12 советов, как построить и улучшить командное время

Хотя существуют сотни статей и публикаций по тайм-менеджменту, многие из них посвящены личности. И хотя мы можем улучшить то, как мы отслеживаем время для себя, это не обязательно означает, что мы будем делать то же самое, когда нам необходимо отслеживать время как команда. Это требует немного другого мышления и подхода.

Вот несколько советов, которые помогут вам понять, как отслеживать и управлять временем в команде, или если вы просто хотите его улучшить.

Почему в команде так важен тайм-менеджмент?

Во-первых, мы должны кратко рассмотреть, как правильное командное управление помогает общему рабочему процессу и межгрупповым отношениям.

Снижает стресс

Эксперты часто предупреждают, что плохое управление временем на самом деле приводит к стрессу. И дело не только в пропущенных сроках или сверхурочной работе.

Когда люди плохо распоряжаются своим временем и не могут расставить приоритеты для своих задач, это неизбежно приводит к чувству подавленности. Переполнение вызывает нервозность, страх упустить важную информацию или задачи, подслушивать или неправильно истолковывать ситуации и т. Д. Вместе они могут заставить мозг человека перейти в «панический режим» и либо совершить ошибки, либо разрушиться под давлением.

А внутри команды разные люди будут по-разному реагировать на стресс, вызванный плохим управлением временем. Это может вызвать межгрупповой конфликт, поскольку человек A может обвинить человека B в том, что он слишком расслаблен, или человек B может обвинить человека A в том, что он слишком невротичен.

Таким образом, хорошее управление временем на командном уровне может значительно улучшить командную динамику и уменьшить рабочий стресс, с которым они сталкиваются ежедневно.

Держит всех в курсе

Даже сегодня прозрачность - огромная проблема. Даже несмотря на то, что все приложения и сервисы предназначены для того, чтобы помочь нам отслеживать, чем все заняты в любой момент, мы все еще в неведении, когда дело касается части работы наших коллег. А общение по поводу выполнения задач, конечно же, жизненно важно для здоровья команды и самого проекта.

Одним из преимуществ формирования привычки командного управления временем является повышение прозрачности. Когда все отслеживают, над чем они работают и что находится на тарелке их коллег, расставлять приоритеты становится проще. В групповом чате будет меньше подталкиваний и советов, чтобы сообщить о прогрессе, и, конечно, меньше встреч.

Дает всем знать, как продвигается проект

Как только команда начнет коллективно отслеживать свое время, вы сможете со временем увидеть более широкую картину. Становится легче следить за ходом проекта, и, кроме того, отпадает необходимость спрашивать, как все идет. Создавать отчеты и проводить собрания намного проще.

Члены команды начнут понимать, как их тайм-менеджмент отражается на проекте в целом. Их коллеги тоже смогут это увидеть и своевременно решить любые проблемы.

Улучшает сотрудничество

Люди более склонны помогать друг другу, когда они находятся в одной пресловутой лодке. Когда команда отслеживает свое время и учится управлять им вместе, они с большей вероятностью поделятся своими советами и поддержат друг друга, когда случаются ошибки.

Пока вы создаете здоровую среду обучения, ваша команда станет намного лучше благодаря обучению управлению временем.

Как улучшить тайм-менеджмент на рабочем месте

1. Отслеживайте время, чтобы узнать, где вы находитесь

Вы можете начать улучшать управление временем своей команды, заставив их отслеживать время индивидуально. Каждый должен начать нести ответственность за свое время, прежде чем он сможет действительно внести свой вклад в управление временем всей команды.

Например, в Clockify - приложении для управления временем для команд, менеджер команды может настраивать проекты и важные вехи для своего прогресса. С этого момента, когда каждый член команды отслеживает время, потраченное на задачи, которые способствуют достижению каждой вехи, таймер будет это отражать.

Чтобы увидеть, как Clockify может обеспечить хорошо документированный прогресс проекта, вы можете перейти сюда. Он включает пошаговую настройку рабочего пространства вашей команды, проекта и отчета о ходе выполнения, когда дело доходит до управления временем.

Также рекомендуется отслеживать время в течение двух недель или даже месяца, чтобы узнать о привычках вашей команды отслеживать время и о том, как они проводят свое время. Это также единственный способ получить более подробную информацию о том, как каждый участник предпочитает управлять своим временем и как это отражает всю команду. На основе этих собранных данных вы можете начать вносить изменения и улучшения.

2. Сделайте обзор рабочей нагрузки

В качестве второго шага полезно ознакомиться с тем, что каждый член команды должен делать в рамках своей должностной инструкции. Сколько черных задач у них есть, на какие они тратят больше всего времени, а на какие у них уходит меньше всего времени. Дополнительные задачи, которые включают рабочую нагрузку, но часто упускаются из виду:

• давать обратную связь,
• обучение новых сотрудников,
• делать презентации,
• организация встреч,
• общение с клиентами,
• электронная почта и т. д.

Начните с обрезки жира в этих областях. Если и вы, и ваш сотрудник замечаете, что некоторые задачи, которые не важны, отнимают больше времени, чем необходимо, просто прекратите их.

Возьмем, к примеру, встречи.

Часто вы будете посещать собрания, тема которых не касается как минимум трети присутствующих. Их время и энергия тратятся на прослушивание данных и разговоров, которые на них не влияют. То же самое касается цепочек писем или обсуждений в чатах.

Наконец, хотя сотрудничество является преимуществом для высокопроизводительных команд, следите за членами команды, которые начинают выполнять больше работы других. Если они весь день тушат небольшие пожары, а затем выполняют свою работу сверхурочно, возникает большой дисбаланс в рабочей нагрузке, и его необходимо устранить как можно скорее.

3. Поговорите со своей командой

В продолжение предыдущего пункта: чем больше вы разговариваете с командой, тем легче будет определить, какие аспекты управления временем вам нужно изучить. Вот на чем следует сосредоточиться:

• Узнайте, каковы их обычные задачи и какие части их работы могут быть утомительными и утомительными;
• Спросите их, когда они чувствуют себя наиболее / наименее продуктивными;
• Обсудите отвлекающие факторы и определите наиболее частые из них для команды;
• Придумайте вместе стратегии, которые подходят их рабочему процессу и подходу;
• Время от времени встречайтесь с ними, чтобы узнать, как изменилось их управление временем, или проводите ежемесячные опросы;
• Позвольте членам команды подойти к управлению своим временем аналитически, без микроменеджмента - пока они контролируют свой прогресс в обучении, результаты будут намного лучше.

Поскольку команды различаются от отдела к отделу, то и их заботы и служебные раздражения будут разными. Важно найти точки соприкосновения и дать им понять, что они будут играть активную роль в обучении тому, как лучше управлять временем. Не просто получите информационный бюллетень от HR, который он неизбежно засунет в ящик стола и забудет об этом.

4. Не сосредотачивайтесь только на управлении рабочим временем.

Еще один полезный способ улучшить командное управление временем - это включить личное время. Сообщите сотрудникам, что улучшение их привычек на работе - это хорошая практика, которая может быть полезна в их личной жизни.

Тренер по продуктивности Мэтт Ист представил самый простой способ убедить людей в преимуществах тайм-менеджмента и направить их на путь совершенствования. Он считает, что ответ только на десять вопросов может заставить людей задуматься о том, как они расставляют приоритеты для своего времени и задач . Если у вас есть возможность, сделайте раздаточный материал с этими вопросами, и пусть команда обдумывает их в течение дня или двух. Затем обсудите их ответы, чтобы лучше понять приоритеты друг друга и как вы можете пойти навстречу друг другу, когда дело доходит до управления временем в команде.

1. Если бы я мог добиться чего-то сегодня, что бы это было?
2. Что было бы вторым по важности?
3. Что было бы третьим по важности?
4. Что остается делать после этих трех вещей?
5. Какие задачи я могу поручить другим?
6. Какие еще задачи, над которыми работают другие, требуют моего внимания?
7. Какие действия сегодня приблизят меня к моим целям?
8. Что я могу сделать, чтобы в конце дня почувствовать себя продуктивным и счастливым?
9. Как мне снизить уровень стресса сегодня?
10. Какие отношения в моей жизни требуют больше всего моей энергии сегодня? (рабочие отношения, семья, друзья, романтический партнер и т. д.)

Хотя некоторые вопросы довольно просты, другие нет. Скорее, они дают хорошее представление о том, как люди тратят свою энергию, что, в свою очередь, влияет на их отношения со временем и расстановку приоритетов. Когда кто-то проводит все утро в споре со своей второй половинкой, скорее всего, он будет слишком истощен, чтобы сосредоточиться на совместных отношениях с коллегами.

Знание того, как расходовать эмоциональную энергию, также помогает в управлении временем.

5. Воздержитесь от утомительных задач.

По возможности постарайтесь избавиться от утомительных задач.

В бывшей компании, где я работал, была привычка поручать двум младшим членам команды делать записи во время встречи. Затем мы должны были сравнить эти записи и написать единый отчет, который раздали всем, кто присутствовал на собрании. Как нам объяснили, это было сделано для того, чтобы обеспечить охват всей информации.

Однако все, что ему удавалось сделать, это удвоить работу - мы сравнивали заметки, затем мой коллега отправлял мне свои маркеры по электронной почте, я добавлял то, чего не хватало (или наоборот), а затем я форматировал его и отправлял. каждому.

Только через час мы смогли продолжить нашу обычную работу.

Мы оба были бы заняты задачей, которую мог бы выполнить один человек, с добавлением ненужных шагов.

Итак, когда дело доходит до таких задач, как написание отчетов, ведение заметок, регистрация, исследование, опросы и другие - если вы не можете устранить это, то упростите. Как можно чаще и чаще. Потому что чем дольше сотрудники заняты черными, несущественными задачами, тем дольше они находятся вдали от того, чем им действительно следует заниматься.

6. Инновации

В статье из Harvard Business Review , посвященной управлению коллективным временем, автор Лесли Перлоу предложил проницательную идею об инновациях с помощью методов управления временем. Она рассказала о проверенных практиках многих компаний, которые предлагали отпуск, чтобы посмотреть, как это отразится на ходе проекта и общем рабочем процессе.

В компаниях, которые страдали от «постоянной» культуры суеты, сотрудники ценили выходной, чтобы подзарядиться и посвятить немного времени своей личной жизни. Это помогло людям снять стресс.

Компании с командами, которые, как правило, выполняли задачи вовремя без особых проблем, рассматривали это время как награду за упорный труд. В их случае они увидели в этом признание их усилий.

А в компаниях, команды которых были перегружены собраниями, межгрупповыми (и внешними) развлечениями, сотрудники могли проводить время в одиночестве за пределами шумного офиса. Им было легче закончить дела или наверстать упущенное.

Новизна введения выходного дня после обеда или утра в будний день может быть выгодна как для сотрудников, так и для руководителей. Команды могут научиться лучше сотрудничать, а также управлять своим временем во время этих перерывов. Вы можете сделать то же самое, например, предложив раннее завершение рабочего дня в пятницу, чтобы повысить производительность, которая обычно падает перед выходными. Или в среду, которая приходится на середину недели и, как правило, кажется, что это самый длинный день.

7. Повышайте осведомленность о сроках.

Никто не любит дедлайны. Это факт.

Однако, если подумать, нас всех устраивают сроки в тот момент, когда мы их устанавливаем. Есть ощущение, что у нас все еще есть контроль, и мы можем это сделать. Мы начинаем ненавидеть сроки, когда они неизбежно приближаются, а мы не сделали большую часть того, что было запланировано.

Так что можно с уверенностью сказать, что наше отношение к дедлайнам зависит от того, насколько мы осведомлены о них.

Что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде лучше управлять своими приоритетами, так это постоянно напоминать о ходе и сроках выполнения проекта. Конечно, ничто из этого не должно быть внушительным и пугающим. Скорее, информативный график на настенном экране или простой трекер, написанный на доске.

Таким образом, сделайте людей более осведомленными об их временных рамках и ограничениях. Цифровые канбан-доски и трекеры легко игнорировать, если людям приходится обращаться к ним на своих компьютерах. Но если они постоянно находятся на стене поблизости, дедлайны вряд ли кого-то «подкрадут».

8. Предложите помощь

Эксперты McKinsey высказали интересную точку зрения: в настоящее время тайм-менеджмент - это не столько индивидуальный вопрос, сколько институциональный. Они также отмечают, что люди, считавшие себя отличными тайм-менеджерами, говорили, что у них была большая поддержка в том, как они планировали и распределяли время.

Они привели пример помощника по административным вопросам, который помогал генеральному директору составлять расписание, задавая правильные вопросы: встречались ли они с определенными клиентами, должны ли они связываться с другой компанией на более регулярной основе, правильно ли установлены определенные приоритеты в соответствии с текущие цели компании и так далее.

В меньшем масштабе менеджер может сделать то же самое для своей команды. Они могут встретиться с командой и посмотреть, на что можно переориентировать их усилия и время. Со временем приоритеты будут меняться. Возможно, разработка веб-сайта нового инструмента может быть отложена, потому что новые потенциальные заинтересованные стороны хотели бы видеть более полную версию инструмента. Или бета-тестирование показало, что фактическая база пользователей - это не компании среднего размера, а фрилансеры, поэтому необходимо будет пересмотреть маркетинговую стратегию.

Измените свой образ мышления с индивидуального учета рабочего времени на тот, который отражает проект, продукт и усилия команды. У менеджеров есть возможность увидеть более широкую картину, и именно поэтому им нужно направлять команду через изменения и помогать им лучше управлять своим временем.

9. Установите общие правила.

Как и в любой команде, люди будут сотрудничать, но также и конфликтовать. Они будут раздражать друг друга и находить недостатки и недовольства в работе других. И подобные разочарования могут привести к ситуациям, которые могут навредить тому, как они распоряжаются временем и расставляют приоритеты. Такие вещи, как личные отвлечения, плохо изложенные задачи и обратная связь, отсутствие прозрачности ... Все это может привести к тому, что команда начнет ломаться по швам, одно разочарование за раз.

И хотя вы можете позволить им со временем сгладить свои привычки, чтобы коллеги по-настоящему начали управлять своим временем в команде, им нужен набор согласованных правил, которые обеспечат их душевное спокойствие.

Твердый коммуникационный этикет

Предложите систематизированный способ обсуждения проблем, задач и прогресса проекта. Например:

• Если что-то необходимо решить в течение следующих 24 часов, отправьте электронное письмо.
• Если что-то требует вашего внимания в течение часа или двух, отправьте сообщение в чате.
• Если проблема срочная и не может ждать, отправьте текстовое сообщение или позвоните.

Слишком много времени тратится впустую, когда по электронной почте обсуждают неважные вещи или когда упускают из виду срочные задачи, потому что в чате человека постоянно пингуют с разных сторон. Таким образом, каждое уведомление имеет установленные временные рамки, которые позволяют получателю узнать, следует ли ему адресовать его сейчас или можно подождать.

Это избавляет от отвлекающих факторов.

Коды для бесперебойной работы

Большую часть времени сотрудникам требуется сосредоточенность, непрерывное время. Если не часами, то в определенных ситуациях.

Например, агент по обслуживанию клиентов может прыгнуть к руководителю отдела маркетинга, чтобы спросить о функции, о которой спрашивает пользователь. Однако, если руководитель отдела маркетинга в настоящее время пишет важное электронное письмо, он рискует показаться грубым, когда откажется от представителя службы поддержки. Или одному разработчику нужна обратная связь об ошибке в коде, а другой пытается исправить свои собственные проблемы, которые он обнаружил.

В подобных случаях полезно иметь универсальный код «не беспокоить». Это может быть что угодно - от красных стикеров на экране компьютера до настоящих надписей «Не беспокоить» на их рабочих столах. Команде просто нужно согласовать код и уважать границы, которые он устанавливает.

10. Уменьшите количество импровизированных встреч.

Не для каждого решения или вопроса нужна переговорная комната и часы обсуждения. Слишком большое количество встреч в неделю может вывести команду из строя. Особенно, когда менеджер созывает встречу из-за неожиданной вещи, которая только что возникла.

Итак, когда и как на самом деле следует проводить собрание?

После достижения определенного этапа / крайнего срока

Это необходимо для того, чтобы убедиться, что вы по-прежнему на правильном пути, или для того, чтобы внести какие-либо изменения. Однако, если вы хотите оставить отзыв о прогрессе, достигнутом командой к настоящему времени, сделайте его либо очень кратким, либо сохраните его для электронных писем или встреч 1: 1 с участниками.

Составьте расписание и придерживайтесь его

У каждой встречи должна быть повестка дня с основными моментами, на которые следует обратить внимание, и любыми последующими вопросами или обсуждениями.

Перед каждой встречей найдите время, чтобы создать маркированный список тем и отправить его всей команде по электронной почте. Таким образом, каждый будет проинформирован о теме встречи и сможет соответствующим образом подготовиться.

Оптимизируйте разговор

Не позволяйте людям пустить под откос споры, разногласия или беззаботную болтовню. Мозговой штурм - это нормально, если собрание задумано как одно. Сосредоточьтесь на теме встречи, и она

Своевременно объявлять о встречах

Незапланированные встречи могут привести к потере внимания к любому сотруднику. В один момент они сидят за своим столом, работают, а в следующий момент им требуется переключить свое внимание на что-то совершенно новое. И время, необходимое для того, чтобы вернуться к своей первоначальной задаче, может вызвать то, что в гибкой разработке называется «издержки переключения». Это сильно влияет на производительность, и в результате попытки управления временем терпят неудачу.

11. Используйте проверенные методы и приемы.

В настоящее время мы все ищем лучшие стратегии, которые помогут нам научиться лучше управлять своим временем. И хотя большинство из них имеет дело с отдельными людьми, два самых известных метода можно применять и к большим группам. Вот как можно применить матрицу Эйзенхауэра и временную блокировку к развитию команды.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра - это признанный метод управления временем, который помогает продуктивности и эффективности за счет обучения правильной расстановке приоритетов. Не все задачи одинаково важны и актуальны. И этот метод доказывает, что правильно расставленные по приоритетам задачи могут сэкономить много времени и энергии.

Хотя матрица часто упоминается как средство индивидуального управления временем, она прекрасно адаптируется для команд.

Он распознает четыре категории:

1. Важные и срочные задачи - завтрашний срок
2. Задачи, которые важны, но не срочны - написание отчета о проделанной работе на следующей неделе
3. Неважные и срочные задачи - назначить встречу на следующей неделе, о которой менеджер попросит в ближайшие пять минут, и
4. Неважные и несрочные задачи - очистка дропбокса команды от старых файлов

Для более ясного обзора матрица часто представлена ​​в четырех квадрантах, например:

Так, например, группа поддержки клиентов может создать матрицу Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Следуя приведенным ниже схемам, вы можете относительно легко сформулировать матрицу своей собственной команды. И, если возможно, лучшим подходом было бы провести мозговой штурм, на котором все члены команды могут принять участие в создании матрицы. Помните, что когда сотрудникам предоставляется больше свободы действий в коллективном управлении временем, они с большей вероятностью выполнят все и учатся быстрее.

Блокировка времени

Блокировка времени - второй высокоэффективный метод управления временем.

Это помогает поддерживать работу в течение дня, заставляя вас планировать свой день (или неделю) заранее. Когда вы ставите задачи на день на бумаге, вы затем записываете, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Затем вы включаете эти задачи в расписание и тем самым создаете временные блоки.

Как только вы начнете работать с временными блоками, суть в том, чтобы придерживаться отведенного времени и избегать перетекания задач в другие временные интервалы. Таким образом, вы гарантируете, что сосредотачиваетесь на чем-то одном, и не забываете полностью об определенных задачах. На самом деле это эффективный инструмент для предотвращения сверхурочной работы.

И настроить день с блокировкой времени очень просто, особенно для команд. Например, вы можете подключить расширение Clockify к своему календарю Google, и как только появится временной интервал, вы просто запустите таймер и начнете. Вам не нужно покидать вкладку браузера или открывать совершенно новое приложение.

Попробуйте адаптировать эту технику к коллективному управлению временем, установив временные блоки для важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Члены команды могут отмечать эти задачи по мере их завершения, и к концу дня у вас будет четкий обзор.

Это также хороший способ индивидуально выявить проблемы с тайм-менеджментом, прежде чем они начнут влиять на команду в более широком масштабе.

12. Ознакомьтесь с инструментами управления рабочим временем в команде.

Мы не можем забывать, что тайм-менеджмент также требует некоторой помощи извне. Приложения, платформы, сервисы и программное обеспечение - все здесь, чтобы помочь нуждающимся людям и командам. Они также используются для анализа, улучшения и даже в качестве ярлыков, устраняющих второстепенные задачи.

Вот некоторые из наших любимых:

Clockify

Мы можем быть здесь предвзятыми, но Clockify действительно многогранный инструмент. Хотя это в основном счетчик времени, он также может помочь вам создавать оценки работы, создавать отчеты о ходе проекта, отслеживать, кто чем занимается, и определять потраченное впустую время.

Он быстро становится правой рукой любого менеджера и команды, стремящейся улучшить свое управление временем.

Понятие

Notion - это платформа с обширным списком функций, которая работает как несколько инструментов в одном. Это архив документов, доска управления проектами, платформа для обзора задач, интегрированный чат, Wiki и многое другое. Это очень универсальное рабочее пространство, которое может заменить множество инструментов, выполняющих одну функцию.

Когда вся ваша информация и прогресс хранятся в одном месте, нет необходимости тратить время на просмотр различных приложений.

Каракули

Как планировщик встреч, Doodle может облегчить жизнь каждому. Нет необходимости в длинных цепочках электронной почты или ожидании ответа на сообщения чата. Приложение позволяет вам назначить встречу и возможное время для нее, а по мере того, как вы пересылаете ссылку, каждый в команде может выбрать, какое время подходит им лучше всего.

Wisemapping

Мы обсудили, как встречи могут в конечном итоге потребовать отчетов по обсуждаемым вопросам, что часто приводит к тому, что кто-то в команде тратит время на то, чтобы напечатать их, вместо того, чтобы выполнять свои задачи. Что ж, такие инструменты, как Wise Mapping, устраняют необходимость в этом. Это бесплатный инструмент с открытым исходным кодом, который позволяет вам проводить мозговой штурм и проводить встречи из вашего веб-браузера, и любой, у кого есть ссылка для приглашения, может присоединиться к нему. Затем интеллектуальную карту можно отправить всем участникам встречи.

Устранение дополнительной утомительной работы - большой плюс для управления временем, плюс такие инструменты гарантируют, что все участники собрания будут участвовать в обсуждениях.

Otter.ai

Поскольку встречи также были важной частью наших обсуждений по управлению временем, такие инструменты, как аудиомагнитофоны, могут дополнительно сэкономить время. Otter.ai позволяет записывать любой звук (будь то собрание, отзывы или инструкции) и транскрибировать его в документ за считанные минуты. Таким образом, вы можете не только делиться самим аудио, но и диктовать, что вам нужно передать, и получать автоматически написанную форму на другом конце. Инструмент также интегрирован с Zoom , поэтому вы даже можете записывать видеозвонки.

Заключение

Управление временем в команде сосредоточено в основном на поиске способов расставить приоритеты для более крупных целей, четко общаться и избегать пробелов в рабочем процессе, вызванных чрезмерно сложными системами. Способ заставить команды совместно работать над улучшением своего управления временем - это помочь им овладеть этими жизненно важными навыками. Вовлечение их в процесс на каждом этапе также поможет им стать более восприимчивыми к новым методам и инструментам, которые вы планируете внедрить.