13 удаленных компаний делятся своими любимыми инструментами для совместной работы [сводка экспертов]
Опубликовано: 2020-12-16В последние годы во многих отраслях наблюдается рост удаленной работы. Он имеет множество преимуществ: удобство, экономию времени и денег, повышение производительности, повышение концентрации внимания и гибкости. Для 65% работников работа на дому - это повод еще больше любить свою работу. Согласно исследованию FlexJobs, удаленная работа является наиболее востребованным типом гибкого графика работы (80%), за ним следует гибкий график (71%).
Однако для владельцев бизнеса в 2020 году переключение вашей компании на удаленный режим - полностью или частично - может стать стратегией выживания по еще большему количеству причин. Теперь это не только умный способ сократить расходы, запустить транснациональные операции, работать с иностранными партнерами. Удаленная работа - это также способ адаптироваться и обеспечить вашей команде необходимое социальное дистанцирование для борьбы с глобальной пандемией.
К счастью, существует достаточно инструментов и платформ, которые обеспечивают бесперебойную работу в Интернете и общение по работе. Когда вы управляете удаленными сотрудниками, важно знать, какие инструменты повышения производительности и инструменты для совместной работы в Интернете использовать и как они помогут вам управлять своей компанией из любого места.
Мы попросили 13 удаленных компаний поделиться своими любимыми инструментами совместной работы, которые вы можете использовать для своего бизнеса.
Джонатан Холлоуэй, без экзамена
Как компания, которая полностью удалена, мы во многом полагаемся на набор продуктов Google для совместной работы. Таблицы Google и документы Google очень важны для нас. В их наборе есть все, что нам нужно, от видеочата до конференц-связи, обмена файлами и совместной работы с документами.
В прошлом мы пробовали другие продукты, такие как Slack, Trello и Airtable. Мы обнаружили, что проще иметь одно место, куда можно обратиться для всех наших нужд, вместо того, чтобы управлять несколькими различными службами.
Мы работаем с 2013 года, а в 2015 году полностью перешли на удаленную работу. Мы - брокерская компания по цифровому страхованию жизни. Нам было легче работать с более высокими дистанционными продавцами, поскольку мы изо всех сил пытались найти квалифицированных специалистов в нашем районе. С тех пор мы решили, что требовать, чтобы люди заходили в офис, не нужно. Это привилегия №1, которую вы можете предоставить сотрудникам.
Джонатан Холлоуэй
Джонатан - соучредитель No Exam, брокерской компании по цифровому страхованию жизни.
Кэти Хорган, помощник по благотворительности
Мы постоянно думаем о способах связи с нашими удаленными сотрудниками. Два наших основных инструмента - это Slack и Google Hangouts, поскольку каждый из них служит разным целям.
Мы используем выделенные каналы Slack для обмена мгновенными сообщениями на наши пульты, к которым приглашается вся компания.
Для видеочатов мы по возможности используем Google Hangouts.
Кэти Хорган
Кэти является соучредителем и вице-президентом по развитию бизнеса в программе Certified B Corp и программе вознаграждений за покупки GivingAssistant.org. Она специализируется на выявлении, разработке и выводе на рынок новых идей.
Грег Мерсер, разведчик джунглей
До прошлого года мы были полностью удаленной командой, и даже сейчас только около половины команды работает в офисах (базирующихся в Остине, Ванкувере и Шэньчжэне).
Как команда, мы активно используем Slack , Zoom , Airtable и Google Drive . Мы используем Slack для быстрого и повседневного общения, а также для того, чтобы отмечать дни рождения, достижения или случайные подшучивания. Мы используем Zoom для любых встреч. Airtable используется для отслеживания индивидуальных и командных задач, а также прогресса, достигнутого в конкретном проекте. Что касается обмена файлами, мы считаем, что Google Диск - это самый простой способ совместного использования и совместной работы, как мы часто делаем в команде.
Грег Мерсер
Грег - основатель и генеральный директор Jungle Scout. Грег начинал как продавец на Amazon и быстро осознал, насколько сложно проводить исследования продукта, поэтому он основал Jungle Scout, программное обеспечение для исследования продуктов, чтобы помочь другим продавцам Amazon начать и развивать свой бизнес.
Рианнон Пейн, Sea Foam Media
Для обеспечения бесперебойной работы внутренних бизнес-процессов и процессов продаж мы используем следующие инструменты:
- Trello (управление проектами и задачами)
- Slack (внутреннее общение)
- Telegram (общение с внешним клиентом)
- Гугл документы
- Qwilr (предложения клиентов)
- HelloSign (контракты)
- MailChimp (рассылки по электронной почте)
Trello - настоящий MVP здесь, потому что он позволяет нам оставаться гибкими и масштабируемыми, поскольку он такой простой, но легко настраиваемый. Мой руководитель проекта и я потратили много времени за последний год на A / B-тестирование различных стратегий для максимально эффективного использования Trello, и теперь мы хорошо наладили наши процессы, но всегда открыты для новых идей по оптимизации. вещи дальше.
Я также настроил доски Trello специально, чтобы помочь мне управлять нашей воронкой продаж, поскольку у нас постоянно появляется множество новых потенциальных клиентов и возможностей для партнерства. Также помогает то, что Trello можно использовать бесплатно, а поскольку мы уже много тратим на другие инструменты, такие как Premium Slack, эта ежемесячная экономия затрат имеет большое значение.
Для тех, кто только начинает работать с Trello, это иногда может быть пугающим, потому что он * очень * настраиваемый. Я рекомендую посмотреть обучающие видео на YouTube о том, как начать настраивать доски, списки, карточки и контрольные списки для вашей команды. Вы также можете использовать доски просто для того, чтобы отбросить свои творческие идеи и составить список личных задач, которые нужно выполнить!
Рианнон Пейн
С 2012 года я создавал и управляю удаленными распределенными командами численностью до 50 человек. Это моя страсть, и в настоящее время я пишу книгу о новой распределенной рабочей силе, которая будет опубликована 1 июня. В прошлом году я выступал на эту тему на конференциях в Амстердаме и Сан-Франциско, а в этом году буду читать лекции / дискуссии по этой теме в ООН, Сан-Франциско и Великобритании.
Давид Александр, Мазепресс
Как веб-разработчик и специалист по цифровому маркетингу, работающий с командой фрилансеров и клиентов по всему миру, для нас жизненно важно использовать инструменты для совместной работы, чтобы наша работа выполнялась максимально эффективно.
Мы выбрали Asana из-за его удобного пользовательского интерфейса и того, насколько легко он помогает привлекать новых коллег и клиентов.
Asana предоставляет все необходимые функции, такие как управление задачами, календари, контрольные списки, которые мы можем повторно использовать, и отчеты о ходе выполнения, но также может расширяться, чтобы мы могли настроить рабочий процесс, включив в него настраиваемые поля, зависимости задач и другие функции, которые также часто необходимы нам для работать в меру своих возможностей.
Количество компаний, с которыми я контактирую, по-прежнему полагаются на внутреннюю электронную почту как на основное средство общения в команде, поразительно, и я постоянно указываю на это как на фундаментальную неэффективность, которую следует исправить.
Ответ? Использовать инструменты управления проектами и совместной работы, позволяющие более детально обсуждать конкретные детали, а не длинные электронные письма, в которых детали часто теряются.
Есть много отличных инструментов, но для нас Asana ставит галочки во всех полях, но мы также используем интеграции, такие как Google Drive , Evernote и другие внешние сервисы, которые могут работать в сговоре с Asana.
Дэвид Александр
Дэвид - специалист по цифровому маркетингу и «веб-парень» с более чем десятилетним опытом, помогая малым и средним предприятиям и отдельным лицам использовать технологии не только для выживания, но и для процветания в новой цифровой экосистеме. Он также документирует свои эксперименты, неудачи и интересные инструменты в Mazepress. Он полный ботаник, который начал программировать в 13 лет, но, по правде говоря, многие предпочитают искусство. Дэвид также был сторонником криптовалют, децентрализации и технологии блокчейн.
Грег Дорбан, Леджер Беннетт
Ledger Bennett - отмеченное наградами международное маркетинговое агентство B2B, обслуживающее глобальные предприятия и расширяющиеся предприятия. Мы создали культуру удаленной работы и сотрудничества, чтобы помочь нам предоставлять более качественное обслуживание вашим клиентам. В четырех офисах (2 Великобритании и 2 США), наряду с работой из клиентских офисов, удаленных мест и работы из дома, у нас регулярно будет 50% сотрудников в отдельных местах в определенный день.
Одна из самых больших проблем, с которыми мы столкнулись, - это стимулирование сотрудничества, своевременный вклад специалистов и видимость для всех заинтересованных сторон проекта. Поскольку это сервисный бизнес, а не стандартные продукты, это усугубляется тем, что в разных местах разница во времени составляет 8 часов.
Мы используем набор инструментов, чтобы помочь нам в этом. Внутри компании мы используем Asana для назначения задач и Synergist для планирования мощностей. Мы также используем комбинацию Slack , WhatsApp и Skype (независимо от того, что использует наш клиент) для улучшения совместной работы не только внутри компании, но и за ее пределами с клиентами.
Но, безусловно, самая важная часть - это наша политика в отношении обязательных видеокамер на всех звонках. Мы постоянно в группах Skype и на видеозвонках, даже оставление голосовых сообщений по видео кратковременно. Такая видимость лицом к лицу не только важна для построения нашей культуры как единой команды компании, независимо от местоположения, но и помогает более эффективно сообщать нюансы того, чего мы пытаемся достичь.
Общий положительный момент заключается в том, что можно быстрее развернуть работу за счет удвоения рабочих дней, что дает почти 24-часовой охват и более широкий плавильный котел опыта и знаний, чем это возможно в одном месте.
Грег Дорбан
Грег Дорбан прошел путь от стажера до владельца бизнеса в многонациональном маркетинговом агентстве чуть более чем за 5 лет. Он возглавляет стратегию в Ledger Bennett и является активным инвестором в стартапы, недвижимость и новые технологии.
Натали Афанасиадис, Ormi Media
Наш любимый инструмент - это все, что подпадает под действие G Suite . У нас есть эксперты, которые работают над проектами в разных часовых поясах, поэтому организованность является ключом к нашей эффективности.
Мы используем таблицы Google для управления проектами и кампаниями, задачи для распределения действий по команде, мы используем Hangouts для совместной работы и общения. Это, безусловно, лучший инструмент, который мы используем, и, поскольку все это под одной крышей, у нас нет 100 различных вкладок и открытых инструментов. Мы можем делать все на нашей вкладке электронной почты и в любых таблицах конкретной кампании.
Натали Афанасиадис
Натали - владелица и руководитель отдела развития Ormi Media. Она цифровой маркетолог и SEO-специалист, работающая с компаниями по всему миру.
Крисантос Хаджибрахим, Prodoscore
Prodoscore - полностью «виртуальная» компания, в которой работают сотрудники из США. Как вы понимаете, инструменты для совместной работы очень важны для нас, чтобы оставаться на связи и оперативно решать все важные вопросы.
В качестве пакета для совместной работы мы выбрали G-Suite от Google, и это очень хорошо зарекомендовало себя. Он доступен по цене, профессионален и прост в использовании - масштабируется по мере необходимости для удовлетворения всех наших требований к коммуникациям. Лучшее качество - нам никогда не придется беспокоиться о потере документов или их быстром поиске, даже если автором был кто-то другой.
Крисантос Хаджибрахим
Как высоко целеустремленный, технологически подкованный новатор, предприниматель и провидец, Crisantos основал две облачные компании и часто выступает на отраслевых мероприятиях.
Олли Смит, ExpertSure
Как полностью удаленная компания с нашей командой, расположенной на другом конце света, нам нужны отличные инструменты для совместной работы в Интернете, которые позволят нам работать как эффективная команда. Моим отличником должно быть приложение Slack . Этот фантастический инструмент помогает нам:
- Поощрение сотрудничества - это устраняет многие препятствия, которые традиционно мешали прозрачности и сотрудничеству. Как основатель и генеральный директор, это дает мне представление о том, что думает моя команда, при этом не мешая их ролям.
- Он вдвое сократил веб-трафик - Slack устраняет большую часть того, что использовалось для заполнения моего почтового ящика.
- Это позволило мне упростить индивидуальный процесс - это позволяет мне легко назначать индивидуальные встречи и действует как историческая запись любого разговора с любым членом команды.
Олли Смит
Мой предпринимательский путь начался в нежном возрасте 18 лет, когда я получил ссуду от Фонда принца Чарльза для молодых предпринимателей. С тех пор я успешно управлял своей нынешней компанией в течение последних 8 лет.
Эмбер Хиндс, Креатив Road Warrior
Инструмент №1, который позволяет нашей команде эффективно сотрудничать, - это, без сомнения , Basecamp . Я с содроганием вспоминаю дни до того, как мы внедрили инструмент управления проектами в наши процессы, и боялся бы вернуться к ним.
Basecamp - это централизованный центр для всех наших коммуникаций как внутри компании, так и с клиентами, он хранит все документированные и календарные планы - он держит нас в соответствии с графиком и организован, и настолько полезен, что мы с моим партнером даже разделяем проект Basecamp для управления нашими личными жизнь!
Два других инструмента, которые полезны для нашей удаленной команды, включают G Suite , который позволяет легко работать над документами в реальном времени, и Zoom , с помощью которого мы проводим личные встречи команды и клиентов.
Помимо этих инструментов, мы также создали и постоянно дополняем внутреннюю базу знаний / руководство по работе с сотрудниками, построенную как защищенный паролем сайт WordPress. Документирование процессов и стандартов было жизненно важным для нашего успеха и сведения к минимуму времени выхода на рынок, когда новый сотрудник приходит на работу.
Поскольку у нас нет возможности позволить новым сотрудникам затенять своих коллег в первые дни их работы, наличие хорошо задокументированных процессов жизненно важно для плавного привлечения новых членов команды. Многие люди могут не осознавать, что WordPress можно использовать для интрасетей или других закрытых веб-сайтов, но это отличный инструмент для всех видов использования, который идеально подходил для наших нужд, когда мы создавали руководство по эксплуатации.
Янтарь Hinds
Я креативный директор и генеральный директор Road Warrior Creative, агентства цифрового маркетинга, которое специализируется на пищевых брендах и общественных организациях.
Хамна Амджад, всадник
Будучи удаленной командой, мы используем ряд инструментов для совместной работы, чтобы гарантировать, что все члены нашей команды находятся на одной странице и все согласовано в соответствии с повесткой дня нашей компании. Наши наиболее широко используемые инструменты - это Документы Google для документации, Slack для общения и Google Диск для обмена файлами. Но недавно мы начали использовать Trello, и нам нравится, как он помогает управлять нашим рабочим процессом, улучшать совместную работу и повышать нашу продуктивность.
Мы используем доски, списки и карточки Trello для организации и определения приоритетов наших проектов. Вы можете составлять списки дел, делегировать задачи и оставлять отзывы другим. Это помогло нам избавиться от множества взаимных писем, сэкономив время, чтобы сосредоточиться на более важных вещах. Мы легко можем увидеть на доске, над каким проектом кто-то работает, и его успехи. Это помогает нам оставаться в курсе дел и работать более эффективно. Кроме того, Trello можно интегрировать с другими нашими любимыми инструментами, такими как Google Drive, Slack и Evernote, что является огромным плюсом.
Хамна Амджад
Я менеджер сообщества в Ridester, который посещают 0,65 миллиона человек в месяц. Райдестер упоминался в нескольких ведущих изданиях, включая Entrepreneur, Inc, Forbes, Reader's Digest. Ridester - это полностью удаленная компания, все сотрудники которой работают удаленно из разных стран.
Сиддхартха Гупта, Мерсер-Меттл
- Рабочее место через Facebook
С помощью Workplace by Facebook вы просто отделены от членов своей команды расстоянием, а не продуктивностью и вовлеченностью. Часто удаленные сотрудники пропускают какие-то забавные занятия, но с бесшовными функциями и процессами с поддержкой ИИ все выглядит очень просто. Рабочее место интересно использовать, так как оно так же интересно, как и любая социальная сеть.
Вы постоянно получаете обновления на портале новостей, можете в любое время запускать прямую трансляцию видео, проводить видеоконференции и использовать мгновенные сообщения - все на всех устройствах - будь то мобильный телефон, ноутбук или планшет. В качестве надстройки вы также можете исправить другие инструменты, такие как Office 365, и отслеживать различные проблемы на ходу.
WhatsApp часто игнорируют из-за его статуса профессионального спасителя. Его недооценивают, но его повсеместность и доступность делают его одним из самых любимых и зависимых от инструментов во всем мире - вы можете создавать рабочие группы для различных проектов, отправлять сообщения людям о ходе работы, обмениваться изображениями и видео, а также проводить видеоконференции. Это самый простой инструмент, который очень помогает людям в их профессиональных начинаниях и обязательствах.
- Асана
Если ваша профессиональная жизнь сильно зависит от командной работы - отчитываться перед менеджером или у вас есть люди, отчитывающиеся перед вами - и вам нужны постоянные обновления от них во время удаленной работы - Asana - это то, что вам нужно. Он имеет множество применений в ваших профессиональных начинаниях, так как вы можете легко проверить, что происходит, сколько проектов было завершено, кто все еще ожидает с их стороны отправки работы, и даже прикреплять и проверять различные вложения, такие как документы, графика и видео. все за один раз.
Сиддхартха Гупта
Сиддхартха Гупта - главный исполнительный директор Mercer-Mettl, компании, занимающейся кадровыми технологиями, и ведущей фирмы по оценке талантов, которая позволяет предприятиям принимать точные кадровые решения в области найма, управления и обучения талантов в отраслевых вертикалях.
Уильям Липовский, Финансы за первый квартал
В First Quarter Finance наш любимый инструмент онлайн-сотрудничества - Slack . Наша полностью удаленная команда исследователей, писателей и редакторов постоянно использует Slack как для совместной работы, так и для общения. Редакторы могут обмениваться информацией и идеями друг с другом и с нашими авторами, одновременно отправляя черновик через несколько раундов редактирования. Как команда, мы можем обсуждать такие вещи, как руководство по стилю или изменения политики, со всеми, предоставляя равные возможности поделиться своим мнением, что может быть невозможно при многолюдной видеоконференции или голосовом вызове.
Slack как средство коммуникации является неотъемлемой частью нашего повседневного рабочего процесса, и преимущества Slack для удаленной организации очевидны. Когда команда разбросана по всему миру, мы не можем заходить друг к другу в офисы или собираться в конференц-зале для обмена информацией. Slack позволяет нам быстро и эффективно решать любые проблемы или вопросы, как индивидуально, так и в группе. Нет более быстрого способа убедиться, что наши сотрудники в курсе новых политик или проектов, чем отправить сообщение Slack всем, кто нуждается в уведомлении.
Уильям Липовский
Уильям Липовский начал инвестировать в фондовый рынок в 10 лет. Когда он закончил колледж в 21 год, он выписал чек на погашение ссуды на 16 500 долларов. Уильям владеет First Quarter Finance, ведущим веб-сайтом с информацией для потребителей.
Вот и все - самые любимые инструменты онлайн-сотрудничества, которыми пользуются удаленные компании, с которыми мы беседовали. Какие инструменты онлайн-сотрудничества вы используете для ведения бизнеса? Дайте нам знать в комментариях ниже!