Как мы планировали два виртуальных мероприятия + бесплатная рабочая тетрадь по планированию мероприятий

Организация виртуальной конференции - это настоящий зверь. Это требует тщательного планирования, нескольких таблиц и большого количества тестов, чтобы гарантировать, что технологии не подведут нас в день мероприятия.

Как и многим другим организациям, в этом году нам пришлось превратить наше личное мероприятие под названием ACCESS в виртуальное мероприятие. Мы провели две конференции, обе были посвящены проблемам виртуальных сред и доступности.

Наша цель с ACCESS - распространять информацию о доступности цифровых технологий и предоставлять профессионалам инструменты и связи для процветания в цифровой среде.

Сегодня мы рассказываем, как мы реализовали ACCESS, чтобы помочь вам спланировать следующее виртуальное мероприятие.

Личное или виртуальное: у чего выше рентабельность инвестиций?

Существует множество ключевых показателей эффективности (KPI), которые вы можете использовать для измерения успеха ваших мероприятий, в 3Play мы измеряем их на основе регистрации, посещаемости, новых клиентов и отзывов посетителей.

Что касается виртуальных мероприятий, мы также учитываем участие во время мероприятия и после него.

Регистрация и посещаемость

Ничто так не сравнится с размером регистрации, как виртуальное мероприятие. По сравнению с нашими личными мероприятиями у нас было в 10 раз больше участников из более чем 100 стран (обычно мы очень рады, если кто-то приезжает из-за пределов штата, чтобы посетить наше скромное личное мероприятие).

Мы также увидели рост регистраций на 77% с нашего первого виртуального мероприятия в мае до осеннего мероприятия. Более половины зарегистрировавшихся были совершенно новыми потенциальными клиентами.

Мы связываем это увеличение числа регистрантов со следующим:

• Бесплатное посещение . Для зарегистрированных участников нет никакого риска при регистрации на бесплатное мероприятие. Для нас наша цель - распространять информацию о доступности и продолжать развивать бренд ACCESS.
• Виртуальная среда : Проще говоря, виртуальная среда дает людям более легкий доступ к контенту и большую гибкость при посещении.
• Соответствующий контент : мы позаботились о том, чтобы затронутые темы касались проблем, с которыми люди сталкиваются прямо сейчас.
• Стратегия продвижения : электронная почта была нашей преобладающей формой общения. Однако мы также разместили информацию о мероприятии на соответствующих форумах, в социальных сетях и использовали платное продвижение в Instagram.
• Признание события : наше весеннее мероприятие прошло успешно, что, по нашему мнению, способствовало распространению молвы о нашем втором мероприятии.
• Продвижение веб-сайта : мы создали всплывающее окно веб-сайта и добавили кнопку для регистрации на мероприятие на нашей домашней странице. Это увеличило осведомленность о мероприятии и увеличило количество регистрационных номеров.
• Продвижение докладчика : мы предоставили докладчикам отслеживаемые ссылки для продвижения мероприятия и пометили их во всех сообщениях в социальных сетях. Это также помогло привлечь регистрантов.

Как мы увеличили посещаемость

Увеличение посещаемости было основной целью нашего второго виртуального мероприятия.

Используя электронную почту, Slack и ежедневные раздачи подарков, мы смогли увеличить посещаемость нашего осеннего мероприятия на 22%.

Гибкий график

Мы постарались учесть все часовые пояса и сделать большие перерывы между сессиями. С виртуальным мероприятием вы соревнуетесь с другими встречами, работой и развлечениями в Интернете; Распространение вашего расписания гарантирует, что люди смогут планировать мероприятие.

Мы планировали два-три занятия в день и делали перерывы между ними по 30-60 минут. Наша первая сессия всегда проводилась в 11 часов утра по восточному времени, что позволило нам разместить участников из Европы. Во второй половине дня мы предлагали занятия с 14:30 по восточному времени и с 15:30 до 16:30 по восточному времени.

Чтобы обеспечить большую гибкость в планировании и избежать усталости от Zoom, мы распределяем мероприятие на 3 дня. Мы также старались придерживаться одного и того же расписания на каждый день.

Добавить в календарь и ежедневные электронные письма

За две недели до мероприятия мы разрешили участникам начать добавлять сеансы в свои личные календари. Мы также отправили напоминания по электронной почте за неделю до мероприятия.

Кроме того, мы отправляли ежедневные электронные письма с полным расписанием и ссылкой, ведущей непосредственно в комнату Zoom.

Сеансы в реальном времени и по запросу

Большинство наших сессий были живыми, и многие из наших спикеров использовали это в полной мере. Мы поощряли участие в сессиях через чат Zoom и выделяли 10-15 минут на вопросы и ответы в конце каждой сессии.

Мы также предложили мини-сеансы по запросу, доступ к которым посетители могли получить в перерывах между сеансами.

Кроме того, мы позаботились о том, чтобы записывать каждую сессию.

Ежедневные призы и викторины

Участники, которые участвовали в живых сессиях, были выбраны случайным образом, чтобы выиграть подарочные карты Amazon. Мы сообщали о конкурентах в наших ежедневных электронных письмах.

Мы также создали ежедневные викторины, которые охватывали материалы живых сессий.

Продвижение Slack Channel

В канал ACCESS Slack мы интегрировали расширение Zoom, чтобы посетители могли присоединиться непосредственно к сеансу. Мы обязательно использовали тег @here, чтобы уведомить всех на канале.

Наша стратегия взаимодействия

Если вы планируете мероприятия, то вы, вероятно, знакомы с борьбой за создание сообщества в виртуальной среде - это не то же самое, что и при личном мероприятии. Нетворкинг - это большой плюс для посещения мероприятий, поэтому нам нужно было проявить творческий подход.

Чтобы создать «аналогичную» сетевую среду, мы создали канал Slack для конкретных событий, где мы публиковали вопросы, разыгрывали подарки, имели тематические каналы и задавали вопросы и ответы после сеанса спикерам. Мы позаботились о том, чтобы продвигать канал в каждой электронной почте и в прямом эфире.

Однако это не было волшебным решением. Не все участники присоединились к нам, и были моменты, когда мы не участвовали. Что бы мы сделали по-другому? Мы считаем, что решение, объединяющее платформу мероприятий и сетевой канал, значительно увеличит вовлеченность, поскольку посетителям не нужно загружать отдельное программное обеспечение или покидать центр событий.

Привлекали ли мы новых клиентов?

Проведение любого мероприятия, будь то личное или виртуальное, - это огромная задача. Стоило ли оно того? Абсолютно!

Мы не только смогли распространить информацию о доступности и решить проблемы, но также смогли добавить новые 3Playas в наше сообщество.

32% наших регистрантов были «новыми», и менее чем через месяц после этого мероприятия мы добавили 96 новых клиентов.

Поговорим о деньгах: сколько стоит виртуальное мероприятие?

По сравнению с личным мероприятием виртуальные мероприятия намного дешевле. Конечно, мы не инвестировали в платформу, хотя мы будем рассматривать это по мере роста числа мероприятий. У нас также уже была учетная запись Pro-Zoom из-за наших ежемесячных вебинаров.

В наш счет входили гонорары докладчиков, призы участников, подарки докладчикам, платный поиск (в Instagram) и субтитры в реальном времени (для максимальной точности мы использовали человеческое решение).

В целом мы потратили в 12 раз меньше, чем на личные мероприятия.

Отзывы участников

Участникам была предоставлена ​​возможность дать обратную связь на протяжении всего мероприятия с помощью ежедневных викторин и опроса после мероприятия.

Вот что понравилось зрителям больше всего:

• Формат: «Мне понравилось, как это было распределено по нескольким дням и разам, это позволило мне вписать сеансы в свой рабочий график.
• Как по запросу, так и в прямом эфире: «Мне нравились сеансы по запросу, которые можно было наслаждаться между сеансами в прямом эфире».
• Сессия и спикеры: «Мне нравится, как на сессиях присутствуют специалисты всех уровней.

Еще одной огромной победой стало предоставление слайдов раньше времени. Это не только хорошая практика доступности, но также позволяет участникам делать заметки. Кроме того, мы позаботились о том, чтобы все ссылки были отправлены по мере их упоминания в презентации.

На вопрос о том, где мы могли бы улучшить мероприятие, участники отметили, что они хотели бы иметь место для связи с поставщиками специальных возможностей, проводить практические занятия для ознакомления с платформой и функциями Zoom и получать сертификаты посещаемости.

3 урока, извлеченных из нашего второго виртуального мероприятия

Если вы думаете о проведении собственной виртуальной конференции, мы надеемся, что полученные уроки помогут вам немного упростить планирование.

1. Не думайте, что все знакомы с платформами, которые вы используете : хотя Zoom, Slack и WordPress являются популярными интернет-инструментами, не все знакомы с тем, как они работают. Мы предоставили обзорное видео для платформы Slack, но не касались Zoom или того, как перемещаться по веб-сайту мероприятия. Для будущих мероприятий мы хотели бы предложить учебные пособия по всем инструментам, чтобы участники могли чувствовать себя уверенно и готовы максимально использовать свой опыт.
2. Привлекайте спонсоров или сотрудничайте с соответствующими поставщиками : многие люди лично посещают конференции, чтобы найти новых поставщиков, которые могут помочь им решить их проблемы. Виртуальные конференции не должны отличаться. Как мы узнали из опроса участников, люди хотят открывать новых поставщиков.
3. Найдите способ выделиться : прямо сейчас в виртуальном пространстве событий много конкуренции, как вы можете сделать свое мероприятие другим? Наше второе мероприятие было структурировано так, чтобы быть всеобъемлющим курсом по доступности видео, и мы приняли язык «курса». Вместо спикеров у нас были инструкторы. Повестка дня называлась расписанием курса. Мы также предоставили ежедневные викторины и сертификаты об окончании по запросу. Мы считаем, что это значительно повысило ценность мероприятия и помогло нам составить прочную повестку дня с невероятными спикерами.

ДОСТУП 2021

Мы уже планируем наше следующее мероприятие в феврале и надеемся, что вы к нам присоединитесь!

Если вы не смогли посетить какое-либо из наших мероприятий, ознакомьтесь с нашим мероприятием ACCESS at Home в мае, посвященным вопросам доступности в виртуальной среде, и нашим курсом ACCESS Fall, посвященным доступности видео.

Какие уроки вы извлекли из планирования своих виртуальных конференций? Дайте нам знать об этом в комментариях!