Пятничные находки: 6 идей для идеального приема после мероприятия

Опубликовано: 2021-08-08

Многодневные конференции. Сетевые встречи на целый день. Деловые симпозиумы. Сегодня эти мероприятия не заканчиваются после обычных панелей, вопросов и ответов, презентаций новых продуктов и технических демонстраций.

After-party и приемы после мероприятий стали обычным продолжением многих мероприятий, а также возможностью для брендов произвести неизгладимое впечатление на посетителей. Организация собраний после мероприятия требует всех ваших навыков планирования мероприятия с небольшим сдвигом в приоритетах и ​​задачах, чтобы отличить мероприятие от главного мероприятия. Здесь мы предлагаем 6 советов, которые помогут вам спроектировать прием после вечеринки или мероприятия, на который все захотят присутствовать.

Как спланировать вечеринку после вечеринки, которая станет огромным хитом

1. Заблаговременно закрывайте места проведения вечеринок.

Если вы планируете организовать прием для компании по окончании выставки или конференции, помните, что вы одна из многих компаний, у которых есть такая же идея. Если вы хотите забронировать самое популярное место рядом с конференцией, очень важно начать свое исследование и переговоры как можно раньше. Изучите сайты поиска мест проведения мероприятий, такие как сеть поставщиков CVENT, чтобы найти лучшие места рядом с местом проведения конференции.

Даже если вы планируете главное мероприятие, создайте в программе для планирования мероприятий отдельный файл для вечеринки. График планирования мероприятий будет другим, а разделение вечеринок поможет вам и вашей команде оставаться организованными. Как можно скорее начните писать и рассылать запросы предложений местам, предприятиям общественного питания и развлекательным компаниям, чтобы вы могли быстро перейти к заключению контрактов - надеюсь, с вашим лучшим выбором.

В идеале вы должны проводить афтепати в другом месте, чем главное мероприятие, чтобы вызвать ажиотаж, дать гостям возможность познакомиться с городом за пределами конференц-центра и выделить его как особенное предложение. Просто не выбирайте место, до которого сложно добраться, и четко представляйте, как туда добраться, иначе вы рискуете не явиться.

Есть преимущества проведения приема после мероприятия в помещении конференц-центра или в непосредственной близости от него. Вы можете направить внимание гостей на место проведения вечеринки во время основной части конференции, логистика обычно не является проблемой, и если вы планируете работу над более крупным мероприятием, вы вполне можете получить скидку. Если вы держите его в помещении, важно проявить творческий подход к декору, чтобы отличать афтепати от основного мероприятия.

Оживите невероятные вечеринки после вечеринок

Начни бесплатно

2. Сделайте вечеринки после мероприятия зоной без давления.

Будь то однодневное мероприятие, многодневная конференция или недельный кинофестиваль, крупные события утомляют посетителей и докладчиков. Они могут выпускать новый продукт или общаться с коллегами в своей отрасли. Симпозиумы компании могут включать параллельные занятия, требующие постоянного внимания.

Постарайтесь сделать приемы и вечеринки по окончании мероприятия непринужденными и веселыми для гостей. Не должно быть никакого давления на общение, и гости должны играть ведущую роль в общении. (Есть время и место для общения ледоколов и мероприятий. Это не одно из них.) Убедитесь, что в месте проведения встречи есть тихие зоны, дружелюбные к интровертам, для спокойных бесед, а также места для более шумных вечеринок.

3. Предлагайте выдающиеся эксклюзивные предложения после мероприятия.

Вы должны дать своим гостям вескую причину появиться, когда конференция или собрание подходит к концу. Чем эта вечеринка отличается от остальных сетевых завтраков и панельных дискуссий? Ваш выбор здесь, конечно, будет зависеть от вашего бюджета, но вы также можете создать вау-фактор и при ограниченном бюджете. Вот несколько идей для уникальных предложений, за которыми люди будут останавливаться:

  • VIP-персоны . Пригласите знаменитостей с основного мероприятия в качестве специальных гостей афтепати. Гости будут в восторге от возможности преломить хлеб с руководителями и знаменитостями из программы мероприятия.
  • Swag . Создайте предложение, связанное с событием, которое доступно только на афтепати. Это может быть эксклюзивный код для загрузки песни, книга, написанная докладчиком на конференции, или фирменный шейкер для коктейлей.
  • Фирменный коктейль. Попросите ресторан или барную кейтеринговую компанию создать оригинальный коктейль по этому случаю и дать напитку имя, связанное с after-party.
  • Геофильтры Snapchat по запросу. Создайте геофильтр Snapchat для вечеринки и создайте геозону для места проведения. Делайте это просто, в соответствии с темой вашего мероприятия, и дайте себе время на выполнение заказа - одобрение Snapchat занимает один рабочий день.
  • Иммерсивная тема. Хотя это и не было афтепати, вы оцените, как Smirnoff пошел ва-банк с темой комиксов для своего бренда «Graphic» Smirnoff Experience. Создавайте драму, используя один цвет во всем пространстве или создавая театральную тему, например, ревущие 20-е, стимпанк или старинную библиотеку.
19 мероприятий по выявлению тенденций в 2019 году

4. Продвигайте свой прием после мероприятия, чтобы вызвать ажиотаж.

Маркетинг по разнообразным каналам дает вам «Extra! Дополнительный!" повысить ваши потребности в приеме после мероприятия. Как только вы определитесь с местом, временем, развлечениями и предложениями еды, ваша маркетинговая кампания должна начаться. Определите, что делает ваш вечер после мероприятия особенным (будь то развлечение, вид на крышу или дегустационное меню от местного шеф-повара), и изложите это жирным и привлекательным шрифтом. Вот маркетинговые идеи, которые стоит рассмотреть:

  • Электронные кампании. Важнейшие компоненты включают яркие изображения места проведения мероприятия и информацию о том, насколько легко добраться до места проведения с основной конференции. Будьте конкретны, используя такие фразы, как «Пять минут пешком» или «Десять минут на маршруте».
  • Кампании в социальных сетях. Нет необходимости использовать каждую платформу, но выберите те, которые популярны среди вашей целевой аудитории. Facebook хорошо известен своей привлекательностью для бэби-бумеров, а Snapchat и Instagram - платформы поколений Y и Z.
  • After-party хэштеги. Придайте приему после мероприятия узнаваемый хэштег, чтобы посетители могли начать делиться своими ожиданиями в преддверии мероприятия.
  • Геозона. Это полезно только для многодневных конференций и фестивалей, когда многие участники решат посетить вашу вечеринку во время мероприятия. С геозоной ваши продвигаемые кампании в социальных сетях будут отображаться только на мобильных устройствах в обозначенной зоне (т. Е. В конференц-центре).

5. По возможности используйте местный колорит.

Дегустационное меню от фермы до стола от местного шеф-повара, упомянутого выше, подошло бы всем этим требованиям. То же самое и с рейсами из местной пивоварни. Или дегустация местного вина и сыра. Местные исполнители - тоже отличный вариант.

Ключевым моментом является выбор предложения еды и напитков или развлечений, которые участники мероприятия не могут вернуться домой, или, по крайней мере, без некоторых усилий. Вот еще варианты для изучения:

  • Выбираете ли вы акустическую фолк-рок-группу, рэпера или пианиста или певца кабаре - мероприятия с живой музыкой приобретают веселый и праздничный характер.
  • То же самое, если вы нанимаете выдающегося местного фокусника, который может показывать трюки сквозь толпу, или художников, раскрашивающих лица, которые обслуживают взрослых.
  • Наб Киллер По'бойз для вечеринки в Новом Орлеане. Посетители мероприятия по достоинству оценят еще один шанс насладиться местной ярмаркой.
  • В Чикаго? Закажите для своих гостей пиццу как можно ближе, чтобы она оставалась липкой.
  • Возьмите напрокат любимый региональный фургон с едой для приемов по окончании мероприятия, проводимых во дворе или другом открытом пространстве.

6. Получите личную обратную связь от участников.

Отложите эти опросы после мероприятия, пока мероприятие или конференция действительно не закончится. Люди по-прежнему наслаждаются мероприятием и не оценят домашнюю работу до того, как уйдут. Тем не менее, организаторы и планировщики мероприятий должны циркулировать по вечеринке, получать удовольствие от разговоров с гостями и определять, как гости реагируют на мероприятие, посредством взаимодействия в режиме реального времени.

Во многих случаях ваши гости спонтанно поделятся своим впечатлением от вечеринки, особенно если у вас остались положительные впечатления. Но пребывание в гуще событий также позволяет вам уловить язык тела и энергию комнаты. Вы узнаете, что прием после мероприятия проходит хорошо, когда разговор идет непрерывно, а люди улыбаются и смеются. Следите за хэштегом после вечеринки, как за еще одним показателем вовлеченности, интереса и признательности.

Помимо того, что вы почувствуете успех мероприятия, это хорошая возможность скорректировать курс на властность, или поставщики провизии тратят слишком много времени на освежение подносов с шампанским и закусками - проблемы, которые вы можете исправить немедленно.

Это также поможет вам улучшить планирование после вечеринки на следующий раунд.

After party требует такого же планирования, как и любое другое мероприятие, но успешные часто имеют уникальную жизнерадостность. Это доставляет им особое удовольствие организовывать и даже получать удовольствие, когда люди расслабляются и наслаждаются концом дела.

Получите правильный макет приема после мероприятия

Начать сейчас

Готовы организовать потрясающий after party? Узнайте, как программное обеспечение для планирования мероприятий может сэкономить ваше время на каждом этапе пути. Или будьте в курсе последних уловок в социальных сетях для организаторов мероприятий.