De ce ar trebui să urmăriți orele de lucru (atât ca angajator, cât și ca angajat)

An de an, urmărirea timpului se dovedește a fi din ce în ce mai esențială pentru afaceri pentru mai mult decât doar salarizare. Pe măsură ce locurile de muncă și forța de muncă evoluează, la fel și nevoia de a urmări orele de lucru, deoarece am descoperit că ajută la managementul proiectelor, la realizarea estimărilor, la analizarea progresului angajaților și a obiceiurilor de lucru.

De aceea, în acest articol, ne-am propus să dovedim de ce urmărirea timpului este indispensabilă la locul de muncă modern. Puteți citi despre schimbarea generală a nevoii de instrumente de urmărire a timpului și ce beneficii le aduce angajatorilor și, respectiv, angajaților.

Importanța urmăririi timpului

Munca de acasă ar putea la fel de bine să devină o realitate pentru populația mai mare, având în vedere modul în care pandemia de Covid-19 a schimbat brusc peisajul la începutul anului 2020. Economistul de la Stanford, Nicholas Bloom, a văzut aceasta ca o problemă în creștere, spunând că va „crea un dezastru de productivitate pentru firme. ”. Sună de rău augur, dar soluțiile simple, cum ar fi urmărirea timpului, pot amortiza lovitura.

Se pare că practica de lucru la distanță este aici pentru a rămâne, cel puțin pentru o vreme. Ceea ce înseamnă că productivitatea va avea de suferit, într-un fel sau altul. Vor exista mai multe ore suplimentare, suprapuneri cu gestionarea forței de muncă, furt de timp, ore pierdute și multe altele. Și astfel, pentru a evita orice dezastre de productivitate, directorii generali și angajații trebuie să se obișnuiască împreună cu urmărirea timpului.

Aici, la Clockify , am compilat o listă de motive pentru care ar trebui să urmăriți în mod specific timpul și câteva metode pentru a începe.

Motive pentru a urmări timpul ca angajator

Atunci când angajatorii urmăresc timpul, o fac în principal din două motive:

• Compensație și
• Managementul fortei de munca

În primul rând, vom discuta de ce este importantă urmărirea orelor lucrate atunci când vine vorba de plata angajaților dvs. După aceea, vom vedea cum ajută la productivitate, managementul proiectelor, managementul sarcinii de lucru etc.

Urmărirea timpului pentru salarii și orele suplimentare

Primul motiv important pentru urmărirea timpului este acela de a oferi o compensație echitabilă angajaților cu salarii pe oră. Să aruncăm o privire asupra importanței urmăririi timpului în acest caz.

Timp plătit

Dintre diferitele tipuri de compensare a angajaților (orară, salariată, comisioane și bonusuri), cea pe oră este cea care necesită urmărirea timpului în scopuri financiare.

Atunci când personalul tău lucrează la oră, mai ales când iei în calcul orele suplimentare și/sau timpul liber, poate fi ușor să pierzi evidența cine a făcut ce și pentru cât timp. Și când trebuie să fie plătiți, vrei să fii sigur că toată lumea câștigă la fel de mult cum a lucrat. Ca să nu mai vorbim că, statistic, orele medii de lucru s-au schimbat atât de mult.

Un instrument de urmărire gratuit al orelor de lucru precum Clockify poate acoperi mai multe baze aici:

• Vă permite să definiți tarifele orare pentru fiecare angajat;
• Angajații își pot introduce sarcinile într-o foaie de pontaj pentru o imagine de ansamblu clară zilnică;
• Urmăriți timpul lucrat la o sarcină cu un cronometru, pentru un calcul precis ulterior;
• Urmăriți timpul în mod constant și zilnic, pentru a asigura date fiabile;

• În cele din urmă, calculează automat plata în funcție de perioada de timp și de tariful orar pe care îl introduci.

În acest mod foarte simplu, angajații tăi vor ține o evidență a orelor lucrate, iar tu vei avea mai puține probleme cu salariile.

Peste orar

De obicei, lucrătorii cu oră sunt, de asemenea, eligibili pentru plata orelor suplimentare sau timp compensatoriu.

Cu plata orelor suplimentare , legile dvs. de stat vor dicta cât salariul pe oră va crește pentru fiecare oră petrecută în ore suplimentare.

Cu timpul compensatoriu , angajații pot decide să își ia concediu în schimbul orelor suplimentare, în loc de plata suplimentară.

• Legile orelor suplimentare

Pentru plata orelor suplimentare, dumneavoastră sau angajații dumneavoastră trebuie să urmăriți timpul petrecut lucrând în afara orelor normale de lucru. Fără o „pistă de hârtie” cu privire la cât timp a fost petrecut în orele suplimentare, pot exista repercusiuni legale.

În funcție de țara în care vă desfășurați activitatea, ar trebui să consultați Legea UE privind urmărirea timpului, Legea orelor suplimentare din California sau Regulamentul privind timpul de lucru FLSA din SUA. Fiecare conturează:

• Ore de lucru pe săptămână;
• Numărul maxim de ore suplimentare permise;
• Metode de documentare a orelor suplimentare;
• Numărul de ore pe tură sau pe zi angajații pot lucra ore suplimentare etc.

Urmărirea timpului este esențială pentru a păstra o urmă curată și legală a cât de mult lucrează angajații tăi pe zi, săptămână sau lună. Vă asigură că respectați toate legile și reglementările muncii. Și odată cu zguduirea pandemiei în 2020, Departamentul Muncii din SUA și-a actualizat ghidul cu privire la obligațiile angajatorului în ceea ce privește urmărirea timpului.

Sursa: statistica.com

• Tarife pentru orele suplimentare

Fără a ne abate prea mult de la subiect, pe scurt, tarifele orelor suplimentare diferă de la o țară la alta și pe orele lucrate săptămânal și zilnic.

De exemplu, legea orelor suplimentare din California cere angajatorilor să plătească de 1,5 ori salariul pe oră în timpul săptămânii și sâmbăta. În funcție de contractul cu angajații și de câte ore suplimentare fac, tarifele vor diferi.

• Timp compensatoriu

În cele din urmă, puteți „plăti” angajații în timp liber pentru orele suplimentare. Acesta este cunoscut sub numele de timp compensatoriu, iar diverși factori pot influența dacă un angajat este sau nu eligibil sau nu și modul în care este calculat.

Dar chiar și în acest caz, veți avea nevoie de un instrument de urmărire a timpului de încredere pentru a ști cât timp liber poate primi angajatul în funcție de orele suplimentare.

Și dacă aveți nevoie de ajutor pentru a găsi aplicația potrivită de urmărire a timpului, avem o listă extinsă cu toate beneficiile pe care fiecare le aduce.

Managementul forței de muncă și alte motive pentru urmărirea timpului

Urmărirea timpului previne încălcările

Am menționat diferitele legi și reglementări puse în aplicare pentru a reglementa modul în care angajații sunt compensați pentru timpul lor de lucru. Cu toate acestea, motivul pentru ele nu este doar acela de a vă asigura că oferiți un salariu adecvat, ci și că companiile însele pot evita să facă orice încălcări .

Angajatorii pot, fără să știe, să facă încălcări ale salariilor și orelor. Potrivit agenției Tittle și Perlmuter , cele mai comune includ:

1. Salariul minim neplătit
2. Neplata orelor lucrate
3. Clasificarea greșită a angajaților
4. Orele suplimentare calculate greșit

Sancțiunile pot varia de la achitarea sumei salariilor ratate până la trei ori mai mare decât suma și de la șase luni la un an.

Site-ul oficial al NCSL explică mai detaliat încălcările și sancțiunile pentru fiecare stat din SUA.

Atât încălcările de timp, cât și de salariu pot fi prevenite pur și simplu prin urmărirea orelor lucrate în mod regulat și calcularea salariilor în funcție de datele pe care le colectați.

Urmărirea timpului este necesară pentru angajații care își iau concediu

Legea privind concediul pentru familie și sănătate este un act care acordă angajaților un concediu fără plată (dar sigur pentru locul de muncă) de până la 12 săptămâni anual. Dar, pentru ca un angajat să fie lizibil, trebuie să îndeplinească mai multe cerințe. Lista include faptul că au lucrat pentru angajatorul lor timp de 1.250 de ore în ultimele 12 luni , ceea ce echivalează cu aproximativ 24 de ore pe săptămână .

După cum puteți vedea, urmărirea orelor lucrate ajută și în cazurile în care angajații doresc să-și ia concediu fără plată pentru îngrijirea membrilor familiei, responsabilități private, probleme de sănătate etc. Responsabilitatea furnizării dovezii revine angajatorului, astfel încât, fără datele necesare, pot exista o mulțime de întoarceri și săpături prin arhive.

Urmărirea orelor previne furtul de timp

Furtul de timp are loc atunci când un angajat acceptă plata pentru orele de lucru pe care nu le-a acordat. Acest lucru se întâmplă în mai multe moduri:

• Folosirea unor marje de manevră cu programe flexibile (în special cu lucrul la distanță);
• Își înregistrează și iese colegii de serviciu, și nu doar ei înșiși;
• pauze prelungite;
• Răsfoirea divertismentului în timpul orelor de lucru etc.

Furtul de timp este ușor de urmărit și de rezolvat după ce ați petrecut ceva timp urmărind orele angajaților. Veți începe să observați modele de comportament și să le abordați în consecință.

Urmărirea timpului ajută la realizarea unor estimări mai bune de lucru

O mare parte din succesul unui proiect (sau al unui produs) se rezumă la cât de bine a gestionat compania termenele limită.

Asigurarea că un proiect rămâne pe drumul cel bun și nu depășește costurile proiectate necesită multă pregătire și estimare. Echipele realizează repere și în cadrul acestora, termene limită mai mici, pentru a se încadra într-un cadru necesar pentru a produce un rezultat de succes. Și odată ce începe munca, urmărirea timpului devine esențială.

Pe măsură ce echipele lucrează, software-ul vă poate ajuta să realizați unde aceste estimări au fost greșite și unde au funcționat perfect. De exemplu, un angajat i-ar putea lua o zi mai mult pentru a termina o sarcină și, fără să știe, să împiedice întreaga echipă pentru următorul termen limită.

Dar, în același timp, urmărirea orelor lucrate în cadrul acestor estimări arată că productivitatea este redusă. Și la fel ca semnalele de pe un radar, atunci când le înregistrați, puteți consulta echipele pentru a afla despre problemele specifice și a le remedia.

Urmărirea timpului în estimările proiectului face minuni pentru a identifica problemele de la început și vă permite să le rezolvați înainte ca erorile să vă coste prea mult timp, energie și bani.

După cum se spune – o cusătură în timp salvează nouă.

Un exemplu de urmărire a estimărilor de proiect folosind Clockify

Urmărirea timpului angajat vă permite să fiți un manager mai bun

Directorii generali, managerii de proiect, managerii în general și chiar HR vor dori să aibă o mai bună stăpânire asupra managementului forței de muncă.

Când urmăriți orele lucrate ale angajaților, obțineți o imagine generală a cine face ce în ce departament. Deși acest lucru poate suna copleșitor, vă ajută și să înțelegeți cum este distribuită munca în cadrul companiei.

Pe măsură ce sarcinile sunt bifate în foile de pontaj, începi să observi care echipe au prea multe în tavă și au nevoie de descărcare și care pot prelua mai multe sarcini.

În acest caz, urmărirea timpului vă ajută să echilibrați volumul de muncă, astfel încât nimeni să nu fie suprasolicitat sau plictisit, ținând în același timp pasul cu etapele de referință.

Identifică timpul pierdut

Spre deosebire de furtul de timp, timpul pierdut este mai mult preocupat de starea actuală a productivității angajaților și de modul în care aceasta afectează producția/fluxul de lucru.

Timpul pierdut este o transgresiune minoră în care oamenii încep să aibă performanțe slabe, ceea ce duce la nerespectarea termenelor limită și la un timp de producție mai lung. Deși timpul pierdut nu îți afectează finanțele în același mod ca furtul de timp, poate fi la fel de periculos pe termen lung.

Cu urmărirea timpului pentru a afla unde se pierde timpul și cât de mult, foaia de pontaj a unui angajat deblochează toate informațiile de care aveți nevoie: pauzele pe care le iau, tipurile de sarcini la care lucrează în diferite momente ale zilei, când intră și iese ceasul etc. Vă oferă o imagine de ansamblu asupra locurilor în care unii oameni încep să-și piardă motivația, la ce oră sau cât de des fac pauze și cât durează.

Există mai multe motive pentru care oamenii își pierd motivația la locul de muncă. Și rezolvarea acestor probleme necesită mai mult decât urmărirea timpului.

Dar ajută la identificarea indivizilor și echipelor care au nevoie de ajutor, oferind datele necesare pentru a începe cu îmbunătățirea performanței.

Motive pentru a urmări timpul ca angajat

Desigur, nu numai angajatorii și companiile culeg beneficiile urmăririi timpului. Angajații, independenții și contractorii independenți deopotrivă se bucură de aceleași avantaje pe care le aduce. Următoarea listă conține doar câteva dintre motivele pentru care ar trebui să începeți urmărirea orelor lucrate.

De asemenea, am creat o pagină de acces pentru cele 48 de întrebări cele mai frecvente referitoare la timpul de lucru și urmărirea timpului.

Poți avea un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată atunci când știi unde îți pierzi timpul

Nicholas Bloom a menționat, de asemenea, că doar jumătate dintre respondenții la sondaj din martie 2020 au declarat că ar putea lucra eficient de acasă. Și mai ales lucrătorii au fost cei care își fac treaba în principal pe computere.

Nu toată lumea este pregătită să se adapteze la munca de la distanță. Cu toate acestea, atunci când se împinge, veți dori să faceți tot ce puteți pentru a ajusta cât mai ușor posibil.

Urmărirea timpului vă poate ajuta să evitați seri lungi blocate la computer sau să începeți lucrul în momentul în care deschideți ochii, deoarece nu mai este nevoie de naveta la birou. De câte ori te-au întrerupt alții în timpul lucrului cu chestiuni personale? Fie că era vorba de copii, de mașina de spălat, de un telefon de la familie, sau de la vecini?

Dacă urmăriți orele lucrate, impuneți un fel de disciplină și organizare. Pentru că, pe măsură ce completezi o fișă de pontaj, începi să observi cât de mult timp trece la munca ta reală, mai ales când distragerile se acumulează în timpul zilei. Un instrument de urmărire a timpului poate, în acest fel, să stabilească baza pentru a vă planifica zilele viitoare și a stabili acele limite atât de necesare.

Urmărirea timpului vă face mai bun în planificarea pentru situații de urgență

Știați că urmărirea timpului vă poate ajuta de fapt să faceți planuri de urgență? În unele cazuri, urmărirea orelor de lucru vă poate proteja de tratamentul nedrept la locul de muncă.

1. Pentru volumul de muncă crescut în mod nedrept

Dacă începeți să observați că angajatorul dvs. a început să adune mai multe obligații, puteți aduna suficiente dovezi doar urmărind acele sarcini. O arhivă a câte ore s-au petrecut cu munca ușoară este o dovadă legitimă că munca dvs. reală a trecut în spatele sarcinilor care nu sunt în fișa postului dvs.

2. Orele suplimentare neplătite

În mod similar, dacă ați fost împins în orele suplimentare, dar nu ați fost compensat în mod echitabil, un raport al orelor suplimentare este esențial dacă doriți să negociați cu angajatorul sau să depuneți dosar pentru încălcarea timpului și a salariului. Ține cont de condițiile pe care trebuie să le îndeplinești pentru a fi eligibil pentru plata orelor suplimentare.

3. Eligibilitatea pentru FMLA

În cazurile în care doriți să vă luați concediu fără plată cu securitatea locului de muncă garantată, Legea privind concediul medical și pentru familie vă asigură că puteți face acest lucru. Cu toate acestea, una dintre condiții cere să fi lucrat pentru angajatorul tău 1.250 de ore în ultimul an. Se reduce la aproximativ 24 de ore pe săptămână.

Într-o dispută judiciară FMLA, un profesor de școală a vrut să-și ia timp liber din motive de sănătate mintală. Când a fost respins din cauza neîndeplinirii orelor de lucru cerute, a dus cauza în judecată și a cerut revizuirea. Avocații școlii au reușit să demonstreze că, chiar și cu munca la domiciliu, cum ar fi pregătirea lecțiilor și notarea lucrărilor, nu ar fi putut strânge 1.250 de ore. Apelul a fost respins.

Este important să știți că companiile vor face tot ce le stă în putință pentru a păstra evidențe curate pentru a se proteja. Angajații lor ar putea la fel de bine să facă același lucru.

4. Te ține compensat în mod echitabil

Din nou, dacă lucrați cu un salariu pe oră, timpul de urmărire va fi motivul vital al zilei dvs. de lucru. Este o asigurare prin care ești plătit corespunzător pentru efortul și energia investită. Desigur, companiile nu sunt un rău necesar care este gata să te prindă, dar se fac greșeli. Mai ales cu munca de la distanță.

Ținerea unui cont separat al orelor de lucru poate crea o plasă de siguranță bună. Și dacă aveți deja un instrument de urmărire a timpului la serviciu, completați-l cât mai sârguincios și specific posibil. Sinele tău viitor îți va mulțumi pentru asta.

Urmărirea timpului petrecut cu sarcini vă poate ajuta să vă organizați mai bine

Inutil să spun că ținerea evidenței orelor lucrate face o lume de diferență pentru productivitatea ta.

Îți oferă acel mic impuls pentru a te simți mai controlat asupra timpului tău. Privind foaia de pontaj la sfârșitul zilei, este mai ușor să vezi unde ai fost cel mai productiv sau unde lucrurile ar fi putut să meargă mai bine.

Acest tip de auto-reflecție este cheia pentru a deveni mai productiv, mai ales astăzi.

Analizându-ți greșelile și îmbunătățindu-le data viitoare când începi să completezi foaia de pontaj, te apropie cu un pas de o zi de lucru fără stres. Cel puțin din punct de vedere organizatoric.

Folosind o aplicație de pontaj pentru echipă, colegii tăi știu că nu te deranjează

Acum, indiferent dacă lucrați de la distanță sau nu, suntem cu toții de acord că e-mailurile și mesajele de chat de la colegi și manageri ne pot ocupa mult timp. Mai ales dacă ne vor întreba cât de departe suntem cu sarcinile noastre sau dacă avem unele informații de care au nevoie etc.

Acum, când utilizați un instrument de urmărire a timpului de echipă, puteți preveni unele dintre aceste distrageri, anunțându-le devreme că disponibilitatea dvs. depinde de sarcina listată în foaia de pontaj.

De exemplu, în Clockify , membrii echipei pot vedea reciproc sarcinile în curs și finalizate. Deci, atunci când un coleg deschide pagina respectivă, poate vedea la ce lucrați în acest moment. Folosind etichete specifice, puteți indica cu ușurință cât de urgentă este o sarcină sau pur și simplu puteți adăuga o notă în sarcină. De exemplu: „ Aveți nevoie de concentrare completă, vă rugăm să nu deranjați ”.

În Clockify , puteți căuta cu ușurință colegii din spațiul dvs. de lucru, pentru a vedea sarcinile acestora.

Gânduri finale

Motivele timpului de urmărire sunt multiple. După cum am menționat la început, peisajul muncii s-a schimbat atât de dramatic, încât trebuie să ne bazăm pe câte date putem colecta. Mai ales dacă trecem la munca în mare parte la distanță. Urmărirea timpului este una dintre cele mai de încredere metode de menținere a stabilității muncii. Ajută la organizarea muncii, la identificarea punctelor problematice, oferă informații despre timpul petrecut atât de angajați, cât și de angajatori pe parcursul zilei de lucru.

Urmărirea timpului este un instrument de lucru indispensabil care a trecut testul timpului și este cea mai versatilă armă pe care o avem pentru a supraviețui la locul de muncă modern.