Улучшите свой учет, используя номера SKU

Ваш бухгалтерский учет и финансовое отслеживание жизненно важны для общего состояния вашего бизнеса. Тем не менее, это пугает, чтобы вычислить огромное количество переменных, которые играют роль в определении ваших финансов. Все, от банкиров, с которыми вы работаете, до нанятых вами сотрудников, влияет на прибыльность. И малейшая ошибка в учете может существенно повлиять на ваши цифры.

Разработка и регулярное использование номеров SKU — один из лучших инструментов, которые ваш малый бизнес или подработка может использовать для улучшения бухгалтерского учета (и прибыльности).

SKU, UPC и серийные номера

Номера SKU могут показаться не очень интересными или очень важными для вашего итогового учета. Однако, как только вы увидите, насколько глубоко они интегрированы в ваши бизнес-операции, вы поймете их ценность.

Во-первых, вам нужно знать, что определяет номер SKU. SKU расшифровывается как «единица хранения запасов». Это код, состоящий из букв и цифр и обычно состоящий из шести-восьми символов. Эти цифры предназначены для отслеживания запасов. Они широко используются как в программном обеспечении для управления запасами и торговых точек (PoS), так и в программном обеспечении для бухгалтерского учета.

На этом этапе вас может смутить то, как номера SKU отличаются от UPC (универсальных кодов продуктов) или серийных номеров. UPC — это 12-значные числа, которые располагаются внизу штрих-кодов на различных продуктах. UPC, как следует из названия, универсальны и не могут быть уникальными для какого-то одного магазина. Другими словами, две компании, продающие одни и те же продукты, будут использовать один и тот же UPC для данного продукта, но, вероятно, будут иметь два разных артикула.

Серийные номера уникальны для каждого отдельного продукта. Они обычно используются для электроники и других дорогих товаров. Если в вашем магазине продается 20 ноутбуков одной марки и модели, все они будут иметь одинаковые UPC и SKU. Но у каждого из этих 20 ноутбуков будет свой серийный номер.

Преимущества для бухгалтерского процесса

Итак, почему номера SKU хороши для бухгалтерского учета вашего бизнеса?

• Отслеживание потерь

  Во-первых, SKU — один из лучших ресурсов для отслеживания убытков. Поскольку каждый номер SKU позволяет вам отслеживать входящие продукты и отслеживать их быстро и легко на протяжении всего пути к клиентам, легко определить, где и как исчезают ваши продукты.

• Решения на основе инвентаризации

  Ошибки управления запасами являются одной из трех основных причин потери прибыли в розничном бизнесе. Тем не менее, SKU значительно упрощают отслеживание запасов в каждом из ваших магазинов. Это становится критически важным, чем больше продуктов вам нужно отслеживать и чем больше у вас местоположений. Благодаря точным инвентарным номерам, полученным в результате в значительной степени автоматизированного процесса, ваша команда сможет принимать более взвешенные решения о хранении. Вы потеряете меньше продуктов, у вас будет более надежный запас в каждом из ваших филиалов, и у вас будет меньше шансов сделать плохой звонок в отдел разработки.

• Расположение отдельных предметов

  Бухгалтерский учет также может определять расширенную статистику на основе местонахождения различных предметов. Например, они могут видеть, какие магазины заказывают наибольшее количество каждого продукта, и определять, где большинство продуктов теряется. В качестве дополнительного бонуса менеджерам склада и продавцам в магазинах будет намного проще отслеживать отдельные товары. Это может значительно увеличить вашу скорость и доходность.

• Точность отчетности

  Вы знаете, как важна точность отчетов, и SKU могут сделать эти отчеты намного более точными. Поскольку вы будете регулярно сканировать свои товары на протяжении всей операции с уникальными номерами для каждого товара, вам не придется так сильно беспокоиться о вводящей в заблуждение или ошибочной информации. Это помогает создавать более последовательные и надежные прогнозы доходов. Кроме того, это позволяет принимать более разумные бухгалтерские решения.

• Обслуживание клиентов и маркетинг

  Хотя это и не связано напрямую с бухгалтерским учетом, также важно отметить преимущества SKU для маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. SKU могут помочь вам узнать, какие продукты покупают чаще всего (и как). Эта информация может быть использована для создания целевой рекламы. Они также могут улучшить наш опыт работы в магазине, поскольку вы сможете быстрее находить товары в магазине или заказывать их в правильных местах.

Создание номеров SKU

Вы можете создавать SKU любым способом; нет никаких фундаментальных ограничений на то, какое форматирование вы используете или сколько символов должно быть включено. При выборе формата обязательно учитывайте приложение, для которого вы используете номера SKU. Например, если вы считаете, что вашим кассирам нужно будет запоминать SKU, рекомендуется сделать их короткими, легко читаемыми и запоминающимися. Но если вы работаете в основном на складах и у вас много разных продуктов, более длинные номера SKU могут быть выгодны.

После того, как вы определитесь с длиной, выберите формат, который позволит вам встроить определенный уровень смысла в каждый раздел вашего кода SKU. Вы можете разделить свой код на три части — начало, середину и конец — и связать каждую из этих частей с различным элементом смысла. Например, у вас могут быть первые две цифры, представляющие общую категорию элемента, вторые три цифры, представляющие конкретную категорию элемента, а последняя группа цифр представляет некоторый последовательный порядок.

Вы можете рассмотреть множество различных назначений и обозначений, в том числе:

• Назначение и расположение магазина. Отслеживайте, какие продукты принадлежат какому магазину, месту или отделу, где они хранятся.
• Идентификатор подкатегории. Вы также можете создавать группы номеров, которые идентифицируют подкатегорию. Это могут быть «фрукты» или «овощи» из категории «продукты».
• Идентификатор варианта. Последний набор цифр или букв должен использовать тонкие различия между различными продуктами, такие как цвет, размер или тип товара.

Разные советы по SKU

Чтобы получить максимальную отдачу от номеров SKU, попробуйте следующие советы:

• Вы можете снова использовать SKU.

  Здравый смысл может подсказать вам, что однажды воспользовавшись определенным номером SKU, вы больше никогда не сможете его использовать. В конце концов, это должны быть уникальные идентификаторы. Пока вы ждете несколько лет между циркулирующими товарами, вы сможете использовать старые номера SKU для новых продуктов. Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться, — это клиенты, возвращающие товары, которым несколько лет, которых больше нет в вашей базе данных.

• Начинайте артикулы с букв и точно не с нуля.

  При присвоении номеров SKU рекомендуется начинать их с букв. Это поможет вашей команде бухгалтеров легче выбрать их в электронной таблице, которая, вероятно, полна других чисел. Пока вы это делаете, убедитесь, что ваши номера SKU не начинаются с нуля. Это связано с тем, что некоторые приложения и программное обеспечение неправильно интерпретируют ваш ноль как «ничего», что приводит к ошибкам.

• Работайте от широкого к частному.

  Номер SKU должен начинаться с самой широкой категории самого высокого уровня. Последующие разделы чисел должны постепенно работать, чтобы стать более конкретными. В конечном итоге это приводит к наиболее конкретной и узкой категории, которую вы можете квалифицировать.

• Избегайте букв, похожих на цифры.

  Вы можете автоматически сканировать некоторые SKU. Бухгалтеры должны вводить другие данные вручную или просматривать их в электронных таблицах. Соответственно, вы можете сократить количество ошибок, специально избегая букв, похожих на цифры. Например, буква «И» выглядит как цифра «1», а буква «О» — как цифра «0».

• Избегайте использования номеров производителей.

  Для простоты вы можете использовать номера производителей — или их элементы — как свои собственные. Однако преимуществ у этой стратегии немного. Помните, что номера SKU должны быть уникальными для каждого бизнеса. Таким образом, дублирование SKU из другой компании может привести к путанице.

• Не вкладывайте смысл в свои SKU.

  Хотя наполнение некоторых разделов ваших номеров SKU смыслом — например, использование «GRC» для «продуктов» — хорошая идея, но не стоит перегружать ваши SKU смыслом. Это часто приводит к тому, что SKU содержат слишком много цифр. Это создает больше путаницы для вашего бухгалтерского персонала.

• Сократите SKU для ручного ввода.

  Если вы собираетесь вручную вводить свои SKU, постарайтесь свести к минимуму количество используемых символов. Чем короче строка символов в SKU, тем легче людям будет ее запомнить и тем меньше времени потребуется для ввода. Это сэкономит вашей команде массу времени и хлопот.

Использование номеров SKU для контроля финансов вашего бизнеса — одно из лучших решений, которые вы можете принять для своего бренда, особенно если у вас есть широкий спектр продуктов для отслеживания в разных местах. Требуется время, чтобы настроить систему, способную сканировать, отслеживать и анализировать их. Тем не менее, это стоит усилий.

Публикуется с разрешения. Оригинал здесь

Изображение: Due.com