Мотивация на понедельник: шаблоны электронной рассылки и советы по планированию мероприятий, которые действительно работают

Готовы использовать электронную почту, чтобы объединить свой список планирования мероприятий с потрясающими клиентами с еще более внушительными бюджетами? Эти советы и примеры для опытных организаторов мероприятий помогут вам лучше понять, как выстраивать отношения, заключать контракты и создавать сети в Интернете.

20 советов по электронной почте для планирования мероприятий

Используйте эти стратегии для максимального увеличения количества открытий и ответов с первого раза и предотвращения того, чтобы ваш адрес электронной почты для организации мероприятий не был помечен как спам.

Подсказка, прежде чем мы начнем: заметили, как мы указали адрес электронной почты, а не учетную запись? Даже если вы передадите название своей компании по организации мероприятий другому провайдеру, у вас все равно будут проблемы с передачей сообщения вашим обычным, повседневным контактам и - не дай бог - существующим клиентам. Но пока вы принимаете перечисленные здесь меры предосторожности, все будет в порядке.

1. Разогрейте свою учетную запись, создав совершенно уникальные сообщения для первых 10-20 писем.

В противном случае вы рискуете получить отметку о том, что ваша учетная запись электронной почты будет отмечена как спам. Однако вы все равно можете сэкономить время, используя шаблон для каждого из них. Просто убедитесь, что каждое предложение, которое вы пишете в шаблоне, полностью уникально для получателя, и что вы меняете время суток, в которое отправляете каждое из них.

2. Избегайте спам-фильтра, постепенно увеличивая количество исходящих писем, которые вы отправляете.

Учетные записи с необычным поведением (например, отправка десятков электронных писем каждый день в одно и то же время) довольно быстро закрываются. Сделайте так, чтобы ваш провайдер электронной почты был счастлив, отправляя только одно или два электронных письма в день каждый день. Увеличивайте его на два-три сообщения в день каждые две недели, пока не достигнете своей цели.

3. Всегда включайте ссылку на свой электронный календарь, чтобы потенциальные клиенты могли записаться на прямую встречу с вами.

Если у вас нет того, что вам уже нравится, попробуйте любое из этих высоко оцененных приложений для планирования встреч.

4. Тема электронного письма всегда должна быть разговорной и содержать не более 10 слов.

Качество вашей темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто или удалено. Короткие, милые и личные сообщения помогают убедить читателя в том, что вы человек, а не компьютерная программа.

5. Используйте инструменты поиска по электронной почте, чтобы избежать слишком большого количества возвратов.

Если вы отправляете много писем, которые приходят в норму (по какой-либо причине), ваш адрес электронной почты также может быть заблокирован. Поэтому запускайте каждый контакт через приложение, такое как VoilaNorbert или Hunter.io, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». Они могут даже предложить другой более актуальный адрес.

6. Не зацикливайтесь на том, в какое время дня отправлять электронную почту - вместо этого сосредоточьтесь на единообразии.

Да, возможно, вам удастся связаться с кем-то и получить ответ, если вы отправите им электронное письмо во вторник утром или в среду днем. Но данные, связанные с этими заявлениями, не учитывают привычки расписания отдельных профессий, различия по отраслям или средний возрастной диапазон получателя. Так что просто сделайте пропагандистскую работу своей привычкой, независимо от того, когда вам нужно это делать.

7. Запланируйте как минимум один раз следить за каждым отправленным вами сообщением.

И, если вы чувствуете себя очень амбициозно, капельная кампания будет еще лучше.

8. Используйте не более трех предложений в своем официальном вводном письме.

Это особенно верно, если вы пытаетесь связаться с занятыми корпоративными клиентами, которые могут просто просмотреть сообщение. Если вы подозреваете, что они спешат, выделите заголовок «планировщик мероприятий» и призыв к действию жирным шрифтом, чтобы выделить его.

9. Добавьте профессиональную подпись в электронном письме с данными о вашей компании и ссылкой на портфолио.

Wisestamp предлагает бесплатную версию, которая отлично выглядит и может быть настроена. Включите свою фотографию, адрес электронной почты, номер телефона и ссылку на свой веб-сайт.

10. Для вашего призыва к действию попросите получателей организовать ознакомительную встречу.

Смысл вашего электронного письма должен заключаться в том, чтобы привлечь их внимание, посмотреть, нужны ли вы им, и (при условии, что они это сделают) перейти к следующему шагу раньше, чем позже.

11. Отразите тон и стиль копии веб-сайта компании каждого получателя в своем собственном сообщении.

Это популярный метод продаж, который помогает человеку, с которым вы разговариваете, относиться к вам, потому что кажется, что вы буквально говорите на этом языке.

12. Стремитесь создать диалог, а не коммерческое предложение.

Лучший способ сделать это - начать с одного предложения-вступления (кто вы, что вы делаете, почему вы подумали об этом) и затем задать конкретный вопрос. Например, вопрос о том, нужен ли им кто-то для планирования своих мероприятий, является слишком общим, но вопрос о том, нужен ли им опытный организатор мероприятий для создания стратегии для ежегодного роуд-шоу в следующем году, доказывает, что вы заинтересованы не только в том, чтобы открывать новый бизнес где угодно. могу найти это.

13. Убедитесь, что текст звучит разговорным и правдоподобным.

Сейчас не время быть излишне формальным или вежливым. Если бы вы подошли к этому человеку в их офисе, что бы вы ему сказали? Используйте это, чтобы определить, как написать тело сообщения.

14. Настройте оповещения Google, чтобы не отставать от людей, которым вы писали по электронной почте.

Даже если вы не получите ответа сразу, вы можете со временем наладить отношения, поздравив их с рекламными акциями, новыми инвестиционными фондами или предстоящими запусками продуктов, как только они будут объявлены.

15. Если вы собираетесь отправить ссылку, убедитесь, что она встроена.

Он выглядит более профессиональным и с меньшей вероятностью будет отмечен.

16. Пропустите объединение писем и вручную введите имена или детали в свое сообщение.

Неудачное форматирование оставляет во рту дурной привкус. Не рискуйте сжечь потенциального клиента, планирующего мероприятие, только потому, что у вас не было времени набрать «Сара».

17. Убедитесь, что то, что вы предлагаете, действительно актуально для компании или отдельного человека.

Найдите пять минут, чтобы просмотреть календарь мероприятий компании на год. Или, если вы сосредоточены на частных мероприятиях, загляните в их социальные сети заранее, чтобы узнать имя.

18. Создайте индивидуальную презентацию целевой страницы для каждого получателя.

Это может служить вашей встроенной ссылкой. Целевая страница позволяет легко отслеживать, насколько эффективны ваши электронные письма, и предоставлять дополнительные сведения, соответствующие их потребностям.

19. Используйте программное обеспечение для анализа электронной почты, чтобы отслеживать рейтинг кликов для строк темы и ссылок.

Эти потрясающие инструменты отслеживания электронной почты для организаторов мероприятий помогут вам сразу же улучшить вашу стратегию.

20. Добавьте некоторые отраслевые знания, которые покажут вашему потенциальному клиенту, что вы действительно разбираетесь в его бизнесе.

Ссылайтесь на их главного конкурента, на популярное мероприятие в их отрасли, на недавно опубликованную публикацию в блоге или социальных сетях или на нишевого влиятельного лица, на которого вы оба подписаны в LinkedIn, чтобы придать своему сообщению еще более личный вид.

5 конкретных шаблонов электронной почты и способы их использования

Ваш подход всегда должен основываться на ваших отношениях с получателем. Но независимо от того, насколько хорошо вы знаете друг друга (если вообще знаете), существует множество способов открыть свой бизнес.

1. Вы никогда не встречали этого человека, и он понятия не имеет, кто вы

Привет, [Имя]!

Меня зовут [Ваше имя], я опытный организатор мероприятий , специализирующийся на [тип события или ниша события, наиболее подходящая для получателя]. Я [посмотрел на ваш веб-сайт / увидел вашу речь на этой конференции / каким-то другим способом вы их знаете на периферии] - вам или [фирменное наименование, если возможно] понадобится помощь в планировании [тип мероприятия] в ближайшее время?

Если да, перейдите по этой ссылке, чтобы запланировать 5-минутный телефонный звонок со мной на этой неделе или на следующей, чтобы продолжить разговор.

Огромное спасибо,

[Ваше имя]

Почему это работает:

Он объясняет, кто вы, чем занимаетесь, откуда вы их знаете (даже не «зная их»), почему вы пишете им по электронной почте, и какие дальнейшие шаги необходимо предпринять, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

На что следует обратить внимание:

• Если у вас есть личная связь с брендом (вы использовали их продукт, их вирусное видео сделало ваш день лучше, вам нравится их стиль), используйте это как «откуда вы их знаете».
• Если вы отправляете сообщение клиенту частного мероприятия, сосредоточьтесь на том, кто вас направил и почему вы его любите (может быть, это ваш сосед, которому вы любите приветствовать, или друг, который печет лучшие банановые кексы), чтобы сразу связать вас двоих ворота.

2. Вы случайно познакомились на профессиональном мероприятии.

Привет, [Имя],

Не уверен, помните ли вы меня по [Мероприятию], но я [Имя], владелец [Название компании по планированию мероприятий]. Вы упомянули [обратитесь к беседе] - вам все еще нужна помощь с этим?

Если так, я бы с радостью подключился к нам в ближайшее время. Воспользуйтесь ссылкой в ​​моей подписи, чтобы назначить время, удобное для вас.

Ваше здоровье,

[Ваше имя]

Почему это работает:

Обращение к конкретной информации о вашей последней встрече поможет им запомнить вас. И даже если они этого не сделают, это все равно хороший способ доказать, что вы действительно встречались с ними и не пытаетесь применить к ним какие-либо хитрые приемы.

На что следует обратить внимание:

• Убедитесь, что фото в вашей подписи электронной почты и в профиле учетной записи обновлены, чтобы вас можно было узнать. Если только вы не сильно изменили свою внешность с момента первой встречи. В этом случае убедитесь, что вы используете фотографию, которая выглядит так, как будто вы изначально пожали руку.
• Если ваш первый разговор был больше о личной жизни, чем о профессиональной, продолжайте и продолжайте следить за футбольным матчем их ребенка или их недавним удочерением. Затем сообщите им, что вы обращаетесь к ним по поводу услуг по планированию мероприятий.

3. Вы издалека восхищались их работами.

Здравствуйте, [Имя]!

Я большой поклонник вашей работы для [Название компании]. Мне нравятся [вещи, которые вы любите] и то, как вы [конкретная деталь об их работе, которая доказывает, что вы действительно ее знаете, и - если вы можете работать с ней - демонстрируете немного отраслевых знаний].

Вы ищете опытного организатора мероприятий, который скоро присоединится к команде? Если так, я бы хотел поработать вместе! Пожалуйста, дайте мне знать в любом случае.

Спасибо за ваше время,

[Твое имя]

Почему это работает:

В обществе не одобряют пустую лесть, но сфокусированный на лазере комплимент, подкрепленный демонстрацией ваших передовых знаний в этой конкретной нише, - это профессиональное владение холодной электронной почтой.

На что следует обратить внимание:

• Этот шаблон лучше всего подходит для людей, которые принимают решения о приеме на работу в отдел маркетинга или мероприятий.
• Используйте этот подход, только если вы действительно имеете в виду то, что говорите.

4. У вас есть кто-то общий

Привет, [Имя],

Я [близкий друг / коллега / тип отношений] [имя человека]. Они упомянули, что вы ищете опытного организатора мероприятий для предстоящего [типа мероприятия], и сказали, что нам следует связаться. Если вам интересно, пожалуйста, назначьте мне быстрый телефонный звонок здесь.

В любом случае спасибо,

[Твое имя]

Почему это работает:

Из уст в уста рефералы - самый прибыльный ресурс для фрилансеров, поэтому этот простой подход имеет высокую вероятность успеха. Начав с того, как вы двое связаны, задайте тон и, поскольку он будет отображаться в их предварительном просмотре электронной почты, предотвратите удаление вашего сообщения, если они не узнают адрес.

На что следует обратить внимание:

• Вы также можете ссылаться на взаимные связи на таких сайтах, как LinkedIn или Facebook.
• Даже если у вас нет ни одного общего человека (в физическом или цифровом мире), пользуйтесь общими интересами, хобби или родными городами - подойдет практически все, что у вас может быть общего.

5. Вы действительно работали с ними раньше, но это было какое-то время.

Привет, [Имя]!

Помнишь меня по [откуда вы знаете друг друга]? Я надеюсь, что вы хорошо прошли [сроки с момента вашего последнего выступления]. Теперь, когда у меня больше опыта в качестве организатора мероприятий, я хочу расширить свое портфолио и найти способы помочь людям, которые мне нравятся, в достижении их целей в области маркетинга / продаж.

Если у вас есть какие-либо предстоящие мероприятия, с которыми я могу вам помочь (или даже если вы просто хотите наверстать упущенное), я бы хотел встретиться за чашкой кофе или поговорить по телефону где-нибудь на этой или следующей неделе!

Спишемся,

[Имя]

Почему это работает:

Этот шаблон позволяет читателю сосредоточиться на отношениях, балансируя личные темы с профессиональными.

На что следует обратить внимание:

• Подойдите к этому общению с точки зрения того, как вы можете лучше всего служить этому человеку, и вы не ошибетесь.
• Обращение к кому-то, с кем вы потеряли связь, может немного нервировать, но они могут быть искренне удивлены и рады услышать от вас, так что попробовать определенно стоит.

Вы овладели искусством работы с электронной почтой для организаторов мероприятий!

Если вы все еще не знаете, пора ли диверсифицировать и развивать свой бизнес по планированию мероприятий, обязательно продолжайте собирать рефералов по ходу дела и, возможно, даже погрузитесь в некоторые маркетинговые тактики стратегического партнерства, пока вы решаете, что делать дальше.