Sfaturi marți: 27 de trucuri de planificare a evenimentelor de economisire a timpului

Cum se poate îmbunătăți un planificator de evenimente? Bineînțeles, cu câteva sfaturi și trucuri de planificare a evenimentelor care economisesc timp! Am adunat 27 dintre cele mai creative și eficiente strategii de productivitate cunoscute de planificatorul modern de evenimente în această listă de idei care vă vor surprinde, inspira și, în cele din urmă, vă vor informa procesul evenimentului.

Luați noi secrete de planificare a evenimentelor care economisesc timp

1. Aveți reguli privind evenimentele de ultim moment sau modificările contractului.

Deși există o mulțime de modalități de a gestiona modificările evenimentelor de ultim moment, prevenirea este esențială. Deci, în contractul dvs., asigurați-vă că includeți reguli pentru ceea ce se întâmplă atunci când apar modificări semnificative între 1-3 luni, 1-4 săptămâni și ziua de 1 săptămână. De asemenea, asigurați-vă că vă descrieți și domeniul de lucru în scris.

2. Testează personal nou la evenimente mai mici.

Lucrul cu personalul evenimentului este o abilitate pentru sine. Nu puneți angajați noi pentru personalul dvs. pentru cele mai importante evenimente până nu ați văzut cum se pot comporta la cele mai mici, mai puțin intense cel puțin o dată.

3. Trimiteți meme-uri de reamintire a termenelor către parteneri, sponsori și echipe.

Memele au un efect dovedit științific asupra creierului uman . Așadar, chiar dacă toată lumea urăște în secret e-mailurile amintitoare, adăugarea unui meme poate ajuta la declanșarea centrelor de formare a memoriei din creierul nostru (deoarece, prin definiție, un meme atribuie sens unei imagini altfel lipsite de sens) și îi poate ajuta pe participanți să simtă un sentiment mai mare de participare a comunității în (sau cel puțin poate recunoaște) partajarea aproape tribală care i-a determinat să cunoască acest bit special de microinformații.

4. Faceți ca vânzătorii de evenimente să plătească taxe de întârziere.

Nimic nu aprinde un foc sub o persoană ca și cum aruncați bani buni. Configurați-vă vânzătorii de evenimente cu aceiași parametri și cifre ale taxei târzii pe care le utilizați cu clienții dvs. (dimensiunea taxei nu contează; existența ar trebui să fie suficientă pentru a le spori frica în inimă).

5. Utilizați chatbots pentru a comunica cu participanții la eveniment.

Folosiți chatbots înainte de eveniment pentru a stabili vocea și tonul mărcii evenimentului, pentru a oferi asistență pentru clienți și pentru a aduna date despre publicul dvs. prin chestionare, cum ar fi sondaje sau sondaje.

6. Creați videoclipuri de instruire a personalului evenimentului.

În săptămâna care precede evenimentul, trimiteți un link către un set video protejat prin parolă, pe care personalul îl poate examina (și, de preferință, poate fi chestionat), care îi pregătește pentru ziua cea mare. Iată câteva idei pentru utilizarea videoclipurilor de instruire a angajaților pe care le aplicați direct evenimentului dvs.

7. Canalizați toate fluxurile dvs. de rețele sociale de evenimente într-o singură platformă.

Instrumente precum Buffer, HootSuite și Everypost consolidează mai multe canale într-un singur tablou de bord, astfel încât să puteți avea o privire de ansamblu asupra conținutului pe care îl distribuiți și cum reacționează publicul evenimentului la acesta, fără a comuta între o jumătate de duzină de site-uri.

8. Obțineți un instrument de gestionare a evenimentelor all-in-one.

Cele mai bune opțiuni software de gestionare a evenimentelor ar trebui să vă ajute să vă îndepliniți sarcini precum: construiți-vă bugetul, căutați locații pentru evenimente, proiectați planul de planificare sau aspectul dvs., colaborați cu părțile interesate cheie și vă ajută să comercializați evenimentul în sine.

9. Configurați mesaje text de pe computer.

Este foarte distractiv să trebuiască să monitorizezi simultan e-mailurile de pe desktop și mesajele de pe telefon, așa că încearcă să le păstrezi pe toate într-un singur loc. Dacă aveți deja un Mac, puteți utiliza probabil iMessage. Dar dacă aveți un PC sau comunicați cu cineva care nu are un telefon Apple, urmați aceste instrucțiuni.

10. Centralizați comunicările evenimentelor.

O persoană obișnuită petrece 28% din întreaga zi de lucru doar trimitând și răspunzând la e-mailuri. Salvați-vă pe tine și întreaga dvs. echipă acea parte din timp implementând o singură soluție de servicii pentru evenimente în care toți puteți partaja documente, consolida firele de mesaje și puteți primi actualizări în timp real cu privire la stările proiectului fără a vă deschide vreodată căsuța de e-mail.

11. Lăsați software-ul de analiză a feței să facă cercetări de piață pentru dvs.

Recunoașterea facială poate fi utilizată pentru a reduce verificările manuale ale clienților la evenimente, pentru a spori securitatea evenimentelor, pentru a crea hărți de căldură de programare și pentru a aduna cu atenție pe noi clienți potențiali.

12. Organizați-vă lista de activități în funcție de urgență și importanță.

Poreclit Eisenhower Matrix, această grafică utilă vă poate ajuta să vă ordonați lista de sarcini și să abordați mai întâi doar cele mai importante sarcini (adică cele care sunt atât urgente, cât și importante).

13. Atribuiți un breaker informat în cadrul companiei.

Dezacordurile între părțile interesate de evenimente apar de acum în când, dar lucrul la aceste soluții are potențialul de a prelua o parte mai mare din cronologia dvs. pe care ați planificat-o. Asigurați-vă că liderul de decizie desemnat știe toate detaliile situației, poate face o observație imparțială a ambelor părți și este bun sub presiune.

14. Creați un program foarte detaliat pentru ziua dvs. de lucru.

Planificați activități folosind blocuri de 15 minute, nu uitați să programați pauze, să grupați sarcini similare în aceleași bucăți de timp.

15. Respingeți întreruperile blocând timpul de lucru solo în calendarul dvs. public.

Blocarea timpului în acest fel vă asigură că ceilalți membri ai echipei vă respectă limitele în timp ce vă mențineți sarcina.

16. Obțineți cerințele de comandă, sincronizare și documentare de la fiecare dintre furnizorii dvs. de rezervă.

Dacă ceva nu merge bine cu furnizorii dvs., va fi probabil o problemă de ultim moment. Așadar, aveți cel puțin 3 opțiuni de rezervă cu toate detaliile relevante disponibile în liantul dvs. de planificare a evenimentelor pentru fiecare tip de furnizor de care va avea nevoie evenimentul dvs.

17. Efectuați o revizie a fluxului de lucru.

Urmărirea a ceea ce faceți în fiecare zi poate duce la un echilibru mai bun între viața profesională și viața personală, dar poate ajuta, de asemenea, la identificarea punctelor slabe ale procesului dvs. actual. De exemplu, poate fi necesar să delegați mai multe sarcini administrative sau să efectuați întâlniri mai scurte.

18. Adăugați în mod constant la o listă de vorbitori și prezentatori potențiali pentru evenimente viitoare.

Colectați nume de persoane care au influență în industria dvs., care sunt lectori extraordinari sau care și-au exprimat interesul de a lucra public cu marca dvs. Când vine timpul să-ți rezervi difuzoarele, nu va trebui să petreci ore întregi săpând prin LinkedIn și lista ta de contacte pentru a găsi pe oricine - consultă doar lista!

19. Vizualizați cum v-ați eficientiza procesul dacă programul dvs. curent ar fi dublat.

Acest mare exercițiu psihologic te obligă să-ți dai seama cum, în cea mai mare situație de presiune imaginabilă, ai putea să faci față și să depășești provocările de programare care vin cu o sarcină de lucru complet maximă. Este aproape cel mai bun mod de a învinge legea Parkinson.

20. Faceți o listă de așteptări și sarcini pentru care vor fi responsabili voluntarii evenimentului (și împărtășiți-le cu ei din timp).

În ziua evenimentului, răspunsul la întrebări și micromanagementul voluntarilor evenimentului este mult prea consumator de timp. În plus, ei vor aprecia cu adevărat că te pregătești pentru ei (este una dintre cele mai bune modalități de a-ți bucura voluntarii).

21. Automatizați procesul de check-in al evenimentului.

Accelerați procesul alegând o aplicație excelentă de check-in pentru evenimente. Căutați funcții ușor de utilizat, care reduc și mai mult timpul necesar pentru a instrui personalul evenimentului cum să utilizeze programul dacă doriți să împachetați un pumn de productivitate suplimentar.

22. Partajați ecranele desktop pe telefon.

Instrumente precum Chrome pe mobil vă facilitează sincronizarea tuturor filelor deschise de la un dispozitiv la altul, ceea ce este util atunci când vă deplasați la o întâlnire, călătoriți la sau de la un loc de desfășurare sau pur și simplu trebuie să le salvați pagini speciale pentru vizionare ulterioară.

23. Ceartă vorbitori și organizează prezentări printr-o singură platformă de colaborare.

Folosirea e-mailului pentru a răspunde la întrebările vorbitorilor, pentru a aproba schițe și pentru a aduna fotografii sau biografii nu este eficientă, motiv pentru care este mai bine să folosiți un singur instrument care să reunească toate difuzoarele într-o zonă digitală pe care să o puteți supraveghea.

24. Folosiți un producător de site-uri web de înregistrare a evenimentelor în loc să creați unul de la zero.

În plus, utilizarea unei soluții personalizabile va facilita colectarea informațiilor despre audiență, menținerea unor niveluri ridicate de securitate, îmbunătățirea strategiei dvs. pentru evenimente și oferirea de funcții bonus de economisire a timpului mai mult decât suficient pentru a completa complet noul plan de productivitate.

25. Adăugați un scaner QR la aplicația dvs. pentru eveniment.

Utilizarea codurilor QR pentru evenimente va face mai ușoară verificarea persoanelor și vă va ajuta standurile sau sponsorii să desfășoare activități valoroase, generatoare de evenimente, fără a necesita cerințe suplimentare în programul dvs.

26. Utilizați șabloane pentru a crea sondaje de evenimente și sondaje.

Combinați o aplicație mobilă de sondaj de evenimente cu întrebări privind participanții, sponsorii sau părțile interesate.

27. Dispuneți de un instrument de sortare a e-mailurilor care vă prioritizează căsuța de e-mail.

Dacă aveți Gmail, încercați instrumente precum Sortd. Acestea vă ajută să transformați căsuța de e-mail într-o listă de sarcini, utilizând coloane personalizabile pentru a organiza sarcini pe baza e-mailurilor dvs. Dacă utilizați un furnizor de e-mail diferit, căutați o extensie care să vă permită să treceți dincolo de codarea culorilor de bază pentru a oferi un ajutor util pentru organizație.

Chiar și mai multe secrete de planificare a evenimentelor

Dacă doriți să găsiți și mai multe modalități de a fi productiv ca planificator de evenimente, încercați să citiți cum să gestionați problemele și soluțiile obișnuite înainte ca acestea să apară. De asemenea, puteți economisi timp utilizând această listă de verificare a evenimentelor personalizabile sau vă puteți îmbunătăți abilitățile de comunicare prin e-mail înainte ca următorul dvs. mare proiect să înceapă să creeze un plan de productivitate bine rotunjit.