Cum să utilizați forma corectă de gestionare a problemelor pentru a evita o criză

Publicat: 2021-05-24

O problemă este o cauză care vă poate perturba proiectul din mai multe motive, împiedicând proiectul să continue să atingă rezultatul dorit. Acest lucru se poate întâmpla oricând și oricui și aici intervine managementul problemelor. Vă ajută să vă pregătiți pentru situații la care nu vă așteptați și vă învață cum să le faceți față.

Unele dintre aceste probleme nu pot fi eliminate atât de ușor, dar dacă acționați corect, puteți limita daunele. Citiți mai departe pentru a afla cum puteți fi mai puternic ca manager de proiect.

Cuprins

  1. Care este diferența dintre o problemă și o criză?
  2. Lista de verificare a managerului de proiect: Este problema o criză?
  3. Cum depistați problemele?
  4. Cum poți aplica un proces de management al problemelor?
    1. Fii cu ochii pe tot
    2. Managementul riscului
    3. Comunicarea este esențială
    4. Lucrurile pot scăpa oricând de sub control
  5. Concluzie

Care este diferența dintre o problemă și o criză?

Nu confundați o problemă cu o criză. Problemele sunt de fapt precursori ale crizelor. Problemele pot scăpa de sub control din cauza lipsei de comunicare sau a deciziilor greșite. Fiți foarte conștienți atunci când utilizați acești termeni, deoarece cuvântul criză provoacă rapid panică care ar putea să nu fie bine primită de către angajații dvs.

O criză este trăită imediat de companie și se va simți pe termen lung. O problemă, pe de altă parte, poate trece în fundal, astfel încât nu trebuie să implicați întreaga echipă .

Deci, de unde știi când există o problemă sau o criză? Reunește toți angajații și discută opiniile lor. Deoarece acest lucru este evident subiectiv, există riscul unei reacții excesive. Dacă acest lucru este făcut public, există riscul ca acesta să ajungă în mâinile presei și să arunce în aer întreaga situație. Reputația companiei tale este pătată și clienții potențiali te vor evita. Rețineți că presa proastă duce aproape întotdeauna la o criză.

Un bun exemplu în acest sens este criza plasticului Delhaize. Compania a lansat o campanie cu blocuri, dar clienții au fost revoltați de ambalajele de plastic de prisos. Reacțiile negative au venit prin intermediul rețelelor de socializare și Delhaize și-a dat seama că nu au de ales decât să reacționeze imediat.

În weekend, au găsit o modalitate de a comunica atât cu angajații, cât și cu clienții. Aceștia au recunoscut că s-a făcut o greșeală, dar compania a făcut curând ajustările necesare. O lecție importantă pe care toată lumea o poate lua din asta este că trebuie să comunici eficient și rapid și că mesajul nu trebuie să fie întotdeauna perfect.

swc-125
Parteneriatul SWC
Londra, Regatul Unit
5/5 - 9 recomandări
Publicitate și afișare implicită Strategie digitală și de marketing Marketing Relații publice
Descoperiți agenția arrow_forward
are1
Socialyse Belgia
Londra, Regatul Unit
5/5 - 0 recomandare
Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
op1
Comunicații POP
Dubai, Emiratele Arabe Unite
5/5 - 2 recomandari
Marketing Relații Publice
Descoperiți agenția arrow_forward
locul 1
Hârtie abrazivă
Dubai, Emiratele Arabe Unite
5/5 - 5 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Relații Publice Software Creare Website
Descoperiți agenția arrow_forward
rădăcini 1
Agenție de creație de bază
Dubai, Emiratele Arabe Unite
5/5 - 10 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Web Design Software Creare Site Web
Descoperiți agenția arrow_forward
evol1
EvolveDigitas
Singapore, Singapore
5/5 - 5 recomandări
Advertising & Display Digital & Marketing Strategy Marketing Relații publice Software de creare de site -uri
Descoperiți agenția arrow_forward
ab1
ab4.sisteme
Singapore, Singapore
5/5 - 26 de recomandări
Advertising & Display Digital & Marketing Strategy Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
blen1
Amestecul Creativ
Riad, Arabia Saudita
5/5 - 1 recomandare
Advertising & Display Digital & Marketing Strategy Marketing Relații publice Software de creare de site -uri
Descoperiți agenția arrow_forward
di1
Dice Marketing și Publicitate
Riad, Arabia Saudita
5/5 - 1 recomandare
Software de creare de site-uri web pentru publicitate și marketing prin display
Descoperiți agenția arrow_forward
ta
diARK
București, România
5/5 - 3 recomandări
Publicitate și marketing prin display Relații publice Dezvoltare web Software pentru crearea site -urilor web
Descoperiți agenția arrow_forward
noi1
Destinare Marketing Group
Doha, Qatar
5/5 - 1 recomandare
Publicitate și marketing display Dezvoltare web Software de creare de site-uri
Descoperiți agenția arrow_forward
artx1
ArtX Pro
Karachi, Pakistan
5/5 - 3 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Web Development Software Creare site
Descoperiți agenția arrow_forward
redoy1
Redoya – Agenție de branding digital inteligent
Lahore, Pakistan
5/5 - 1 recomandare
Digital & Marketing Strategie Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
maro2
Maroon studio sdn bhd
Kuala Lumpur, Malaezia
5/5 - 0 recomandare
Advertising & Display Digital & Marketing Strategy Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
val
Caspian Digital Solutions
Petaling Jaya, Malaezia
5/5 - 5 recomandări
Publicitate & Display Digital & Marketing Strategie Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
002
Poixel
Kuweit City, Kuweit
5/5 - 2 recomandari
Digital & Marketing Strategie Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
56
Lokal Vokal
Centrul Jakarta, Indonezia
5/5 - 0 recomandare
Advertising & Display Digital & Marketing Strategy Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
45
Agenție de marketing digital ChubbyRawit
South Jakarta, Indonezia
5/5 - 10 recomandări
Publicitate & Display Digital & Marketing Strategie Marketing Web Development
Descoperiți agenția arrow_forward
30
FMG
Orașul Jakarta de Vest, Indonezia
5/5 - 5 recomandări
Publicitate și marketing display Dezvoltare web Software de creare de site-uri
Descoperiți agenția arrow_forward
06
Taksu Digital
Hong Kong, Hong Kong
5/5 - 8 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
04
Branding DSIGN
Hong Kong, Hong Kong
5/5 - 2 recomandari
Digital & Marketing Strategie Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
velomă
zilele de glorie
Insula Hong Kong, Hong Kong
5/5 - 6 recomandări
Dezvoltare Web Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
ki
4HK
Insula Hong Kong, Hong Kong
5/5 - 5 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
jandarm
Soluții Fisheye
Giza, Egipt
5/5 - 3 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
citrice
creatii sendian
Al Maadi, Egipt
5/5 - 6 recomandări
Dezvoltare Web Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
bomboană
NETWORK Orientul Mijlociu
Noul oraș Cairo, Egipt
5/5 - 8 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Website Creare Software
Descoperiți agenția arrow_forward
ses
WebbingStone
Orașul 6 octombrie, Egipt
5/5 - 13 recomandări
Marketing de conținut Strategie digitală și de marketing Marketing Dezvoltare web
Descoperiți agenția arrow_forward
jjjjjjj
Indigo Media
Qism El-Nozha, Egipt
5/5 - 0 recomandare
Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
aaaaaa
Agenție de marketing cu valoare publicitară
Guvernoratul Cairo, Egipt
5/5 - 2 recomandari
Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
lilliliil
O2 Media Group
Giza, Egipt
5/5 - 14 recomandări
Digital & Marketing Strategie Marketing Web Development
Descoperiți agenția arrow_forward
Salut salut
New Step Media
Ad Doqi, Egipt
5/5 - 10 recomandări
Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
captura789
Essencius A/S
Copenhaga, Danemarca
5/5 - 4 recomandări
Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward
Jaroudi Media
Manama, Bahrain
5/5 - 0 recomandare
Digital & Marketing Strategie Marketing
Descoperiți agenția arrow_forward

Lista de verificare a managerului de proiect: Este problema o criză?

Nu sunteți sigur dacă aveți de-a face cu o problemă sau cu o criză? Faceți o distincție folosind lista de verificare de mai jos. Deși o criză poate fi dificil de rezolvat, rezolvarea problemelor poate fi de fapt o sarcină ușoară cu abordarea corectă.

  • Este problema legată emoțional? Exemple ar putea fi dacă are sau nu legătură cu copiii, suferința animalelor, rasismul, ajutorul pentru dezvoltare etc.
  • Cât de plauzibil cred părțile interesate că problema este legată de compania dumneavoastră? (Publicul își poate imagina că problema este legată de compania dvs.?) Exemple ar putea fi platformele de social media care sunt criticate pentru abordarea lor față de confidențialitate sau companiile care pretind a fi sustenabile.
  • Este problema ușor de prezentat în mass-media? Un exemplu ar putea fi campaniile de publicitate ale Suit Supply neprietenoase cu femeile sau problemele care au fost deja evidențiate în mass-media, cum ar fi taxele, prețurile la energie etc.
  • Care este legătura cu alte probleme/crize? De exemplu, un scandal în jurul hărțuirii sexuale a lui Harvey Weinstein. Ulterior, mulți oameni au fost acuzați de aceleași fapte.
  • Care este influența mesagerului? Exemple de grupuri de interese influente sunt ONG-urile, Test-Achats sau sindicatele.
  • Cât de dinamică este problema? Cel mai bun exemplu al unei probleme care devine dinamică sunt demonstranții. Într-o săptămână pot fi 100 de participanți la o demonstrație și câteva săptămâni după aceea pot fi mii de demonstranți în diferite locații.
  • Cât de izolat sunteți ca companie de această problemă? Un exemplu este că pot exista concedieri în anumite sectoare din motive bine gândite (industria auto). Pentru că sectorul are o problemă comună, cel mai bine ar fi să comunici prin intermediul unei federații sau asociații.
  • Este problema ușor de rezolvat? Un exemplu este problema de ambalare menționată anterior la Delhaize. Stând împreună și acționând rapid, problemele sunt ușor de rezolvat.

Cum depistați problemele?

Doar pentru că nu poți anticipa întotdeauna problemele viitoare, nu înseamnă că nu le poți anticipa ca companie. Înainte de a începe orice proiect, trebuie să aveți un plan strategic care să includă o secțiune de identificare și analiză a problemelor.

Trebuie să vă gândiți cu atenție la obiectivele proiectului și la ce sistem de urmărire a problemelor sau software de gestionare a problemelor va fi folosit pentru a declanșa și detecta probleme. Odată ce ați identificat o problemă, consultați lista de persoane de contact pe care ați planificat-o în prealabil într-un proces detaliat de rezolvare a problemei. Pentru această sarcină, de obicei managerul de proiect, sponsorul proiectului sau directorul de proiect preia controlul.

Apoi, gândiți-vă cu atenție la modul în care veți raporta conflictul. Asigurați-vă că descrierea problemei este cât mai detaliată posibil și că reflectă în mod corespunzător situația actuală. În cele din urmă, trebuie să găsiți o modalitate de a verifica și de a vedea dacă problema a fost rezolvată eficient.

Rețineți că trebuie să gândiți dincolo de conflictul în sine. Ce se va întâmpla dacă o problemă se intensifică și care este cel mai rău scenariu?

Cum poți aplica un proces de management al problemelor?

Fii cu ochii pe tot

Când apare o problemă, puneți-vă activitățile curente în pauză pentru un timp, astfel încât să puteți face față mai întâi conflictului și să continuați proiectul cât mai curând posibil. Pe parcursul oricărui proiect, este esențial ca fiecare membru al echipei de proiect să urmărească progresul și să țină o evidență detaliată a tuturor acțiunilor lor. Acest lucru facilitează nu numai găsirea de soluții potențiale, ci și analizarea problemelor și a modului în care lucrurile pot fi făcute diferit data viitoare.

Nu este bine doar pentru tine, ci și pentru companie. Pe baza greselilor comise, organizarea sau structura unui proiect poate fi ajustata astfel incat sa se poata actiona mai bine in cazul in care greseala reapare. Luați în considerare să scrieți o „analiza lecțiilor învățate a proiectului” după fiecare proiect.

Managementul riscului

Managementul riscului face parte din viața oricărei afaceri. Ce este mai bun decât gestionarea problemelor sau rezolvarea lor? Prevenirea lor să se întâmple cu totul. Odată ce ați scris obiectivele proiectului, scrieți un proces de management al riscului. Aceste procese sunt acolo pentru a identifica orice riscuri posibile de deteriorare a proiectelor, daune care nu asigură proiecte de succes, probleme nerezolvate care pot avea impact negativ și orice altceva care poate apărea.

Notă: gestionarea bună a problemelor înseamnă, de asemenea, că nu aveți niciodată un caz în care o problemă rămâne nerezolvată. Pentru a vorbi despre procesul de management al riscului și pentru a evita crearea unei probleme viitoare sau a unei crize pentru următorul proiect, rezolvați problemele de îndată ce apar.

Comunicarea este esențială

Asigurați-vă că întreaga echipă este conștientă de ceea ce se întâmplă, mai ales când apar probleme. Păstrați legătura unul cu celălalt pe tot parcursul procesului. Este posibil ca unii membri ai echipei să fi avut experiență anterioară cu probleme specifice, așa că nu este niciodată deplasat să ceri feedback.

Faceți-vă angajaților conștienți că problemele apar în fiecare proiect și că detectarea la timp este esențială. Fă o rutină să organizezi întâlniri și să asculți ce au de spus colegii tăi. Puteți chiar să obțineți ajutor de la părți externe, cum ar fi o agenție de gestionare a crizelor.

Lucrurile pot scăpa întotdeauna de sub control

Fiecare manager de proiect se confruntă cu situații în care este nevoie de ajutor extern, eventual în alte echipe. Dacă nu apelați la ajutorul persoanelor potrivite, problema se poate transforma într-o criză. Un bun management al problemelor de proiect înseamnă a realiza că soluția poate fi găsită uneori în altă parte. Utilizați orice mijloace sunt necesare pentru a preveni escaladarea problemei.

Concluzie

Fiecare proiect are problemele lui. În calitate de manager de proiect, depinde de dvs. să învățați să vă ocupați de acestea și să vă asigurați că situațiile similare sunt evitate.

Este important să ne dăm seama că cuvântul problemă și criză sunt două concepte total diferite. Crizele sunt situații din care nu poți ieși rapid, așa că ai grijă când folosești acest termen. Poate provoca panică în angajații dvs. și acest lucru ar trebui evitat cu orice preț.

Gândiți-vă ca o echipă și creșteți stând împreună și discutând. Există un punct luminos, problemele pot fi întotdeauna rezolvate. Reacționând în timp util și corect, eviți haosul în mediul de lucru actual.