Cum să creșteți productivitatea într-un spațiu de lucru la distanță foarte colaborativ

Dacă cumpărați ceva prin link-urile noastre, este posibil să câștigăm bani de la partenerii noștri afiliați. Află mai multe.

În această eră digitală, în care spațiile de lucru sunt dominate de Millennials și de mentalitatea lor de rătăcire, termenul „colaborare” capătă noi semnificații.

Probabil știți că munca independentă și munca la distanță este o tendință în creștere în rândul millennials. Deși este grozav să poți lucra împreună din locații îndepărtate (chiar exotice) răspândite pe tot globul, colaborând prin internet, deși dacă nu este făcută corect, productivitatea poate avea un impact negativ.

În aceste zile de Six Sigma și Kanban, managerii (și angajatorii în general) iau foarte în serios productivitatea. Și de ce n-ar fi făcut-o? Concurența dintre afaceri și companii din fiecare industrie astăzi este ridicolă. În plus, în zilele noastre, atât angajatorii, cât și angajații tind să acorde „echilibrul dintre viața profesională și viața privată” o prioritate foarte mare. Deci, angajatorii ar dori cu siguranță să profite la maximum de angajații lor și să-și optimizeze productivitatea la maximum.

Productivitatea la locurile de muncă tradiționale a fost o funcție de mulți factori variați, cum ar fi:

• Design birou: Biroul angajatului este spațiul de lucru principal și trebuie proiectat cu atenție, într-un mod care să faciliteze comunicarea și să permită o anumită intimitate. Trucul este să găsești echilibrul corect între cele două.
• Mediul de birou: Designul general al biroului joacă, de asemenea, un rol major în productivitatea angajatului. Afectează mai mult decât simpla ergonomie și poate avea un impact profund asupra sănătății și bunăstării generale a angajatului. Deci, a avea iluminare, ventilație și aer condiționat adecvate este la fel de important ca să ai săli de conferințe, holuri și saloane bine proiectate.
• Personalizare: Se crede că personalizarea spațiului tău poate crește legătura emoțională cu munca ta. Obiectele personale mici, care nu sunt aglomerate, cum ar fi jucăriile de birou, ramele foto, etc. pot ajuta angajatul să se simtă mai bine acasă și să îmbunătățească concentrarea, sporind astfel productivitatea.
• Cultura muncii: Crearea unei culturi pozitive a companiei este direct legată de nivelul de productivitate al lucrătorilor. Acesta este pur și simplu un fapt de netăgăduit, dar este încă adesea trecut cu vederea de marile corporații. O cultură pozitivă a muncii este cea care stimulează un sentiment de apartenență în rândul angajaților, îi încurajează să ia pauze frecvente pentru a se reîncărca și promovează colaborarea deschisă între diferite echipe.
• Instrumente software: calitatea instrumentelor software (și a resurselor în general) disponibile lucrătorilor este un factor critic care afectează nivelul de productivitate și de producție.

Aceștia sunt doar câțiva dintre mulți factori care afectează productivitatea angajaților care lucrează într-un birou obișnuit de corporație.

Cu toate acestea, atunci când vorbim despre un spațiu de lucru la distanță, cum ar fi un birou de acasă sau o casă pe plajă în Bahamas, angajatul este șeful designului biroului și al mediului de lucru. Spațiul de lucru ar fi apoi (implicit) personalizat și optimizat după placul lor, astfel încât aceștia nu mai rămân factorii controlabili care le afectează productivitatea. De fapt, un studiu din 2017 al Universității din Minnesota sugerează că „geniile creative” preferă un spațiu de lucru aglomerat și aglomerat.

Desigur, există întotdeauna sfaturi și tactici pentru a ajuta la proiectarea unui birou de acasă ideal, care este confortabil, dar serios.

Dar ceea ce rămâne același este software-ul folosit de lucrători pentru a îndeplini sarcinile reale. În mod obișnuit, instrumentele software sunt standardizate în întreaga companie și astfel angajatorul joacă în continuare un rol important în influențarea productivității angajaților în acest sens.

Mai simplu spus, creșterea productivității într-un spațiu de lucru virtual extrem de colaborativ al telecommuterelor se reduce la alegerea software-ului de către companie. Și pentru Millennials cunoscători de tehnologie, totuși, software-ul este mai mult decât un simplu instrument pentru a finaliza o sarcină. Așa cum o mulțime de procese de gândire sunt implicate în proiectarea unui spațiu de lucru fizic extrem de productiv – arhitectură, design interior, design structural etc. – același lucru este valabil și pentru un spațiu de lucru virtual.

Este nevoie de multă creativitate și gândire de proiectare pentru a produce software care oferă o experiență excelentă pentru utilizator (UX) și, la rândul său, crește productivitatea. Mai mult, software-ul cu o interfață de utilizator (UI) superbă îi motivează pe lucrători să facă mai mult.

Așadar, haideți să aruncăm o privire rapidă asupra unor instrumente de colaborare la distanță care ies cu adevărat în evidență din mulțime atunci când vine vorba de creșterea productivității cu o UI/UX stelară. Ca bonus, instrumentele enumerate vor fi ușor de utilizat, dar nu vor compromite calitatea.

Instrumente de colaborare la distanță

Instrumente pentru comunicare rapidă și clară

În timp ce e-mailurile dus-întors servesc scopului comunicării, există nenumărate instrumente și aplicații (gratuite și plătite) care oferă servicii de comunicare all-in-one: apeluri vocale, apeluri video, partajarea ecranului și mesagerie instantanee, prin internet . Dar doar o mână dintre ele sunt demne de remarcat și de fapt măresc productivitatea în loc să sporească bătăile de cap.

După cum probabil ați ghicit deja, Slack guvernează topurile aici. Cu prețuri competitive și un plan gratuit convingător, care oferă toate funcțiile de care ai putea avea nevoie, nu este de mirare că Slack este punctul de referință global al mesageriei instantanee.

Alternativele populare de calitate includ Google Hangouts și Skype, care posedă toate funcțiile, dar se simt ușor inferioare Slack în ceea ce privește interfața și intuitivitatea.

Instrumente pentru managementul colaborativ al sarcinilor

A fi pe aceeași pagină poate fi o provocare, mai ales când tu și colegii tăi sunteți la mii de mile distanță. Din fericire, există aplicații care ajută la eficientizarea muncii, la urmărirea progresului și la promovarea productivității și a răspunderii în cadrul echipei.

Asana este una dintre cele notabile, deoarece nu te copleșește cu un baraj de funcții avansate și oferă doar toate elementele de bază - crearea de calendare, atribuirea de sarcini și stabilirea priorităților - într-un pachet bine conceput. Trello este o alternativă excelentă care adoptă o abordare Kanban a managementului de proiect, cu panouri intuitive și carduri drag-and-drop.

Ambele sunt foarte prietenoase cu bugetul, iar planul gratuit Trello este mai mult decât suficient pentru startup-uri și întreprinderi mici.

Instrumente pentru documentare colaborativă

Nicio afacere sau companie nu există fără documente. Deși documentația poate fi plictisitoare, o interfață de utilizator bună poate ajuta să facă lucrurile interesante și să accelereze lucrurile.