Советы во вторник: 27 лучших приемов для экономии времени при планировании мероприятий

Как можно улучшить планировщика мероприятий? Конечно, с некоторыми отличными советами и хитростями по планированию мероприятий! Мы собрали 27 самых креативных и эффективных стратегий продуктивности, известных современным организаторам мероприятий, в этом списке идей, которые удивят, вдохновят и, в конечном итоге, повлияют на процесс вашего мероприятия.

Узнайте новые секреты планирования мероприятий, позволяющие сэкономить время

1. Имейте правила относительно событий в последнюю минуту или изменений контракта.

Несмотря на то, что существует множество способов справиться с изменениями событий в последнюю минуту, предотвращение является ключевым моментом. Поэтому в свой контракт не забудьте включить правила того, что происходит, когда происходят значительные изменения за 1-3 месяца, через 1-4 недели и в день выхода из 1 недели. Также не забудьте письменно изложить свой объем работы.

2. Тест-драйв новых сотрудников на небольших мероприятиях.

Работа с персоналом мероприятия - это само по себе умение. Не набирайте новых сотрудников для ваших самых важных мероприятий, пока вы не увидите, как они могут работать на меньших и менее интенсивных мероприятиях хотя бы один раз.

3. Отправьте мемы с напоминанием о крайнем сроке партнерам, спонсорам и командам.

Мемы оказывают научно доказанное влияние на человеческий мозг . Таким образом, даже несмотря на то, что все втайне ненавидят ваши дружеские электронные письма с напоминаниями, добавление мема может помочь запустить центры формирования памяти в нашем мозгу (потому что по определению мем приписывает смысл бессмысленному изображению) и поможет участникам почувствовать большее чувство принадлежности к сообществу. в (или, по крайней мере, может распознать) почти племенной обмен, который привел к тому, что они узнали этот конкретный бит микроинформации.

4. Заставьте поставщиков мероприятий платить штрафы за просрочку.

Ничто так не зажигает под человеком огонь, как выбрасывание хороших денег. Установите для поставщиков мероприятий те же параметры и цифры, которые вы используете для своих клиентов (размер комиссии не имеет значения; самого существования должно быть достаточно, чтобы вселить страх в их сердца).

5. Используйте чат-ботов для общения с участниками мероприятия.

Используйте чат-ботов перед мероприятием, чтобы установить голос и тон вашего бренда, обеспечить поддержку клиентов и собрать данные о вашей аудитории с помощью таких вещей, как опросы или опросы.

6. Создавайте обучающие видеоролики для персонала мероприятия.

В течение недели, предшествующей мероприятию, отправьте ссылку на защищенный паролем набор видео, который сотрудники могут просмотреть (и, желательно, пройти опрос), который подготовит их к важному дню. Вот несколько идей по использованию обучающих видео для сотрудников, которые вы непосредственно примените к своему мероприятию.

7. Объедините все ваши события в социальных сетях на одну платформу.

Такие инструменты, как Buffer, HootSuite и Everypost, объединяют несколько каналов в единую панель управления, чтобы вы могли с высоты птичьего полета увидеть, какой контент вы распространяете и как на него реагирует ваша аудитория, не переключаясь между полдюжиной сайтов.

8. Получите универсальный инструмент для управления событиями.

Лучшие варианты программного обеспечения для управления событиями должны помочь вам в выполнении таких задач, как: создание бюджета, поиск мест для проведения мероприятий, разработка плана этажа или планировки, сотрудничество с ключевыми заинтересованными сторонами и помощь в продвижении самого мероприятия.

9. Настройте текстовые сообщения со своего компьютера.

Это действительно отвлекает, когда приходится одновременно отслеживать электронную почту на рабочем столе и сообщения на телефоне, поэтому постарайтесь вместо этого хранить их все в одном месте. Если у вас уже есть Mac, вы, вероятно, можете использовать iMessage. Но если у вас есть компьютер или вы общаетесь с кем-то, у кого нет телефона Apple, просто следуйте этим инструкциям.

10. Централизуйте обмен информацией о событиях.

В среднем человек тратит 28% всего рабочего дня, просто отправляя электронные письма и отвечая на них. Сэкономьте вам и всей вашей команде этот кусок времени, внедрив единое решение для обслуживания событий, в котором вы все можете обмениваться документами, объединять цепочки сообщений и получать обновления статусов проектов в реальном времени, даже не открывая свой почтовый ящик.

11. Позвольте программному обеспечению для анализа лиц провести исследование рынка за вас.

Распознавание лиц можно использовать для уменьшения количества проверок гостей вручную, повышения безопасности событий, создания программных тепловых карт и аккуратного сбора новых потенциальных клиентов.

12. Составьте список дел по срочности и важности.

Этот полезный рисунок, получивший название «Матрица Эйзенхауэра», может помочь вам привести в порядок свой список дел и в первую очередь решать только самые важные задачи (то есть те, которые являются одновременно срочными и важными).

13. Назначьте информированного специалиста по разрешению конфликтов в компании.

Время от времени возникают разногласия между участниками мероприятия, но работа над этими решениями может занять большую часть вашего графика, который вы планировали. Убедитесь, что назначенный вами руководитель знает все детали ситуации, может беспристрастно наблюдать за обеими сторонами и хорошо справляется с давлением.

14. Составьте подробный график своего рабочего дня.

Планируйте занятия, используя 15-минутные блоки, не забывайте планировать перерывы, группируйте похожие задачи в одни и те же отрезки времени.

15. Откажитесь от перерывов, отметив время сольной работы в своем общедоступном календаре.

Таким образом, блокировка времени помогает убедиться, что другие члены команды уважают ваши границы, пока вы продолжаете выполнять задачу.

16. Получите требования к порядку, срокам и документации от каждого поставщика резервного копирования.

Если что-то пойдет не так с вашими поставщиками, это, скорее всего, возникнет в последнюю минуту. Так что имейте как минимум 3 варианта резервного копирования со всеми соответствующими деталями, доступными в папке планирования мероприятия для каждого типа поставщика, который понадобится вашему мероприятию.

17. Сделайте капитальный ремонт рабочего процесса.

Отслеживание того, что вы делаете каждый день, может привести к лучшему балансу между работой и личной жизнью, но также может помочь выявить слабые места в вашем текущем процессе. Например, вам может потребоваться делегировать больше административных задач или проводить более короткие собрания.

18. Последовательно пополняйте список потенциальных докладчиков и докладчиков для будущих мероприятий.

Соберите имена людей, которые имеют влияние в вашей отрасли, являются отличными лекторами или публично выразили заинтересованность в работе с вашим брендом. Когда придет время бронировать докладчиков, вам не придется часами копаться в LinkedIn и своем списке контактов, чтобы найти кого-нибудь - просто обратитесь к списку!

19. Визуализируйте, как бы вы оптимизировали свой процесс, если бы ваш текущий график был удвоен.

Это прекрасное психологическое упражнение заставляет вас понять, как в ситуации самого высокого давления, которую только можно представить, вы могли бы справиться и преодолеть проблемы планирования, которые связаны с полностью максимальной рабочей нагрузкой. Это лучший способ победить закон Паркинсона.

20. Составьте список ожиданий и задач, за которые будут нести ответственность все волонтеры вашего мероприятия (и поделитесь им заранее).

В день мероприятия ответы на вопросы и микроменеджмент волонтеров отнимают слишком много времени. Кроме того, они действительно оценят вашу подготовку к ним (это один из лучших способов сделать ваших волонтеров счастливыми).

21. Автоматизируйте процесс регистрации событий.

Ускорьте процесс, выбрав отличное приложение для регистрации на мероприятия. Ищите удобные для пользователя функции, которые еще больше сократят время, необходимое для обучения персонала мероприятий, как использовать программу, если вы хотите получить дополнительную производительность.

22. Делитесь экранами рабочего стола на свой телефон.

Такие инструменты, как Chrome to Mobile, позволяют легко синхронизировать все открытые вкладки с одного устройства на другое, что полезно, когда вы едете на встречу, путешествуете на мероприятие или обратно или просто хотите сохранить их. определенные страницы для будущего просмотра позже.

23. Объединяйте докладчиков и организуйте презентации через единую платформу для совместной работы.

Использование электронной почты для ответа на вопросы докладчиков, утверждения набросков и сбора фотографий или биографий неэффективно, поэтому лучше всего использовать один инструмент, который объединяет всех ваших докладчиков в одну цифровую область, которую вы можете контролировать.

24. Используйте конструктор веб-сайтов для регистрации на мероприятия вместо того, чтобы создавать его с нуля.

Кроме того, использование настраиваемого решения упростит сбор информации об аудитории, поддержит высокий уровень безопасности, улучшит вашу стратегию мероприятий и предоставит более чем достаточно бонусных функций, позволяющих сэкономить время, чтобы полностью завершить ваш новый план продуктивности.

25. Добавьте QR-сканер в свое приложение для мероприятий.

Использование QR-кодов для мероприятий упростит регистрацию людей и поможет вашим киоскам или спонсорам проводить ценные мероприятия, генерирующие потенциальных клиентов, без каких-либо дополнительных требований к вашему расписанию.

26. Используйте шаблоны для создания обзоров событий и опросов.

Совместите мобильное приложение для опроса событий с вопросами для участников, спонсоров или заинтересованных сторон.

27. Сделайте так, чтобы инструмент сортировки электронной почты расставил приоритеты для вашего почтового ящика.

Если у вас есть Gmail, попробуйте такие инструменты, как Sortd. Они помогают превратить ваш почтовый ящик в список дел, используя настраиваемые столбцы для организации задач на основе ваших писем. Если вы пользуетесь услугами другого поставщика электронной почты, ищите расширение, которое позволит вам выйти за рамки базовой цветовой кодировки и предоставить действительно полезную помощь в организации.

Еще больше секретов планирования мероприятий

Если вы хотите найти еще больше способов быть продуктивным в качестве организатора мероприятий, попробуйте прочитать о том, как справляться с типичными проблемами и решениями, прежде чем они возникнут. Вы также можете сэкономить время, используя этот настраиваемый контрольный список событий, или освежите свои навыки общения по электронной почте, прежде чем начнется ваш следующий большой проект, чтобы создать хорошо продуманный план продуктивности.