Marketing pentru evenimente virtuale: modul în care conținutul generează noutăți și clienți potențiali

Pandemia a deschis calea pentru ca evenimentele virtuale să devină mainstream, iar succesul pe care l-au obținut într-unul dintre cele mai grele perioade din istoria recentă indică faptul că sunt aici pentru a rămâne. Chiar dacă în cele din urmă suntem capabili să ne întoarcem la viața de birou într-o anumită formă, există încă presiune pentru a naviga cu dibăcie în lumea emergentă a conferințelor online, a cabinelor virtuale și a evenimentelor transmise în direct.

Deci, cum ar trebui să abordați marketingul pentru evenimente virtuale pentru a genera înscrieri, a maximiza participarea live, a aduna clienți potențiali de calitate și a produce conținut vizual valoros pentru implicarea post-eveniment? Iată câteva modalități de a genera noutăți și de a aduce mai multe afaceri cu evenimentele dvs. online.

1. Obțineți toți prezentatorii pe aceeași pagină

Procesul de curatare și creare a conținutului începe cu mult înainte de a vă anunța publicului evenimentul dvs. virtual. Rețineți conținutul din faza de planificare a programului: de exemplu, atunci când contactați potențiali prezentatori, colectați fotografii profesionale și biografii de la toți cei care acceptă să participe. Acestea pot deveni parte din elementele dvs. vizuale de marketing de bază, fie pe o pagină de destinație dedicată, postări de rețea sau materiale descărcabile pe care decideți să le includeți (mai multe despre asta mai târziu).

Faceți distribuirea socială și promovarea evenimentelor o cerință pentru vorbitori și sponsori și asigurați-vă că toți cei care aleg să prezinte live au o conexiune de încredere și un microfon de calitate. Un studiu al agenților de marketing B2B realizat de Markletic a constatat că conexiunile proaste au fost cea mai mare sursă de enervare pentru participanții la evenimente virtuale, urmate de microfoane slabe.

Pentru evenimente mai mari, unii prezentatori se vor simți inevitabil mai confortabil înregistrându-și sesiunile în avans. Asta e perfect; Asigurați-vă că toți folosesc software-ul dvs. video preferat și spuneți-le că vor trebui să fie în continuare acolo live pentru a răspunde la întrebări și a interacționa cu spectatorii pentru a oferi o experiență mai bună în timpul evenimentului.

Indiferent dacă vorbesc în direct sau în videoclipuri preînregistrate, recomandăm tuturor prezentatorilor:

• Purtați ținute profesionale, fără distracție

• Să aibă un fundal curat

• Folosiți o lumină bună

• Arată-le toată fața

• Exersează, exersează, exersează

Făcându-vă timp pentru a vă pune toate difuzoarele pe aceeași pagină cu echipamente, configurație și cele mai bune practici pentru videoclipuri cu mult timp înainte, vă veți crește șansele de a organiza un eveniment remarcabil, cu conținut grozav de utilizat în promoțiile viitoare.

2. Creați imagini și experiențe inspiratoare

Indiferent de obiectivul și publicul evenimentului dvs., va trebui să organizați și să dezvoltați imagini memorabile pentru marketingul evenimentului dvs. virtual. Fără fotografi profesioniști și videografi care să surprindă participanții bucurându-se de evenimente live, acest proces poate să nu fie la fel de intuitiv.

Atribuire imagine: IMEX

Pentru evenimentele interne ale companiei, cum ar fi happy hours virtuale, care vizează implicarea angajaților și formarea echipelor, luați în considerare încurajarea lucrurilor cu interpreți precum muzicieni, magicieni sau vorbitori motivaționali. Apoi, încorporați imagini și videoclipuri ale acestora în e-mailurile angajaților pentru a crea entuziasm. Chiar și artiștii latte și comedianții de improvizație au făcut cameo la evenimente corporative virtuale, adăugând surprize neașteptate care îi mențin pe participanți atenți și implicați. Nu vă fie teamă să lăsați organizatorii dvs. virtuali de evenimente să devină creativi.

Pentru conferințe virtuale mari, alte idei inspiratoare pentru conținut vizual includ:

• Cabine foto virtuale

• Pereți de graffiti virtuali

• Premii digitale pentru finalizarea sesiunilor

• Mozaicuri virtuale de marcă

• O sală de expoziție virtuală pentru sponsori

• Avatare personalizate pentru participanți

• Medii virtuale 3D imersive

• Tururi virtuale la 360 de grade

În timp ce aceste elemente vizuale pot părea complicat de implementat, pe lângă sesiunile video live și preînregistrate, există o serie de platforme de evenimente virtuale pentru a ajuta companiile să construiască cabine virtuale, să găzduiască evenimente hibride și să genereze implicare în moduri noi inovatoare. Bizzabo, ON24, Intrado, Intellum, Kaltura și Hopin sunt printre cele mai populare platforme pentru găzduirea de evenimente virtuale mari; fiecare vine cu argumente pro și contra, în funcție de dimensiunea evenimentului, bugetul și preocupările specifice. Nu veți avea nevoie de o soluție foarte extinsă pentru webinarii sau transmisiuni web unice și, de fapt, este posibil să aveți deja o soluție pentru transmiterea în flux a evenimentelor online mai mici. Cu toate acestea, luați în considerare aceste resurse dacă planificați un eveniment mare cu numeroase sesiuni, prezentatori și sponsori.

În cele din urmă, nu uitați să faceți capturi de ecran ale participanților la sesiunea virtuală ori de câte ori este posibil, deoarece aceste imagini pot fi folosite pentru a prezenta succesul evenimentului și pentru a accentua materialele de marketing post-eveniment și promoțiile viitoare ale evenimentelor.

Atribuire imagine: cottonbro

3. Încheie-ți marketingul pentru evenimente virtuale la fiecare fază

Fie că promovați un webinar pentru a prezenta o nouă caracteristică a unui produs, un webcast care evidențiază o poveste de succes a unui client, o zi internă de teambuilding sau o conferință online masivă în locul unui eveniment emblematic al companiei, evenimentul va experimenta patru faze distincte de marketing :

• Lansa

• Intensifice

• Evenimentul

• Post-eveniment

Noțiuni introductive: Lansarea

Potrivit aceluiași studiu din 2020 al Markletic despre agenții de marketing B2B, majoritatea echipelor au nevoie de între trei și șase săptămâni pentru a promova evenimente virtuale mici; de obicei, durează mai mult de șase săptămâni pentru a atinge obiectivele de înregistrare pentru conferințe virtuale mari. Această perioadă inițială acoperă atât fazele de lansare, cât și fazele de accelerare, unde fiecare resursă posibilă va merge spre răspândirea veștii despre evenimentul tău.

Începeți intern cu echipa dvs. de marketing. De exemplu, au:

• Scrieți postări pe blog

• Filmați videoclipuri

• Dezvoltați o campanie de e-mail

• Creați o pagină de destinație (sau pagini)

• Creați campanii de social media cu hashtag-uri personalizate pentru evenimente

• Trimiteți un comunicat de presă oficial

Vorba în gură poate fi un alt mod surprinzător de puternic de a crește participarea. Rugați-vă echipa de vânzări să contacteze clienții potențiali, potențialii și clienții cu care au construit relații. Trimiteți, de asemenea, e-mailuri interne – atât un anunț, cât și mementouri ulterioare – încurajând angajații să vorbească cu conexiunile lor despre evenimentele virtuale viitoare. Puteți chiar să oferiți stimulente și bonusuri pentru a-i stimula la acțiune.

După aceea, asigură-te că sponsorii tăi își fac partea lor, postând pe rețelele sociale. (Atrageți-i pe angajații să facă același lucru, oferindu-le afiliaților oportunități de câștig cu coduri promoționale unice, dacă este posibil.) Sponsorii dvs. au totul de câștigat prin promovarea unui eveniment la care vor face parte, așa că încurajați-i să trimită e-mailuri către angajații lor și conduce la dezvoltarea cât mai multă conștientizare.

Amplifică-l cu e-mail și rețele sociale

Conform Raportului de referință 2020 al Intrado pentru webcasts și evenimente virtuale, e-mailul generează mai multe înregistrări de evenimente virtuale decât orice alt mediu. Având în vedere acest lucru, proiectați-vă propriile secvențe de e-mail promoționale pentru a include o varietate de puncte de contact cu fiecare segment. Luați în considerare trimiterea a cel puțin o mână de e-mailuri, inclusiv:

• Un anunț de salvare a datei

• Actualizări atrăgătoare ale programului

• Profilurile vorbitorilor prezentați

• Memento-uri:

  • Cu o săptămână înainte de eveniment

  • Cu o zi înainte de eveniment

  • Dimineața evenimentului

Continuați să promovați înscrieri și implicare înainte de eveniment cu o varietate de postări în conturile de rețele sociale ale companiei, ale sponsorilor și ale angajaților dvs., pe măsură ce evenimentul se apropie.

Nu uitați să faceți piață în timpul evenimentului

În timp ce evenimentul se desfășoară, continuați să postați pe rețelele sociale pentru a atrage mai mulți participanți potențiali. Evidențiați imaginile prezentatorului și trimiteți un link către paginile de destinație dedicate sesiunii în Tweeturi care menționează că o sesiune este pe cale să înceapă.

Pe lângă postarea live, partajați capturi de ecran ale sesiunilor anterioare pentru a arăta participanții entuziasmați și pentru a atrage noi spectatori pe parcursul zilei de la un public care altfel ar fi ratat-o. Oferă sugestii despre difuzoare surpriză pentru a tachina și a atrage lumea rețelelor sociale. Și, desigur, folosiți întotdeauna hashtag-urile personalizate.

Păstrați impulsul după eveniment

Continuați să comunicați cu participanții prin e-mail cu sondaje și sondaje post-eveniment pentru a colecta feedback pentru evenimentele viitoare. Apoi, abordați orice problemă pentru viitor - asta ar putea însemna modernizarea echipamentului, încercarea unei noi platforme de evenimente virtuale, schimbarea unei gazde diferite sau adăugarea mai multor cabine virtuale la următorul eveniment.

Conectați-vă cu înscrierile care au ratat evenimentul live folosind e-mailuri care includ link-uri către înregistrări la cerere. Pentru a vă asigura că oferiți o valoare nouă, adăugați un conținut recapitulativ pentru a le spune ce au ratat în direct. În plus, postați capturi de ecran ale participanților și surprize distractive de la eveniment pe rețelele sociale pentru a arăta succesul programului și pentru a-i tenta pe adepții să participe în direct la următorul eveniment.

4. Creați un mediu pentru descoperirea clienților potențiali de înaltă calitate

Generarea celor mai bune și mai profitabile clienți potențiali se bazează pe crearea de posibilități de implicare. Construiți la timp pentru întrebări și răspunsuri, sondaje, conversații între prezentatori și participanți și alte momente organice. Persoanele potențiale de cea mai înaltă calitate tind să se implice mai mult în evenimente virtuale, așa că creează oportunități de participare reală a participanților. Marketingul și vânzările se pot alinia pe un sistem de punctare a clienților potențiali bazat pe finalizarea diferitelor părți ale unui program mare, participarea la webinar sau chat-uri sau discuții web sau finalizarea oricăror aspecte gamificate ale unui eveniment.

Raportul de referință Intrado 2020 a observat creșteri de la an la an a angajamentului din 2019 până în 2020, au existat creșteri răsunătoare ale angajamentului de la an la an, după cum indică creșterile masive ale numărului de:

• Întrebări adresate în transmisiuni web (278%)

• Webcast-uri cu sesiuni de întrebări și răspunsuri (264%)

• Mesaje de chat în transmisiuni web (334%)

• Transmisiuni web care au inclus fișe (204%)

• Documente descărcate (198%)

Aceste statistici arată succesul enorm al evenimentelor virtuale în timpul pandemiei și indică faptul că participanții sunt mâncărimi pentru evenimente corporative mai interactive. Așteptați-vă să vedeți o schimbare a tendințelor către gamification și includerea de materiale imprimabile care permit oaspeților să se simtă mai prezenți fizic, chiar și de la distanță.

Cu cât echipele acordă mai multă atenție pentru a se asigura că conținutul nu este doar de calitate, ci reprezintă o varietate de formate virtuale, cu atât marketingul lor va fi mai antrenant. Trezirea interesului publicului – și menținerea acestuia – de-a lungul timpului promoțional al unui eveniment virtual face o impresie de durată asupra participanților actuali și viitori, transformându-i în angajați mai fericiți sau clienți potențiali de calitate superioară.

Doriți mai multe informații despre evenimentele virtuale de marketing în 2021 și nu numai? Consultați „Șapte aspecte privind strategia de conținut într-o lume post-COVID” pe Standardul de conținut .

Atribuire imagini prezentate: Julia M. Cameron