13 companii la distanță își împărtășesc instrumentele de colaborare preferate [Breviar expert]

Publicat: 2020-12-16

Munca la distanță a crescut în ultimii ani în multe industrii. Are o mulțime de avantaje: confort, economisire de timp și bani, creșterea productivității, permițând mai multă concentrare și flexibilitate. Pentru 65% dintre lucrători, lucrul de acasă este un motiv pentru care îi place și mai mult slujba lor. Potrivit sondajului FlexJobs, serviciul de telecomunicații este cel mai solicitat tip de aranjament de lucru flexibil (80%), urmat de programe flexibile (71%).

Cu toate acestea, pentru proprietarii de afaceri în 2020, trecerea companiei la un mod la distanță - complet sau parțial - poate deveni o strategie de supraviețuire din și mai multe motive. Acum nu este doar un mod inteligent de a reduce costurile, de a lansa operațiuni multinaționale, de a lucra cu parteneri străini. Munca la distanță este, de asemenea, un mod de a vă adapta și de a oferi echipei dvs. distanțarea socială necesară pentru a face față pandemiei globale.

Din fericire, există suficiente instrumente și platforme care să permită operațiuni online fără probleme și comunicări legate de muncă. Când gestionați angajați la distanță, este important să știți ce instrumente de productivitate și instrumente de colaborare online să utilizați și cum vă vor ajuta să vă gestionați compania de oriunde.

Am cerut 13 companii la distanță să împărtășească instrumentele lor preferate de colaborare pe care le puteți lua în considerare pentru afacerea dvs.

Jonathan Holloway, fără examen

Ca o companie care este 100% la distanță, ne bazăm foarte mult pe suita de produse Google pentru colaborare. Foile Google și documentele Google sunt imense pentru noi. Suita lor are tot ceea ce avem nevoie, de la chat video la apeluri de conferință, la partajarea de fișiere și colaborarea de documente.

Am încercat alte produse în trecut, cum ar fi Slack, Trello și Airtable. Am constatat că este cel mai ușor să avem un singur loc pentru toate nevoile noastre, decât să trebuiască să gestionăm o mână de servicii diferite.

Suntem în afaceri din 2013, mergând pe deplin la distanță în 2015. Suntem un brokeraj digital de asigurări de viață. Am găsit mai ușor vânzătorii la distanță mai mari, întrucât ne străduiam să găsim talente calificate în zona noastră. De atunci, am decis că nu este necesar să ceri oamenilor să vină într-un birou. Este avantajul # 1 pe care îl puteți oferi angajaților.

Jonathan Holloway

Jonathan este cofondatorul No Exam, un brokeraj digital de asigurări de viață.

Katie Horgan, Asistent pentru donare

Ne gândim în permanență la modalități de a ne conecta cu forța noastră de muncă la distanță. Cele mai importante două instrumente ale noastre sunt Slack și Google Hangouts, deoarece fiecare are un scop diferit.

Folosim canale Slack dedicate pentru mesaje instantanee la telecomandele noastre la care întreaga companie este invitată să se alăture.

Pentru chat-urile video, folosim Google Hangouts ori de câte ori este posibil.

Katie Horgan

Katie este cofondator și vicepreședinte al dezvoltării afacerilor cu certificatul B Corp și programul de recompense pentru cumpărături, GivingAssistant.org. Ea este specializată în identificarea, dezvoltarea și lansarea de noi idei pe piață.

Greg Mercer, Jungle Scout

Până anul trecut, eram o echipă complet îndepărtată și chiar și acum doar jumătate din echipă se află în birouri (cu sediul în Austin, Vancouver și Shenzhen).

Ca echipă, utilizăm foarte mult Slack , Zoom , Airtable și Google Drive . Folosim Slack pentru comunicările noastre rapide și zilnice, precum și pentru modalități de a sărbători zilele de naștere, realizări sau de a avea jocuri aleatorii. Folosim Zoom pentru toate întâlnirile pe care le avem. Airtable este utilizat pentru a ține evidența sarcinilor individuale și a echipei și a progreselor care au fost făcute într-un anumit proiect. Pentru partajarea de fișiere, considerăm că Google Drive este cel mai ușor de distribuit și de colaborat simultan, așa cum facem adesea în echipă.

Greg Mercer

Greg este fondatorul și CEO-ul Jungle Scout. Greg a început ca vânzător Amazon și a realizat rapid cât de greu era să faci cercetări de produs, așa că a început Jungle Scout, un software de cercetare a produselor care îi ajută pe alți vânzători Amazon să își înceapă și să își dezvolte afacerile.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Pentru a menține procesele interne de afaceri și vânzări ușoare, folosim următoarele instrumente:

Trello (managementul proiectelor și sarcinilor)
Slack (comunicare internă)
Telegramă (comunicare cu clientul extern)
documente Google
Qwilr (propuneri client)
HelloSign (contracte)
MailChimp (campanii de e-mail)

Trello este adevăratul MVP aici, deoarece ne permite să rămânem agili și scalabili, deoarece este atât de simplu, dar foarte personalizabil. Eu și managerul meu de proiect am petrecut mult timp în ultimul an A / B testând diferite strategii pentru a profita la maximum de Trello, iar acum am obținut procesele noastre bine formate, dar suntem întotdeauna deschiși la noi idei de optimizare lucrurile mai departe.

De asemenea, am personalizat plăcile Trello special pentru a mă ajuta să gestionez pâlnia noastră de vânzări, deoarece avem o mulțime de clienți noi și oportunități de parteneriat care apar constant. De asemenea, ajută la utilizarea gratuită a Trello și, deoarece deja cheltuim mult pe alte instrumente precum Premium Slack, economiile lunare de costuri au un impact mare.

Pentru cineva care tocmai începe cu Trello, uneori poate fi intimidant, deoarece este * atât de personalizabil. Vă recomand să vizionați videoclipuri tutoriale YouTube despre cum să începeți să configurați tablouri, liste, carduri și liste de verificare pentru echipa dvs. Puteți utiliza, de asemenea, plăci doar pentru a vă arunca ideile creative și a păstra liste de sarcini personale de îndeplinit!

Rhiannon Payne

Am construit și gestionat echipe distribuite la distanță de până la 50 de persoane din 2012. Este o pasiune a mea și în prezent scriu o carte despre The New Distributed Workforce, care va fi publicată pe 1 iunie. Anul trecut am vorbit despre acest subiect la conferințe la Amsterdam și San Francisco, iar anul acesta voi susține prelegeri / panouri pe tema ONU, SF și Marea Britanie.

David Alexander, Mazepress

În calitate de dezvoltator web și de marketing digital care lucrează cu o echipă de freelanceri și clienți din întreaga lume, este vital pentru noi să folosim instrumente de colaborare pentru a ne asigura că munca noastră poate fi realizată cât mai eficient posibil.

Instrumentul nostru ales este Asana , datorită interfeței sale de utilizare ușor de utilizat și cât de ușor este acest lucru pentru integrarea noilor colegi și clienți.

Asana oferă toate funcționalitățile esențiale necesare, cum ar fi gestionarea sarcinilor, calendare, liste de verificare pe care le putem reutiliza și raportarea progresului, dar este, de asemenea, extensibil, astfel încât să putem personaliza fluxul de lucru pentru a include câmpuri personalizate, dependențe de sarcini și alte caracteristici care sunt deseori necesare pentru noi lucrăm în măsura posibilităților noastre.

Numărul de companii cu care intru în contact care se bazează în continuare pe e-mailurile interne, fiind principalele lor mijloace de comunicare în echipă, este uluitor și ceva pe care îl subliniez în mod constant ca o ineficiență fundamentală care ar trebui corectată.

Răspunsul? Pentru a utiliza instrumente de gestionare a proiectelor și de colaborare pentru a permite o conversație mai detaliată despre detalii specifice, mai degrabă decât e-mailuri cu conținut lung, în care detaliile se pierd adesea.

Există o mulțime de instrumente grozave, dar pentru noi, Asana bifează toate casetele, dar folosim și integrări precum Google Drive , Evernote și alte servicii externe care pot funcționa ca Asana.

David Alexander

David este un agent de marketing digital și „tip web” cu peste un deceniu sub ajutarea IMM-urilor și a persoanelor fizice să folosească tehnologia nu numai pentru a supraviețui, ci pentru a prospera în noul ecosistem digital. De asemenea, își documentează experimentele, eșecurile și instrumentele interesante la Mazepress. Este un tocilar total care a început să programeze la vârsta de 13 ani, dar dacă se spune adevărul preferă mult artele. David a fost, de asemenea, un avocat al criptomonedelor, al descentralizării și al tehnologiei blockchain.

Greg Dorban, Ledger Bennett

Ledger Bennett este o agenție de marketing B2B premiată, multinațională, care deservește întreprinderi globale și întreprinderi extinse. Am construit o cultură de colaborare și colaborare la distanță pentru a ne ajuta să oferim servicii mai bune clienților dvs. Cu patru locații (2 Marea Britanie și 2 SUA), împreună cu munca de la birourile clienților, locații îndepărtate și lucrând de acasă, vom avea în mod regulat 50% din angajați în locații individuale într-o zi dată.

Una dintre cele mai mari provocări pe care le-am avut este alimentarea colaborării, contribuția specialiștilor la momentul potrivit și vizibilitatea tuturor părților interesate ale unui proiect. Fiind o afacere de servicii și nu produse standard, acest lucru este agravat de diferite locații care au o diferență de timp de 8 ore.

Folosim o grămadă de instrumente pentru a ne ajuta să facem acest lucru. Pe plan intern folosim Asana pentru atribuirea sarcinilor și Synergist pentru planificarea capacității. De asemenea, folosim o combinație de Slack , WhatsApp și Skype (orice utilizează clientul nostru) pentru a îmbunătăți colaborarea, nu doar intern, ci extern cu clienții.

Dar, de departe, cea mai importantă parte este politica noastră privind camerele video obligatorii la toate apelurile. Suntem în mod constant în grupuri Skype și apeluri video, chiar și lăsarea mesajelor vocale video este scurtă. Această vizibilitate față în față nu este importantă doar pentru a ne construi cultura ca o singură echipă de companie, indiferent de locație, ci ajută la comunicarea mai eficientă a nuanțelor a ceea ce încercăm să realizăm.

Avantajul general este de a fi capabil să transforme munca mai repede cu zile de lucru efectiv duble, oferind aproape o acoperire de 24 de ore și un vas de topire mai larg de experiență și cunoștințe decât poate fi realizat într-o singură locație.

Greg Dorban

Greg Dorban a trecut de la stagiar la proprietar de afaceri la o agenție de marketing multinațională în puțin peste 5 ani. Conduce strategia la Ledger Bennett și este un investitor activ în start-up-uri, imobiliare și tehnologii emergente.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Instrumentul nostru preferat este tot ceea ce intră sub umbrela G suite . Avem experți care colaborează la proiecte în mai multe fusuri orare, astfel încât să ne organizăm este cheia eficienței noastre.

Folosim foi Google pentru gestionarea proiectelor și campaniilor, sarcini de alocare a activităților echipei, folosim Hangouts pentru a colabora și a fi la curent. Este de departe cel mai bun instrument pe care îl folosim și, pentru că totul este sub o umbrelă, nu avem deschise 100 de file și instrumente diferite. Putem face totul din fila e-mail și din orice foi de calcul specifice ale campaniei.

Natalie Athanasiadis

Natalie este proprietarul și șeful creșterii la Ormi Media. Este un specialist în marketing digital și SEO care lucrează cu companii la nivel global.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore este o companie complet „virtuală”, cu angajați care se întind pe tot teritoriul Statelor Unite. După cum ți-ai putea imagina, instrumentele de colaborare sunt foarte importante pentru noi să rămânem conectați și la curent cu privire la toate aspectele relevante.

Am ales G-Suite Google ca suită de colaborare, care a funcționat foarte bine. Este accesibil, profesional și ușor de utilizat - la scară, deoarece trebuie să îndeplinim toate cerințele noastre de comunicare. Cel mai bun atribut este că nu trebuie să ne facem griji niciodată despre pierderea documentelor sau găsirea lor rapidă, chiar dacă altcineva a fost autorul.

Crisantos Hajibrahim

În calitate de inovator, antreprenor și vizionar extrem de condus, cu experiență tehnologică, Crisantos a fondat două companii bazate pe cloud și este un prezentator frecvent la evenimente din industrie.

Ollie Smith, ExpertSure

Fiind o companie complet îndepărtată, cu echipa noastră răspândită la jumătatea lumii, avem nevoie de niște instrumente de colaborare online excelente, care să ne permită să funcționăm ca o echipă eficientă. Remarcabilul meu trebuie să fie aplicația Slack . Acest instrument fantastic ne ajută prin:

Încurajarea colaborării - elimină multe dintre barierele care în mod tradițional au fost obstacole în calea transparenței și colaborării. În calitate de fondator și CEO, îmi oferă o perspectivă asupra a ceea ce crede echipa mea, fără a interfera cu rolurile lor respective.
A redus la jumătate traficul web - Slack elimină cât mai mult înainte și înapoi care îmi umpleau căsuța de e-mail.
Mi-a permis să simplific procesul one-to-one - îmi permite să organizez cu ușurință întâlniri one-to-one și acționează ca o înregistrare istorică a oricărei conversații cu orice membru al echipei.

Ollie Smith

Călătoria mea antreprenorială a început la o vârstă fragedă de 18 ani, cu un împrumut de la Prince Charles Trust pentru Tineri Antreprenori. Din acele zile de început, am trecut la gestionarea cu succes a companiei mele actuale în ultimii 8 ani.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

Instrumentul # 1 care permite echipei noastre să colaboreze eficient este, cu mâna în jos, Basecamp . Mă înfiorează să mă gândesc la zilele dinaintea introducerii instrumentului de gestionare a proiectelor în procesele noastre și m-aș teme să ne întoarcem la ele.

Basecamp este hub-ul centralizat pentru toate comunicațiile noastre atât la nivel intern, cât și cu clienții, și păstrează totul documentat și calendarizat - ne ține la timp și organizați și este atât de util încât partenerul meu și cu mine împărtășim chiar și un proiect Basecamp pentru a ne gestiona personalul viaţă!

Alte două instrumente utile sunt pentru echipa noastră de la distanță: G Suite , care permite colaborarea ușoară a documentelor în timp real, și Zoom , care este modul în care organizăm întâlniri față în față cu echipa și clienții.

Pe lângă aceste instrumente, am construit și adăugăm continuu la o bază de cunoștințe internă / manualul de operațiuni al angajaților, construit ca un site WordPress protejat prin parolă. Documentarea proceselor și standardelor a fost vitală pentru succesul nostru și minimizarea timpului de creștere atunci când un nou angajat intră la bord.

Deoarece nu avem luxul de a permite noilor angajați să-și umbrească colegii de muncă în primele zile, este esențial să avem procese bine documentate pentru a aduce noi membri ai echipei fără probleme. S-ar putea ca mulți oameni să nu-și dea seama că WordPress poate fi utilizat pentru intranet-uri sau alte site-uri web care nu se confruntă cu publicul, dar este un instrument excelent pentru toate tipurile de utilizări și a fost perfect pentru nevoile noastre în timp ce ne-am construit manualul de operațiuni.

Amber Hinds

Sunt directorul creativ și directorul executiv al Road Warrior Creative, o agenție de marketing digital specializată în mărci alimentare și organizații sociale.

Hamna Amjad, Ridester

Fiind o echipă la distanță, folosim o serie de instrumente de colaborare pentru a ne asigura că toți membrii echipei noastre sunt pe aceeași pagină și că totul este aliniat în conformitate cu agenda companiei noastre. Instrumentele noastre cele mai utilizate sunt Google Docs pentru documentare, Slack pentru comunicare și Google Drive pentru partajarea de fișiere. Însă recent, am început să folosim Trello și ne place foarte mult modul în care a contribuit la gestionarea fluxului nostru de lucru, la îmbunătățirea colaborării noastre și la sporirea productivității noastre.

Folosim tablourile, listele și cărțile Trello pentru a organiza și prioritiza proiectele noastre. Puteți configura liste de sarcini, delega sarcini și puteți oferi feedback altora. Ne-a ajutat să eliminăm o mulțime de e-mailuri înapoi înapoi, economisindu-ne timpul pentru a ne concentra pe lucruri mai importante. Putem vedea cu ușurință pe tablă, la ce proiect lucrează cineva și progresul său în acest sens. Acest lucru ne ajută să rămânem la curent cu lucrurile și să lucrăm mai eficient. În plus, Trello poate fi integrat cu celelalte instrumente preferate precum Google Drive, Slack și Evernote, ceea ce reprezintă un plus imens.

Hamna Amjad

Sunt Community Manager la Ridester, care primește 0,65 milioane de vizitatori pe lună. Ridester a fost menționat în mai multe publicații de top, inclusiv Entrepreneur, Inc, Forbes, Reader's Digest. Ridester este o companie de la distanță, ai cărei angajați lucrează toți de la distanță din mai multe țări.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

Locul de muncă de Facebook

Cu ajutorul Workplace by Facebook, sunteți doar separați de membrii echipei dvs. de distanță și nu de productivitate și implicare. Adesea, lucrătorii la distanță pierd unele activități distractive, dar cu funcții și procese compatibile cu AI, totul pare foarte ușor. Locul de muncă este un mod distractiv de utilizat, deoarece este la fel de interesant ca orice platformă de socializare.

Veți primi actualizări continue pe portalul dvs. de fluxuri de știri, puteți porni un videoclip live oricând, puteți desfășura întâlniri video și puteți utiliza mesageria instantaneu - totul pe toate dispozitivele - fie că este vorba de un telefon mobil, laptop sau tabletă. Ca supliment, puteți, de asemenea, să remediați alte instrumente, cum ar fi Office 365 și să urmăriți diverse probleme în mișcare.

WhatsApp

WhatsApp este adesea ignorat de statutul său de salvator profesionist. Este subevaluat, dar disponibilitatea și omniprezenta îl fac unul dintre cele mai îndrăgite și dependente de instrumentele din întreaga lume - puteți crea grupuri de lucru pentru diferite proiecte, puteți trimite mesaje oamenilor despre progresul muncii, puteți partaja imagini și videoclipuri și puteți avea întâlniri video. Este cel mai simplu instrument care îi ajută pe oameni foarte mult în eforturile și angajamentele lor profesionale.

Asana

Dacă viața dvs. profesională depinde în mare măsură de munca în echipă - raportarea către un manager sau aveți oameni care vă raportează - și aveți nevoie de actualizări continue de la aceștia în timp ce lucrați de la distanță - Asana este doar instrumentul potrivit pentru dvs. Are utilizări multiple pentru eforturile dvs. profesionale, deoarece puteți verifica cu ușurință ce se întâmplă, câte proiecte au fost finalizate, cine este încă în așteptare din partea lor pentru a trimite lucrarea și chiar atașați și verificați diferite atașamente, cum ar fi documente, grafică și videoclipuri- toate dintr-o dată.

Siddhartha Gupta

Siddhartha Gupta este directorul executiv al Mercer-Mettl, o companie de tehnologie de resurse umane și o firmă lideră de măsurare a talentelor, care permite companiilor să ia decizii precise ale oamenilor în domeniul recrutării, gestionării și formării talentelor pe verticală.

William Lipovsky, finanțele primului trimestru

La First Quarter Finance, instrumentul nostru de colaborare online preferat este Slack . Echipa noastră complet îndepărtată de cercetători, scriitori și editori folosește în mod constant Slack atât pentru colaborare, cât și pentru comunicare. Editorii pot împărtăși informații și pot schimba ideile între ei și cu scriitorii noștri, în timp ce trimit o schiță prin mai multe runde de editare. Ca echipă, putem discuta lucruri precum ghidul de stil sau modificările de politică, cu toată lumea cu oportunități egale de a-și împărtăși opiniile - ceva ce poate să nu fie posibil printr-o conferință video cu un număr mare de persoane sau un apel vocal.

Ca instrument de comunicare, Slack este o parte integrantă a fluxului nostru zilnic de lucru, iar beneficiile Slack pentru o organizație la distanță sunt evidente. Când o echipă este răspândită în întreaga lume, nu putem să intrăm reciproc în birourile noastre sau să ne adunăm într-o sală de conferințe pentru a împărtăși informații. Slack ne permite să abordăm orice problemă sau întrebare rapid și eficient, fie individual, fie ca grup. Nu există o modalitate mai rapidă de a ne asigura că personalul nostru este la curent cu noile politici sau proiecte decât de a trimite un mesaj Slack tuturor celor care trebuie să fie informați.

William Lipovsky

William Lipovsky a început să investească în bursă la vârsta de 10 ani. Când a absolvit facultatea la 21 de ani, a scris un cec pentru a plăti împrumuturi de 16.500 de dolari. William deține primul trimestru de finanțe, un site de informare pentru consumatori.

Iată - cele mai preferate instrumente de colaborare online partajate de companiile la distanță pe care le-am intervievat. Ce instrumente de colaborare online folosiți pentru a vă conduce afacerea? Spuneți-ne în comentariile de mai jos!