Cum să urmăriți proiectele și sarcinile pentru clienții dvs

Publicat: 2021-11-04

Statisticile recente de urmărire a timpului arată că economia SUA pierde până la 7,4 miliarde de dolari pe zi lucrătoare doar din activitățile de muncă neînregistrate.

Sunt mulți bani care ar fi putut fi economisiți prin urmărirea și gestionarea corectă a proiectului dvs. de la clientul dvs. - mai ales dacă efectuați muncă independentă sau lucrați într-o agenție.

Dar, ce anume ar trebui să urmăriți pentru proiectele și sarcinile dvs.? Și cum ar trebui să abordați procesul?

În această postare pe blog, vom acoperi:

Cum vă puteți configura corect proiectele și sarcinile, pentru a le ușura urmărirea.
Cum puteți urmări timpul petrecut lucrând la proiecte și sarcini.
Cum vă puteți urmări progresul și performanța în sarcini și proiecte.
Cum puteți urmări și face distincția între activitățile facturabile și cele nefacturabile.
Cum puteți urmări estimările și termenele limită.

Cum să urmăriți proiectele și sarcinile pentru acoperirea clienților dvs

Cuprins

De ce ar trebui să urmăriți proiectele și sarcinile?
Cum să configurați și să urmăriți proiecte și sarcini
- Crearea și urmărirea schițelor proiectelor
  - Cum se creează o schiță de proiect
  - Cum să urmăriți schița unui proiect
- Configurarea și urmărirea timpului și a progresului în proiecte și sarcini
  - Cum să împărțiți un proiect în sarcini
  - Cum să urmăriți timpul pentru proiecte și sarcini
  - Cum să urmăriți progresul proiectelor și sarcinilor
- Alegerea unei abordări de facturare și urmărirea eficienței acesteia
  - Cum să decideți ce abordare de facturare veți utiliza
  - Cum să urmăriți eficiența abordării dvs. de facturare
- Configurarea unei abordări de facturare și urmărirea acurateței acesteia
  - Cum să abordați facturarea la oră sau să percepeți o taxă fixă
  - Cum să urmăriți acuratețea abordării dvs. de facturare
- Configurarea și urmărirea sarcinilor facturabile și nefacturabile
  - Cum se face distincția între sarcinile facturabile și cele nefacturabile
  - Cum să urmăriți sarcinile facturabile și nefacturabile
- Stabilirea și urmărirea estimărilor pentru sarcini și proiecte
  - Cum se definesc estimări pentru sarcini și proiecte
  - Cum să urmăriți estimările pentru sarcini și proiecte
- Stabilirea și urmărirea termenelor limită ale proiectelor și sarcinilor
  - Cum să definiți termenele limită pentru proiecte și sarcini
  - Cum să urmăriți termenele limită ale proiectelor și sarcinilor
Încheierea

De ce ar trebui să urmăriți proiectele și sarcinile?

Conform celei de-a treia ediții a Corpului de cunoștințe privind managementul proiectelor , un proiect este un „efort temporar cu un început și un sfârșit și trebuie utilizat pentru a crea un produs, serviciu sau rezultat unic”.

În managementul proiectelor, fiecare proiect constă dintr-o serie de sarcini pe care trebuie să le îndeplinești într- o anumită perioadă de timp sau înainte de un termen limită pentru a finaliza produsul, a furniza pe deplin serviciul sau a ajunge la rezultatul dorit.

Deci, având în vedere că un proiect este un „efort temporar” care constă în sarcini care trebuie îndeplinite într-o „perioadă de timp dată”, ambele sunt ușor de urmărit prin definiție.

Și, urmărirea proiectelor și a sarcinilor are mai multe beneficii tangibile:

Vă va ajuta atât dumneavoastră, cât și clientul să înțelegeți dacă proiectul va fi finalizat la timp.
Vă va ajuta atât dumneavoastră, cât și clientul să înțelegeți dacă proiectul va fi finalizat în limita bugetului.
Veți obține o imagine de ansamblu clară a proiectului, pe care o puteți analiza ulterior pentru a vedea dacă proiecte similare ar fi profitabile pentru dvs. în viitor.
Veți primi documentația care vă ajută să înțelegeți dacă și cum ați putea performa mai bine în proiecte similare în viitor.
Veți primi o dovadă tangibilă a muncii dvs. de trimis clientului - acest lucru va crește satisfacția clientului, pe lângă șansele dvs. de a fi plătit la timp.

Cum să configurați și să urmăriți proiecte și sarcini

Înainte de a începe să vă urmăriți proiectele și sarcinile, va trebui mai întâi să vă lansați într-o căutare și mai importantă - asigurându-vă că ați configurat corect proiectele și sarcinile menționate.

Pentru a configura corect, va trebui să parcurgeți următorii pași:

Crearea unei schițe de proiect
Împărțirea proiectului în sarcini
Decizi ce abordare de facturare vei folosi
Decizi cum vei aborda facturarea orară sau cu taxă fixă
Decizia ce sarcini vor fi facturabile sau nefacturabile
Definirea estimărilor pentru finalizarea sarcinii și a proiectului
Definirea proiectului final și a termenelor limită pentru sarcini

Fiecare pas va avea propriile elemente pe care ar trebui să le urmăriți.

1. Stabilirea și urmărirea schițelor proiectului

Cum să creați o schiță de proiect ️

O schiță clară a proiectului vă poate spune atât dvs. cât și clientului ce vă puteți aștepta să realizați cu proiectul, precum și la ce ar trebui să acordați atenție atunci când lucrați.

În primul rând, va trebui să vă asigurați că toți cei implicați în proiect înțeleg ce trebuie realizat la sfârșitul acestuia, adică care sunt obiectivele proiectului .

Exemplu: Scopul proiectului este de a construi și întreține o aplicație de fitness, într-un interval de timp specific și un buget aprobat de client.

În continuare, va trebui să stabiliți mai multe etape ale proiectului după fiecare set de sarcini aferente, pentru a identifica și urmări realizările importante din proiect.

Exemplu: unul dintre reperele proiectului legate de design pe care le puteți urma pentru aplicația de fitness poate fi diferitele faze ale designului aplicației:

MS 1: diferite concepte de proiectare finalizate
MS 2: conceptul final de proiectare aprobat
MS 3: proiectul aprobat implementat
MS 4: se lansează versiunea

Ulterior, puteți stabili indicatorii cheie de performanță (KPI) pe care îi veți folosi pentru a măsura cât de bine vă descurcați dvs. sau echipa dvs. în lucru.

Exemplu: KPI-urile pentru aplicația dvs. de fitness pot fi:

KPI 1: evaluarea utilizatorului
KPI 2: rata de conversie
KPI 3: venitul per utilizator

În cele din urmă, puteți stabili și obiectivele și rezultatele cheie (OKR) pe care le veți utiliza pentru a defini și urmări obiectivele proiectului și rezultatele acestora.

Exemplu: Obiectivul aplicației dvs. de fitness poate fi KR1: reduceți numărul de erori găsite în timpul procesului de dezvoltare cu 30%

KR2: îmbunătățiți acoperirea testării unitare de la 60% la 75%

KR3: crește capacitatea de sprint de la 80 la 100 SP

Cum să urmăriți schița unui proiect️️

Urmărirea obiectivelor și etapelor proiectului

Pentru a urmări obiectivele proiectului , mai întâi, planificați și organizați timpul pe care îl veți petrece proiectului într-un planificator.

Luați în considerare toate resursele de care aveți nevoie, fie că este vorba de membri suplimentari ai echipei sau de echipamente, sau pur și simplu de timp suplimentar, pentru a nu depăși bugetul. Daca esti aproape de depasirea bugetului, anunta clientul despre eventualele modificari.

Puteți asocia etapele proiectului cu anumite date sau seturi de sarcini. Odată ce ați atins o etapă a proiectului, examinați volumul de lucru care urmează. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine dacă trebuie să vă schimbați fluxul de lucru pentru a vă adapta ritmului actual sau direcției de lucru.

Pentru a afla mai multe despre cum să stabiliți și să urmăriți cel mai bine obiectivele și etapele de referință ale proiectului, consultați postarea de blog pe subiectul calendarului proiectului:

→ Cum se creează o cronologie a proiectului (+ șabloane gratuite)

Urmărirea indicatorilor cheie de performanță

Când vine vorba de indicatorii cheie de performanță aleși de dvs., tipul acestora va determina modul în care îi puteți urmări.

Exemplu: puteți urmări evaluarea utilizatorilor pentru aplicația dvs. pe Capterra sau pe un site web similar.

De asemenea, ar trebui să faceți diferența între punctele voastre slabe (adică KPI-uri întârziate) și punctele forte (adică KPI-uri de conducere) în munca de proiect.

Apoi, puteți încerca să învățați din indicatorii dvs. fruntași (de exemplu, cum puteți crea cel mai bine aplicații care să atragă recenzii excelente ale utilizatorilor). Dar, de asemenea, puteți lucra la îmbunătățirea indicatorilor de întârziere (de exemplu, cum puteți îmbunătăți rata de conversie a aplicațiilor pe care le construiți).

În cele din urmă, salvați rezumate ale KPI-urilor proiectului dvs., pentru analize, comparații și concluzii ulterioare.

Pentru a afla mai multe despre cum să setați și să urmăriți cel mai bine indicatorii cheie de performanță (KPI), consultați postarea de blog pe acest subiect:

→ Indicatori cheie de performanță (KPI): de ce și cum să îi setați, plus KPI-uri în tutorialul Excel

Urmărirea obiectivelor și a rezultatelor cheie

Când vine vorba de obiectivele și rezultatele cheie alese de dvs., tipul acestora va determina și modul în care le puteți urmări.

Exemplu: puteți urmări reducerea numărului de erori pe care le găsiți în timpul procesului de dezvoltare cu 30% cu un instrument de urmărire a erorilor și a problemelor, cum ar fi Jira .

Apoi, puteți conecta datele și puteți compara rezultatele reale cu rezultatele cheie așteptate pentru a vedea cât de mult aveți succes.

În cele din urmă, puteți salva încă o dată și manipula în continuare rezumatele OKR-urilor proiectului dumneavoastră.

Pentru a afla mai multe despre cum să stabiliți și să urmăriți cel mai bine obiectivele și rezultatele cheie (OKR), consultați postarea de blog pe acest subiect:

→ Obiective și rezultate cheie (OKR): tot ce trebuie să știți

2. Stabilirea și urmărirea timpului și a progresului în proiecte și sarcini

Cum să împărțiți un proiect în sarcini

Apoi, pentru a facilita urmărirea proiectului, va trebui să-l împărțiți în sarcini. Tipul de proiect vă va ajuta să decideți cum puteți face cel mai bine:

Sarcini = diferite faze ale proiectului

Exemplu: Un dezvoltator de software poate folosi diferitele faze de dezvoltare (de exemplu, planificare, analiză, proiectare, dezvoltare etc.) ca sarcini.

Sarcini = diferite categorii ale proiectului

Exemplu : un planificator profesionist de petrecere poate folosi diferite categorii de planificare a petrecerilor (de exemplu, catering, decorare, divertisment etc.) ca sarcini.

Sarcini = diferite părți ale proiectului

Exemplu : O menajeră poate folosi diferite încăperi dintr-o casă pe care o curăță (de exemplu, bucătărie, dormitor, baie etc.) ca sarcini.

Pentru unele proiecte, va fi relativ ușor să decideți dacă ar trebui să utilizați fazele, categoriile sau părțile proiectului ca sarcini. Alte proiecte nu vor fi la fel de clare. Pentru un ghid rapid și ușor despre cum să personalizați cel mai bine procesul de împărțire a unui proiect în sarcini, consultați postarea de blog pe acest subiect:

→ Cum să împărțiți un proiect în sarcini

Cum să urmăriți timpul pe proiecte și sarcini️

Când vă apropiați de urmărirea timpului proiectelor și sarcinilor dvs., va trebui mai întâi să alegeți metoda de urmărire a timpului pe care să o utilizați. Și, va trebui să vă gândiți cum să implementați cel mai bine metoda menționată în fluxul dvs. de lucru.

Alegerea metodei de urmărire a timpului

Există patru metode distincte de urmărire a timpului pe care te poți baza pentru a urmări timpul petrecut de tine și/sau echipa ta lucrând:

Metoda hârtiei — Măsurați timpul petrecut lucrând la proiect și la sarcini cu ajutorul unui cronometru și notați rezultatele cu un pix .

Sistemul de onoare — Nu măsurați, ci doar estimați timpul pe care îl veți petrece lucrând la proiect și sarcini.

Metoda foii de calcul — Măsurați timpul petrecut lucrând la proiect și sarcini introducând manual orele și minutele pe care le petreceți pentru acestea într-o foaie de calcul pe care ați creat-o sau într-un șablon simplu de foaie de calcul.

Metode software de urmărire a timpului — Măsurați timpul petrecut lucrând la proiect și la sarcini folosind o aplicație specializată pentru urmărirea timpului.

Totuși, primele 3 metode enumerate au dezavantajele lor.

În zilele noastre, metoda hârtiei poate fi văzută ca fiind oarecum neprofesională, ineficientă și lipsită de acuratețe. În aceeași linie, sistemul de onoare se bazează prea mult pe încrederea clientului că ați făcut munca pe care pretindeți că ați făcut-o, ceea ce poate fi prea mult pentru a cere - mai ales atunci când căutați să atrageți noi clienți.

Metoda foii de calcul, pe de altă parte, se poate dovedi problematică pentru tine și/sau echipa ta. Și anume, faptul că vă cere să introduceți manual timpul crește șansele ca în cele din urmă să faceți o greșeală costisitoare. Atât foaia de calcul, cât și metoda hârtiei pot fi procese consumatoare de timp, mai ales dacă lucrați la mai multe proiecte.

În cele din urmă, metoda software-ului de urmărire a timpului apare ca cea mai bună opțiune datorită actualității, atractivității profesionale, vitezei și acurateței sale. Deci, haideți să vedem cum puteți utiliza cel mai bine un astfel de software pentru a urmări timpul de proiect și de activitate.

Implementarea metodei de urmărire a timpului

Pentru a ajuta la înțelegerea și implementarea conceptului, să aruncăm o privire la propriul nostru software de urmărire a timpului, Clockify.

În primul rând, în cadrul aplicației, vă puteți defini proiectele, sarcinile și clienții acestora.

Apoi, puteți alege soluția de urmărire a timpului care vi se potrivește - puteți:

urmăriți timpul pe măsură ce lucrați, cu un cronometru
adăugați timp manual
introduceți timpul într-o foaie de pontaj

Dacă doriți să urmăriți timpul cu un cronometru , va trebui doar să intrați în „modul Cronometru”, să scrieți o descriere pentru activitatea la care lucrați și să selectați proiectul și sarcina acesteia. Apoi, porniți cronometrul și lăsați-l să funcționeze până când ați terminat cu activitatea - odată terminată, opriți cronometrul, iar sistemul va adăuga intrarea de timp nou creată la o listă de intrări de timp de mai jos.

Dacă doriți să adăugați timp manual , trebuie doar să comutați la „Modul manual” și să urmați același model de scriere de descriere-specificare proiect-specificare a sarcinii. Ulterior, puteți adăuga durata sarcinii, fără a fi nevoit să vă deranjați cu orele de început și de sfârșit.
Dacă alegeți să introduceți timpul într-o foaie de pontaj , va trebui doar să completați rândurile foii de pontaj cu proiectele și sarcinile la care lucrați, apoi să adăugați timpul în celulele corespunzătoare.
După ce ați terminat de urmărit timpul, puteți utiliza secțiunea Rapoarte a aplicației. Aici, veți putea vedea suma pe care ați câștigat-o pentru un anumit proiect și/sau sarcină prin filtrarea rezultatelor.
Ulterior, puteți exporta un raport PDF sau Excel cu orele și minutele pe care le-ați urmărit pentru proiect și sarcini și îl puteți trimite clientului pentru a servi ca factură.
Cum să urmăriți progresul în proiecte și sarcini️
Pe lângă urmărirea timpului pe care îl petreceți lucrând la proiect și sarcinile acestuia, veți beneficia și de implementarea unui sistem de urmărire a progresului.
Urmărirea progresului cu aplicații
Pentru a începe să urmăriți progresul, puteți încerca un sistem bazat pe Kanban, cum ar fi Trello sau Asana .
Ambele aplicații se bazează pe un principiu similar:
Creați o tablă care să vă reprezinte proiectul
Creați mai multe cărți care reprezintă sarcinile dvs
Denumiți coloanele astfel încât să reprezinte starea tuturor sarcinilor plasate sub ele (de exemplu, „Backlog”; „Proiectare”; „De făcut”; „În curs”; „Revizuire cod”; „Testare”; „Terminat”)
Mutați cardurile/sarcinile de-a lungul coloanelor, pentru a simboliza starea lor de progres (de exemplu este sarcina menționată în „Backlog”, legată de „Design”, gata „De făcut”, în prezent „în desfășurare”, în prezent în „Revizuire cod” , sub „Testare” sau deja „Terminat”?)
Trello oferă, de asemenea, o opțiune de a adăuga „Observatori” la panourile/proiectele dvs. - astfel încât să vă puteți adăuga clienții la forumurile lor respective, care, spre deosebire de membrii echipei dvs., vor putea să vă vadă progresul numai cu sarcini individuale, să descărcați atașamente, adăugați comentarii, precum și exportați panoul.
În Clockify , clientul dvs. va putea urmări progresul proiectului în termeni de timp, printr-un raport comun. Doar, partajați un raport pe care l-ați filtrat după parametrii corecti, copiați linkul acestuia și trimiteți linkul clientului, care poate vedea modificările în timp real.
Urmărirea progresului este mai ușoară
Pe lângă utilizarea unei aplicații bazate pe Kanban pentru a urmări progresul proiectului și al sarcinii, puteți folosi și diverse șabloane pentru a accelera progresul menționat:
Dacă majoritatea proiectelor tale urmează aceeași structură când vine vorba de sarcini (de exemplu, toate proiectele implică sarcini de analiză, proiectare, dezvoltare, conținut și administrare), ai fi înțelept să creezi un șablon de proiect care să te ajute să dublezi același lucru. set de sarcini pentru fiecare proiect nou pe care îl preluați.
Pentru a vă organiza mai bine timpul (și pentru a accelera munca la proiect, ca urmare), puteți utiliza un șablon adecvat de listă de activități care să vă reamintească exact ce trebuie să faceți.
Pentru a vă ajuta să economisiți suficient timp pentru sarcinile prioritare (și să minimizați timpul pe care îl pierdeți), puteți utiliza un șablon adecvat de planificare pentru blocarea timpului.
3. Alegerea unei abordări de facturare și urmărirea eficienței acesteia
Cum să decideți ce abordare de facturare veți utiliza
Acum că ați creat schița proiectului și definit sarcinile legate de proiect, va trebui să decideți cum veți factura proiectul și sarcinile menționate:
Veți factura munca la oră?
Sau veți percepe o taxă fixă?
Dacă facturați la oră , vă veți baza factura numai pe numărul curat de ore pe care le depuneți în muncă.
Dacă percepeți o taxă fixă , vă veți baza factura pe domeniul de activitate pe care îl finalizați, indiferent de numărul de ore necesare pentru a finaliza proiectul.
Indiferent de abordarea de facturare pe care o alegeți, veți avea nevoie de o listă cuprinzătoare care să arate:
Sarcinile pe care le-ați efectuat pentru proiect.
Timpul pe care l-ați alocat sarcinilor individuale și proiectului în total.
Unele indicații despre dacă sarcinile sunt facturabile sau nu. În acest fel, în cazul în care facturați la oră, veți primi întotdeauna o sumă clară pe care clienții ți-o datorează pentru munca ta.
Pe de altă parte, în cazul în care percepeți o taxă fixă, veți oferi clienților dvs. dovada exact la ce ați lucrat (și pentru ce anume plătesc ei).
Pentru a vă ajuta să decideți cum vă puteți factura cel mai bine munca de proiect, consultați articolele noastre anterioare:
→ Salariu vs angajare pe oră: argumente pro și contra
→ Cum folosim Clockify pentru a urmări timpul și a factura clienților
→ Cum agențiile de design își prețuiesc proiectele
Cum să urmăriți eficiența abordării dvs. de facturare️
Când vine vorba de urmărirea eficienței abordării de facturare alese, dacă aveți îndoieli, cel mai bine este să vă jucați cu cele două opțiuni principale pe care le aveți.
Încercați mai întâi să implementați o abordare pe oră sau o abordare cu tarif fix. Poate veți descoperi în cele din urmă că abordarea alternativă la cea pe care o alegeți inițial se potrivește mai bine tipului dvs. de proiecte sau fluxului de lucru.
Sau, puteți descoperi că un tip de proiecte este mai potrivit pentru o abordare pe oră, în timp ce un alt tip este mai potrivit pentru o abordare cu tarif fix.
4. Configurarea unei abordări de facturare și urmărirea acurateței acesteia
Cum să abordați facturarea la oră sau să percepeți o taxă fixă
După ce ați selectat sistemul de facturare ideal pentru dvs., este timpul să decideți cum veți aborda exact procesul de facturare.
Dacă facturați un anumit preț la oră, există patru tipuri eficiente de tarife orare pe care le puteți implementa:
Tariful de o oră pentru toate proiectele. Grozav dacă:
Echipa ta lucrează de obicei la un singur tip de proiect
Echipa ta este formată dintr-un singur tip de profesioniști
Lucrezi singur
Exemplu: o echipă independentă de doi designeri (35 USD) care este specializată în design de logo.
Tarife orare specifice pentru fiecare membru al echipei. Grozav dacă:
Echipa ta lucrează de obicei la un singur tip de proiect
Echipa ta este formată din profesioniști cu abilități, experiență și expertiză diferite
Exemplu: o echipă independentă de un designer (40 USD) și trei dezvoltatori (65 USD) care este specializată în crearea paginilor de destinație pentru site-uri web de modă.
Tarife orare specifice pentru proiecte specifice. Grozav dacă:
Echipa ta lucrează la diferite tipuri de proiecte
Echipa ta este formată dintr-un singur tip de profesioniști
Exemplu: o echipă independentă de trei dezvoltatori (65 USD) care creează aplicații personalizate.
Tarife orare specifice pentru fiecare membru al echipei care lucrează la proiecte specifice. Grozav dacă:
Echipa ta lucrează la diferite tipuri de proiecte
Echipa ta este formată din profesioniști care posedă diferite abilități, experiență, expertiză
Exemplu: o echipă independentă de doi artiști (50 USD), patru dezvoltatori (70 USD), doi designeri (55 USD), un specialist audio (45 USD) și doi producători de jocuri video (35 USD) care creează jocuri de strategie și puzzle.
În mod alternativ, dacă percepeți o taxă fixă, probabil că veți dori să vă bazați prețurile pe domeniul de aplicare al proiectelor individuale - care se pot învârti în jurul unor sarcini specifice sau seturi de sarcini.
Exemplu : o echipă independentă formată dintr-un designer, doi dezvoltatori și un copywriter care creează site-uri web vede fiecare element al proiectului ca o sarcină separată cu propria sa taxă:
Configurare: 170 USD
Proiectare și construcție 3.500 USD
Creare de conținut: 550 USD
Instruirea clienților: 700 USD
Întreținere site: 600 USD
Pentru mai multe informații despre modul în care vă puteți factura proiectele și sarcinile, consultați postarea de blog pe acest subiect:
→ Ghidul definitiv pentru facturarea și facturarea proiectelor
Cum să urmăriți acuratețea abordării dvs. de facturare ️
Când vine vorba de urmărirea acurateței procesului dvs. de facturare, o factură cuprinzătoare cu o listă curată a sarcinilor finalizate este întotdeauna esențială. Acesta va ajuta clientul să înțeleagă mai bine valoarea (și, ulterior, prețul exact) al muncii tale.
Desigur, va trebui, de asemenea, să vă asigurați că prețurile sunt exacte în sine:
Dacă percepeți o taxă fixă, asigurați-vă că prețurile pe care le-ați oferit clientului se potrivesc cu cele pe care le-ați afișat pe site-ul dvs. web sau le-ați folosit pentru clienții anteriori.
Dacă lucrați pentru un tarif orar, asigurați-vă că calculele sunt corecte. Dacă urmăriți timpul în Clockify , veți avea câștigurile pe proiect calculate automat pentru fiecare minut pe care îl urmăriți, pe baza tarifelor orare pe care le-ați introdus anterior.
5. Configurarea și urmărirea sarcinilor facturabile și nefacturabile
Cum se face distincția între sarcinile facturabile și cele nefacturabile
Acum, este timpul să decideți pentru ce sarcini veți factura direct? Și, ce sarcini veți lăsa în afara facturii?
Cu siguranță veți dori să marcați sarcinile principale, specifice proiectului, ca facturabile și să le adăugați la factură. De exemplu, dezvoltatorii de software vor factura pentru toate sarcinile legate de dezvoltare.
Dar, dezvoltarea software-ului este un proces complex care necesită și anumite sarcini secundare, recurente. Probabil va trebui să organizați întâlniri ale echipei și ale clienților, să comunicați cu clientul și membrii echipei prin e-mail sau chat, precum și să manipulați în mod regulat datele legate de proiect.
Deși aceste sarcini sunt cruciale pentru proiectul de dezvoltare, probabil că ar trebui să vă abțineți de la a le marca ca facturabile și de a adăuga 20 de articole separate „Întâlnire zilnică” în factura dumneavoastră oficială.
În schimb, puteți ca timpul petrecut în întâlniri, e-mailuri și manipularea datelor să se reflecte în tariful orar pe care îl veți folosi pentru sarcinile de dezvoltare - adică să vă creșteți tarifele orare.
Cum să urmăriți sarcinile facturabile și nefacturabile ️
Când urmăriți timpul în Clockify , puteți specifica dacă activitățile (sau chiar proiecte întregi) sunt facturabile sau nefacturabile.
Dacă ați marcat o sarcină ca facturabilă, suma acesteia va fi adăugată la suma totală pentru acel proiect.
Alternativ, prin marcarea unei sarcini ca nefacturabilă, o excludeți din câștigurile dvs. directe.
Cheia aici este să maximizați timpul pe care îl petreceți pentru sarcini facturabile, pentru a crește valoarea pe care o veți obține personal din proiect. Așadar, luați în considerare dacă pierdeți timpul cu anumite sarcini și ar trebui, în schimb, să alocați acest timp unor sarcini mai importante (și mai profitabile) în viitor.
Exemplu: sunteți o echipă independentă de 5 persoane care constată că petrec 1 oră în întâlniri zilnice, dar ar putea reduce acest timp la jumătate - în acest fel, ați putea economisi 2,5 ore pe zi sau 12,5 ore pe săptămână, în total .
Pentru a afla mai multe despre sarcinile facturabile și nefacturabile, precum și despre cum să găsiți echilibrul perfect între cele două, consultați postarea noastră de blog pe acest subiect.
→ Orele facturabile și nefacturabile: cum să găsiți echilibrul perfect
6. Stabilirea și urmărirea estimărilor pentru sarcini și proiecte
Cum să definiți estimări pentru sarcini și proiecte ️
Unele dintre cele mai importante întrebări la care va trebui să răspunzi pentru clientul tău sunt următoarele:
Când se va realiza proiectul?
Cat va costa?
Dacă percepeți o taxă fixă, vă puteți baza estimarea prețului pe lista de prețuri gata făcută. Puteți apoi să vă bazați estimările de timp pe experiența cu proiecte similare pe care le-ați finalizat în trecut.
Cu toate acestea, dacă stabiliți prețul pe oră, estimările clare ale timpului vă vor oferi cifre clare despre cât se poate aștepta clientul să plătească.
Exemplul 1: echipa de doi designeri independenți (35 USD) care este specializată în design de logo poate oferi o estimare de preț de 700 USD pentru o estimare de 20 de ore.
Exemplul 2: echipa de freelance formată dintr-un designer (40 USD) și trei dezvoltatori (65 USD) care se specializează în crearea de pagini de destinație pentru site-uri web de modă poate oferi o estimare de preț de 4.450 USD pentru o estimare de 80 de ore (de exemplu, 40 USD x 30 + 65 USD x 50 USD)
Exemplul 3: Echipa independentă de trei dezvoltatori (65 USD) care creează aplicații personalizate poate oferi o estimare de preț de 31.200 USD pentru o estimare de 480 de ore.
Exemplul 4: Echipa independentă formată din doi artiști (50 USD), patru dezvoltatori (70 USD), doi designeri (55 USD), un specialist audio (45 USD) și doi producători de jocuri video (35 USD) care creează jocuri de strategie și puzzle poate cota 54.100 USD estimare de preț pentru o estimare de timp de 1.000 de ore. (de ex. 50 USD x 200 + 70 USD x 300 + 55 USD x 200 + 45 USD x 160 + 35 USD x 140)
Cum să urmăriți estimările pentru sarcini și proiecte ️️
Dacă urmăriți timpul în Clockify , veți putea să configurați estimări de timp pentru proiecte și sarcini, apoi veți putea să le urmăriți în raport cu rezultatele dvs. în timp real.
Pe măsură ce progresați cu proiectul, veți vedea barele de estimare pentru proiect și sarcinile umplute. Deci, veți putea spune când sunteți periculos de aproape de a vă depăși timpul estimat și, indirect, bugetul.
7. Stabilirea și urmărirea termenelor limită ale proiectelor și sarcinilor
Cum să definiți termenele limită pentru proiecte și sarcini ️
În legătură cu alte proiecte la care lucrați, cu resursele pe care le veți folosi pentru acest proiect, precum și cu numărul de sarcini pe care le veți avea, trebuie să stabiliți niște termene clare pentru proiecte și sarcini.
Termenele limită ale sarcinilor se vor referi în mod direct la termenul limită al proiectului și toate se vor referi la estimările proiectului pe care tocmai le-ați stabilit.
De exemplu, dacă ați definit o estimare de 480 de ore pentru finalizarea proiectului la trei dezvoltatori, înseamnă că veți avea nevoie de aproximativ o lună pentru finalizare (dacă toți trei veți lucra la proiect timp de 40 de ore pe săptămână).
Cu toate acestea, echipa dvs. poate lucra la două proiecte estimate a dura 480 de ore, în același timp, ceea ce înseamnă că un dezvoltator va putea, probabil, să lucreze doar 20 de ore pe săptămână la primul proiect. Într-un astfel de caz, un termen limită de două luni poate fi prima dată realistă pe care o poți cita clientului.
În acest exemplu, toți cei trei membri ai echipei de dezvoltatori independenți au început să lucreze la proiect în același timp.
Dar, în realitate, este rareori atât de simplu - din cauza a ceva numit dependențe de sarcini .
Dependența sarcinilor dictează în ce ordine puteți lucra la sarcini. Și, o sarcină poate depinde de cealaltă, astfel încât trebuie să:
Terminați Sarcina A înainte de a putea începe Sarcina B
Începeți Sarcina B în același timp cu Sarcina C
Terminați sarcina C înainte de a putea finaliza sarcina D
Începeți Sarcina D înainte de a putea finaliza Sarcina B
Acum, sarcinile enumerate pot ajunge la 480 de ore de lucru împreună. Dar, tipul lor de dependență de sarcină (precum și cine le este atribuit) va influența și data realistă de încheiere pe care o puteți cita clientului dumneavoastră.
Cum să urmăriți proiectul final și termenele limită pentru sarcini ️️
Dacă vă urmăriți proiectul și progresul sarcinii în Trello , puteți defini termene limită separate pentru fiecare card/sarcină pe care ați planificat-o.
Aceste termene-limită individuale pentru sarcini vă vor ajuta să determinați dacă termenul limită al proiectului este realist. Acum, dacă tot pierdeți termenele limită ale sarcinilor, este sigur că ar trebui să negociați în cele din urmă o prelungire a termenului limită și pentru proiect.
Încheierea
Proiectele și sarcinile sunt noțiuni aparent complexe cu diverse elemente importante pe care trebuie să le luați în considerare și să urmăriți.
Cu schițele proiectului, este vital să urmăriți obiectivele proiectului, etapele de referință, indicatorii cheie de performanță, obiectivele și rezultatele cheie.
Cu proiectele în general, este vital să le împărțiți în sarcini al căror timp și progres le puteți urmări cu ușurință. Mai mult, ar trebui să definiți estimări de preț și timp, precum și termene clare.
Când vine vorba de abordarea dvs. de facturare, ar trebui să urmăriți acuratețea, eficiența acesteia, precum și să distingeți între sarcinile facturabile și cele nefacturabile.
În cele din urmă, urmărirea diferitelor aspecte ale proiectelor și sarcinilor poate părea un proces complex, dar, este destul de simplu, odată ce ai definit și organizat tot ce ai nevoie.