Технический четверг: критический дизайн макета офиса и советы по рассадке для более счастливых сотрудников

Сегодня все больше людей работают из дома или в коворкинге, по крайней мере, часть недели. Исследования показывают, что физические рабочие места влияют на благополучие и производительность сотрудников. Согласно исследованию Гарварда, проведенному в 2018 году, повсеместный дизайн открытого офиса фактически сокращает возможности совместной работы.

Дизайн офиса находится в постоянном движении, и компании переосмысливают планировку своих офисов, чтобы повысить уровень удовлетворенности, вовлеченности и продуктивности сотрудников. Прочтите 5 советов и приемов, которые помогут обновить дизайн вашего офиса, а также руководство по использованию программного обеспечения для создания макетов и сидений Social Tables для создания эффективных офисных дизайнов.

1. Создавайте универсальные офисные макеты, способствующие развитию сообщества и творчества.

К счастью, времена кабин с высокими стенами остались позади. Но если открытые планы этажей также проблематичны, как правильно спроектировать рабочее пространство, которое приветствует и способствует сосредоточению внимания и вовлеченности?

Взгляните на рост коворкинг-пространств и отдавайте предпочтение рабочим пространствам с сочетанием стилей мебели и рабочими зонами по всему пространству. Включите зоны, где сотрудники могут встречаться в центральных общих помещениях, предназначенных для групп разного размера. В разных местах члены команды могут обдумать творческие идеи для предстоящего проекта, ответить на вопросы, оставшиеся после встречи, или заставить команду уложиться в срок.

Элементы дизайна, которые объединяют сотрудников, а не разъединяют их:

• Большие столы в семейном стиле со скамейками и стульями - отличные места для сбора. Разместите их в обоих концах большой комнаты, чтобы при необходимости могли собраться более одной большой группы одновременно.
• Открытая зона отдыха с кухонным островом, окруженная барными стульями. Включите электрические розетки и зарядные станции, чтобы люди могли работать и заряжать свои мобильные устройства, пока они перекусывают.
• Постройте кафе-бар в центре города, расположив поблизости длинные столы и столики в кафе. Это отличный способ убедиться, что рабочие из разных отделов иногда пересекаются.
• Включите «комфортные» рабочие зоны с диванами и клубными креслами, которые побудят некоторых задержаться для светских бесед и новостей о проектах.
• Создавайте уютные укромные уголки, где люди могут работать в одиночку, и при необходимости обращаться к ближайшим коллегам.

2. Создайте рассадку, способствующую сотрудничеству.

Исследование Массачусетского технологического института в 2017 году показало, что исследователи в три раза чаще сотрудничали с людьми, работавшими в непосредственной близости от них, чем с теми, кто работал в 400 метрах от них. Это исследование подтверждает выводы исследователя рабочего пространства и профессора Массачусетского технологического института Томаса Аллена, который разработал «кривую Аллена» в 1970-х годах. Его исследование показало, что люди, работающие рядом друг с другом, как правило, больше взаимодействуют и вместе разрабатывают идеи, в то время как сотрудничество снижается по мере того, как сотрудники отдаляются друг от друга.

Таким образом, хотя места для совместной работы имеют важное значение, также имеет значение то, где вы размещаете рабочие места отдельных сотрудников, равно как и направленность вашей компании или отдела. Например, команды в быстро меняющихся отраслях, таких как маркетинг и технологии, должны находиться рядом друг с другом в среде, которая поощряет общение. Но для работы с тяжелыми исследованиями и редактированием может потребоваться тихий уголок, где мало отвлекающих факторов. О чем следует помнить при назначении офисных сидений:

• В общем, члены команды, которые полагаются на творческий подход и частое обсуждение идей, должны сидеть вместе, чтобы улучшить сотрудничество. Роли, которые извлекают выгоду из творческих кластеров, могут включать команды НИОКР и маркетинга.
• У людей есть разные способы работать наиболее продуктивно. Хотя держать команды близко друг к другу часто является правильным выбором, обратите внимание, когда высокопроизводительные сотрудники говорят вам, что им лучше всего работать вдали от шума.
• Рассадите своих сотрудников стратегически. Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса и компанией Cornerstone OnDemand, предоставляющей бизнес-услуги, показало, что продуктивность и качество работы повышаются, когда вы составляете схемы рассадки определенных сотрудников вместе. Исследование показало, что рассадка рабочих с высокой производительностью / низким качеством работы рядом с рабочими с низкой производительностью / высоким качеством работы улучшает производительность обоих типов сотрудников. Между тем, исследование показало, что лучше всего размещать исполнителей со средними показателями рядом друг с другом.

3. Создавайте офисные помещения, поддерживающие благополучие сотрудников.

Сотрудники проводят на работе примерно треть своей жизни. То, как они относятся к своей работе и своим рабочим местам, влияет на производительность, удержание сотрудников и вашу способность привлекать лучших и ярких специалистов в вашей отрасли. Вот как ваша планировка и удобства могут улучшить благосостояние сотрудников:

• Да будет свет. Естественное освещение приобретает все большее значение для рабочих. Насколько позволяют пространство и окна, спроектируйте рабочее пространство таким образом, чтобы наибольшее количество сотрудников находилось рядом с источниками естественного света.
• Добавьте растения и зелень по всему офису.
• Создайте «комнаты для подзарядки», где сотрудники могут подремать, помедитировать или отвлечься от работы на короткое время.
• Рассмотрим стол, который переходит от сидения к стоянию.
• Предложите различные варианты сидения и стола, чтобы стимулировать движение. Иногда смена обстановки помогает сотрудникам поддерживать продуктивность.

4. Включите "тихие" и уединенные рабочие места для повышения производительности.

Сотрудникам нужны надежные места для целенаправленной работы. Соотношение тихих зон и мест общего пользования, опять же, будет зависеть от типа проектов сотрудников. Например, аналитикам данных, бизнес-стратегам и писателям нужно пространство, где они могут погрузиться в свою работу без перерывов между сессиями мозгового штурма и встречами. Между тем, менеджеры отдела кадров и менеджеры проектов обычно работают совместно в течение дня.

Советы по разработке планировки офиса, обеспечивающей сотрудникам необходимую им тишину:

• Группируйте сотрудников, которым требуется длительное сосредоточение внимания, рядом друг с другом.
• Если возможно, разместите сотрудников, которым нужна тишина, за углом или в отдельной комнате от мест для совместной работы, чтобы разговоры коллег были менее навязчивыми.
• Создавайте звукоизолированные комнаты для конференц-связи и торговых звонков. В амстердамском офисе Google есть симпатичные караваны для встреч, которые не прерывают остальную часть офиса.
• Выделите одну зону комфорта (с диванами и мягкими креслами) для сотрудников, которым нужна тишина, чтобы они могли наслаждаться сменой обстановки в течение дня, как их более совместные коллеги.

Дополнительный совет: из этого интервью для The New York Times о том, как сосредоточиться на работе, узнайте ключи к «глубокому сосредоточению» вне рабочего стола от эксперта по производительности Кэла Ньюпорта.

5. Думайте о расположении сидений в офисе как о плавном, а не фиксированном.

Сегодня сроки переоборудования офиса составляют годы, а не десятилетия. Некоторые компании даже меняют рассадку в офисе каждые несколько месяцев. Kayak использует новых сотрудников как возможность сменить место в офисе, а игровая компания Valve позволяет сотрудникам перемещаться в места, которые лучше всего подходят для новых проектов с мобильными рабочими станциями на колесах.

Хотя прокатные столы возможны не на каждом рабочем месте, менеджеры отдела кадров и офисные менеджеры должны принять образ мышления «измените это». Если расположение рабочих столов и общих столов вредит производительности, поговорите с сотрудниками об оптимальной настройке и внесите изменения. Гибкость важна для ваших услуг и ваших сотрудников - ваш офис должен отражать эту ценность.

Как создать план рассадки в офисе за 7 простых шагов

Создание планов этажей поможет вам представить дизайн и ремонт офисов на всей территории вашего бизнеса - от Сан-Франциско до Сингапура. С помощью инструмента компоновки и расстановки сидений вы можете создавать дизайн и вносить изменения более эффективно, чем когда вы рисуете его на бумаге. Вы можете использовать этот инструмент для хранения макетов нескольких офисов для будущих изменений дизайна, а также для обмена идеями и вдохновением с членами вашей команды в процессе проектирования.

Выполните следующие действия, чтобы использовать инструмент поэтажного плана Social Tables, который поможет вам разработать план офиса, которым вы с гордостью поделитесь со своей командой:

Шаг 1. Создайте новое мероприятие

Выберите «События» в меню слева, а затем «+ Создать событие» в правом верхнем углу. Чтобы изменить дизайн офиса компании в Чикаго, назовите свое мероприятие «Планировка офиса в Чикаго» или что-то подобное. Вы хотите иметь легкий доступ к этим файлам, когда это необходимо. Добавьте дату события, которая соответствует графику дизайна или ремонта офиса.

Шаг 2. Создайте или загрузите макет офиса

Если ваш офис простой прямоугольной формы, вы можете ввести длину и ширину пространства, чтобы начать. Но в большинстве случаев вам нужно загрузить существующий план этажа офиса в формате .pdf, .jpg или .png. Это гарантирует, что планировка включает все укромные уголки, конференц-залы и вестибюли, чтобы вы могли максимально использовать пространство. План должен быть у менеджера офиса, или вы можете связаться с менеджером здания, если вы арендуете офисное помещение.

Шаг 3. Создайте доску визуализации офисного дизайна

Используйте раздел «Загрузить файлы», чтобы создать доску визуализации для проекта. Добавьте изображения в документ и загрузите документ на мероприятие. Это отличное место для хранения фотографий офисной мебели, которую вы выбираете, или для дизайна, вдохновленного другими офисами.

Шаг 4. Создайте список офисных сотрудников

Создайте список посетителей для изменения дизайна офиса с вашими сотрудниками в качестве гостей. Выберите «Хранилище» в меню слева, а затем выберите «+ Создать» в правом верхнем углу. Затем вы можете добавить всех сотрудников в офисе сразу с помощью файла CSV или добавить их по одному.

Используйте раздел примечаний, чтобы включить подробности, влияющие на расстановку сидений, например, определение членов проектной группы, которым нужны рабочие места рядом друг с другом, или администратора, который должен находиться рядом со входом.

Шаг 5. Разработайте план офиса

Это самое интересное! Выберите «Макет офиса в Чикаго» и выберите изображение стула (Объекты) в меню слева. Изучите варианты и позвольте дизайну вашего офиса обрести форму, выбрав нужный объект, перетащив его на макет и щелкнув в том месте, где вы хотите разместить его. Выбирайте из прямоугольных столиков, пуфиков, диванов, журнальных столиков, папоротников и многого другого. Вы можете перемещать и перемещать по ходу дела и сохранять версии, если вы не уверены в изменениях. Вот еще несколько советов по процессу проектирования:

• Начните с добавления лестниц, дверей и окон, а также препятствий и постоянных приспособлений в пространстве.
• Выберите формы столов и стульев, наиболее близкие к тому, что вы представляете для пространства.
• Или вы можете создавать индивидуальные объекты.
• Используйте объекты «Еда и напитки», такие как «Бар», «Станция для напитков» и «Журнальный столик», для создания общих зон для кофе, закусок и напитков.
• Используйте «Аудио и видео», чтобы обозначить расположение электрических розеток и освещения, а также проекционных экранов и телевизоров для видеоконференцсвязи.
• Используйте «Администратор и бизнес» и выберите «Флипчарт» или «Мольберт», чтобы обозначить доски.
• В разделе «Мебель» вы найдете варианты «Диван» и «Диван», которые идеально подходят для создания комфортных зон для совместной работы или тихих зон.
• Проявите творческий подход! Выберите «Карточный стол» в разделе «Администрация и бизнес», чтобы выделить офисную зону для развлечений и игр. Добавьте зелени в свой офис, выбрав из меню «Растения». (Зеленые офисы также положительно влияют на когнитивные функции и благополучие сотрудников.)

Шаг 6. Создайте схему рассадки в офисе

Подберите сотрудников к их рабочим станциям, выбрав «Объекты», а затем выбрав три горизонтальные точки в нижней части меню слева. Выберите «Участники», и появится список имен сотрудников, который вы создали ранее. Выберите имя и нажмите на стол, на котором они будут сидеть.

Шаг 7. Поделитесь планировкой офиса и схемой рассадки.

Создатель плана этажа Social Table позволяет легко отправлять план офиса лицам, принимающим решения, и членам команды. Чтобы поделиться дизайном, создайте общий PDF-файл, используя значок PDF в правом верхнем углу, когда вы находитесь в «Макете офиса в Чикаго».

Особенно полезно поделиться макетом, когда вы проектируете офис в другом штате или даже стране. Сотрудники, которые работают в помещении каждый день, могут заметить проблемы с дизайном или расположением сидений, о которых вы не замечаете на расстоянии. Это также полезный способ вызвать восхищение улучшенной планировкой офиса.

Готовы с легкостью спроектировать (и перепланировать) офисы вашей компании? Изучите возможности программного обеспечения для организации мероприятий Social Tables.

Ищете дополнительную информацию о дизайне офиса?