Что такое повторяющийся счет? + Как настроить один для легких денег

Одна из самых больших проблем при ведении бизнеса - создание эффективной платежной системы. За счетами обычно следуют бесконечные электронные письма и звонки клиентам. Для малых предприятий, которым не хватает денежных средств и огромных ресурсов, каждая задержка платежа может быть опасной.

Что, если бы существовал способ автоматизировать весь процесс выставления счетов и взимать с компании предварительную оплату таким образом, чтобы это было выгодно обеим сторонам? Здесь в игру вступает повторяющийся счет.

Это позволяет вам создать систему, в которой счет-фактура отправляется вашему клиенту через регулярные промежутки времени. Обычно они привязаны к их кредитным картам на согласованную сумму, что помогает обеим сторонам оставаться на вершине своих платежей.

В этом руководстве мы рассмотрим некоторые преимущества регулярного счета-фактуры и то, как вы можете настроить систему выставления счетов. Мы также посмотрим, подходит ли эта система для вашего бизнеса. Давайте нырнем!

Что такое повторяющийся счет?

Повторяющийся счет - это счет, который автоматически отправляется вашим клиентам через определенные промежутки времени. Они содержат одинаковые детали счетов и идеально подходят для компаний, предлагающих те же услуги через регулярные промежутки времени.

Это поможет вам создать эффективную систему, которая регулярно выставляет счета вашим клиентам, не беспокоясь о напоминаниях и отправке счетов вручную.

Компании, которые обычно используют повторяющиеся счета, - это компании по аренде, услуги по подписке, маркетинговые компании и консультанты. Однако это не ограничивается только этими отраслями. Любая компания, которая практически не предлагает никаких изменений в своих услугах, может выставлять повторяющиеся счета, чтобы упростить процесс выставления счетов.

Вам нужно больше клиентов?

Получите больше внештатной работы с нашей БЕСПЛАТНОЙ книгой: 10 новых клиентов за 30 дней . Введите свой адрес электронной почты ниже, и он будет вашим.

Скачать сейчас

Например, если у вас есть небольшое SEO-агентство, вы можете предложить своим клиентам фиксированный маркетинговый пакет. Пакет, вероятно, будет иметь стандартную ежемесячную цену. Вместо того, чтобы составлять счет каждый месяц с одними и теми же данными, вы можете просто использовать повторяющийся счет, который выставляет счет вашим клиентам.

Компания может использовать повторяющийся счет-фактуру после того, как получит разрешение от клиента на регулярную оплату регулярной суммы. Затем оплата продолжается до даты прекращения действия контракта или до тех пор, пока клиент не решит изменить процесс выставления счетов.

Периодические счета-фактуры часто автоматизированы и зависят от программного обеспечения, которое сделает работу за вас. Просто установите шаблон с деталями клиента и расслабьтесь. Вы можете выбрать автоматическую отправку счета каждый месяц или внести изменения в разовые задания до того, как он будет отправлен клиенту.

Повторяющийся счет-фактура отличается от стандартного по двум основным причинам:

Во-первых , детали стандартного счета зависят от услуги. Каждый стандартный счет индивидуален и оформляется после оказания услуги.

Во- вторых, большинство детали повторяющегося счета определяются заранее и основаны на пакете клиентских нулей в на. Однако детали стандартного счета заполняются после оказания услуги. В некоторых случаях клиент может даже попросить внести изменения в счет.

Регулярный счет-фактура - это основной продукт любого малого бизнеса, который предлагает комплексные услуги через регулярные промежутки времени. В следующем разделе мы рассмотрим некоторые преимущества использования этой биллинговой системы.

Преимущества использования повторяющегося счета

Регулярный счет-фактура помогает вам оптимизировать бухгалтерский процесс. Давайте посмотрим на некоторые преимущества использования этой системы.

1. Улучшает денежный поток

Регулярный счет-фактура обеспечивает доход через определенные промежутки времени. Ваш денежный поток будет стабильно расти ежемесячно, чтобы помочь вам покрыть расходы и издержки за счет регулярных доходов.

Знание суммы денег, которая поступит, также поможет вам сделать точные прогнозы денежных потоков. Это не означает, что повторяющиеся счета должны быть единственной основой для ваших прогнозов движения денежных средств. Тем не менее, это поможет вам узнать, сколько денег вы можете хранить в банке каждый месяц.

Как только вы определите, сколько вы можете зарабатывать каждый месяц, планирование расходов также станет более управляемым. Гарантированный ежемесячный доход может помочь вам принимать обоснованные бизнес-решения о том, где и как планировать свои расходы.

2. Ускорьте платежи.

Одно из самых больших препятствий для малого бизнеса - вовремя получать платежи. Повторяющийся счет-фактура может помочь вам избавиться от бесконечных писем и последующих действий. Поскольку решение о большинстве регулярных платежей определяется заранее, клиент лучше понимает, когда платеж должен быть произведен, и может лучше спланировать его.

Отправляя счета через регулярные промежутки времени, вы можете стимулировать регулярные платежи. Когда клиенты знают, когда они должны заплатить, это может помочь им лучше спланировать график платежей.

Как только будет установлен порядок действий, количество пропущенных платежей, вероятно, станет меньше. Это поможет вам избежать неудобных последующих действий и сэкономит время. Клиенту не нужно помнить об оплате и избегать штрафов за просрочку платежа. Беспроигрышный вариант!

В дополнение к этому, некоторые повторяющиеся счета также позволяют вам привязать кредитную карту клиента. Это поможет сделать процесс оплаты более удобным для обеих сторон.

3. Экономит время

Повторяющийся счет-фактура помогает вам сэкономить время двумя основными способами. Во-первых, вы тратите меньше времени на погоню за платежами. Во-вторых, это поможет вам избежать ежемесячного выставления счетов с нуля.

Независимо от того, настраиваете ли вы свои счета на автоматическую отправку или исправляете черновик, вы помогаете избежать дублирования усилий. Это также поможет вам высвободить ресурсы для других занятий.

Создание нового счета каждый месяц не занимает много времени, но требует затрат на ваши ресурсы. Это верно, особенно для малых предприятий с ограниченными ресурсами. Время можно лучше использовать для других функций, таких как маркетинг и продажи.

4. Делайте меньше ошибок

Каждый раз, создавая счет-фактуру, вы рискуете ошибиться. Создание автоматизированной системы выставления счетов помогает делать меньше ошибок.

Используйте программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, чтобы создать шаблон счета, установить график и при необходимости внести любые изменения. Это помогает вам создать автоматизированный процесс, в котором практически нет места для человеческой ошибки.

Вы можете просмотреть любые изменения, если заказ изменится, но основной счет останется неизменным. Это означает меньше ошибок и больше никакой дублирующей работы.

5. Улучшение отношений с клиентами.

С течением времени своевременное выставление счетов и меньшее количество последующих операций по оплате улучшают отношения с вашим клиентом. Отслеживать платежи может быть неудобно, особенно с постоянными клиентами.

Настройка повторяющегося счета помогает вам и клиенту лучше управлять графиками платежей. Привязав кредитную карту к своим платежным системам, вы уверены в оплате. Это помогает вам сосредоточиться на результатах, а не на погоне за платежами.

Это также помогает клиенту видеть в вас часть его расширенной команды, а не специального поставщика. Выставляя счета через регулярные промежутки времени, вы, как правило, становитесь частью их бюджета и естественным продолжением их процесса планирования.

6. Интеграция и несколько вариантов шлюза

Большая часть программного обеспечения для выставления счетов также позволяет интегрироваться с другими системами, такими как платформы управления взаимоотношениями с клиентами, системы бухгалтерского учета и платежные шлюзы.

Это позволяет вам иметь полный обзор записей по каждому клиенту и способствовать прозрачности. Это позволяет вашей команде лучше видеть клиентов и способствует сотрудничеству.

Программное обеспечение для периодического выставления счетов также позволяет вам выбирать из нескольких вариантов оплаты. В случае выхода из строя одного шлюза клиенты всегда могут выбрать другой режим оплаты. Это дает им гибкость и позволяет обезопасить от любых сбоев и сбоев в одной платежной системе.

Последовательность и точность повторяющегося устройства могут помочь вам составить плавный график платежей. Это приносит пользу как клиенту, так и вам, поскольку экономит время и сокращает количество ненужных последующих действий.

В следующем разделе мы рассмотрим, как настроить систему повторяющихся счетов за свою работу.

Как настроить повторяющийся счет?

Чтобы настроить повторяющийся счет-фактуру, вам сначала необходимо создать счет-фактуру в вашем программном обеспечении. Хотя точные шаги будут зависеть от выбранного вами программного обеспечения, основы останутся прежними.

Возьмем, к примеру, FreshBooks. Первым шагом является создание счета-фактуры, который затем можно преобразовать в шаблон повторяющегося счета-фактуры (изображение ниже).

Чтобы создать повторяющийся счет, выполните следующие действия:

1. Выберите дату

После того, как вы создадите счет, вам нужно установить дату и периодичность для счета. В повторяющемся графике выберите дату следующего выпуска, когда будет создан первый счет.

Дата обычно последний или начало месяца, в зависимости от вашего контракта. Затем введите, как часто вы хотите, чтобы счет создавался. Вы можете выбрать годовой, ежемесячный или еженедельный варианты. Это также позволяет вам установить индивидуальный диапазон, например, каждые шесть недель.

Затем укажите, сколько счетов вам понадобится. Это будет зависеть от продолжительности вашего контракта и варьироваться от бесконечного (более расширенные контракты) до x количества счетов-фактур (более мелкие проекты).

2. Вставьте работу с подсчетом

После того, как вы установите дату, добавьте работу, которая будет выставлена ​​клиенту. Здесь вы можете добавить примечания, штрафы за просрочку платежа или другие условия, относящиеся к клиенту.

Программа биллинга также позволяет автоматически добавлять все работы и расходы, связанные с конкретным клиентом. При настройке повторяющегося счета нажмите кнопку «Добавить строку», а затем выберите «импортировать время и расходы, не выставленные на счет» (изображение ниже).

Здесь вы можете выбрать один из трех вариантов: все время и расходы без счета, только время без счета или только расходы без счета. Установите период для этих расходов, и программа будет автоматически отслеживать все расходы и время для создания вашего счета.

3. Включите общую сумму

Затем укажите общую сумму, причитающуюся клиенту. Окончательная сумма будет включать все расходы и время, отслеживаемые в течение определенного периода.

Здесь вы также можете добавить дополнительную плату или выполненную работу. Сумма счета будет отображаться в шаблоне повторяющегося счета, как показано на изображении выше.

4. Добавьте клиента, к которому он относится, и настройте его на повторяющийся

Чтобы начать регулярный счет, добавьте клиента. В параметрах доставки выберите «отправлять счета автоматически» или «создавать черновики счетов и отправлять вручную». Второй вариант предназначен для тех счетов-фактур, в которых вам может потребоваться добавить дополнительную работу или время, потраченное на проект в течение заданного интервала.

Установите счет на повторяющийся. Вы можете легко просмотреть шаблоны повторяющихся счетов (как показано на изображении выше).

Как только шаблон повторяющегося счета будет исправлен, просто расслабьтесь и позвольте программе позаботиться об этом. Хотя большинство программ предлагает широкий спектр услуг, некоторые передовые методы могут помочь вам максимально эффективно использовать эту биллинговую систему.

В следующем разделе мы рассмотрим несколько советов, которые следует учитывать при разработке системы регулярного выставления счетов.

Рекомендации по повторяющимся счетам

В большинстве повторяющихся программ уже есть стандартные меры, которые помогут вам создать эффективную систему. Однако некоторые аспекты, например, когда выставлять счет и как наилучшим образом защитить ваши платежи, могут помочь вам создать герметичную систему платежей и создать прозрачную систему, которая принесет пользу как вам, так и клиенту.

Получите максимум пользы от программного обеспечения, запомнив несколько советов. Это поможет вам еще больше упростить платежный цикл.

1. Время выставления счета

У компаний разные платежные циклы: одни предпочитают начало месяца, другие часто платят своим сотрудникам и поставщикам в конце месяца. Убедитесь, что вы согласовываете свой платежный цикл в соответствии со стандартами в вашем регионе.

Поскольку повторяющиеся счета - это все о создании здоровой процедуры оплаты, планирование платежей с учетом их естественной схемы оплаты поможет вашему бизнесу. Клиент, скорее всего, увидит в вас продолжение своих внутренних платежей.

2. Всегда получайте письменное подтверждение повторного выставления счетов.

При повторном выставлении счетов используются данные кредитной карты клиента и другие данные. Вдобавок убедитесь, что у вас есть письменное согласие клиента на регулярное выставление счетов.

Хотя ваш основной контракт может охватывать период выставления счетов, наличие письменного соглашения об использовании их финансовой информации - отличный способ избежать любых споров в дальнейшем.

Также следует указать, когда вы будете снимать деньги, на какой срок и согласованный платеж.

3. Разовые работы по контракту.

Периодические счета-фактуры обычно используются для пакетных пакетов, но иногда вы также можете выполнять разовые задания для клиента в определенный месяц.

Убедитесь, что вы указали это в своем письменном соглашении. Здесь нужно учесть две вещи. Во-первых, будете ли вы использовать тот же метод оплаты. Во-вторых, разовая работа будет оплачиваться вместе с услугами по подписке.

Подходит ли вашему бизнесу регулярный счет-фактура?

Независимо от того, являетесь ли вы платформой электронной коммерции или компанией-разработчиком программного обеспечения, система повторяющихся счетов подходит для любого бизнеса. Возможно, это лучший вариант для компаний, предоставляющих регулярные услуги.

Это отличный способ автоматизировать и ускорить процесс оплаты и принести пользу как вам, так и клиенту. Это помогает им планировать свои расходы и устанавливать график платежей клиента, помогая им избежать штрафов за просрочку платежа и других сборов.

Вот некоторые из видов бизнеса, которые могут получить значительную выгоду от системы регулярного выставления счетов:

• Компании, предоставляющие ежемесячные услуги, такие как агентство цифрового маркетинга с фиксированным количеством публикаций или целей по содержанию.
• Компании по ежемесячному обслуживанию, которые предлагают поддержку, например, техническое обслуживание программного обеспечения и оборудования.
• Компании, предлагающие ежемесячное обучение или обучающие семинары. Обычно это фиксированное количество сеансов, проводимых через равные промежутки времени.
• Компании-разработчики программного обеспечения, предлагающие услуги или пакеты по подписке за лицензионную плату или ежемесячный план.

Самое лучшее в повторяющихся счетах - это то, что они гибкие и могут быть адаптированы к вашим потребностям. Например, если у вас сезонный бизнес или вы прекращаете обслуживание клиента, просто приостановите периодический счет и перезапустите его, когда вернетесь.

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или представителем малого бизнеса, система регулярного выставления счетов - отличный способ выработать здоровую привычку платить. Это не только защищает ваши платежи, но также помогает регулярно выставлять счета. Если вы хотите уведомить клиентов об их платеже, легко отправить повторяющееся электронное письмо одновременно с повторяющимся счетом-фактурой.

В заключение

Система регулярного выставления счетов - отличный способ избежать задержек с платежами и создать здоровую процедуру оплаты. Это поможет вам сэкономить время, сделать меньше ошибок и создать здоровый денежный поток для вашего бизнеса.

Это помогает клиенту спланировать свои расходы, а с меньшим количеством обращений за платежами это приводит к лучшим рабочим отношениям с вами. Поскольку система требует предварительной авторизации для платежей, это также помогает вам быть уверенным в своих платежах.

В зависимости от вашего программного обеспечения вы можете создать график выставления счетов. Просто создайте шаблон и позвольте программе заполнить детали. Затем он автоматически отправит счет вашим клиентам, как часы.

Убедитесь, что вы получили письменное разрешение на использование финансовых данных клиента. Планирование графика выставления счетов с учетом их платежных циклов также помогает создать эффективную систему. И так, чего же ты ждешь? Настройте свою систему сегодня!

Вести беседу...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе на Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!

Джимми Родригес - главный операционный директор Shift4Shop, полностью бесплатного решения для электронной коммерции корпоративного уровня. Он стремится помочь интернет-магазинам добиться успеха в Интернете, разрабатывая стратегии цифрового маркетинга и оптимизируя процесс покупок, которые стимулируют конверсии и повышают эффективность бизнеса.
Читайте больше от Джимми.