Sfaturi marți: 27 moduri creative de a impresiona VIP-urile evenimentului

Publicat: 2021-08-08

Planificatorii de evenimente cu experiență știu că VIP-urile primesc adesea un tratament special, deoarece bara pentru experiențe grozave este destul de ridicată. Vestea bună este că există o mulțime de moduri creative de a impresiona și de a gestiona VIP-urile evenimentului, toate rămânând în limita bugetului. Aici explorăm câteva cadouri VIP, experiență și idei de marketing pentru a vă inspira următorul eveniment.

Explorați ideile de gestionare VIP

De la check-in până la urmărire, avem fiecare etapă a cronologiei evenimentului dvs. acoperită cu aceste idei pentru a impresiona VIP-urile la fiecare pas.

1. Trăiește VIP-urile cu servicii de concierge private.

Când vine vorba de serviciu de concierge VIP la evenimente, opțiunile sunt nesfârșite. De la livrarea manuală de bunuri suplimentare pentru evenimente înainte de deschiderea zilei până la rezervarea de terenuri de tenis pentru o distracție post-eveniment, nu există nicio limită la ceea ce puteți oferi VIP-urilor.

2. Oferiți depozitare gratuită la fața locului pentru obiectele personale.

S-ar putea să trebuiască să angajați personal suplimentar pentru evenimente pentru a verifica lucrurile și pentru a urmări lucrurile. Dar atâta timp cât aveți spațiul pentru a organiza totul și instrumentele (o încuietoare pentru ușă, bilete cu butucuri pentru cumpărături și umerașe) pentru a face acest lucru, acest sfat ar trebui să facă întreaga experiență a evenimentului mai confortabilă și mai convenabilă pentru VIP-uri.

3. Găzduiește un lounge spa.

Există o mulțime de servicii spa mobile (ca acesta) care vor apărea când și unde le spuneți să se ocupe apoi de restul. Sau, dacă aveți în vedere un anumit salon sau marcă, îi puteți contacta oricând pentru un parteneriat. Această opțiune funcționează cel mai bine pentru evenimentele locale, unde există o șansă mai mare ca oaspeții care s-au bucurat de servicii să fie în continuare după încheierea evenimentului pentru a merge și a se bucura din nou de afacerea lor.

4. Distribuiți încărcătoare de dispozitive electronice portabile.

Dacă doriți să oferiți ceva simplu cu brandul evenimentului dvs., luați în considerare utilizarea unei bănci de energie personalizabile. Sau dacă doriți să oferiți ceva mai special (și fără marcă), luați în considerare distribuirea oricăruia dintre cele mai bune încărcătoare portabile VIP-urilor evenimentului dvs.

5. Închiriați păstăi pentru pui de somn.

Companii precum Google și NASA promovează deja somnul electric cu podurile lor de dormit în birou. De ce să nu vă tratați VIP-urile cu același lux? În timp ce închirierile ar putea contribui la bugetul evenimentului, puteți încerca, de asemenea, să găzduiți o cameră liniștită dedicată, cu covorașe, iluminare estompată și un difuzor de ulei esențial.

Creați o experiență VIP de neuitat

Începeți gratuit

6. Adăugați tichete de masaj sau faciale în gențile lor de bunătate.

Dacă doriți să includeți un card cadou spa ca cadou de luat acasă, le puteți achiziționa în bloc de la GiftCards.com. Dacă aveți o listă de invitați deosebit de mare, încercați să le dați fiecăruia sau două produse de lux pentru față sau corp de lux de dimensiuni de călătorie.

7. Creați un eveniment complet separat doar pentru VIP-uri.

Cina de rețea înainte de spectacol, cine individuale private cu difuzoare pentru oaspeți la eveniment și orele de cocktail după eveniment sunt toate modalități excelente de a adăuga o experiență specială pentru oaspeții dvs. stimabili.

8. Faceți un grup de rețea pentru ei pe social media.

Utilizați LinkedIn sau orice altă platformă de socializare pe care publicul dvs. o frecventează deja pentru a începe un grup privat, numai pentru invitații. Încurajați interacțiuni semnificative și oferiți conținut exclusiv, legat de industrie, cum ar fi cărți electronice gratuite despre subiecte fierbinți sau fluxuri live speciale cu influenți din industrie.

9. Angajați un bucătar privat sau barman pentru zona de odihnă VIP.

Puneți-i să servească delicii delicioase, să ofere o demonstrație rapidă de gătit și să se amestece cu mulțimea. Nu trebuie să serviți o masă completă, dar asigurați-vă că planificați un meniu care complimentează sau ridică celelalte opțiuni de mâncare și băutură la evenimentul principal.

10. Distribuiți bilete la cea mai așteptată atracție a evenimentului principal.

Odată ce programul evenimentului dvs. a fost finalizat, ar trebui să fie clar care eveniment principal este cel mai interesant. Prezentați VIP-urile evenimentului cu bilete gratuite și cele mai bune locuri din casă. Puneți-i să rămână după ce vor face un Q&A privat cu prezentatorul.

11. Găzduiți o grădină gratuită cu cursuri de meșteșuguri pentru copii și gustări.

Experții sugerează că evenimentele corporative care speră să includă îngrijirea copiilor ar trebui să se asigure că restul evenimentului lor reflectă valori prietenoase familiei. De asemenea, angajați personal certificat CPR și First Aid, oferiți experiențe tematice precum Pirați sau Carnaval și oferiți o mulțime de activități organizate, cum ar fi cursuri de dans și timp de filmare.

12. Oferiți acces exclusiv la conținutul video postat de eveniment.

Videoclipuri precum recapitulările prelegerilor, punctele culminante ale standurilor de expoziții comerciale și interviurile cu vorbitorii nemaivăzute pot fi trimise într-un e-mail de mulțumire post-eveniment VIP-urilor.

13. Solicitați sponsorilor să ajute la îmbunătățirea experiențelor participanților VIP.

Indiferent dacă finanțează o mână de bilete VIP pentru a le oferi oaspeților speciali suplimentari, oferind unele dintre produsele lor în pungile cadou VIP sau finanțează spații în zona de lounge, sponsorii dvs. pot beneficia de o expunere suplimentară cu această mulțime de ROI ridicat.

14. Creați o prelegere oratorie sau un eveniment special pentru oaspeți.

Cine nu iubește un mare eveniment secret? Trăiește VIP-urile cu o petrecere misterioasă sau o experiență pe care doar ei o vor cunoaște. Asigurați-vă că se desfășoară la fața locului într-o locație inteligent ascunsă sau la câțiva pași de evenimentul principal. În acest fel, chiar și cei mai ocupați dintre VIP-urile tale vor avea un obstacol mai puțin pentru a participa.

15. Oferiți difuzoarelor și prezentatorilor din industrie populare acces la facilitățile VIP.

VIP-urile voastre doresc să se amestece și să se amestece cu conferențieri speciali? Ce modalitate mai bună de a crea oportunități de rețea organică, invitându-i să ia parte la facilități VIP! Acest lucru funcționează deosebit de bine dacă aveți un lounge dedicat, un bar sau chiar doar o zonă de recul cu încărcătoare de dispozitive și WiFi.

16. Optimizați procesul de verificare a evenimentului pentru intrări mai fluide.

Când sosesc oaspeții, asigurați-vă că utilizați o aplicație de check-in sau o soluție de servicii pentru evenimente pentru un proces de intrare mai rapid și mai precis. Asigurați-vă că fotografii desemnați fixează fotografia VIP-ului, astfel încât să poată fi ușor identificați de personalul evenimentului în timpul zilei. De asemenea, asigurați-vă că aplicația de check-in oferă notificări care vă vor alerta pe dvs. și echipa dvs. despre cine sosește și când pășesc pe ușă.

17. Porniți un buletin informativ VIP care include vânzări exclusive de bilete la evenimente flash, upgrade-uri gratuite și cadouri bonus.

Dacă publicul dvs. răspunde deja bine la marketingul prin buletin informativ prin e-mail, intensificați-l cu o versiune dedicată care se adresează abonaților premium.

18. Găzduiește un mini coafură pop-up în dimineața evenimentului.

Configurați o stație glamour completată de stilisti profesioniști și oferiți uscăciuni rapide pentru doamne și garnituri de barbă pentru bărbați. Simțiți-vă proaspăt și arătați cât mai bine va pune instant VIP-urile într-o dispoziție excelentă și va da tonul pentru restul experienței lor de eveniment. Sau, cel puțin, puneți la dispoziție unelte de coafat de unică folosință în băi, astfel încât oaspeții să își poată face propriile retușuri, după cum este necesar.

19. Introduceți automat toate VIP-urile în cadouri cu premii de lux.

Asigurați-vă că nu uitați să comunicați cu ei, comunicându-le în ce au fost introduși, valoarea intrării în sine și cum vor fi anunțați dacă numele lor este desenat. Și, dacă câștigă, asigurați-vă că faceți procesul de colectare a premiilor cât mai simplu posibil, livrându-l la casele lor sau oferind ceva care poate fi transferat digital.

20. Aranjați o clasă bonus, un atelier sau un tur local.

O lecție de salsa, o demonstrație de ceramică sau o excursie pe jos cu mâncare pe cineva? Dacă aveți participanți la eveniment care călătoresc din afara orașului, vor aprecia cu adevărat oportunitatea de a lua o pauză de la muncă cu ceva gratuit și distractiv.

21. Programați-vă unul câte unul între VIP-urile evenimentului și influențatorii din industrie.

Am menționat deja câteva modalități de a face acest lucru. Dar dacă aveți o mulțime de invitați și nu prea mult timp, încercați să organizați un eveniment de tip speed meeting în care influențatorii stau la mese și VIP-urile au șansa de a se roti în cameră la intervale de zece minute.

22. Oferiți-le un upgrade VIP gratuit pentru evenimentul de anul viitor dacă achiziționează bilete de admitere acum.

Începeți vânzările super timpurii oferindu-le posibilitatea de a rezerva din nou același pachet acum. Având în minte experiențele extraordinare din acest an, valoarea va fi de nerefuzat. Stocați în siguranță informațiile cardului lor în software-ul dvs. de vânzări pentru evenimente, pentru un proces mai rapid de verificare.

23. Oferiți semnalizare clară și itinerarii, astfel încât VIP-urile să știe întotdeauna ce se întâmplă și unde să meargă.

Acest detaliu adesea trecut cu vederea servește de obicei ca prima impresie pentru VIP-urile evenimentului, așa că asigurați-vă că indicațiile dvs. sunt mari, clare și ușor de observat dacă oaspeții nu știu ce caută. Dacă locația dvs. este deosebit de mare, puteți oferi chiar cărucioare de golf sau escorte de mers pe jos pentru a le duce de la intrarea principală în zona VIP.

24. Personalizați pungile swag cu un card de mulțumire scris de mână și un mesaj special pentru acestea.

Doriți să vă asigurați că VIP-urile dvs. se simt apreciate pentru mai mult decât ceea ce pot contribui financiar, motiv pentru care un sfat simplu ca acesta este de fapt destul de puternic. În nota însăși, faceți referire la istoricul lor cu marca dvs., la tot ce au menționat personal despre eveniment pentru dvs. sau pe rețelele de socializare și notați obiectivele personale ale evenimentului pe care le-au împărtășit, plus modul în care activitățile dvs. VIP îi vor ajuta să atingă aceasta.

25. Serviți mesele speciale VIP.

Și asigurați-vă că fiecare are preferințele de meniu și restricțiile alimentare bine documentate într-un sistem precum Social Tables, care vă va ajuta să obțineți furnizorii de servicii de evenimente și serverele pe aceeași pagină, fără a rata o bătaie.

26. Oferiți o experiență de tip pop-up profesionist.

Trimiteți VIP-urilor acasă cu o nouă fotografie pe LinkedIn sau pe site-ul companiei. Angajați un fotograf profesionist și împrumutați sau oferiți un fundal solid, universal flatant, cum ar fi alb texturat, gri deschis sau un model de cărămidă falsă. Puteți include chiar și logo-ul evenimentului dvs. - asigurați-vă că este amplasat într-o parte a cadrului pe care VIP-urile ar putea să-l decupeze ulterior dacă ar dori.

27. Oferiți VIP-urilor locuri de parcare speciale și zone de depozitare a rideshare-ului.

Un lucru despre VIP-urile pe care trebuie să-l știți este că comoditatea este un avantaj pe care toți îl pot aprecia. Coordonează-te cu un serviciu de taxi local sau cu departamentul corporativ al celor mai populare aplicații rideshare din zonă pentru a obține semnalizarea adecvată, înscrie câteva coduri de reduceri de grup și asigură-te că știu că evenimentul tău va necesita mai mulți șoferi pe drum decât ar putea avea de obicei.

Trăiește-ți oaspeții VIP cu un plus de specialitate și cu mai multe idei de evenimente!

Folosiți una dintre aceste noi platforme de socializare pentru a vă invita oaspeții înainte sau după eveniment. Sau găsiți mai multe modalități de a gestiona evenimente cu vedete în timpul viitorului nostru webinar. Și dacă rețeaua este o atracție majoră pentru VIP-urile dvs., asigurați-vă că includeți și câteva dintre aceste sfaturi.

Impresionați VIP-urile cu o experiență personalizată, fără stres

Începeți acum