, puteți afla multe despre propria afacere.

Ce clienți sunt cei mai profitabili? Cine plătește la timp? Cine nu? Clienții tăi tind să provină dintr-o anumită industrie? Unde petreci ore care nu dau roade? Există sarcini cu o marjă de profit mare pe care le-ați putea externaliza și elibera mai multe ore facturabile? Toate aceste informații pot fi folosite pentru a vă dezvolta afacerea în moduri semnificative.

Deci, cum rămâne cu facturile versus chitanțe? Chitanțele sunt la fel de importante pentru a arăta că plata a avut loc - atât pentru dvs., cât și pentru client.

Încasările sunt mai mult decât o simplă înregistrare a serviciilor prestate, sunt dovada că a avut loc o plată. Dacă emiteți o chitanță formală clienților după fiecare schimb de bani, nu pot avea loc dispute.

Chitanțele oferă protecție juridică atât pentru dvs., cât și pentru companiile sau persoanele cu care lucrați. Dacă un client dorește să conteste o plată, poate prezenta dovada că v-a plătit deja suma convenită. De asemenea, vă ajută clienții să își urmărească propriile cheltuieli.

Cum să creați o factură adecvată

Deci, care este cea mai bună metodă de a crea o factură?

Există în esență două moduri de a face acest lucru: manual cu un șablon sau folosind un serviciu software.

Pentru companiile mici sau freelanceri care preiau doar câțiva clienți odată, crearea manuală a facturilor s-ar putea să nu fie o mare problemă. Puteți folosi un program precum Excel, Numbers sau chiar Google Sheets pentru a crea un șablon care poate fi completat cu informațiile corespunzătoare. Aceste programe vor face calcule de bază pentru dvs. și sunt ieftine sau chiar gratuite.

Dacă parcurgeți acest traseu, asigurați-vă că le exportați într-un format universal, cum ar fi un PDF, astfel încât clienții dvs. să nu aibă probleme la citirea fișierului. Și păstrați înregistrări meticuloase despre ce a fost trimis unde și când, astfel încât să fie ușor să găsiți informațiile de care aveți nevoie.

Utilizarea de software precum FreshBooks, Bonsai sau AND.CO poate avea o curbă de învățare și veți investi niște bani aici, dar dacă trimiteți mai mult de o mână de facturi în fiecare lună, ar putea merita pe termen lung. .

Veți plăti o taxă pentru aceste servicii, dar vă vor ajuta să arătați profesionist. Majoritatea serviciilor vor trimite facturi către clienți chiar acolo în program, iar unele vor face urmăriri automate pentru a încasa plata. Un software bun de facturare va urmări tot ceea ce aveți nevoie, ușurând să găsiți mai târziu informații, să faceți diferența dintre o factură și o chitanță sau chiar să generați formulare fiscale.

Nu uitați să includeți:

• Data la care a fost creată factura
• Termeni de scadență
• O descriere a lucrării finalizate
• Suma totală
• Informații despre client
• Un număr de urmărire a facturii
• Taxa de vânzare, dacă este cazul
• Alte informații necesare precum dacă factura a fost achitată parțial, dacă există taxe de întârziere, reduceri etc.

Ar trebui să fiți de acord cu clientul în avans pe ce tip de program de facturare veți fi. Pentru proiecte mai mari, poate doriți să trimiteți facturi lunar, trimestrial sau atunci când sunt îndeplinite etapele importante. Pentru proiectele mai mici, se obișnuiește să se trimită factura când un proiect este finalizat.

Ce ar trebui să includă chitanțele dvs

Când comparăm o factură cu o chitanță, o chitanță este mult mai simplă. Scopul principal al unei chitanțe este pur și simplu acela de a arăta dovada plății.

Nu există o definiție legală a ceea ce este o chitanță sau a ceea ce trebuie să includă. Acestea fiind spuse, doriți ca chitanța să ofere protecțiile legale menționate mai sus, așa că este logic să includeți ceva mai mult decât simplul „Clientul meu a plătit XX dolari”.

Dacă te uiți la o factură versus o chitanță și elimini majoritatea informațiilor, practic rămâi cu cum ar trebui să arate o chitanță. Cu toate acestea, o chitanță ar trebui să includă cel puțin câteva detalii. Trebuie să enumerați serviciul pentru care a fost plătit, data la care a fost plătit și metoda de plată. Nu includeți numerele cardului de credit sau informații personale, dar este util să spuneți dacă a fost un cec, card de credit, Venmo, PayPal, Stripe sau altceva.

De asemenea, ar trebui să furnizați fie o semnătură scrisă de mână, fie o semnătură electronică pentru a valida dovada plății. Chiar și în această era digitală, o semnătură are greutate legală.

Dacă doriți, o chitanță poate fi la fel de ușor ca să luați o factură, să o marcați „plătită” într-un fel și să o trimiteți clientului dumneavoastră.

Una dintre cele mai bune și mai ușoare modalități de a crea chitanța perfectă este să întrebați pur și simplu clientul care sunt informațiile necesare pentru scopurile lor. În acest fel, nu va exista niciun fel de dus-întors sau frustrare.

Dacă utilizați un software de contabilitate, chitanțele pot fi în general generate automat la fel ca o factură. Asigurați-vă că trimiteți documentul potrivit la momentul potrivit, astfel încât clienții dvs. să nu fie confundați de o factură cu o chitanță.

Soluțiile software vor trimite, în general, o chitanță de îndată ce plata este primită, așa că, dacă utilizați în schimb un șablon manual, asigurați-vă că trimiteți chitanța în timp util. De asemenea, este util să marcați în mod clar e-mailurile – atunci când clienții își plătesc rapid facturile, o factură versus o chitanță ar putea fi dificil de identificat.

Concluzie

Dacă ați făcut vreo urmărire a facturării sau a cheltuielilor, știți că facturile și chitanțele își au locul în afaceri. Familiarizarea cu ceea ce presupune fiecare și modul în care le puteți folosi în avantajul dvs. este vitală pentru a vă extinde ofertele pentru freelance.

Dacă întrebarea factură vs chitanță încă pare frustrantă, probabil că este în interesul dvs. să obțineți un software de contabilitate ușor de utilizat, care va face toate sarcinile grele pentru dvs.

Concluzia în facturare este că trebuie să urmăriți totul. Acordarea atenției detaliilor, cum ar fi momentul în care trebuie să trimiteți o factură versus o chitanță, vă ajută să vă structurați afacerea într-un mod inteligent. Păstrați înregistrări ale vânzărilor, înregistrări ale plăților, înregistrări ale cheltuielilor, înregistrări ale plăților nepreluate și înregistrări ale duratei unui proiect.

Toate aceste informații durează doar câteva minute pentru a fi introduse într-o foaie de calcul sau într-un software de contabilitate și se pot dovedi neprețuite pe backend.

Iată-l, facturi vs chitanțe, demistificat. Acum mai ai cu un lucru mai puțin de jonglat – să revii la afaceri.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturați-ne!

Kylie Jackson Burgener este mamă a trei copii și consultantă independentă, specializată în relații publice, scriere și marketing de conținut. Ea este cofondatoare a Measured Melodies, un sistem nivelat de partituri pentru pian pentru profesorii și studenții de pian. Ea locuiește în Raleigh, Carolina de Nord, împreună cu familia ei.
Citește mai multe de la Kylie.