Îmbunătățiți-vă contabilitatea utilizând numerele SKU

Publicat: 2019-01-18

Contabilitatea și urmărirea financiară sunt vitale pentru sănătatea generală a afacerii dumneavoastră. Cu toate acestea, este intimidant să calculezi numărul mare de variabile care joacă un rol în determinarea finanțelor tale. Totul, de la bancherii cu care lucrați până la angajații pe care îi angajați, afectează profitabilitatea. Și cea mai mică eroare de contabilitate poate avea un impact semnificativ asupra numerelor dvs.

Dezvoltarea și utilizarea regulată a numerelor SKU este unul dintre cele mai bune instrumente pe care le poate folosi afacerea dvs. mică sau agitația secundară pentru a îmbunătăți contabilitatea (și profitabilitatea).



SKU-uri vs. UPC-uri vs. numere de serie

Numerele SKU pot să nu pară foarte interesante sau foarte critice pentru contabilitatea dvs. de bază. Cu toate acestea, odată ce vezi cât de profund sunt integrați în operațiunile tale de afaceri, vei ajunge să le recunoști valoarea.

În primul rând, trebuie să știți ce definește un număr SKU. SKU înseamnă „unitate de stocare”. Este un cod format din litere și cifre și are de obicei șase până la opt caractere. Aceste numere sunt concepute pentru a ține evidența inventarului. Acestea sunt utilizate intens atât în ​​software-ul de gestionare a stocurilor și de puncte de vânzare (PoS), cât și în software-ul de contabilitate.

În acest moment, este posibil să fii confuz cu privire la modul în care numerele SKU diferă de UPC-uri (coduri universale de produs) sau numerele de serie. UPC-urile sunt numere din 12 cifre care se află în partea de jos a codurilor de bare pe diferite produse. UPC-urile sunt, după cum sugerează și numele, universale și nu pot fi unice pentru niciun magazin. Cu alte cuvinte, două companii care vând aceleași produse vor împărtăși același UPC pentru un anumit produs, dar probabil vor avea două SKU-uri diferite.

Numerele de serie sunt unice pentru fiecare produs în parte. Ele sunt de obicei folosite pentru electronice și alte articole de mare preț. Dacă magazinul dvs. vinde 20 de laptopuri de aceeași marcă și model, toate vor avea aceleași UPC-uri și SKU-uri. Dar, fiecare dintre acele 20 de laptop-uri va avea un număr de serie distinct.

Avantaje pentru procesul contabil

Deci, de ce numerele SKU sunt bune pentru contabilitatea afacerii dvs.?

  • Urmărirea pierderilor

    Pentru început, SKU-urile sunt una dintre cele mai bune resurse pentru urmărirea pierderilor. Deoarece fiecare număr SKU vă permite să urmăriți produsele primite și să le urmăriți rapid și ușor pe parcursul călătoriei către clienți, este ușor să determinați unde și cum dispar produsele dvs.

  • Deciziile bazate pe inventar

    Erorile de gestionare a stocurilor sunt una dintre cele mai mari trei cauze ale pierderilor de profit în afacerile cu amănuntul. Cu toate acestea, SKU-urile facilitează ținerea evidenței inventarului în fiecare dintre locațiile dvs. Acest lucru devine critic cu cât trebuie să urmăriți mai multe produse și cu cât aveți mai multe locații. Cu numere de inventar precise printr-un proces în mare măsură automatizat, echipa dvs. va putea lua decizii mai inteligente de stocare. Veți pierde mai puține produse, veți avea un stoc mai fiabil în fiecare dintre locațiile dvs. și veți fi mai puțin probabil să faceți un apel de dezvoltare prost.

  • Locații individuale ale articolelor

    Contabilitatea poate determina, de asemenea, statistici avansate pe baza locațiilor diferitelor articole. De exemplu, ei pot vedea care magazine comandă cele mai mari cantități din fiecare produs și pot determina unde se pierd cele mai multe produse. Ca un bonus suplimentar, managerilor de depozit și stocatorilor de magazine le va fi mult mai ușor să urmărească articolele individuale. Acest lucru vă poate crește foarte mult viteza și profitabilitatea.

  • Precizia raportării

    Cunoașteți importanța acurateții raportării, iar SKU-urile pot face aceste rapoarte mult mai precise. Deoarece vă veți scana articolele în mod regulat pe parcursul operațiunii dvs. cu numere unice pentru fiecare articol, nu va trebui să vă faceți atât de mult griji cu privire la informațiile înșelătoare sau eronate. Acest lucru ajută la crearea unor proiecții de venituri mai consistente și mai fiabile. În plus, permite luarea unor decizii contabile mai inteligente.

  • Serviciu Clienți și Marketing

    Deși nu are legătură directă cu contabilitatea, este, de asemenea, important să rețineți beneficiile SKU-urilor pentru marketing și vânzări și servicii pentru clienți. SKU-urile vă pot ajuta să aflați ce produse sunt cumpărate cel mai frecvent (și cum). Aceste informații pot fi folosite pentru a crea publicitate direcționată. De asemenea, pot îmbunătăți experiența noastră în magazin, deoarece veți putea găsi mai rapid articolele din magazin sau veți putea să le comandați din locațiile corecte.

Crearea numerelor SKU

Puteți genera SKU-uri în orice mod doriți; nu există limite fundamentale privind formatarea pe care o utilizați sau câte caractere trebuie incluse. Când decideți asupra unui format, asigurați-vă că luați în considerare aplicația pentru care utilizați numere SKU. De exemplu, dacă credeți că casierii dvs. vor trebui să memoreze SKU-urile, este o idee bună să le păstrați scurte, ușor de citit și memorabile. Dar, dacă lucrați mai ales în depozite și aveți multe produse diferite, numerele SKU mai lungi pot fi avantajoase.

Odată ce vă decideți cu privire la lungime, selectați un format care vă permite să încorporați un anumit nivel de semnificație în fiecare secțiune a codului SKU. Puteți împărți codul în trei secțiuni — un început, un mijloc și un sfârșit — și să asociați fiecare dintre acele secțiuni cu un alt element de semnificație. De exemplu, ați putea avea primele două cifre să reprezinte categoria largă a articolului, a doua trei cifre reprezintă o categorie specifică a articolului, iar grupul final de cifre reprezintă un fel de ordine secvențială.

Există multe sarcini și desemnări diferite pe care le puteți lua în considerare, inclusiv:

  • Atribuirea magazinului și locația. Urmăriți produsele care aparțin unui magazin sau locația sau departamentul în care sunt deținute.
  • Identificator de subcategorie. De asemenea, puteți crea grupuri de numere care identifică o subcategorie. Acestea pot include „fructe” sau „legume” din categoria „bâncănie”.
  • Identificator de variație. Ultimul set de numere sau litere ar trebui să profite de variațiile subtile dintre diferite produse, cum ar fi culoarea, dimensiunea sau tipul de articol.

Sfaturi SKU diverse

Pentru a profita la maximum de numerele SKU, încercați aceste sfaturi:

  • Puteți utiliza din nou SKU-urile.

    Bunul simț vă poate spune că, odată ce utilizați un anumit număr SKU, nu îl puteți mai folosi niciodată. La urma urmei, aceștia sunt menționați a fi identificatori unici. Atâta timp cât așteptați câțiva ani între articolele în circulație, ar trebui să puteți utiliza numere SKU vechi pentru produse noi. Singura problemă cu care s-ar putea întâlni este că clienții returnează articole vechi de câțiva ani care nu mai sunt în baza de date.

  • Începeți SKU-urile cu litere și cu siguranță nu cu zero.

    Când atribuiți numere SKU, este o idee bună să le începeți cu litere. Acest lucru vă va ajuta echipa de contabilitate să le aleagă mai ușor într-o foaie de calcul care este probabil plină de alte numere. În timp ce sunteți la asta, asigurați-vă că numerele dvs. SKU nu încep cu zero. Acest lucru se datorează faptului că unele aplicații și software vă vor interpreta greșit zero pentru a însemna „nimic”, ceea ce duce la erori.

  • Lucrați de la larg la specific.

    Începutul numărului dvs. SKU ar trebui să fie categoria cea mai largă și de cel mai înalt nivel. Secțiunile ulterioare ale numerelor ar trebui să funcționeze treptat pentru a deveni mai specifice. În cele din urmă, aceasta are ca rezultat cea mai specifică, cea mai restrânsă categorie pe care o puteți califica.

  • Evitați literele care arată ca numere.

    Puteți scana automat unele SKU-uri. Contabilii trebuie să introducă altele manual sau să le revizuiască în foi de calcul. În consecință, puteți reduce erorile evitând în mod special literele care arată ca numere. De exemplu, litera „I” arată ca numărul „1”, iar litera „O” arată ca numărul „0”.

  • Evitați utilizarea numerelor de producător.

    Pentru a rămâne simplu, s-ar putea să utilizați numerele producătorului - sau un element al acestora - ca fiind proprii. Cu toate acestea, nu există multe beneficii din această strategie. Rețineți că numerele SKU ar trebui să fie unice pentru fiecare companie. Prin urmare, poate fi confuz să duplicați SKU-uri de la o altă companie.

  • Nu introduceți semnificația în SKU-urile dvs.

    Deși este o idee bună să adaugi semnificație unor secțiuni ale numerelor tale SKU, cum ar fi folosirea „GRC” pentru „bucăruri”, este o idee proastă să supraîncărcați SKU-urile cu sens. Acest lucru duce adesea la SKU-uri care sunt mult prea multe cifre. Acest lucru creează mai multă confuzie pentru personalul contabil.

  • Scurtați codurile SKU pentru introducerea manuală.

    Dacă intenționați să introduceți manual SKU-urile, încercați să minimizați numărul de caractere utilizate. Cu cât șirul de caractere dintr-un SKU este mai scurt, cu atât va fi mai ușor pentru oameni să își amintească și cu atât va dura mai puțin timp pentru a intra. Acest lucru va economisi echipa ta o mulțime de timp și bătăi de cap.

Utilizarea numerelor SKU pentru a vă menține sub control finanțele afacerii este una dintre cele mai bune decizii pe care le puteți lua pentru marca dvs., mai ales dacă aveți o mare varietate de produse de urmărit în diferite locații. Este nevoie de timp pentru a configura un sistem capabil să le scaneze, să le urmărească și să le analizeze. Cu toate acestea, merită efortul.

Imagine: Due.com


Mai multe în: Conținutul canalului editorului