Joi tehnic: Sfaturi pentru proiectarea și amenajarea planurilor de birouri critice pentru angajații mai fericiți

Astăzi, mai mulți oameni lucrează de acasă sau din spații de coworking cel puțin o parte din săptămână. Cercetările constată că spațiile de lucru fizice afectează bunăstarea și productivitatea angajaților. Și designul omniprezent al biroului deschis reduce de fapt colaborarea, potrivit unui studiu realizat în 2018 de Harvard.

Proiectarea biroului este într-o stare de flux, iar companiile își regândesc aspectele biroului pentru a îmbunătăți fericirea, angajamentul și productivitatea angajaților. Citiți mai departe pentru 5 sfaturi și trucuri pentru a vă reîmprospăta designul biroului și un ghid pentru utilizarea software-ului de amenajare și așezare a meselor sociale pentru a crea modele de birouri care funcționează.

1. Creați machete de birou versatile, care încurajează comunitatea și creativitatea

Din fericire, zilele de cabine cu ziduri înalte sunt în spatele nostru. Dar dacă planurile de etaj sunt, de asemenea, problematice, care este modalitatea corectă de a proiecta un spațiu de lucru primitor și care promovează concentrarea și implicarea?

Faceți o pagină din creșterea spațiilor de coworking și favorizați spațiile de lucru cu un amestec de stiluri de mobilier și zone de lucru în tot spațiul. Includeți zone în care angajații se pot întâlni în spații centrale, comune destinate grupurilor de dimensiuni diferite. Cu locații variate, membrii echipei pot face brainstorming cu ideile creative pentru un proiect viitor, pot urmări întrebările persistente de la o întâlnire sau pot face o echipă să împingă să respecte un termen limită.

Elaborați elemente care îi atrag pe angajați, mai degrabă decât separat:

• Mese mari, în stil familial, cu un amestec de bănci și scaune, reprezintă puncte de adunare excelente. Plasați-le la fiecare capăt al unei camere mari, astfel încât mai multe grupuri mari să se poată aduna în același timp, dacă este necesar.
• O zonă de pauză deschisă cu o insulă de bucătărie amenajată, înconjurată de scaune de bar. Includeți prize electrice și stații de încărcare, astfel încât oamenii să poată lucra și reîncărca dispozitivele mobile în timp ce gustă.
• Construiți un bar pentru prepararea cafelei într-o locație centrală, cu un amestec de mese lungi și mese de cafenea în apropiere. Acesta este un mod excelent de a vă asigura că lucrătorii din diferite departamente se intersectează uneori.
• Includeți zone de lucru „confortabile” cu canapele și scaune de club care îi încurajează pe unii să persiste pentru discuții mici și actualizări de proiect.
• Creați colțuri primitoare unde oamenii să poată lucra singuri și să ajungă la colegii din apropiere atunci când este necesar.

2. Creați amenajări de locuri care sprijină colaborarea

Un studiu din 2017 al Institutului de Tehnologie din Massachusetts a descoperit că cercetătorii au fost de trei ori mai predispuși să coautoreze lucrări cu oameni care lucrau în împrejurimile lor imediate decât cei care lucrau la 400 de metri distanță. Acest studiu susține constatările cercetătorului în spațiul de lucru și al profesorului MIT Thomas Allen, care a dezvoltat „Allen Curve” în anii 1970. Cercetările sale au constatat că oamenii care lucrează unul lângă celălalt tind să interacționeze mai mult și să dezvolte idei împreună, în timp ce colaborarea scade pe măsură ce muncitorii se îndepărtează unul de celălalt.

Deci, în timp ce spațiile de colaborare sunt esențiale, în care plasați posturile de lucru ale angajaților individuali contează și ele, la fel ca și accentul companiei sau departamentului dvs. De exemplu, echipele din industrii care se schimbă rapid, precum marketingul și tehnologia, trebuie să fie aproape una de alta într-un mediu care încurajează comunicarea. Însă pozițiile și edițiile care necesită cercetări importante pot necesita un colț liniștit, unde întreruperile sunt puține. Lucruri de reținut atunci când alocați scaune de birou:

• În general, membrii echipei care se bazează pe creativitate și saltarea frecventă a ideilor ar trebui să stea aproape împreună pentru a spori colaborarea. Rolurile care beneficiază de clusterele creative ar putea include echipele de cercetare și dezvoltare și marketing.
• Indivizii au moduri diferite de a lucra cel mai productiv. Deși menținerea echipelor apropiate este adesea alegerea potrivită, acordați atenție atunci când performanții înalte vă spun că lucrează cel mai bine departe de hubbub.
• Așezați-vă lucrătorii în mod strategic. Un studiu realizat de Harvard Business School și compania de soluții pentru servicii de afaceri Cornerstone OnDemand a constatat că productivitatea și calitatea muncii au crescut atunci când ați aranjat diagrame de ședere pentru a pune împreună anumiți lucrători. Studiul a constatat că lucrătorii cu locuri de muncă cu productivitate ridicată / calitate scăzută în apropierea celor cu productivitate scăzută / muncă de înaltă calitate au îmbunătățit performanța ambelor tipuri de angajați. Între timp, cercetarea a dezvăluit că este ideal să punem artiști performanți în medie unul lângă celălalt.

3. Creați spații de birouri care să sprijine bunăstarea angajaților

Angajații își petrec aproximativ o treime din viață la locul de muncă. Cum se simt despre munca lor și spațiile lor de lucru afectează productivitatea, păstrarea angajaților și capacitatea dvs. de a atrage cele mai bune și mai strălucitoare din industria dvs. Iată cum aspectul și facilitățile dvs. pot spori bunăstarea angajaților:

• Să fie lumină. Lumina naturală este din ce în ce mai importantă pentru lucrători. Pe măsură ce spațiul și ferestrele vă permit, proiectați-vă spațiul de lucru astfel încât cel mai mare număr de angajați să fie aproape de surse de lumină naturală.
• Adăugați plante și verdeață în tot biroul.
• Creați „camere de reîncărcare” în care angajații pot face somnuri de pisică, medita sau îndepărta atenția de la locul de muncă pentru o perioadă scurtă de timp.
• Luați în considerare birourile care trec de la șezut la stând în picioare.
• Oferiți opțiuni variate de așezare și masă pentru a promova mișcarea. Uneori, o schimbare de decor ajută angajații să susțină productivitatea.

4. Includeți spații de lucru „liniștite” și private pentru a spori productivitatea

Angajații au nevoie de locații fiabile pentru perioade concentrate de muncă. Raportul dintre zonele liniștite și spațiile comunale va depinde, din nou, de tipul proiectelor angajaților. Analiștii de date, strategii de afaceri și scriitorii, de exemplu, au nevoie de spațiu în care să se poată scufunda în munca lor fără întreruperi între sesiunile de brainstorming și întâlniri. Între timp, activitatea managerilor de resurse umane și a managerilor de proiect este de obicei colaborativă pe tot parcursul zilei.

Sfaturi pentru proiectarea unui aspect de birou care să ofere angajaților liniștea de care au nevoie:

• Angajații grupului care necesită perioade lungi de concentrare unul lângă celălalt.
• Dacă este posibil, localizați angajații care au nevoie de liniște într-un colț sau într-o cameră separată de spațiile de colaborare, astfel încât conversațiile colegilor să fie mai puțin intruzive.
• Creați camere izolate fonic pentru conferințe și apeluri de vânzări. Biroul Google din Amsterdam are rulote drăguțe în jurul biroului pentru întâlniri care nu întrerup restul biroului.
• Desemnați o zonă de confort (cu canapele și scaune moi) pentru angajații care au nevoie de liniște, astfel încât să se poată bucura de o schimbare de peisaj pe tot parcursul zilei, precum colegii lor mai colaboratori.

Sfat bonus: Aflați cheile „concentrării profunde” dincolo de birou, de la expertul în productivitate Cal Newport, în acest interviu cu The New York Times despre cum să vă concentrați la locul de muncă.

5. Gândiți-vă la amenajarea locului de birou ca la fluid, nu fix

Astăzi, perioada de timp pentru reproiectarea birourilor este mai degrabă de ani decât de decenii. Câteva companii chiar își schimbă amenajările de birouri la fiecare câteva luni. Kayak folosește noi angajați ca o oportunitate de a schimba locurile de birou, în timp ce compania de jocuri Valve permite angajaților să se mute în locuri care funcționează cel mai bine pentru proiecte noi, cu stații de lucru mobile pe roți.

Deși birourile rulante nu sunt posibile pentru fiecare loc de muncă, resursele umane și managerii de birouri ar trebui să adopte o mentalitate „schimbare”. Când locația birourilor și a meselor comunale dăunează productivității, discutați cu angajații despre configurarea optimă și faceți modificări. Agilitatea este esențială pentru serviciile și angajații dvs. - spațiul de birou ar trebui să reflecte această valoare.

Cum să proiectați o diagramă de locuri pentru un birou în 7 pași simpli

Utilizarea unui producător de planuri de etaj vă poate ajuta să imaginați proiecte de birouri și renovări în întreaga afacere - de la San Francisco la Singapore. Cu instrumentul de amenajare și amenajare a scaunelor, puteți crea designul și puteți face modificări mai eficient decât atunci când îl schițați pe hârtie. Puteți utiliza instrumentul pentru a stoca aspectele mai multor birouri pentru viitoarele reproiectări și pentru a împărtăși idei și inspirație membrilor echipei dvs. în timpul procesului de proiectare.

Urmați acești pași pentru a utiliza instrumentul pentru planul de etaj al tabelelor sociale pentru a vă ajuta să proiectați un aspect de birou pe care sunteți mândru să îl împărtășiți echipei dvs.:

Pasul 1: Creați un eveniment nou

Selectați „Evenimente” din meniul din stânga, urmat de „+ Creați eveniment” în colțul din dreapta sus. Pentru reproiectarea unui birou al companiei din Chicago, denumiți evenimentul dvs. „Chicago Office Layout” sau ceva similar. Doriți să puteți accesa aceste fișiere cu ușurință atunci când este necesar. Adăugați o dată a evenimentului care urmărește cu designul biroului sau cronologia renovării.

Pasul 2: Creați sau încărcați aspectul biroului

Dacă biroul dvs. are o formă dreptunghiulară simplă, puteți introduce lungimea și lățimea spațiului pentru a începe. Dar, în majoritatea cazurilor, veți dori să încărcați un plan de etaj existent al biroului în format .pdf, .jpg sau .png. Acest lucru asigură că aspectul include toate colțurile, sălile de conferințe și holurile de intrare, astfel încât să puteți profita la maximum de spațiu. Managerul de birou ar trebui să aibă aspectul sau puteți contacta managerul clădirii dacă vă închiriați spațiul de birou.

Pasul 3: Creați un panou de vizionare pentru birou

Utilizați secțiunea „Încărcați fișiere” pentru a crea o viziune pentru proiect. Adăugați imagini într-un document și încărcați documentul la eveniment. Acesta este un loc excelent pentru a stoca imagini cu mobilier de birou între care alegeți sau pentru a vă inspira din alte birouri.

Pasul 4: Creați o listă a angajaților de la birou

Creați o listă „Participanți” pentru reproiectarea biroului, împreună cu angajații dvs. ca invitați. Selectați „Stocare” din meniul din stânga, apoi selectați „+ Nou” în colțul din dreapta sus. Apoi puteți adăuga toți angajații din birou simultan cu un fișier CSV sau îi puteți adăuga unul câte unul.

Utilizați secțiunea de note pentru a include detalii care au impact asupra amenajărilor locurilor, cum ar fi identificarea membrilor echipei de proiect care au nevoie de spații de lucru unul lângă celălalt sau recepționerului care trebuie să fie lângă intrare.

Pasul 5: Proiectați aspectul biroului

Aceasta este partea distractivă! Selectați „Chicago Office Layout” și selectați imaginea scaunului (Obiecte) din meniul din stânga. Explorați opțiunile și lăsați designul biroului să se contureze selectând obiectul dorit, glisându-l în aspect și făcând clic unde doriți să îl plasați în spațiu. Alegeți dintre mese dreptunghiulare, otomane, canapele, măsuțe de cafea, ferigi și multe altele. Puteți muta și muta în timp ce mergeți și puteți salva versiuni dacă nu sunteți sigur de modificări. Iată câteva sfaturi pentru a ghida procesul de proiectare:

• Începeți prin adăugarea scărilor, ușilor și ferestrelor, precum și obstacolele și corpurile de iluminat permanente din spațiu.
• Selectați formele meselor și scaunelor cele mai apropiate de ceea ce vă imaginați pentru spațiu.
• Sau puteți crea obiecte personalizate.
• Utilizați obiecte „Alimentație și băuturi” precum „Bar”, „Stație de băuturi” și „Masă de cafea” pentru a crea zone comune de cafea, gustări și băuturi.
• Utilizați „Audio și vizual” pentru a desemna locația prizelor electrice și a iluminatului, precum și a ecranelor de proiecție și a televizoarelor pentru conferințe video.
• Utilizați „Administrator și afaceri” și selectați „Flip Chart” sau „Șevalet” pentru a desemna tablele albe.
• Sub „Mobilă” veți găsi opțiunile „Canapea” și „Canapea”, care sunt perfecte pentru a proiecta colaborări confortabile sau zone liniștite.
• Fii creativ! Selectați „Tabel de cărți” sub „Administrator și afaceri” pentru a desemna o zonă de birou pentru distracție și jocuri. Adăugați verdeață la biroul dvs. selectând din meniul „Plante”. (Birourile ecologice au, de asemenea, un impact pozitiv asupra funcției cognitive și a bunăstării angajaților.)

Pasul 6: Creați o diagramă a scaunelor de birou

Potriviți angajații cu stațiile lor de lucru selectând „Obiecte” și apoi selectând cele trei puncte orizontale din partea de jos a meniului din stânga. Selectați „Participanți” și va apărea lista numelor angajaților pe care le-ați creat anterior. Selectați un nume și apoi faceți clic pe biroul unde vor sta.

Pasul 7: împărtășiți aspectul biroului și diagrama locurilor

Producătorul de planuri de masă Social Table facilitează trimiterea aspectului biroului către factorii de decizie și membrii echipei. Pentru a partaja designul, creați un fișier PDF care poate fi partajat folosind pictograma PDF din colțul din dreapta sus când vă aflați în „Chicago Office Layout”.

Este deosebit de util să distribuiți aspectul atunci când proiectați un birou în alt stat sau chiar într-o altă țară. Angajații care lucrează în spațiu în fiecare zi pot observa probleme cu designul sau amenajarea locurilor pe care nu le cunoașteți de la distanță. Este, de asemenea, o modalitate utilă de a suscita entuziasmul cu privire la aspectul îmbunătățit al biroului.

Sunteți gata să proiectați (și să reproiectați) birourile companiei dvs. cu ușurință? Explorați posibilitățile cu software-ul de aspectare a evenimentelor Social Tables.

Căutați mai multe informații despre proiectarea aspectului de birou?