5 уроков для правительств, распределяющих средства для оказания чрезвычайной помощи

Когда дело доходит до оказания чрезвычайной помощи, государственные служащие сталкиваются с трудностями. Ожидается, что они будут распределять миллионы (или даже миллиарды) средств быстро и справедливо, и их способность к исполнению оказывает прямое ощутимое влияние на жизнь людей. Между тем, они обычно истощены, перегружены работой и временами находятся под невероятным политическим и экономическим давлением. В чрезвычайных ситуациях нагрузка на госслужащих неизбежно возрастает. И в зависимости от типа чрезвычайной ситуации можно ожидать, что они возьмут на себя все это с меньшим количеством сотрудников, чем когда-либо, из-за увольнений, болезни или других факторов.

Чтобы лучше подготовиться к будущим катастрофам, очень важно извлекать уроки из прошлого. Здесь мы рассмотрим пять областей, в которых правительства сталкивались с проблемами при распределении чрезвычайной помощи в прошлом. Изученные здесь уроки, а также выбор подходящего партнера по технологиям и услугам могут помочь правительствам подготовиться к тому, чтобы сделать все правильно в следующий раз.

Урок №1: Потребность в партнерах по работе.

Возможно, главный урок заключается в следующем: с таким количеством движущихся частей и нехваткой персонала правительствам нужен настоящий партнер в управлении своими грантами. Submittable предлагает лучшую в своем классе поддержку клиентов и профессиональные услуги, которые могут восполнить пробел, когда у вас есть бюджет для запуска программы грантов, но просто не хватает персонала.

Во-первых, Submittable будет вашим менеджером проекта и тренером. С профессиональными услугами Submittable мы присоединяемся к вашей команде, помогая вам разработать краткую форму, которая фиксирует необходимую информацию, не создавая бремени для соискателей. Мы также поможем вам собрать всю информацию, о которой нужно сообщить позже, и ускорить работу вашей команды.

Когда штату Монтана потребовалось срочно распределить 1,25 миллиарда долларов из средств CARES Act, работая с командой внедрения Submittable, их грант был запущен в течение нескольких недель. (Фактически, средний клиент Submittable запускает даже надежную новую программу всего за 14 дней .) В случае штата Монтана серьезная подготовка с участием профессионалов Submittable оказалась необходимой - они получили более 5000 заявок в течение первых 24 часов .

Предвидение большого количества заявок - вот где важна другая сторона партнерства в работе: Submittable поможет вашим соискателям. Submittable предлагает реальную, человечную и полезную техническую поддержку вашим соискателям. В чрезвычайных ситуациях людям больно и страшно. Последнее, что им нужно, - это сталкиваться с бременем, когда они просят о помощи. Команда технической поддержки Submittable имеет большой опыт работы с соискателями грантов, отвечая на их вопросы и помогая им устранять любые проблемы. После первого ответа мы решаем 76% вопросов соискателей . Мы никогда не скажем кому-то, что не можем им помочь, или не будем пытаться оттолкнуть его к кому-то другому.

Важно отметить, что мы также соединяем точки для вас на основе того, что мы слышим от кандидатов. Например, наша группа технической поддержки может заметить приток вопросов от соискателей, если определенный вопрос окажется непонятным или рекомендации неясны. Затем мы будем работать с вами, чтобы решить эту проблему и улучшить работу соискателя.

Я лично благодарен сотрудникам службы поддержки и за то, что мы получили отзывы от службы поддержки. Если они видели, что у какой-то части приложения возникла проблема, и если у них было потенциальное улучшение, которое могло бы помочь соискателям добиться большего успеха, они сообщали нам об этом. Так что эта обратная связь была оценена по достоинству.

Энджи Нельсон, старший бюджетный аналитик, штат Монтана

В случае штата Монтана с учетом отзывов команды Submittable они отредактировали форму заявки, чтобы облегчить работу соискателям, использующим мобильные телефоны.

«Мы перешли на прием фотографий документов и других нетрадиционных типов файлов. Мы просто пытались проявить гибкость, поскольку нам нужно было совершить поворот в середине процесса », - говорит Энджи Нельсон, старший аналитик по бюджету штата Монтана.

Урок №2: Необходимость рационального распределения средств.

С Submittable каждая часть вашей программы, которая вам нужна, будет жить на единой платформе, включая доставку платежей. Мы сотрудничаем с поставщиками платежных услуг, чтобы быстро и безопасно получать платежи победителям прямо на банковские счета победителей (включая обработку налоговых форм). Вы можете получить награду одним нажатием кнопки.

Это означает отсутствие внутренней волокиты для вас, а получение платежей осуществляется быстро и удобно. Между тем, награжденным не нужно будет идти в банк, чтобы внести чек. Также нет необходимости беспокоиться о том, что чек потеряется по почте или окажется не на месте, а также о всех возможных путях и задержках.

Урок № 3: Необходимость уменьшить количество случаев мошенничества и человеческих ошибок.

Это прискорбно, но факт: когда оседает пыль от программы помощи, правительства иногда обнаруживают, что часть денег уходит людям, которых у них не должно быть. Незаконно присвоенное финансирование может проявляться в нескольких вариантах, и для каждого из них Submittable предлагает решение.

Некоторое незаконное присвоение может быть результатом неадекватной проверки на соответствие требованиям. Формы соответствия требованиям Submittable гарантируют, что только подходящие кандидаты могут продолжать заполнять заявку, перенаправляя всех, кто не соответствует вашим критериям отбора, определенным вами.

Другие проблемы возникают из-за простой человеческой ошибки или, в некоторых случаях, мошенничества. Когда государственные служащие перегружены работой и истощены - и в конце концов, люди - некоторые ошибки неизбежны. С другой стороны, все доступные деньги привлекли плохих актеров, которые сфальсифицировали заявления.

В каждом случае решение состоит в том, чтобы использовать интеллектуальные технологии для проверки приложений, которые позволят избежать человеческих ошибок и выявить мошенничество с большей скоростью, чем это может сделать человек. Submittable предлагает услуги по обзору на базе искусственного интеллекта (AI).

Обзорный ИИ может не только двигаться со скоростью, просто несравнимой с людьми, он значительно сокращает количество ошибок, может видеть то, что люди не могут, и обладает способностью ссылаться на гораздо больше данных, чем мог бы человек. Он имеет возможность:

• Сканируйте обширные базы данных, например онлайн-обзоры
• Изучите документы, такие как налоговые формы и документы, удостоверяющие личность.
• Проверьте наличие органических следов в Интернете
• Уточняйте личность, в том числе просматривая видеозаписи заявителей.

Продукт Submittable Automated Review был создан для проверки заявок на участие в программах государственных грантов и адаптирован для вашей конкретной программы. Эта технология может взять на себя работу всей команды человеческих ресурсов и сделать ее лучше.

Урок №4: Необходимость увеличения капитала.

Правительства на собственном опыте убедились, что неправильное решение может привести к усугублению системного расизма из-за несправедливого распределения финансирования. Они также обнаружили, что определенные препятствия для применения могут непропорционально сильно повлиять на отдельные группы населения, включая сельские общины. Submittable - это комплексное решение, которое может помочь правительствам достичь более справедливых результатов, в том числе следующими способами:

• Submittable адаптируется к мобильным устройствам. До 80% заявок на гранты поступают по мобильному телефону. Это особенно важно во время чрезвычайных ситуаций (таких как пандемия или стихийное бедствие), которые ограничивают доступ к библиотекам, где некоторые группы населения исторически имели доступ к Интернету, или в сельских общинах, где доступ в Интернет может быть ограничен.
• Submittable прост в использовании. Часто те, кто наиболее уязвим перед угрозой, могут не обладать высшей технологической грамотностью. Submittable - это простая платформа, которая высоко ценится за простоту использования на ведущих сайтах с обзорами программного обеспечения.
• Submittable очень доступен. Submittable получил сертификат VPAT, подтверждающий, что он доступен для людей с различными формами инвалидности.
• Автоматическая проверка Submittable - это всеобъемлющая технология. Автоматизированная проверка позволяет читать больше, чем просто квитанции или другую более традиционную документацию. Например, кандидат может описать свои бизнес-цели и достижения своими словами, а технология будет иметь возможность справедливо оценить эту информацию.
• Команда Submittable является экспертом в области инклюзивного передового опыта. Вам не нужно в одночасье становиться экспертом по передовым методам создания инклюзивных форм заявок, сбора демографических данных и объективных процессов рассмотрения. Наша команда знает, как применить набор технических инструментов продукта, чтобы сделать это за вас.

Урок № 5: Необходимость в подотчетности партнера.

Мы не будем брать ваши деньги и прощаться. Мы будем с вами на протяжении всего жизненного цикла вашей грантовой программы. Это означает, что если что-то пойдет не так - платеж будет задержан, будет подан запрос о свободе информации, подходящему заявителю будет отказано - вы не будете одиноки. Мы будем рядом с вами, пока вместе мы не исправим это.

На самом деле во время чрезвычайных ситуаций правительства испытывают огромное давление - как политическое, так и иное. Распределение средств помощи - тяжелая работа, и она сопряжена с риском. Также абсолютно необходимо получить финансирование для людей, которые отчаянно в нем нуждаются. И сделать это нужно как можно быстрее и честно. Submittable здесь, чтобы взять на себя этот риск вместе с вами как с вашим партнером. Потому что, как и вы, мы считаем, что оказание чрезвычайной помощи слишком важно, чтобы уклоняться от этой проблемы. Давайте сделаем это вместе.

Узнать больше о Submittable

Submittable помог штату Монтана и многим другим правительствам отреагировать на чрезвычайные ситуации, такие как COVID-19, и мы тоже можем помочь вам. Свяжитесь с нами сегодня чтобы начать.