Как использовать правильную форму управления проблемами, чтобы избежать кризиса
Опубликовано: 2021-05-24Проблема — это причина, которая может нарушить ваш проект по ряду причин, не позволяя проекту продолжать достигать намеченного результата. Это может случиться в любое время и с кем угодно, и здесь на помощь приходит управление проблемами. Оно помогает вам подготовиться к неожиданным ситуациям и учит, как с ними справляться.
Некоторые из этих проблем нельзя устранить так просто, но если действовать правильно, можно ограничить ущерб. Читайте дальше, чтобы узнать, как вы можете стать сильнее в качестве руководителя проекта.
Оглавление
- Чем проблема отличается от кризиса?
- Контрольный список менеджера проекта: Является ли проблема кризисом?
- Как вы отслеживаете проблемы?
- Как вы можете применить процесс управления проблемами?
- Следите за всем
- Управление рисками
- Общение имеет важное значение
- Вещи всегда могут выйти из-под контроля
- Вывод
Чем проблема отличается от кризиса?
Не путайте проблему с кризисом. На самом деле проблемы являются предвестниками кризисов. Проблемы могут выйти из-под контроля из-за отсутствия связи или неправильных решений. Будьте очень осторожны при использовании этих терминов, потому что слово «кризис» быстро провоцирует панику, которая может не понравиться вашим сотрудникам.
Кризис переживается компанией сразу и будет ощущаться в долгосрочной перспективе. С другой стороны, проблема может отойти на второй план, поэтому вам не нужно привлекать к ее решению всю команду .
Так как же узнать, когда есть проблема или кризис? Соберите всех сотрудников вместе и обсудите их мнения. Поскольку это, очевидно, субъективно, существует риск чрезмерной реакции. Если это станет достоянием гласности, есть риск, что это попадет в руки СМИ и взорвет всю ситуацию. Репутация вашей компании запятнана, и потенциальные клиенты будут избегать вас. Обратите внимание, что плохая пресса почти всегда приводит к кризису.
Хорошим примером этого является пластиковый кризис в Делезе. Компания запустила акцию со строительными блоками, но покупателей возмутила лишняя пластиковая упаковка. Негативная реакция пришла через социальные сети, и Делхайз понял, что у них нет другого выбора, кроме как немедленно отреагировать.
За выходные они нашли способ общаться как с сотрудниками, так и с клиентами. Они признали, что была допущена ошибка, но компания вскоре внесла необходимые коррективы. Важный урок, который каждый может извлечь из этого, заключается в том, что вы должны общаться эффективно и быстро, и что сообщение не всегда должно быть идеальным.
Контрольный список менеджера проекта: Является ли проблема кризисом?
Не уверены, имеете ли вы дело с проблемой или кризисом? Сделайте различие, используя контрольный список ниже. Хотя кризис может быть трудно исправить, решение проблем на самом деле может быть легкой задачей при правильном подходе.
- Является ли проблема эмоционально связанной? Примеры могут быть связаны с детьми, страданиями животных, расизмом, помощью в целях развития и т. д.
- Насколько правдоподобно, по мнению заинтересованных сторон, проблема связана с вашей компанией? (Может ли общественность представить себе, что проблема связана с вашей компанией?) Примерами могут быть платформы социальных сетей, которые критикуют за их подход к конфиденциальности, или компании, претендующие на устойчивость.
- Легко ли освещать проблему в СМИ? Примером могут служить рекламные кампании Suit Supply, недружественные по отношению к женщинам, или проблемы, которые уже освещались в средствах массовой информации, такие как налоги, цены на энергию и т. д.
- Какая связь с другими проблемами/кризисами? Например, скандал вокруг сексуальных домогательств со стороны Харви Вайнштейна. Впоследствии многие люди были обвинены в тех же действиях.
- Каково влияние мессенджера? Примерами влиятельных заинтересованных групп являются НПО, Тест-Ачаты или профсоюзы.
- Насколько динамична проблема? Лучшим примером того, как проблема становится динамичной, являются демонстранты. В течение одной недели на демонстрации может быть 100 участников, а еще через несколько недель в разных местах могут быть тысячи демонстрантов.
- Насколько изолированы вы как компания от проблемы? Например, в определенных секторах могут быть увольнения по хорошо продуманным причинам (автомобилестроение). Поскольку у сектора есть общая проблема, было бы лучше общаться через федерацию или ассоциацию.
- Легко ли решить проблему? Примером может служить ранее упомянутая проблема с упаковкой в Delhaize. Когда вы сидите вместе и действуете быстро, проблемы решаются легко.
Как вы отслеживаете проблемы?
Тот факт, что вы не всегда можете предсказать будущие проблемы, не означает, что вы не можете предвидеть их как компания. Перед началом любого проекта у вас должен быть стратегический план, который включает в себя раздел идентификации и анализа проблем.
Вам необходимо тщательно продумать цели проекта и какая система отслеживания проблем или программное обеспечение для управления проблемами будут использоваться для запуска и обнаружения проблем. После того, как вы определили проблему, вернитесь к списку людей, с которыми вы могли бы связаться, который вы запланировали заранее, в подробном процессе решения проблемы. Обычно контроль над этой задачей берет на себя руководитель проекта, спонсор проекта или руководитель проекта.
Затем тщательно продумайте, как вы собираетесь сообщать о конфликте. Убедитесь, что описание проблемы является максимально подробным и правильно отражает текущую ситуацию. Наконец, вам нужно найти способ проверить и убедиться, что проблема была решена эффективно.
Имейте в виду, что вам нужно думать не только о самом конфликте. Что произойдет, если проблема обострится, и каков наихудший сценарий?
Как вы можете применить процесс управления проблемами?
Следите за всем
Когда возникает проблема, поставьте свою текущую деятельность на некоторое время на паузу, чтобы вы могли сначала решить конфликт и продолжить проект как можно скорее. В ходе любого проекта крайне важно, чтобы каждый член проектной группы отслеживал прогресс и вел подробный учет всех своих действий. Это позволяет легко не только находить потенциальные решения, но и анализировать проблемы и то, как в следующий раз что-то можно сделать по-другому.
Это полезно не только для себя, но и для компании. На основе допущенных ошибок можно скорректировать организацию или структуру проекта, чтобы можно было предпринять более эффективные действия, если ошибка повторится. Рассмотрите возможность написания «анализа извлеченных уроков проекта» после каждого проекта.
Управление рисками
Управление рисками является частью жизни любого бизнеса. Что может быть лучше, чем управление проблемами или их решение? Предотвратить их вообще. После того, как вы записали цели проекта, напишите процесс управления рисками. Эти процессы предназначены для выявления любых возможных рисков причинения вреда проектам, вреда, который не обеспечивает успеха проектов, нерешенных проблем, которые могут иметь негативные последствия, и всего остального, что может возникнуть.
Примечание. Хорошее управление проблемами также означает, что у вас никогда не будет случая, когда проблема останется нерешенной. Чтобы рассказать о процессе управления рисками и избежать будущих проблем или кризисов для следующего проекта, решайте проблемы, как только они возникают.
Общение имеет важное значение
Убедитесь, что вся ваша команда знает о том, что происходит, особенно когда возникают проблемы. Поддерживайте связь друг с другом на протяжении всего процесса. У некоторых членов команды может быть предыдущий опыт работы с конкретными проблемами, поэтому никогда не будет лишним попросить обратную связь.
Сообщите своим сотрудникам, что проблемы возникают в каждом проекте и что их своевременное обнаружение крайне важно. Возьмите за правило организовывать встречи и слушайте, что говорят ваши коллеги. Вы даже можете получить помощь от внешних сторон, таких как агентство по управлению кризисными ситуациями.
Вещи всегда могут выйти из-под контроля
Каждый руководитель проекта сталкивается с ситуациями, когда требуется внешняя помощь, возможно, в других командах. Если не позвать на помощь нужных людей, вопрос может перерасти в кризис. Хорошее управление проблемами проекта — это осознание того, что решение иногда можно найти в другом месте. Используйте любые средства, необходимые для предотвращения эскалации проблемы.
Вывод
У каждого проекта есть свои проблемы. Как руководитель проекта, вы должны научиться справляться с ними и избегать подобных ситуаций.
Важно понимать, что слова «проблема» и «кризис» — это два совершенно разных понятия. Кризисы — это ситуации, из которых нельзя быстро выйти, поэтому будьте осторожны при использовании этого термина. Это может спровоцировать панику у ваших сотрудников, и этого следует избегать любой ценой.
Думайте как команда и развивайтесь, сидя вместе и обсуждая. Есть светлое пятно, вопросы всегда можно решить. Своевременно и правильно реагируя, вы избежите хаоса в сегодняшней рабочей среде.