Зачем и как создавать стандарты эффективности в организации (плюс примеры)

Каждая работа имеет свое собственное описание того, что нужно делать, работая на этой должности. Кроме того, существуют нормы производительности. Они доказывают, как выполнять эти задачи, чтобы делать свою работу хорошо.

Итак, оценивая своих сотрудников, вы будете сравнивать их работу с заранее установленными стандартами - стандартами производительности. Убедитесь, что эти стандарты основаны на конкретных должностях, а не на отдельных лицах.

Эта статья познакомит вас со всеми подробностями о стандартах производительности, таких как:

• цель стандартов производительности,
• три уровня производительности,
• что учитывать при установлении стандартов производительности,
• как создать стандарт производительности и
• примеры стандартов производительности.

Какова цель стандартов производительности?

Прежде чем мы исследуем цель стандартов производительности, давайте сделаем шаг назад и определим управление производительностью.

Управление эффективностью - это процесс коммуникации между работодателями и работниками.

Этот процесс также включает в себя обратную связь с работниками. Чтобы знать, как успешно выполнять свою работу, сотрудникам сначала необходимо ознакомиться со стандартами эффективности для этой должности.

Целью стандартов производительности является обеспечение того, чтобы и работодатели, и сотрудники были единодушны в отношении ожиданий от работы. Вот почему менеджеры должны предоставить своим новым сотрудникам стандарты производительности в течение первого месяца работы.

Стандарты производительности также дают сотрудникам определенные перспективы для каждого навыка.

Кроме того, стандарты эффективности способствуют общению между менеджерами / работодателями и работниками.

Когда дело доходит до оценок, менеджеры руководствуются стандартами производительности. Затем они сравнивают производительность сотрудников с этим фиксированным шаблоном. Таким образом, все сотрудники на одной должности оцениваются одинаково.

Что касается стандартов производительности, все работники равны, и к ним следует относиться одинаково. По данным Комиссии США по равным возможностям трудоустройства, работники с ограниченными возможностями и без них «должны соответствовать одним и тем же производственным стандартам, как количественным, так и качественным».

Стандарты деятельности должны быть:

• специфический,
• достижимый,
• Легко понять,
• имеет отношение к должности, и
• легко измерить.

После того, как работодатель или менеджер оценили сотрудников, их ожидания могут быть следующими:

1. Встретил - если сотрудник показал адекватную работу,
2. Превышено - если производительность выходит за рамки допустимого, и
3. Не соблюдается - если производительность ниже нормативной.

Таким образом, в случае недостаточной производительности работодатель или руководитель должны выпустить План повышения эффективности (PIP). Цель этого документа - помочь сотруднику улучшить свою работу.

PIP происходит на последней фазе цикла управления эффективностью - фазе обзора. Вкратце, это этап, когда менеджеры отслеживают производительность сотрудников, проводя оценки. Мы упоминали ранее, что этот цикл начинается с установления стандартов производительности.

Теперь управление производительностью включает три уровня внутри организации.

Каковы три уровня производительности?

Управление эффективностью может быть сосредоточено на всей организации или ее отделах. Кроме того, это может подчеркнуть производительность отдельных сотрудников. Таким образом, может быть три уровня управления эффективностью:

1. стратегическое управление производительностью,
2. управление производительностью, а также
3. индивидуальное управление производительностью.

Стратегическое управление эффективностью

Целью этого уровня является достижение общих целей организации. Таким образом, это высший уровень использования стандартов управления эффективностью в организации.

Для достижения этих целей руководство компании стремится ответить на следующие вопросы:

• Есть ли у этой компании стратегия достижения своих целей? Если да, то реализует ли компания эту стратегию?
• Приносит ли организация ожидаемые результаты?

Управление производственной эффективностью

Намерение здесь состоит в том, чтобы достичь операционных целей. Этот уровень фокусируется на процессах внутри организации, таких как проекты или действия. Таким образом, цель состоит в том, чтобы выяснить, работают ли эти конкретные проекты / мероприятия.

Для достижения этих целей руководство компании должно ответить на следующие вопросы:

• Выполняет ли каждый отдел или проект свои цели?
• Согласованы ли операционные действия со стратегией организации? Если да, то как эти действия продвигают стратегию организации?
• Достаточно ли эффективны проекты или мероприятия или их нужно менять?

Индивидуальное управление производительностью

Наконец, этот уровень подчеркивает производительность каждого сотрудника в компании. Этот процесс начинается с постановки рабочих целей и стандартов, анализа производительности сотрудников и повышения обучающих навыков каждого сотрудника.

Для достижения этих целей руководству компании необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• Как работают люди?
• Как они могут повысить свою производительность?

При проверке работы сотрудника стандарты производительности являются вашей точкой отсчета. Эти стандарты жизненно важны, потому что они анализируют различные области деятельности. Давайте посмотрим, как правильно определить стандарты производительности и что при этом учитывать.

Что следует учитывать при установлении стандартов производительности?

Чтобы убедиться, что стандарты подходят для конкретной должности, следует учитывать следующие четыре момента:

1. Стандарты должны быть мотивационными.
2. Стандарты не должны быть слишком простыми или слишком сложными для достижения.
3. Сообщите своим сотрудникам, что вы анализируете их работу.
4. Установите испытательный срок.

Стандарты должны быть мотивационными

Стандарты мотивационной деятельности побудят сотрудников лучше выполнять свою работу. Кроме того, если они смогут увидеть свой прогресс в рамках проекта, это также будет их движущей силой. Таким образом, они с большей вероятностью достигнут исключительного уровня производительности.

Как руководитель, вы можете побудить своих сотрудников отслеживать свое рабочее время. Учет рабочего времени сотрудников полезен и для ваших сотрудников, потому что они смогут отслеживать ход выполнения своего проекта. Так они узнают, какую часть проекта они завершили, а что еще нужно сделать. Более того, рабочие будут продолжать выполнять свои задачи как можно лучше.

Стандарты не должны быть слишком простыми или слишком сложными для достижения

Если стандарты производительности содержат слишком простые задачи, их будет слишком легко выполнить. Таким образом, сотрудники не будут мотивированы, потому что им не придется выполнить конкретную задачу.

С другой стороны, стандарты производительности не должны быть слишком сложными. Если это так, работникам будет сложно выполнить почти каждое задание. Следовательно, их производительность может снизиться.

Но как найти правильный баланс между этими двумя? Будьте уверены, что стандарты производительности должны быть достаточно смелыми. Таким образом, работникам придется искать идеальную стратегию для выполнения своих задач. Когда им это удается, сотрудники будут чувствовать, что работают над достижением своих целей. Таким образом, они будут с большим энтузиазмом относиться к своей работе.

Сообщите своим сотрудникам, что вы анализируете их работу

В случае нового сотрудника руководитель должен проинформировать сотрудника о стандартах работы, которые регулируют его / ее должность. Точно так же все остальные работники должны знать, что компания оценивает их работу.

Итак, менеджер должен быть прозрачным в отношении стандартов работы. В течение года руководители должны напоминать сотрудникам об этих мерах. Если работникам требуется объяснение какой-либо части стандарта, менеджеры должны предоставить им разъяснения.

Установить испытательный срок

Вам как менеджеру необязательно устанавливать стандарты производительности самостоятельно. Позвольте персоналу отдела кадров помочь вам записать эти меры.

Помимо команды HR, вы также можете включить в нее членов своей команды. Этот шаг очень важен, потому что ваши сотрудники могут быть обеспокоены текущими мерами. Если да, отрегулируйте эти части стандарта производительности.

Затем вы должны начать тестирование этих новых мер, установив испытательный период, который может длиться от шести до восьми недель. Таким образом, вы получите прямую обратную связь от своих сотрудников. По окончании испытательного периода спросите своих работников, подходят ли им эти стандарты. Опять же, если есть какие-то текущие проблемы, обязательно немного измените меры.

Включение ваших сотрудников в создание стандартов производительности повысит доверие между вами и ними. Более того, когда сотрудники принимают участие в таком процессе, они будут чувствовать себя ценными членами компании. Кроме того, это также увеличит продуктивность сотрудников.

Мы рассмотрели некоторые общие соображения по созданию стандарта производительности. Теперь давайте взглянем на некоторые практические правила написания этих мер.

Как создать стандарт производительности?

Допустим, вы и ваша команда хотите создать новый стандарт производительности для нескольких должностей в команде. Если вы все еще не знаете, с чего начать и какие требования вам следует выполнить, вот несколько простых шагов, которые помогут упростить этот процесс.

Сосредоточьтесь на должности, а не на личности

Помните, что меры, которые вы пишете, должны касаться должности, а не отдельного человека. Таким образом, если четыре сотрудника занимают одну и ту же должность, стандарты работы для них должны быть одинаковыми.

Если более одного сотрудника выполняют одну и ту же задачу, стандарты для выполнения этой конкретной задачи должны быть идентичными. Это правило применяется, даже если эти работники занимают разные должности в компании.

Решите, какие задачи включить в стандарт

Не следует включать каждое задание в критерии эффективности. Определите, какие задачи наиболее важны для каждой должности. Затем напишите стандарты производительности только для этих задач.

Выбрав наиболее важные из них, вы получите краткий стандарт.

Выберите параметры, которые сделают выступление успешным

Для успешного выполнения работы сотрудники должны соответствовать определенным критериям. Вот несколько показателей эффективной работы:

• точность,
• своевременное выполнение должностных обязанностей,
• удовлетворенность клиентов,
• проявляя признаки лидерства,
• быть продуктивным,
• проявляя инициативу,
• проявление творческих способностей и
• качество работы.

Но есть еще кое-что. Сотрудник с результатами, превосходящими ожидания, будет обладать такими качествами, как:

• профессионализм,
• постоянное соблюдение профессиональных протоколов,
• их показатели постоянно улучшаются,
• всегда на высоте,
• будучи дотошным,
• имея дальновидные идеи и решения, и
• выражая собственное мнение.

Подумайте о частоте ошибок

Стандарты деятельности всегда должны быть четкими и конкретными, чтобы сотрудники могли легко работать в соответствии с этими стандартами. Если вы хотите оценить, как работают отдельные лица или группы, вы также можете сделать это с помощью ключевых показателей эффективности (KPI).

В целом KPI может помочь вам узнать, как работает ваша компания и идет ли она к достижению своих целей. Как вы понимаете, всем работникам необходимо согласовывать свою работу с целями компании. Кроме того, они должны выполнять свою работу в соответствии со стандартами производительности.

Но что происходит, когда сотрудник демонстрирует низкую производительность, ниже приемлемых стандартов? Вышеупомянутый план повышения производительности - одно из решений.

Прежде чем приступить к работе с этим планом, сначала вам нужно решить, сколько ошибок слишком много. Например, производительность сотрудника может быть ниже допустимого уровня вдвое. Но, если это произойдет снова, вы можете поставить ему оценку «Требуется улучшение».

У вас может быть другой план установки количества ошибок. Что бы вы ни выбрали, просто придерживайтесь этого плана.

Сначала создайте стандарты стабильной работы, а затем остальные

Создавая стандарты производительности, в первую очередь начните с положительных аспектов. Итак, вы можете начать с описания качественной работы. Затем продолжите работу с качествами ожидаемого выше качества.

Когда у вас есть эти две категории, сосредоточьтесь на индикаторах, которые находятся ниже твердого уровня. Вы можете использовать такие фразы:

1. Сотрудник показывает отличные результаты, когда…
2. Сотрудник демонстрирует результаты, превышающие ожидаемые, когда…
3. Сотрудник демонстрирует неадекватную производительность, когда…

Подробное объяснение каждого предложения будет зависеть от должности сотрудника.

Если вы хотите увидеть, как эти стандарты производительности выглядят на практике, продолжайте читать.

Какие примеры стандартов производительности?

Стандарты работы могут варьироваться в зависимости от должности и должностной инструкции. Единственное, что является общим для всех стандартов производительности, - это то, что они демонстрируют, как хорошо выполнять свою работу.

Стандарты успеваемости учителей

Давайте узнаем, как будут выглядеть стандарты успеваемости для учителей.

Как видно из приведенной выше таблицы, каждая мера имеет подробное объяснение. Таким образом, каждый новый учитель должен будет пересмотреть эти стандарты в первый месяц работы.

Цель этих мер - найти правильные способы представления учебной программы студентам. Для этого учителя могут использовать все доступные ресурсы, чтобы ученики могли легко понять все. Кроме того, учителя должны поддерживать позитивные отношения с родителями или опекунами учеников.

Стандарты работы помощников по административным вопросам

Вот пример стандартов производительности для помощников по административным вопросам.

Что касается помощников по административным вопросам, их стандарты работы включают надзор за функциями поддержки, организацию переписки и обеспечение того, чтобы все файлы и базы данных были хорошо организованы и обновлены. Кроме того, помощники по административным вопросам должны следить за тем, чтобы организация поездок не выходила за рамки бюджета и чтобы в проездных документах содержалась точная информация.

Стандарты производительности для поставщиков технической поддержки

Теперь давайте посмотрим на пример стандартов производительности для поставщиков технической поддержки.

Как видно из этой таблицы, стандарты производительности для этой профессии включают поддержку технической поддержки, предоставление рекомендаций пользователям и обновление последних тенденций в этой области. Целью этих мер является обеспечение того, чтобы поставщики технической поддержки предлагали пользователям только точную информацию. Кроме того, провайдеры технической поддержки должны действовать дружелюбно и максимально оперативно.

Стандарты деятельности связаны с целями компании

Теперь, по словам Ленни Поллака, профессора практики в Университете штата Пенсильвания, вы также можете связать стандарты производительности с обязанностями и целями компании.

Так, например, одна из целей компании - улучшить обслуживание клиентов. В качестве примера возьмем отель. Первый человек, которого вы видите, входя, - это администратор. Естественно, ответственность администратора - приветствовать посетителей.

Но важно то, как администратор встретит посетителей. Чтобы улучшить обслуживание клиентов, администратор должен быть дружелюбным и приветствовать посетителей с улыбкой. Кроме того, администратор должен предоставить им столько информации об отеле, сколько им нужно. Более того, если у посетителей возникнут какие-либо проблемы, регистратор должен найти способ решить эти проблемы.

Следуя этим стандартам работы, администратор продемонстрирует отличную работу и достигнет цели компании.

Заключение

Для сотрудников стандарты производительности - это руководство к тому, как правильно выполнять свою работу. Для менеджеров эти показатели служат точкой сравнения при оценке эффективности сотрудников.

Стандарты производительности должны быть конкретными, простыми для понимания и достижимыми. Таким образом, у сотрудников будет мотивация приводить свои результаты в соответствие с установленными критериями.

В зависимости от того, как сотрудники работали за последний период, руководители могут отметить свою работу как хорошую, выше ожидаемой или ниже приемлемой. Менеджер должен решать, каков предел неудовлетворительной работы.

В этой статье подчеркнуты наиболее важные аспекты стандартов производительности. Также мы рассмотрели несколько примеров этих мер. Всякий раз, когда вы пытаетесь создать стандарты производительности, вы можете пройти через это еще раз.