Ce este o factură recurentă? + Cum să configurați unul pentru bani ușori

Una dintre cele mai mari provocări atunci când conduceți o afacere este crearea unui sistem de plată eficient. Facturile sunt de obicei urmate de nenumărate e-mailuri și apeluri către clienți. Pentru întreprinderile mici cărora le lipsește securitatea numerarului și resursele masive, fiecare plată întârziată poate fi îngrijorătoare.

Ce se întâmplă dacă ar exista o modalitate de a automatiza întregul proces de facturare și de a taxa compania în prealabil într-un mod care să beneficieze ambele părți? Aici intervine o factură recurentă.

Vă permite să creați un sistem în care o factură este trimisă clientului dvs. la intervale regulate. Acestea sunt de obicei legate de cardurile lor de credit pentru o sumă convenită, ajutând ambele părți să rămână la curent cu plățile lor.

În acest ghid, vom analiza câteva dintre beneficiile unei facturi recurente și cum puteți configura sistemul de facturare. Vom vedea, de asemenea, dacă sistemul este potrivit pentru afacerea dvs. Să ne scufundăm!

Ce este o factură recurentă?

O factură recurentă este o factură care este trimisă automat clienților dumneavoastră la intervale regulate. Acestea conțin aceleași detalii ale facturii și sunt perfecte pentru companiile care oferă același serviciu la intervale regulate.

Vă ajută să creați un sistem eficient care vă facturează clienții în mod regulat, fără bătaia de cap a mementourilor și trimiterea manuală a facturii.

Companiile care folosesc de obicei facturi recurente sunt companiile de închiriere, serviciile pe bază de abonament, companiile de marketing și consultanții. Cu toate acestea, nu se limitează doar la aceste industrii. Orice companie care oferă puține sau deloc modificări la serviciile sale poate configura facturi recurente pentru a-și simplifica procesul de facturare.

Aveți nevoie de mai mulți clienți?

Obțineți mai multă muncă independentă cu cartea noastră GRATUITĂ: 10 clienți noi în 30 de zile . Introduceți adresa dvs. de e-mail mai jos și este totul a dumneavoastră.

Descarcă acum

De exemplu, dacă dețineți o agenție SEO mică, puteți oferi clienților dvs. un pachet fix de marketing. Pachetul va avea probabil prețuri standard lunare. În loc să întocmești o factură în fiecare lună cu aceleași detalii, poți pur și simplu să folosești o factură recurentă care facturează clienții tăi.

O companie poate folosi o factură recurentă după ce primește permisiunea clientului pentru a fi taxată în mod regulat pentru o sumă obișnuită. Taxa continuă apoi până la data rezilierii contractului sau când clientul decide să modifice procesul de facturare.

Facturile recurente sunt adesea automatizate și depind de software-ul pentru a face munca în locul dvs. Doar setați șablonul cu detaliile clientului și stați pe spate. Puteți alege fie să trimiteți automat factura în fiecare lună, fie să faceți modificări pentru lucrări unice înainte de a ajunge la client.

O factură recurentă diferă de factura standard în două moduri principale:

În primul rând , detaliile unei facturi standard variază în funcție de serviciu. Fiecare factură standard este diferită și se întocmește după ce serviciul a fost livrat.

În al doilea rând , cele mai multe detalii ale facturii recurente sunt decise în prealabil și se bazează pe pachetul pe care clientul se concentrează. Cu toate acestea, detaliile unei facturi standard sunt completate după serviciu. În unele cazuri, clientul poate cere chiar revizuiri pe factură.

O factură recurentă este un element de bază al oricărei întreprinderi mici care oferă servicii pachete la intervale regulate. În secțiunea următoare, vom analiza câteva dintre beneficiile utilizării acestui sistem de facturare.

Avantajele utilizării unei facturi recurente

O factură recurentă vă ajută să vă simplificați procesul de contabilitate. Să aruncăm o privire la câteva dintre beneficiile utilizării acestui sistem.

1. Îmbunătățește fluxul de numerar

O factură recurentă oferă venituri la intervale regulate. Fluxul dvs. de numerar primește un impuls constant lunar pentru a vă ajuta să acoperiți costurile și cheltuielile din cauza veniturilor recurente.

Cunoașterea sumei de bani care va intra vă ajută, de asemenea, să faceți previziuni precise ale fluxului de numerar. Nu înseamnă că facturile recurente ar trebui să fie singura bază pentru previziunile fluxului de numerar. Cu toate acestea, vă ajută să știți câți bani puteți banca în fiecare lună.

Odată ce vă dați seama cât aveți de câștigat în fiecare lună, planificarea cheltuielilor devine, de asemenea, mai ușor de gestionat. Un venit lunar garantat vă poate ajuta să luați decizii informate de afaceri cu privire la unde și cum să vă planificați cheltuielile.

2. Accelerează-ți plățile

Unul dintre cele mai mari obstacole pentru întreprinderile mici este să primească plățile la timp. O factură recurentă vă poate ajuta să treceți prin nenumărate e-mailuri și urmăriri. Deoarece cele mai multe plăți recurente sunt decise în prealabil, clientul are o idee mai bună despre momentul scadenței plății și poate planifica mai bine.

Trimițând facturi la intervale regulate, puteți încuraja o rutină de plată. Când clienții știu când se așteaptă să plătească, acest lucru îi poate ajuta să își planifice mai bine programul de plată.

Odată ce o rutină este stabilită, este probabil să fie mai puține plăți ratate. Vă ajută să evitați urmăririle incomode și economisește timp. Pentru client, nu trebuie să-și amintească să facă plata și să evite comisioanele de întârziere. Un câștig-câștig!

În plus, unele facturi recurente vă permit să vă conectați la cardul de credit al clientului. Procedând astfel, procesul de plată este mai convenabil pentru ambele părți.

3. Economisește timp

O factură recurentă vă ajută să economisiți timp în două moduri principale. În primul rând, petreci mai puțin timp urmărind plăți. În al doilea rând, vă ajută să evitați crearea unei facturi de la zero în fiecare lună.

Indiferent dacă vă setați facturile să trimită automat sau să modificați proiectul, contribuiți la evitarea dublarii eforturilor. De asemenea, vă ajută să eliberați resurse pentru alte activități.

Deși nu necesită mult timp pentru a crea o nouă factură în fiecare lună, vă impozitează resursele. Este adevărat, mai ales pentru întreprinderile mici care au resurse limitate. Timpul poate fi folosit mai bine pentru alte funcții precum marketing și vânzări.

4. Faceți mai puține greșeli

De fiecare dată când creați o factură, riscați să faceți o greșeală. Crearea unui sistem automat de facturare vă ajută să faceți mai puține greșeli.

Utilizați software-ul de factură online pentru a crea un șablon de factură, pentru a stabili programul și pentru a face orice modificări, dacă este necesar. Vă ajută să creați un proces automatizat care nu are loc pentru erori umane.

Puteți examina orice modificări dacă comanda se modifică, dar factura principală rămâne neschimbată. Înseamnă mai puține erori și nu mai multe lucrări duplicat.

5. Îmbunătățiți relațiile cu clienții

Pe o perioadă de timp, facturile la timp și mai puține urmăriri de plată se traduc într-o relație mai bună cu clientul dvs. Poate fi incomod să urmăriți plata, mai ales cu clienții pe termen lung.

Configurarea unei facturi recurente vă ajută pe dumneavoastră și pe client să gestionați mai bine graficele de plată. Prin conectarea cardului de credit la sistemele dvs. de plată, sunteți asigurat de plată. Vă ajută să vă concentrați pe rezultate, mai degrabă decât să urmăriți plăți.

De asemenea, ajută clientul să vă vadă ca parte a echipei extinse, mai degrabă decât un furnizor ad-hoc. Facturând la intervale regulate, aveți tendința de a deveni parte a bugetului lor și de a deveni o extensie naturală a procesului de planificare.

6. Integrari si optiuni multiple de gateway

Majoritatea software-ului de facturare vă permite, de asemenea, să vă integrați cu alte sisteme, cum ar fi platformele de gestionare a relațiilor cu clienții, sistemele de contabilitate și gateway-urile de plată.

Acestea vă permit să aveți o imagine de ansamblu completă a înregistrărilor pentru fiecare client și să promovați transparența. Acesta permite echipei dumneavoastră să aibă o imagine mai bună a clienților și promovează colaborarea.

Software-ul de facturare recurentă vă permite, de asemenea, să alegeți dintre mai multe opțiuni de plată. În cazul în care un gateway eșuează, clienții pot alege întotdeauna un alt mod de plată. Le oferă flexibilitate și vă permite să vă protejați împotriva oricăror erori și eșecuri într-un singur sistem de plată.

Consecvența și acuratețea unui dispozitiv recurent vă pot ajuta să creați un program de plată fără probleme. Beneficiază atât clientul, cât și dumneavoastră, deoarece economisește timp și reduce urmăririle inutile.

În secțiunea următoare, vom analiza cum puteți configura un sistem de factură recurentă pentru munca dvs.

Cum se configurează o factură recurentă?

Pentru a configura o factură recurentă, mai întâi trebuie să creați factura în software-ul dvs. Deși pașii exacti vor depinde de software-ul ales, elementele de bază rămân aceleași.

Să luăm exemplul FreshBooks. Primul pas este crearea facturii, care poate fi apoi convertită într-un șablon de factură recurentă (imaginea de mai jos).

Pentru a crea factura recurentă, urmați pașii de mai jos:

1. Alegeți o dată

După ce creați factura, trebuie să setați data și frecvența facturii. În programul recurent, alegeți următoarea dată de emitere la care va fi generată prima factură.

Data este de obicei ultima sau începutul lunii, în funcție de contractul dvs. Apoi, introduceți cât de des doriți să fie generată factura. Puteți alege dintre opțiunile anuale, lunare sau săptămânale. De asemenea, vă permite să setați un interval personalizat la fiecare șase săptămâni.

Apoi setați de câte facturi veți avea nevoie. Va depinde de durata contractului dvs. și va varia de la infinit (contracte mai extinse) până la numărul x de facturi (proiecte mai mici).

2. Introduceți lucrarea numărată

După ce ați stabilit data, adăugați lucrarea care urmează să fie facturată clientului. Aici, puteți adăuga note, taxe de întârziere sau alți termeni relevanți pentru client.

Software-ul de facturare vă permite, de asemenea, să adăugați automat toate lucrările și cheltuielile care sunt legate de acel anumit client. În timp ce configurați factura recurentă, faceți clic pe butonul „Adăugați o linie” și apoi alegeți „import timp și cheltuieli nefacturate” (imaginea de mai jos).

Aici, puteți alege dintre trei opțiuni - toate timpul și cheltuielile nefacturate, numai timpul nefacturat sau numai cheltuielile nefacturate. Setați perioada pentru aceste cheltuieli, iar software-ul va urmări automat toate cheltuielile și timpul pentru a vă genera factura.

3. Includeți totalul datorat

În continuare, includeți totalul datorat clientului. Suma finală va include toate cheltuielile și timpul urmărit într-o anumită perioadă.

Aici, puteți alege, de asemenea, să adăugați orice taxă suplimentară sau munca efectuată. Suma facturii va apărea pe șablonul de factură recurentă, așa cum se arată în imaginea de mai sus.

4. Adăugați clientul căruia i se aplică și setați ca recurent

Pentru a începe factura recurentă, adăugați clientul. Sub opțiunile de livrare, alegeți între „trimiteți automat facturile” sau „creați proiecte de facturi și trimiteți manual”. A doua opțiune este pentru acele facturi la care este posibil să aveți nevoie să adăugați muncă suplimentară sau timp petrecut pe un proiect în intervalul dat.

Setați factura la recurentă. Puteți vizualiza cu ușurință șabloanele de facturi recurente (așa cum se arată în imaginea de mai sus).

Odată ce șablonul de factură recurentă este fixat, stați pe spate și lăsați software-ul să se ocupe de el. Deși majoritatea programelor software oferă o mare varietate de servicii, unele bune practici vă pot ajuta să profitați la maximum de acest sistem de facturare.

În secțiunea următoare, vom analiza câteva sfaturi de care trebuie să țineți cont atunci când vă proiectați sistemul de facturare recurentă.

Cele mai bune practici privind facturile recurente

Majoritatea software-ului recurent are deja măsuri standard care vă ajută să creați un sistem eficient. Cu toate acestea, unele aspecte, cum ar fi momentul în care să facturați și cum să vă protejați cel mai bine plățile, vă pot ajuta să creați un sistem de plăți etanș și să creați un sistem transparent care să vă avantajeze atât dumneavoastră, cât și clientului.

Profitați la maximum de software ținând cont de câteva sfaturi. Acestea vă vor ajuta să vă simplificați și mai mult ciclul de facturare.

1. Cronometrarea facturii

Companiile au cicluri de plată diferite - în timp ce unele preferă începutul lunii, altele adesea își plătesc angajații și vânzătorii la sfârșitul lunii. Asigurați-vă că vă aliniați ciclul de facturare conform standardului din zona dvs.

Deoarece facturile recurente se referă la stabilirea unei rutine de plată sănătoase, planificarea plăților în funcție de schema lor naturală de plată vă va ajuta afacerea. Este posibil ca clientul să vă vadă ca pe o extensie a plăților sale interne.

2. Primiți întotdeauna o confirmare scrisă pentru facturarea recurentă

Facturarea recurentă utilizează informațiile despre cardul de credit ale clientului și alte detalii. În plus, asigurați-vă că aveți și acordul scris al clientului pentru a le factura în mod regulat.

Deși contractul dvs. principal poate acoperi durata facturării, a avea un acord scris privind utilizarea informațiilor financiare ale acestora este o modalitate excelentă de a evita orice dispută mai târziu.

De asemenea, trebuie să menționeze când veți retrage banii, pentru cât timp și plata convenită.

3. Lucrați locuri de muncă unice în contract

Facturile recurente sunt de obicei folosite pentru pachetele de pachete, dar uneori puteți ajunge să faceți și lucrări unice pentru client într-o anumită lună.

Asigurați-vă că includeți acest lucru în acordul dvs. scris. Sunt două lucruri de luat în considerare aici. În primul rând, veți folosi aceeași metodă de plată. În al doilea rând, jobul unic va fi facturat împreună cu serviciile de abonament.

Este o factură recurentă configurată corect pentru afacerea dvs.?

Indiferent dacă sunteți o platformă de comerț electronic sau o companie de software, un sistem de factură recurentă se potrivește tuturor afacerilor. Este, fără îndoială, cea mai potrivită pentru companiile care oferă servicii regulate.

Este o modalitate excelentă de a automatiza și accelera procesul de plată și de a beneficia atât dumneavoastră, cât și clientului. Îi ajută să-și planifice cheltuielile și să stabilească programul de plată al unui client, ajutându-i să evite taxele de întârziere și alte taxe.

Acestea sunt câteva dintre tipurile de afaceri care pot beneficia semnificativ de un sistem de facturare recurent:

• Companii care furnizează servicii lunare, cum ar fi o agenție de marketing digital cu un număr fix de postări sau ținte de conținut.
• Companii de întreținere lunară care oferă suport, cum ar fi întreținerea software-ului și a utilajelor.
• Afaceri care oferă lunar traininguri sau ateliere de învățare. Acestea sunt de obicei un număr fix de sesiuni oferite la intervale regulate.
• Companii de software care oferă servicii pe bază de abonament sau pachete pentru o taxă de licență sau un plan lunar.

Cea mai bună parte a facturilor recurente este că sunt flexibile și pot fi adaptate nevoilor dumneavoastră. De exemplu, dacă aveți o afacere sezonieră sau opriți serviciile unui client, pur și simplu întrerupeți factura recurentă și reporniți când vă întoarceți.

Indiferent dacă sunteți un freelancer sau o afacere mică, un sistem de facturare recurent este o modalitate excelentă de a stabili un obicei sănătos de plată. Nu numai că vă protejează plățile, dar vă ajută și să fiți regulat cu facturarea. Este ușor să trimiteți un e-mail recurent în același timp cu o factură recurentă dacă doriți să notificați clienții despre plata lor.

În încheiere

Un sistem de facturare recurent este o modalitate excelentă de a evita rularea după plăți și de a crea o rutină de plată sănătoasă. Vă ajută să economisiți timp, să faceți mai puține greșeli și să creați un flux de numerar sănătos pentru afacerea dvs.

Ajută clientul să-și planifice cheltuielile și, cu mai puține apeluri de urmărire pentru plăți, duce la o relație de lucru mai bună cu dvs. Deoarece sistemul necesită o preautorizare pentru plăți, vă ajută, de asemenea, să fiți sigur de plățile dvs.

În funcție de software-ul dvs., puteți crea un program de facturare. Doar creați un șablon și lăsați software-ul să completeze detaliile. Apoi, va trimite automat factura clienților dvs. ca un ceas.

Asigurați-vă că obțineți permisiunea scrisă pentru utilizarea detaliilor financiare ale clientului. Planificarea programului de facturare în jurul ciclurilor lor de plată ajută, de asemenea, la crearea unui sistem eficient. Deci ce mai aștepți? Configurați-vă sistemul astăzi!

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturați-ne!

Jimmy Rodriguez este COO al Shift4Shop, o soluție de comerț electronic complet gratuită, de nivel enterprise. El este dedicat să ajute comercianții cu amănuntul de pe internet să reușească online, dezvoltând strategii de marketing digital și experiențe de cumpărături optimizate care generează conversii și îmbunătățesc performanța afacerii.
Citește mai multe de la Jimmy.