Мудрость среды: как разработать концепцию незабываемого события

Создайте концепцию мероприятия, о которой участники будут говорить в течение нескольких месяцев, используя сочетание стратегии и творчества. В этой статье мы узнаем, как именно это сделать, а также познакомимся с множеством вдохновляющих примеров и идей.

Но во-первых, что такое дизайн мероприятий?

Дизайн мероприятия - это внешний вид и ощущение события. Такие вещи, как декор, планировка места проведения и тема, - все это играет роль в разработке мероприятия.

А что такое стиль событий?

Стиль мероприятия относится ко всем визуальным аспектам мероприятия, включая такие вещи, как освещение, цветы и скатерти. Как вы, наверное, догадались, за воплощение этих функций в жизнь отвечает стилист мероприятия. Обычно они следуют видению дизайнера мероприятий и делают все возможное, чтобы их работа соответствовала желаниям клиента.

Основное различие между дизайном мероприятия и его стилем заключается в том, что дизайнеры событий сосредотачиваются на создании общей эстетики мероприятия и в основном придерживаются общих идей. А стилист мероприятия, с другой стороны, создает и воплощает в жизнь детали этого видения. В их работу часто входит оформление не только помещения, но и еды, а иногда и самих участников (например, свадебных вечеринок или приглашенных лекторов) или персонала.

Разница между темой мероприятия и концепцией мероприятия

Тема мероприятия - это главная идея всей вечеринки. Часто это связано с общим тоном, структурой и целями мероприятия. Концепция события звучит похоже, но явно уникальна. По определению, концепция события - это детали и элементы события, которые составляют практические аспекты самого события.

Например, если дизайнер мероприятия выбирает тему luau, задача стилиста мероприятия состоит в том, чтобы выяснить, какие действия будут происходить, какие элементы декора им понадобятся и в основном все остальное, что вам нужно знать, чтобы на самом деле разместить событие.

Связывая все вместе: дизайнеры мероприятий тратят больше времени на придумывание общей темы мероприятия, в то время как стилисты мероприятия сосредотачиваются на концепции мероприятия (т.е. воплощении темы в жизнь).

Как создать тему мероприятия за 4 простых шага

Независимо от того, какое мероприятие (корпоративное, частное и т. Д.) Вы планируете, следуйте каждому из этих полезных шагов.

1. Имейте конкретные и подробные цели мероприятия, а также систему для измерения рентабельности инвестиций в мероприятие.

Это фундамент, на котором строятся все тематические решения мероприятия. В противном случае вы просто выбираете случайные темы событий, которые кажутся забавными. Вместо этого убедитесь, что вы и ваша компания или клиенты понимаете, почему это мероприятие вообще важно.

Такие конференции, как MozCon, нацелены на ознакомление маркетологов с последними новостями в области SEO, мобильной и других видов цифровой рекламы. Мероприятие укрепляет статус бренда как эксперта в области цифрового маркетинга, а также способствует увеличению продаж их инструментов и программного обеспечения для SEO. Чтобы поддержать эту цель, MozCon выбрала тему мероприятия - технически подкованную, энергичную вечеринку (побуждающую по крайней мере одного из прошлых участников сравнить ее с поездкой на Космическую гору в Disney).

Тема вашего мероприятия также должна иметь четкое видение: что-то, что одновременно соответствует бренду, целям мероприятия и вкусам аудитории.

2. Познакомьтесь со своей аудиторией.

Лучший способ определить вашу целевую аудиторию для мероприятия - это проанализировать любые имеющиеся у вас данные о посетителях предыдущих мероприятий. Опросы, показатели продаж билетов и даже репосты в социальных сетях могут помочь вам узнать, что им нравится и не нравится. Найдите закономерности и составьте список элементов, которые вы, возможно, захотите переработать в эту новую концепцию мероприятия.

Если у вас нет данных об участниках прошлых мероприятий, вы всегда можете попробовать:

• Анализ ключевых демографических характеристик ваших конкурентов
• Ищете идеи на других подобных отраслевых мероприятиях
• И рассылка опроса подписчикам в социальных сетях или рассылке новостей.

3. Соберите информацию о ваших потенциальных посетителях, чтобы лучше понять их интересы, симпатии и личные цели.

Данные - ваш лучший друг. Посмотрите на числа и закономерности на всех доступных ресурсах. Используйте веб-аналитику, показатели продаж билетов и опросы посетителей, чтобы лучше понять желания и потребности вашей аудитории.

Одна из последних тенденций в маркетинге на 2019 год и далее - планирование, ориентированное на людей. Этот подход основан на обратной связи с аудиторией для определения бюджетов мероприятий, обмена сообщениями и даже того, какие мероприятия они проводят.

По сравнению со старым образом мышления (планирование каждого доллара и деятельности до первого квартала нового года приводило организаторов мероприятий по всей стране в безумие во время курортного сезона), эта идея плыть по течению и позволять аудитории практически принимать решения для ты довольно радикален.

4. Выберите место проведения мероприятия, которое соответствует вашим целям и подходит вашей целевой аудитории.

Место проведения мероприятия определяет большую часть того, как будет выглядеть и ощущаться ваше мероприятие, что позволяет с легкостью сузить выбор темы. В последние годы наблюдается рост спроса на нетрадиционные площадки для проведения мероприятий. Например, если тема вашего мероприятия ориентирована на помощников юристов, которым нужна помощь в налаживании взаимоотношений в команде, вы можете подумать о выборе квест-комнаты или крытой волейбольной площадки для своего места проведения, что поможет им наладить отношения за пределами офиса.

Как разработать концепцию мероприятия за 3 простых шага

Теперь, когда мы прояснили всю путаницу по поводу всех соответствующих терминов и погрузились в процесс разработки мероприятия, пришло время изучить лучшие практики создания концепции мероприятия. Используйте эти идеи, чтобы вдохновиться и поразить своих посетителей!

1. Карта поездки участника

Станьте на место своей аудитории и рассмотрите концепцию мероприятия глазами посетителей. Когда вы создадите карту пути посетителей, вы сможете выяснить, почему участники будут чувствовать себя мотивированными на участие, как они с наибольшей вероятностью обнаружат это и как вы можете использовать концепцию мероприятия для увеличения посещаемости. Иногда всем потенциальным посетителям нужно нажать эту кнопку регистрации - это свежая концепция мероприятия.

2. Выбор точки фокусировки на мероприятии.

Этот главный аттракцион станет центром всех ваших идей, уловок и стратегий других мероприятий. Как только это будет сделано, вы выполнили более половины тяжелой работы, необходимой для реализации потрясающей концепции мероприятия.

3. Привлечение партнеров и спонсоров

Хорошо общайтесь с партнерами и спонсорами, наблюдая за мероприятием с их точки зрения и понимая, какая информация для них наиболее важна. Например, спонсор конференции будет больше беспокоиться о своих баннерах и вывесках, чем о том, какой поставщик услуг вы выберете.

Поэтому сообщайте каждой стороне только самую важную и актуальную информацию. Сосредоточьтесь на 3-5 областях событий, которые больше всего влияют на цели вашей заинтересованной стороны. Затем спросите заинтересованного лица, какие области его больше всего интересуют. Они получат необходимую информацию, а вы убедитесь, что каждое решение принимается только наиболее важными сторонами.

Лучший способ вести переговоры со всеми тремя сторонами, принимающими решения (клиентами, дизайнерами и заинтересованными сторонами), - это разработать концепцию мероприятия, которая:

• Помогает каждому достичь своей цели
• Позволяет каждому бренду сплоченно смешиваться
• Достаточно уникален, чтобы привлечь внимание каждой целевой аудитории
• Соответствует эстетическим ожиданиям всех участников

И последнее, но не менее важное: обязательно ознакомьтесь с этими 5 вопросами, которые нужно задать при создании концепции мероприятия.

Теперь пришло время погрузиться в некоторые из последних / величайших концептуальных тенденций и идей, которые вы можете использовать, чтобы сделать свой следующий проект огромным успехом.

6 эффективных способов поразить посетителей вашей концепцией мероприятия

Вот несколько очень эффективных концептуальных идей, которые развлекут, удивят и порадуют посетителей.

1. Заведения Speakeasy

Мы вот-вот войдем в Ревущие 20-е - снова! Есть ли лучший способ отпраздновать это событие, чем вспомнить несколько супер-забавных тем того времени? Эта тенденция концепции мероприятия основана на наличии аудитории, склонной к приключениям - людей, которые полностью заинтересованы в регистрации и получении адреса (и, конечно, секретного пароля) всего за несколько часов до мероприятия. От свадебных приемов до корпоративных праздничных вечеринок - эта универсальная идея добавит загадочности и интриги любому мероприятию.

2. Интеллект-марафоны

По сути, все, что вы обычно делаете на мероприятии, можно превратить в марафон, если вы будете делать это достаточно долго! По крайней мере, таков девиз большинства технических мероприятий, таких как хакатоны и монтажные мероприятия. Но на самом деле эту концепцию можно применить практически к любой другой цели мероприятия.

Например, предположим, что ваша цель мероприятия - объединить сеть единомышленников и сформировать сообщество постоянных поклонников. Для этого вы можете создать встречу и приветствовать, где каждый на конференции должен представиться всем остальным. И мы имеем в виду всех . Вы даже можете включить свое приложение для мероприятий, чтобы облегчить процесс.

3. Точки с чистого листа

Помните, когда мы упоминали, что ваша аудитория может принимать решения по поводу вашего мероприятия в этом году? Что ж, неудивительно, почему периоды с чистого листа стали такими популярными. Пустые периоды - это целые блоки повестки дня, которые намеренно оставлены пустыми. Участники могут зарегистрироваться для участия в этих блоках, и, когда они прибудут в назначенное место, они будут работать вместе в группах, чтобы придумать идеи о том, как они хотели бы проводить свое время. Фасилитаторы могут помочь сдвинуть дело с мертвой точки или удержать людей в курсе, но по большей части ваши участники проявляют столько творчества, сколько им хочется.

Подобно бесплатному периоду для взрослых, они могут напрямую общаться друг с другом, проводить время так, как они хотят, и расширять свои сети так, как им не позволяет большинство мероприятий.

Например, предположим, что вы проводите однодневный семинар по лидерству в продажах. В течение периода с чистого листа группы участников могут перефразировать то, что они уже узнали, или дать друг другу советы о том, что их больше всего болит в этой области. Или они могут принять участие в забавных упражнениях по построению команды, основанных на концепциях, представленных в лекциях, сделанных ранее днем.

4. Только по приглашению

Хотите, чтобы каждый участник мероприятия чувствовал себя VIP-персоной? Затем используйте эту концепцию модного события для следующей встречи. Идея проста: присутствовать могут только те, кто получил золотой (или отправленный по электронной почте) билет. Это отличный способ заставить избранных почувствовать себя особенными, увеличить посещаемость и укрепить отношения с вашими наиболее значимыми партнерами по бренду или клиентами.

5. Смешайте бизнес с удовольствием

В наши дни вокруг нетрадиционных корпоративных мероприятий много шума, что объясняет, почему такие компании, как Wanderlust, используют эту концепцию мероприятия в качестве предлога для проведения хорошо посещаемых ретритов осознанности и живых концертов. Эта тенденция заключается в том, чтобы бросить работу и вовлечь посетителей в дела, которыми они уже любят заниматься в свободное время. Ценный опыт, подобный тому, что запрограммировал Wanderlust, особенно эффективен по нескольким причинам:

• У некоторых профессионалов нет времени или возможности брать отпуск, получать удовольствие от досуга или заниматься хобби за пределами обычной повседневной жизни. Вот почему эта концепция мероприятия была бы особенно привлекательной - они получают массу удовольствия, пока технически они все еще находятся на рабочем месте.
• Мероприятия, ориентированные на досуг, способствуют укреплению целостного здоровья, могут привести к развитию творческих способностей и предоставить участникам больше возможностей для установления прочных связей.
• Их легче продать - кто бы не захотел отправиться в путешествие на каяках или посетить тематический парк?

6. Сюрпризные всплывающие окна

Тайна и интриги - одна из главных тем в концептуальных тенденциях событий 2019 года, поэтому становится понятным, почему этот вид опыта пользуется таким высоким спросом. Дополнительным преимуществом размещения всплывающего окна-сюрприза является тот факт, что его можно добавить к любому мероприятию, которое у вас уже есть в работе, независимо от того, как оно происходит в последнюю минуту. И хотя вы не сможете рекламировать, в чем именно заключается сюрприз, вы можете сообщить участникам, когда и где состоится это специальное мини-мероприятие.

Вот несколько идей для всплывающих окон-сюрпризов, которые вы можете включить в свое следующее мероприятие:

• Познакомьтесь со знаменитостями индустрии. Посетителей Coachella, которые остановились у всплывающего окна BMW на мероприятии в этом году, встретили и поприветствовали с ди-джеем Халидом.
• Путешествие по переулку памяти. Ностальгия по 80-м и 90-м набирает обороты (о чем свидетельствуют последние фильмы о покемонах и сезон «Очень странные дела»). Неожиданные события, которые возвращают аудиторию в те времена, могут быть очень мощным инструментом для повышения рентабельности инвестиций в мероприятие. Например, на премьере фильма « Где дикие твари» открылся магазин-сюрприз с коллекционными товарами и фотографиями, благодаря которым ребенок оказался внутри каждого из своих посетителей.

В общем, всплывающее окно-сюрприз может быть просто вау-фактором, который нужен вашей концепции, чтобы сделать мероприятие особенным.

Теперь вы готовы создавать запоминающиеся концепции и дизайн мероприятий!

Думаете, у вас уже есть навыки создания концепций и дизайна мероприятий? Если это так, вам следует узнать, какие ключевые показатели эффективности для событий следует учитывать или как интеграция данных о событиях может решить самые большие загадки рентабельности инвестиций в события.