Мотивация на понедельник: 24 направления по планированию корпоративных мероприятий и советы по повышению рентабельности инвестиций

Опытные планировщики знают все передовые методы проведения корпоративных мероприятий, но через некоторое время перед ними встает задача выделиться из толпы. Как вы можете сделать свою конференцию, презентацию бренда или другое корпоративное мероприятие другим среди множества двойников? И, что еще более важно, как можно удивить и порадовать посетителей, при этом максимально увеличивая рентабельность инвестиций в мероприятие?

Чтобы ответить на эти вопросы, мы рассмотрим, как вы можете использовать некоторые из последних тенденций отрасли свежими и инновационными способами. И предоставьте надежный контрольный список для корпоративных мероприятий, в котором указаны те самые важные моменты, которые имеют тенденцию ускользать из поля зрения.

10 интересных тенденций в планировании корпоративных мероприятий

Вот что сейчас популярно во всем мире и как вы можете использовать эти идеи для улучшения вашего корпоративного мероприятия.

1. Пропагандируйте профилактику выгорания как для себя, так и для гостей конгресса.

Выгорание является причиной более 60% прогулов по работе. Эта невидимая болезнь не только влияет на продажи билетов, но и в значительной степени остается без внимания - до сих пор. Используйте свой маркетинг для продвижения мероприятий, чтобы информировать будущих посетителей о серьезности проблемы и о том, какие шаги можно предпринять для поддержания здоровых привычек до, во время и после конференции или семинара.

2. Дважды убедитесь, что на месте проведения выставки недавно проводились испытания качества воздуха в помещении.

Воздух, которым мы дышим, играет большую роль в нашем здоровье и продуктивности, поэтому обязательно добавьте этот часто упускаемый из виду этап контрольного списка при осмотре места проведения мероприятия. Если вы предпочитаете не спрашивать их о недавнем тестировании, вы можете провести оценку самостоятельно.

1. Пройдите по залу с закрытыми глазами и обратите внимание на то, что вы чувствуете.
2. Обратите внимание на общие признаки чистоты (например, плесень в ванной - важный показатель плохого ухода за ней).
3. Спросите, как часто ковровое покрытие подвергается глубокой очистке.
4. И, наконец, загляните внутрь одного из кладовых - если вы видите химические вещества, хранящиеся рядом с системами вентиляции, вам следует подумать об альтернативных местах.

3. Добавьте распознавание лиц или фотографии в процесс регистрации.

Убедитесь, что ваше корпоративное мероприятие будет индивидуальным. Приложения для регистрации могут помочь вам произвести хорошее первое впечатление, как только гости входят в дверь. Используйте приложение, чтобы уведомить фотографов о прибытии важных гостей, чтобы можно было быстро сделать снимки, или чтобы уведомить кейтеринг, чтобы сразу же попробовать закуски.

4. Предоставьте вашим гостям ADA роботов-помощников.

Независимо от вашего бюджета, есть множество способов сделать ваше мероприятие еще более интересным для гостей ADA, просто арендовав собственного робота, который поможет с такими задачами, как совместная модерация панелей, перевод на несколько языков и обеспечение поддержки текста в речь, среди прочего. вещи.

5. Используйте голосовых помощников, чтобы давать персональные рекомендации участникам мероприятий по запуску продукта.

Этот винный магазин Нью-Йорка попросил свою Алексу дать гостям мероприятия персональные рекомендации виски. Даже если продажа товаров не является важной частью вашего следующего мероприятия, существует множество умных способов использовать голосовых помощников для деловых мероприятий.

6. Включите в повестку дня одно занятие без телефона.

Все мы знаем, что чрезмерное время использования экрана вредит нашему физическому и психическому здоровью, поэтому оставайтесь на шаг впереди, добавляя хотя бы одно действие, когда устройства необходимо выключить и убрать.

7. Используйте общие обеденные столы, чтобы избежать распыления на корпоративных мероприятиях.

Повышение индивидуальности сделало общение, создание сетей и командную работу более сложными на корпоративных мероприятиях. Хотя вы не сможете победить этот культурный феномен с помощью всего лишь одного семинара, вы можете использовать социальное питание, чтобы помочь объединить ваше мероприятие. И убедитесь, что вы используете инструмент для расстановки сидений, чтобы облегчить компоновку.

8. Просмотрите список участников вашего мероприятия на полпути к продаже билетов.

События и маркетинговые кампании теперь становятся свидетелями воздействия постдемографического консьюмеризма, когда потенциальных посетителей больше заботит инклюзивность, чем окружение себя единомышленниками. Если вы заметили, что продажи ваших билетов в большей степени ориентированы на одну группу, чем на другую, не забудьте скорректировать свою маркетинговую стратегию и добавить потенциальных посетителей, которые извлекут пользу из этого опыта, но еще не откликнулись на призыв о покупке билета.

9. Замените свой конференц-зал VIP библиотекой.

Следуйте по стопам таких крупных брендов, как Lululemon, и добавьте к своему мероприятию место для отката из библиотеки. Это поощряет сообщество, добавляет уют в стерильные конференц-залы и обеспечивает по-настоящему расслабляющий отдых для посетителей вашего мероприятия.

10. Добавьте пункты психиатрической помощи в пункты оказания первой помощи на мероприятии.

По мере того, как меняются взгляды общества на психическое здоровье, должны меняться и наши события. Согласуйте с местом проведения встречи, чтобы узнать, есть ли у них лицензированный психолог для оказания услуг на вашем следующем корпоративном мероприятии.

Теперь, когда мы выделили некоторые тенденции, которые вы можете добавить в свой контрольный список мероприятий, давайте поговорим о способах максимизировать рентабельность инвестиций, пока мы это делаем.

9 советов по контрольному списку корпоративных мероприятий, которые увеличат рентабельность инвестиций

Получите максимум удовольствия от вашего мероприятия с этими креативными идеями.

1. Составьте список приглашенных СМИ для гостей выставки.

Стенды и продавцы высоко оценят возможность подготовиться соответствующим образом. И ваши постоянные посетители могут также захотеть установить контакты с представителями торговых точек для своих будущих маркетинговых усилий.

2. Продвигайте свое собственное оригинальное руководство по дизайну выставочного стенда для начинающих.

Сделайте этот ценный контент закрытым и соберите дополнительные адреса электронной почты, которые вы можете использовать для событийного маркетинга.

3. Сделайте обмен данными преимуществом для брендов, которые размещают стенды на вашем мероприятии.

Лидеров - это здорово, но понимание поведения владельцев билетов и распроданных мероприятий поможет участникам создать еще лучшие киоски в следующем году. Однако убедитесь, что совместное использование данных о мероприятиях соответствует требованиям GDPR.

4. Включите фотобудки в свою стратегию входящей воронки.

Просто попросите участников заполнить небольшой опрос, в котором они будут классифицированы как лидеры, пока они в очереди.

5. Обеспечьте специально подобранные и персонализированные мероприятия для VIP-персон.

Чтобы получить отличное впечатление от мероприятия, нужно понять, чего ожидает ваша аудитория, а затем найти способ предоставить что-то более ценное, более удобное или супер запоминающееся.

6. Стратегически проведите афтерпати вместе с комплиментарным брендом.

Независимо от того, длится ли ваше мероприятие один день или одна неделя, убедитесь, что вы предлагаете мероприятия после мероприятия для тех, у кого более поздние рейсы, которые хотят отпраздновать со своими командами и могут быть заинтересованы в одном последнем ура.

7. Добавьте инструмент мониторинга социальных сетей в свою стратегию продвижения мероприятия.

Как только вы узнаете, где ключевые слова и фразы о событиях чаще всего появляются в Интернете, вы можете исключить все несвязанные маркетинговые элементы контрольного списка событий и сосредоточить свое время и ресурсы на том, где ваша аудитория с большей вероятностью найдет вас.

8. Включите области для практических демонстраций продукции.

Если вы или ведущие вашего мероприятия предлагает физический продукт, дайте им выделенное место для проведения образовательных демонстраций и предоставьте посетителям эксклюзивный доступ, чтобы они могли попробовать его перед покупкой.

9. Добавьте цифровой вариант для виртуальных посетителей.

Прямые трансляции, загружаемые заметки к лекциям и специальные чат-группы помогают участникам за пределами офиса получить опыт.

И, наконец, вот несколько пунктов, которые вы могли случайно пропустить из своего текущего контрольного списка!

5 пунктов контрольного списка для планирования корпоративных мероприятий, которые чаще всего игнорируются

Вы составили свой список, теперь проверьте его дважды с помощью этих дружеских напоминаний.

1. Сообщите гостям об аллергии и ограничениях в диете.

Такие инструменты, как Social Tables, помогают держать вас, ваших гостей, ваших серверов и поставщиков в курсе всех ограничений, связанных с едой или напитками, на одной простой в использовании централизованной платформе.

2. Создайте списки аварийных резервных копий для поставщиков и персонала.

Отмена в последнюю минуту, утерянные предметы и отсутствие помощников не проблема, если у вас есть 2-3 резервных контакта для каждого возможного сценария. Не забудьте дважды проверить политику контрактов в последнюю минуту каждого поставщика и сообщить им, что они сделали ваш список резервных копий на всякий случай. Вы даже можете распечатать или сохранить PDF-файлы всех документов, которые вам понадобятся для работы, если вам это нужно.

3. Трижды проверьте общие инструкции навигационного приложения.

Убедитесь, что Waze, Apple Maps и Google Maps органично предлагают лучший и наиболее удобный маршрут от выбранных вами отелей до места проведения основного мероприятия. Это особенно важно для сельской местности, где проселочные дороги или короткие пути, используемые местными жителями, не используются в предлагаемых вариантах маршрута. Если они не совпадают, не забудьте сообщить свои предложения и установить соответствующие вывески.

4. Назначьте парковку продавца.

Фургонам общественного питания, уборщикам и будкам нужно место для разгрузки, но когда они закончат разгрузку, куда им пойти? Используйте четкие вывески и карты, чтобы направлять трафик продавцов и оставлять премиальные парковочные места доступными для VIP-персон и выступающих.

5. Проделайте заключительный обзор места проведения, как если бы вы были его участником.

Такие вещи, как вывески, температура и чистота, станут более очевидными, если посмотреть на пространство с их точки зрения.

Теперь вы полностью готовы вывести планирование корпоративных мероприятий на новый уровень!

Затем просмотрите еще больше советов по планированию корпоративных мероприятий, ознакомьтесь с темами корпоративных мероприятий и найдите еще больше способов превзойти свои ключевые показатели эффективности. Или ознакомьтесь с программным обеспечением для планирования корпоративных мероприятий, которое сэкономит ваше время.