6 напоминаний об этикете Zoom для вашей следующей встречи

Опубликовано: 2021-01-15

Возможно, это новый год, но в 2021 году десятки миллионов американцев по- прежнему будут работать удаленно.

И, как мы все можем догадаться, это означает больше встреч в Zoom , Google Hangouts и другом программном обеспечении для видеоконференцсвязи.

В то время как ваша команда, вероятно, часами (и часами) вместе проводила звонки Zoom в 2020 году, есть один аспект видеоконференцсвязи, который, возможно, отпадет на второй план, когда персонал приспособится к этой новой норме - этикет Zoom.

В этом посте мы опишем некоторые важные компоненты этикета Zoom, чтобы вы могли приходить на встречи в этом году максимально подготовленными, вежливыми и профессиональными способами.

Что такое Zoom Etiquette?

Этикет Zoom - это поддержание профессионального самообладания и поведения во время вызова Zoom или видеоконференцсвязи. Поскольку встречи Zoom могут существенно отличаться от своих личных встреч, существует дополнительный набор ожиданий, которых мы должны придерживаться, чтобы лучше представить себя нашим коллегам.

Совет №1: Закройте другие приложения

письменные принадлежности

Во время личных встреч мы ожидаем, что мы закроем наши ноутбуки, если только мы не показываем участникам контент на экране или не делаем заметки. Однако на собраниях Zoom закрыть ноутбук невозможно.

Однако, чтобы не отвлекаться и уделять все свое внимание собранию, лучше всего закрыть все другие окна и приложения, кроме Zoom (если вы не представляете или делаете заметки). Это означает, что вам следует выйти из Slack, свернуть папку входящих сообщений электронной почты и закрыть все открытые приложения для обмена сообщениями. Как и во время личных встреч, ваши сообщения будут ждать вас позже.

Совет от профессионала: если вас беспокоит, что коллеги думают, что вы находитесь вдали от компьютера в течение рабочего дня, попробуйте интегрировать свой Календарь Google со Slack, чтобы автоматически установить для вас статус «Нет на месте» и сообщить коллегам, что вы находитесь на собрании.

Совет № 2: выключите второй монитор

Двойные мониторы - это отличный способ повысить эффективность, поскольку они могут повысить производительность до 30% .

Однако они далеко не идеальны, когда дело доходит до собраний Zoom.

Когда этот второй монитор включен, очень заманчиво проверить свою электронную почту (или, честно говоря, Twitter) и потерять внимание на встрече. Чтобы воспроизвести опыт личной встречи и сосредоточить внимание на выступающем или обсуждаемом под рукой, отключите ноутбук от второго монитора. В противном случае у вас может возникнуть соблазн отклониться в сторону, давая другим участникам понять, что вас мало интересует рассматриваемый вопрос.

веб-камера с девушкой на экране

Совет № 3: держите камеру включенной

Одно из многих преимуществ удаленной работы - меньше заботиться о презентабельности, особенно когда во время собраний Zoom конфиденциальность обеспечивается нажатием кнопки «Камера выключена».

Однако, будь то встреча в масштабе компании или беседа с руководителем один на один, выключение камеры не всегда производит наилучшее впечатление. Например:

  • Коллеги могут воспринимать вас как мысленное или физическое отсутствие на собрании большой команды, поскольку нет возможности проверить ваше присутствие или участие.
  • Это может показаться безличным, особенно если вы находитесь один на один или в небольшой группе, поскольку ваши коллеги по-прежнему полагаются на ограниченный язык тела и выражения лица, которые они могут наблюдать через вашу камеру. Помните, что эти встречи - единственный раз, когда многие видят своих коллег, поэтому не ограничивайте их и без того ограниченное время с вами.
  • Это представляет собой препятствие доступности для тех, кто читает по губам - и хотя чтение по губам в Zoom не идеально, как есть , включение камеры может устранить некоторые заблуждения или недопонимания, поскольку люди могут видеть, что вы говорите.

Совет № 4: выключайте микрофон, когда не говорите

Собака, ребенок или сирена на заднем плане могут стать настоящим убийцей настроения во время серьезной деловой встречи.

Хотя эти перерывы неизбежны при удаленной работе, их ограничение - это базовый этикет Zoom - и их можно ограничить, просто отключив звук, когда вы не говорите на собрании команды.

Отключение звука не только сокращает количество отвлекающих факторов, но и помогает тем, кто пытается четко слышать говорящего. Рассмотрим тех, у кого за окнами ведутся строительные или дорожные работы, или тех, кто плохо слышит и изо всех сил пытается разобрать слова говорящего даже без отвлекающих фоновых шумов. Из-за дополнительных отвлекающих факторов собрание Zoom становится еще сложнее.

Совет от профессионала: Совет № 5: соблюдайте время начала и окончания встречи

Часы

В офисе легко вспомнить, когда ваша встреча закончилась, когда человек, ожидающий конференц-зала, стучит в дверь.

С Zoom все не так просто. Хотя никто не ждет с нетерпением, когда вы закончите обсуждение, чтобы использовать свой идентификационный номер собрания, есть вероятность, что у людей на вашем собрании есть еще один Zoom, на который можно переключиться сразу после того, в котором вы сейчас находитесь.

Из-за этого убедитесь, что вы уважаете время начала и окончания и говорите, когда кто-то этого не делает. Простое «извините, что прерываю, но мы на две минуты больше, можем ли мы перегруппироваться сегодня днем, когда мы все снова будем свободны?» может спасти кого-то от сильной головной боли.

not Совет от профессионалов: не Если у вас насыщенное и важное обсуждение, которое вы хотели бы продолжить, просто спросите участников, есть ли у них время поболтать еще 5-10 минут, прежде чем предполагать, что они это сделают.

Совет № 6: используйте живые субтитры

Компьютер

И последний элемент этикета Zoom - это тот, который полезен для тех, кому нужен дополнительный уровень ясности во время встречи - автоматическое добавление субтитров в прямом эфире .

Независимо от того, помогают ли они сосредоточиться на собрании или делают так, чтобы человек с проблемами слуха мог понять, о чем говорится, субтитры делают собрания Zoom более доступными.

Процесс их настройки также прост - мы объясняем процесс настройки подписей к собраниям Zoom в этом сообщении блога .

Помните свой этикет

Встречи и видеоконференции Zoom объединяют эту удаленную рабочую силу таким образом, чтобы поддерживать корпоративную культуру и офисную дружбу, но это может произойти только в том случае, если мы не забудем следовать этим простым, но важным правилам этикета Zoom.

В следующий раз, когда у вас будет видеозвонок, убедитесь, что вы придерживаетесь этих шести напоминаний, чтобы вам и вашим коллегам было удобнее работать с Zoom.

Полное руководство по доступным Zoom Meetings - Загрузить руководство CTA