Как отслеживать проекты и задачи для ваших клиентов

Опубликовано: 2021-11-04

Недавняя статистика отслеживания времени показывает, что экономика США теряет до 7,4 миллиарда долларов за рабочий день только из-за неучтенной работы.

Это большие деньги, которые можно было бы сэкономить, правильно отслеживая и управляя своим проектом со стороны клиента, особенно если вы выполняете внештатную работу или работаете в агентстве.

Но что именно нужно отслеживать для своих проектов и задач? А как подойти к процессу?

В этом сообщении блога мы рассмотрим:

  • Как правильно настроить проекты и задачи, чтобы упростить их отслеживание.
  • Как вы можете отслеживать время, потраченное на работу над проектами и задачами.
  • Как вы можете отслеживать свой прогресс и результативность по задачам и проектам.
  • Как вы можете отслеживать и различать оплачиваемые и не оплачиваемые действия.
  • Как вы можете отслеживать оценки и сроки.

Как отслеживать проекты и задачи для ваших клиентов - обложка

Оглавление

  • Зачем отслеживать проекты и задачи?
  • Как настраивать и отслеживать проекты и задачи
    • Настройка и отслеживание структуры проекта
      • Как создать схему проекта
      • Как отслеживать план проекта
    • Настройка и отслеживание времени и прогресса по проектам и задачам
      • Как разбить проект на задачи
      • Как отслеживать время по проектам и задачам
      • Как отслеживать прогресс по проектам и задачам
    • Выбор подхода к биллингу и отслеживание его эффективности
      • Как решить, какой подход к биллингу вы будете использовать
      • Как отслеживать эффективность вашего биллинга
    • Настройка биллинга и отслеживание его точности
      • Как подходить к выставлению счетов почасово или взимать фиксированную плату
      • Как отслеживать точность вашего подхода к выставлению счетов
    • Настройка и отслеживание оплачиваемых и не оплачиваемых задач
      • Как различать оплачиваемые и не оплачиваемые задачи
      • Как отслеживать оплачиваемые и не оплачиваемые задачи
    • Настройка и отслеживание сметы по задачам и проектам
      • Как определять сметы для задач и проектов
      • Как отслеживать сметы по задачам и проектам
    • Настройка и отслеживание сроков выполнения проектов и задач
      • Как определить сроки выполнения проекта и задачи
      • Как отслеживать сроки выполнения проектов и задач
  • Подведение итогов

Зачем нужно отслеживать проекты и задачи?

Согласно 3-му изданию Свода знаний по управлению проектами , проект - это «временное начинание, имеющее начало и конец, и его необходимо использовать для создания уникального продукта, услуги или результата».

В управлении проектами каждый проект состоит из серии задач, которые вам необходимо выполнить в определенный период времени или до крайнего срока, чтобы завершить продукт, полностью предоставить услугу или достичь желаемого результата.

Итак, учитывая, что проект - это «временное начинание», состоящее из задач, которые необходимо выполнить в «заданный период времени», обе задачи легко отслеживаются по определению.

Кроме того, отслеживание проектов и задач дает несколько ощутимых преимуществ:

  1. Это поможет и вам, и клиенту понять, будет ли проект завершен в срок.
  2. Это поможет и вам, и клиенту понять, будет ли проект завершен в рамках бюджета.
  3. Вы получите четкий обзор проекта, который позже сможете проанализировать, чтобы увидеть, будут ли подобные проекты прибыльными для вас в будущем.
  4. Вы получите документацию, которая поможет вам понять, сможете ли вы лучше работать над аналогичными проектами в будущем и как это сделать.
  5. Вы получите ощутимое доказательство своей работы для отправки клиенту - это повысит удовлетворенность клиента в дополнение к вашим шансам на своевременную оплату.

Как настраивать и отслеживать проекты и задачи

Прежде чем вы сможете начать отслеживать свои проекты и задачи, вам сначала нужно приступить к еще более важному квесту - убедиться, что вы правильно настроили указанные проекты и задачи.

Для правильной настройки вам необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Создание схемы проекта
  2. Разбивка проекта на задачи
  3. Решите, какой подход к биллингу вы будете использовать
  4. Решите, как вы подойдете к почасовому или фиксированному счету
  5. Решение о том, какие задачи будут оплачиваемыми или не оплачиваемыми
  6. Определение сметы на завершение задачи и проекта
  7. Определение окончательных сроков проекта и задач

У каждого шага будут свои элементы, которые вы должны отслеживать.

1. Настройка и отслеживание структуры проекта

Как создать схему проекта ️

Четкая схема проекта может сказать и вам, и клиенту, чего вы можете ожидать от проекта, а также о том, на что вам следует обращать внимание при работе.

Во-первых, вам необходимо убедиться, что все участники проекта понимают, что необходимо достичь в конце, то есть каковы цели проекта .

Пример: цель проекта - создать и поддерживать фитнес-приложение в определенные сроки и в рамках утвержденного клиентом бюджета.

Затем вам нужно будет установить несколько этапов проекта после каждого набора связанных задач, чтобы точно определить и отслеживать важные достижения в проекте.

Пример. Одной из основных вех проекта, связанных с дизайном, вы можете следовать для фитнес-приложения, это могут быть разные фазы дизайна приложения:

  • MS 1: реализованы различные концепции дизайна
  • MS 2: утверждена окончательная концепция дизайна
  • MS 3: утвержденный дизайн реализован
  • MS 4: запуск версии

После этого вы можете установить ключевые показатели эффективности (KPI), которые вы будете использовать для измерения того, насколько хорошо вы или ваша команда выполняете работу.

Пример . Ключевые показатели эффективности вашего фитнес-приложения могут быть следующими:

  • KPI 1: рейтинг пользователей
  • KPI 2: коэффициент конверсии
  • KPI 3: доход на пользователя

В конце вы также можете установить цели и ключевые результаты (OKR), которые вы будете использовать для определения и отслеживания целей проекта и их результатов.

Пример . Целью вашего фитнес-приложения может быть KR1: уменьшить количество ошибок, обнаруженных в процессе разработки, на 30%

  • KR2: улучшить охват модульным тестированием с 60% до 75%
  • KR3: увеличить скорость спринта с 80 до 100 SP
  • Как отслеживать план проекта️️

    • Отслеживание целей и этапов проекта

    Чтобы отслеживать цели проекта , сначала спланируйте и систематизируйте время, которое вы потратите на проект, в планировщике.

    Учитывайте все ресурсы, которые вам понадобятся, будь то дополнительные члены команды или оборудование, или просто дополнительное время, чтобы не превысить бюджет. Если вы приближаетесь к превышению бюджета, сообщите клиенту о возможных изменениях.

    Вы можете связать этапы проекта с определенными датами или наборами задач. Когда вы достигнете вехи проекта, просмотрите предстоящую рабочую нагрузку. Это поможет вам лучше понять, нужно ли вам изменить рабочий процесс в соответствии с вашим текущим темпом или направлением работы.

    Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать цели и этапы проекта, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге о сроках реализации проекта:

    → Как создать график проекта (+ бесплатные шаблоны)

    • Отслеживание ключевых показателей эффективности

    Когда дело доходит до выбранных вами ключевых показателей эффективности , их тип определяет, как вы можете их отслеживать.

    Пример: вы можете отслеживать рейтинг пользователей своего приложения на Capterra или аналогичном веб-сайте.

    Вы также должны различать свои слабые стороны (например, отставание KPI) и сильные стороны (например, ведущие KPI) в работе над проектом.

    Затем вы можете попытаться узнать из ваших опережающих индикаторов (например, как лучше всего создавать приложения, которые привлекают хорошие отзывы пользователей). Но также вы можете работать над улучшением показателей запаздывания (например, над тем, как повысить коэффициент конверсии создаваемых вами приложений).

    В конце сохраните сводку ключевых показателей эффективности вашего проекта для дальнейшего анализа, сравнения и выводов.

    Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге по этой теме:

    → Ключевые показатели эффективности (KPI): зачем и как их устанавливать, а также KPI в учебнике Excel

    • Цели отслеживания и ключевые результаты

    Когда дело доходит до выбранных вами целей и ключевых результатов , их тип также определяет, как вы можете их отслеживать.

    Пример: вы можете отслеживать сокращение количества ошибок, обнаруживаемых в процессе разработки, на 30% с помощью инструмента отслеживания ошибок и проблем, такого как Jira .

    Затем вы можете связать данные и сравнить свои фактические результаты с ожидаемыми ключевыми результатами, чтобы увидеть, насколько вы успешны.

    В конце концов, вы снова можете сохранять и обрабатывать сводки OKR вашего проекта.

    Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать цели и ключевые результаты (OKR), ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге по этой теме:

    → Цели и ключевые результаты (OKR): все, что вам нужно знать

    2. Настройка и отслеживание времени и хода выполнения проектов и задач.

    Как разбить проект на задачи

    Далее, чтобы упростить отслеживание проекта, вам нужно разбить его на задачи. Тип проекта поможет вам решить, как лучше всего это сделать:

    • Задачи = разные фазы проекта

    Пример: разработчик программного обеспечения может использовать различные фазы разработки (например, планирование, анализ, проектирование, разработка и т. Д.) В качестве задач.

    разные фазы проекта

    • Задачи = разные категории проекта

    Пример : профессиональный планировщик вечеринок может использовать в качестве задач различные категории планирования вечеринок (например, кейтеринг, украшение, развлечения и т. Д.).

    разные категории проекта

    • Задачи = разные части проекта

    Пример : домработница может использовать в качестве задач разные комнаты в доме, которые убирает (например, кухню, спальню, ванную комнату и т. Д.).

    разные части проекта

    Для некоторых проектов будет относительно легко решить, следует ли использовать фазы, категории или части проекта в качестве задач. Другие проекты не будут такими четкими. Чтобы получить быстрое и простое руководство о том, как лучше всего настроить процесс разделения проекта на задачи, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге по этой теме:

    → Как разбить проект на задачи

    Как отслеживать время по проектам и задачам️

    Когда вы приближаетесь к отслеживанию времени в ваших проектах и ​​задачах, вам сначала нужно выбрать метод учета времени, который вы будете использовать. И вам нужно подумать о том, как лучше всего реализовать указанный метод в своем рабочем процессе.

    Выбор метода учета рабочего времени

    Существует четыре различных метода учета рабочего времени, на которые вы можете положиться, чтобы отслеживать время, которое вы и / или ваша команда тратите на работу:

    • Бумажный метод - вы измеряете время, которое вы тратите на работу над проектом и задачами, с помощью секундомера и записываете результаты ручкой .
    • Система чести - вы не измеряете, а просто оцениваете время, которое вы потратите на работу над проектом и задачами.
    • Метод электронной таблицы - вы измеряете время, которое вы тратите на работу над проектом и задачами, вручную вводя часы и минуты, которые вы тратите на них, в созданной вами электронной таблице или в простом шаблоне электронной таблицы.
    • Методы программного обеспечения для отслеживания времени - вы измеряете время, которое тратите на работу над проектом и задачами, с помощью приложения, предназначенного для отслеживания времени.

    Однако у первых трех перечисленных методов есть свои минусы.

    В настоящее время бумажный метод можно рассматривать как несколько непрофессиональный, неэффективный и недостаточно точный. Точно так же система чести слишком сильно полагается на доверие клиента, что вы выполнили ту работу, которую, как вы утверждаете , проделали, что может быть слишком многим, чтобы требовать, особенно когда вы хотите привлечь новых клиентов.

    С другой стороны, метод электронных таблиц может оказаться проблематичным для вас и / или вашей команды. А именно, тот факт, что вам нужно вручную ввести время, увеличивает вероятность того, что вы в конечном итоге сделаете дорогостоящую ошибку. Как электронная таблица, так и бумажный способ могут занять много времени, особенно если вы работаете над несколькими проектами.

    В конце концов, программный метод учета рабочего времени оказывается лучшим вариантом благодаря своей актуальности, профессиональной привлекательности, скорости и точности. Итак, давайте посмотрим, как лучше всего использовать такое программное обеспечение для отслеживания времени проекта и выполнения задачи.

    Внедрение метода учета рабочего времени

    Чтобы помочь понять и реализовать эту концепцию, давайте взглянем на наше собственное программное обеспечение для отслеживания времени Clockify.

    Во-первых, в приложении вы можете определить свои проекты, задачи и их клиентов.

    Затем вы можете выбрать решение для учета рабочего времени, которое вам подходит - вы можете:

    1. отслеживайте время во время работы с помощью таймера
    2. добавить время вручную
    3. введите время в табель учета рабочего времени

    Если вы хотите отслеживать время с помощью таймера , вам просто нужно войти в «Режим таймера», написать описание действия, над которым вы работаете, и выбрать его проект и задачу. Затем запустите таймер и дайте ему поработать, пока вы не закончите с действием - после этого остановите таймер, и система добавит вновь созданную запись времени в список записей времени ниже.

    добавление времени с помощью таймера
    Если вы хотите добавить время вручную , просто переключитесь в «Ручной режим» и следуйте тому же шаблону задачи: написать описание - указать проект - указать. После этого вы можете добавить продолжительность задачи, не беспокоясь о времени начала и окончания.

    ручной режим
    Если вы решите ввести время в расписание , вам просто нужно заполнить строки расписания проектами и задачами, над которыми вы работаете, а затем добавить свое время в соответствующие ячейки.

    добавление времени в табель учета рабочего времени
    Когда вы закончите отслеживать время, вы можете использовать раздел «Отчеты» в приложении. Здесь вы сможете просмотреть сумму, которую вы заработали для конкретного проекта и / или задачи, отфильтровав результаты.

    подробно для счета-фактуры
    После этого вы можете экспортировать отчет в формате PDF или Excel с часами и минутами, которые вы отслеживали по проекту и задачам, и отправить его клиенту в качестве счета-фактуры.

    Детальный отчет

    Как отслеживать прогресс по проектам и задачам️

    Помимо отслеживания времени, которое вы тратите на работу над проектом и его задачами, вы также получите выгоду от внедрения системы отслеживания прогресса.

    Отслеживание прогресса с приложениями

    Чтобы начать отслеживать прогресс, вы можете попробовать систему на основе Канбана , такую ​​как Trello или Asana .

    Оба приложения основаны на схожем принципе:

    1. Создайте доску, которая представляет ваш проект
    2. Создайте несколько карточек, которые представляют ваши задачи
    3. Назовите столбцы так, чтобы они отражали статус всех задач, помещенных в него (например, «Бэклог»; «Дизайн»; «Сделать»; «Выполнение»; «Проверка кода»; «Тестирование»; «Выполнено»).
    4. Перемещайте карточки / задачи по столбцам, чтобы обозначить их статус выполнения (например, указанная задача в «Бэклоге» связана с «Дизайн», готова «Сделать», в настоящее время «Выполняется», в настоящее время находится в «Обзоре кода» , в разделе «Тестирование» или «Готово»?)

    карты Trello
    Trello также предлагает возможность добавлять «Наблюдателей» в ваши доски / проекты - так, вы можете добавлять своих клиентов в их соответствующие доски, которые, в отличие от членов вашей команды, смогут видеть ваш прогресс только с отдельными задачами, скачать вложения, добавлять комментарии, а также экспортировать доску.

    В Clockify ваш клиент сможет отслеживать прогресс проекта с точки зрения времени с помощью общего отчета. Просто поделитесь отчетом, который вы отфильтровали по правильным параметрам, скопируйте его ссылку и отправьте ссылку клиенту, который затем сможет просматривать изменения в режиме реального времени.

    общий отчет

    Упрощение отслеживания прогресса

    Помимо использования приложения на основе канбана для отслеживания прогресса проекта и задачи, вы также можете использовать различные шаблоны для ускорения указанного прогресса:

    1. Если большинство ваших проектов имеют одинаковую структуру, когда дело доходит до задач (например, все проекты включают задачи анализа, дизайна, разработки, содержания и администрирования), было бы разумно создать шаблон проекта, который поможет вам дублировать то же самое. набор задач для каждого нового проекта, который вы берете на себя.
    2. Чтобы лучше организовать свое время (и в результате ускорить работу над проектом), вы можете использовать подходящий шаблон списка дел, который будет напоминать о том, что именно вам нужно сделать.
    3. Чтобы сэкономить время для приоритетных задач (и свести к минимуму время, которое вы тратите впустую), вы можете использовать подходящий шаблон планировщика блокировки времени.

    3. Выбор биллинга и отслеживание его эффективности.

    Как решить, какой подход к биллингу вы будете использовать

    Теперь, когда вы создали схему проекта и определили задачи, связанные с проектом, вам нужно решить, как вы будете выставлять счет за указанный проект и задачи:

    Будете ли вы выставлять счет за почасовую работу?

    Или вы будете взимать фиксированную плату?

    Если вы выставляете счет почасово , вы основываете свой счет исключительно на количестве часов, которое вы потратили на свою работу.

    Если вы взимаете фиксированную плату , вы будете основывать свой счет на объеме выполненных работ, независимо от количества часов, которые у вас уйдут на завершение проекта.

    Независимо от того, какой метод выставления счетов вы выберете, вам понадобится исчерпывающий список, показывающий:

    1. Задачи, которые вы выполнили для проекта.
    2. Время, которое вы потратили на отдельные задачи и проект в целом.
    3. Некоторое указание на то, оплачиваются ли задачи или нет. Таким образом, если вы выставляете счет почасово, вы всегда будете получать четкую сумму, которую ваши клиенты должны вам за вашу работу.

    С другой стороны, если вы взимаете фиксированную плату, вы все равно будете предоставлять своим клиентам доказательства того, над чем именно вы работали (и за что именно они платят).

    Чтобы помочь вам решить, как лучше всего выставить счет за работу по проекту, ознакомьтесь с нашими предыдущими статьями:

    → Заработная плата vs почасовая занятость: плюсы и минусы

    → Как мы используем Clockify для отслеживания времени и выставления счетов клиентам

    → Как дизайнерские агентства оценивают свои проекты

    Как отслеживать эффективность вашего биллинга️

    Когда дело доходит до отслеживания эффективности выбранного вами подхода к выставлению счетов, если у вас есть сомнения, лучше всего поэкспериментировать с двумя основными вариантами, которые у вас есть.

    Попробуйте сначала реализовать почасовую оплату или подход с фиксированной оплатой. Возможно, в конце концов вы обнаружите, что подход, альтернативный тому, который вы изначально выбрали, лучше подходит для вашего типа проектов или рабочего процесса.

    Или вы можете обнаружить, что один тип ваших проектов лучше подходит для почасовой оплаты, в то время как другой тип лучше подходит для подхода с фиксированной оплатой.

    4. Настройка биллинга и отслеживание его точности.

    Как подходить к выставлению счетов почасово или взимать фиксированную плату

    После того, как вы выбрали для себя идеальную биллинговую систему, пора решить, как именно вы подойдете к процессу выставления счетов.

    Если вы выставляете определенную почасовую оплату, вы можете использовать четыре эффективных типа почасовой оплаты:

    Единая почасовая ставка на все проекты. Отлично, если:

    • Ваша команда обычно работает над одним типом проектов
    • Ваша команда состоит из профессионалов одного типа
    • Ты работаешь один

    Пример: внештатная команда из двух дизайнеров (35 долларов США), специализирующихся на разработке логотипов.

    Конкретные почасовые ставки для каждого члена команды. Отлично, если:

    • Ваша команда обычно работает над одним типом проектов
    • Ваша команда состоит из профессионалов с разными навыками, опытом и знаниями.

    Пример: внештатная команда из одного дизайнера (40 долларов США) и трех разработчиков (65 долларов США), которые специализируются на создании целевых страниц для веб-сайтов о моде.

    Особые почасовые ставки для конкретных проектов. Отлично, если:

    • Ваша команда работает над разными типами проектов
    • Ваша команда состоит из профессионалов одного типа

    Пример: внештатная команда из трех разработчиков (65 долларов США), которые создают собственные приложения.

    Определенные почасовые ставки для каждого члена команды, работающего над конкретными проектами. Отлично, если:

    • Ваша команда работает над разными типами проектов
    • Ваша команда состоит из профессионалов, обладающих разными навыками, опытом, знаниями.

    Пример: внештатная команда из двух художников (50 долларов), четырех разработчиков (70 долларов), двух дизайнеров (55 долларов), одного специалиста по аудио (45 долларов) и двух производителей видеоигр (35 долларов), которые создают стратегии и игры-головоломки.

    В качестве альтернативы, если вы взимаете фиксированную плату, вы, вероятно, захотите основывать свои цены на объеме отдельных проектов, которые могут вращаться вокруг конкретных задач или наборов задач.

    Пример : внештатная команда из одного дизайнера, двух разработчиков и копирайтера, которая создает веб-сайты, рассматривает каждый элемент проекта как отдельную задачу с собственной оплатой:

    • Настройка: 170 долларов
    • Проектирование и строительство $ 3500
    • Создание контента: 550 долларов США
    • Обучение клиентов: 700 $
    • Обслуживание сайта: 600 долларов США

    Чтобы узнать больше о том, как выставлять счета за свои проекты и задачи, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге на эту тему:

    → Подробное руководство по выставлению счетов и выставлению счетов по проекту

    Как отслеживать точность вашего подхода к выставлению счетов ️

    Когда дело доходит до отслеживания точности вашего процесса выставления счетов, всегда важен подробный счет-фактура с чистым списком выполненных задач. Это поможет клиенту лучше понять ценность (а, следовательно, и точную цену) вашей работы.

    Конечно, вам также необходимо убедиться, что ваши цены точны сами по себе:

    • Если вы взимаете фиксированную плату, убедитесь, что цены, которые вы назначаете клиенту, соответствуют тем, которые вы указали на своем веб-сайте или использовали для предыдущих клиентов.
    • Если вы работаете с почасовой оплатой, убедитесь, что ваши расчеты верны. Если вы отслеживаете время в Clockify , ваша прибыль на проект будет автоматически рассчитываться за каждую отслеживаемую минуту на основе ранее введенных почасовых ставок.

    оплачиваемая ставка

    5. Настройка и отслеживание оплачиваемых и не оплачиваемых задач.

    Как различать оплачиваемые и не оплачиваемые задачи

    Пришло время решить, за какие задачи вы будете напрямую выставлять счет? И какие задачи вы не включите в счет?

    Вы обязательно захотите пометить основные задачи для конкретного проекта как подлежащие оплате и добавить их в свой счет. Например, разработчики программного обеспечения будут выставлять счет за все задачи, связанные с разработкой.

    Но разработка программного обеспечения - это сложный процесс, который также требует определенных вторичных, повторяющихся задач. Скорее всего, вам потребуется проводить встречи команды и клиента, общаться с клиентом и членами команды по электронной почте или в чате, а также регулярно манипулировать данными, относящимися к проекту.

    Хотя эти задачи имеют решающее значение для проекта разработки, вам, вероятно, следует воздержаться от пометки их как подлежащих оплате и добавления 20 отдельных пунктов «Ежедневные встречи» в официальный счет.

    Вместо этого вы можете отразить время, которое вы тратите на собраниях, электронную почту и манипулирование данными, в почасовой ставке, которую вы будете использовать для задач разработки, то есть повысить свои почасовые ставки.

    Как отслеживать оплачиваемые и не оплачиваемые задачи ️

    При отслеживании времени в Clockify вы можете указать, являются ли действия (или даже целые проекты) оплачиваемыми или не оплачиваемыми.

    Если вы отметили задачу как оплачиваемую, ее сумма будет добавлена ​​к общей сумме этого проекта.

    В качестве альтернативы, помечая задачу как не подлежащую оплате, вы исключаете ее из своего прямого дохода.

    оплачиваемые и не оплачиваемые задачи
    Ключевым моментом здесь является максимальное увеличение времени, которое вы тратите на оплачиваемые задачи, чтобы повысить ценность, которую вы лично получите от проекта. Итак, подумайте, не тратите ли вы время на какие-то задачи, и вместо этого следует выделить это время на более важные (и более прибыльные) задачи в будущем.

    Пример: вы - внештатная команда из 5 человек, которые обнаруживают, что они тратят 1 час на ежедневные встречи, но вместо этого могли бы сократить это время до половины - таким образом, вы могли бы сэкономить 2,5 часа в день или 12,5 часов в неделю в целом. .

    Чтобы узнать больше о оплачиваемых и не оплачиваемых задачах, а также о том, как найти идеальный баланс между ними, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге по этой теме.

    → Оплачиваемые и не оплачиваемые часы: как найти идеальный баланс

    6. Настройка и отслеживание сметы по задачам и проектам.

    Как определять сметы для задач и проектов ️

    Вот некоторые из наиболее важных вопросов, на которые вам нужно будет ответить для своего клиента:

    • Когда проект будет готов?
    • Сколько это будет стоить?

    Если вы взимаете фиксированную плату, вы можете основывать свою оценку цены на своем готовом прайс-листе. Затем вы можете основывать свои оценки времени на опыте работы с аналогичными проектами, которые вы выполняли в прошлом.

    Однако, если вы устанавливаете почасовую цену, точные оценки времени дадут вам четкие цифры о том, сколько ваш клиент может рассчитывать заплатить.

    Пример 1: внештатная команда из двух дизайнеров (35 долларов США), специализирующихся на дизайне логотипов, может указать ориентировочную цену в 700 долларов из расчета 20 часов.

    Пример 2: внештатная команда, состоящая из одного дизайнера (40 долларов США) и трех разработчиков (65 долларов США), которые специализируются на создании целевых страниц для модных веб-сайтов, могут указать примерную цену в размере 4450 долларов США из расчета 80 часов (например, 40 долларов США x 30 + 65 долларов США x 50).

    Пример 3: внештатная команда из трех разработчиков (65 долларов США), которые создают пользовательские приложения, может указать оценку стоимости в 31 200 долларов США из расчета 480 часов.

    Пример 4: внештатная команда из двух художников (50 долларов США), четырех разработчиков (70 долларов США), двух дизайнеров (55 долларов США), одного специалиста по звуку (45 долларов США) и двух производителей видеоигр (35 долларов США), которые создают стратегии и головоломки, могут указать 54 100 долларов США). оценка стоимости для оценки времени в 1000 часов. (например, 50 x 200 + 70 x 300 + 55 x 200 + 45 x 160 + 35 x 140)

    Как отслеживать сметы по задачам и проектам ️️

    Если вы отслеживаете время в Clockify , вы сможете настроить оценки времени для проектов и задач, а затем отслеживать их по результатам в реальном времени.

    По мере продвижения проекта вы увидите, что шкалы оценки проекта и задач заполняются. Таким образом, вы сможете определить, когда вы опасно близки к нарушению оценок времени и, косвенно, своего бюджета.

    оценки времени

    7. Настройка и отслеживание сроков выполнения проектов и задач.

    Как определить сроки выполнения проекта и задачи ️

    Что касается других проектов, над которыми вы работаете, ресурсов, которые вы будете использовать для этого проекта, а также количества задач, которые у вас будут, вам необходимо установить четкие сроки проекта и задач.

    Сроки выполнения задач будут напрямую связаны со сроками выполнения проекта, и все они будут связаны с только что установленными вами оценками проекта.

    Например, если вы определили оценку завершения проекта в 480 часов для трех разработчиков, это означает, что вам понадобится около одного месяца для завершения (если все трое будут работать над проектом по 40 часов в неделю).

    Однако ваша команда может работать над двумя проектами, которые, по оценкам, займут 480 часов одновременно, а это означает, что один разработчик, скорее всего, сможет работать только 20 часов в неделю над первым проектом. В таком случае крайний срок в два месяца может быть первой реальной датой, которую вы можете назвать клиенту.

    В этом примере все три члена команды разработчиков-фрилансеров начали работать над проектом одновременно.

    Но на самом деле это редко бывает так просто - из-за того, что называется зависимостями задач .

    Зависимости задач диктуют, в каком порядке вы можете работать над задачами. И одна задача может зависеть от другой таким образом, что вам необходимо:

    1. Завершите задачу A, прежде чем сможете приступить к задаче B
    2. Запустите задачу B одновременно с задачей C
    3. Завершите задание C, прежде чем сможете завершить задание D.
    4. Начните задание D, прежде чем сможете завершить задание B

    Теперь перечисленные задачи могут составить 480 часов совместной работы. Но их тип зависимости задач (а также то, кто им назначен) также будет влиять на реалистичную дату завершения, которую вы можете указать своему клиенту.

    Как отслеживать окончательные сроки выполнения проекта и задач ️️

    Если вы отслеживаете ход выполнения проекта и задачи в Trello , вы можете определить отдельные сроки для каждой запланированной карты / задачи.

    Эти индивидуальные сроки выполнения задач помогут вам определить, реалистичен ли срок проекта. Теперь, если вы продолжаете пропускать сроки выполнения задач, можно быть уверенным, что вам в конечном итоге придется договориться о продлении сроков и для проекта.

    дедлайны trello

    Подведение итогов

    Проекты и задачи - это на первый взгляд сложные понятия с различными важными элементами, которые необходимо учитывать и отслеживать.

    Имея структуру проекта, очень важно, чтобы вы отслеживали цели проекта, вехи, ключевые показатели эффективности, цели и ключевые результаты.

    Что касается проектов в целом, очень важно, чтобы вы разбивали их на задачи, время и прогресс которых вы можете легко отслеживать. Кроме того, вы должны определить смету цены и времени, а также четкие сроки.

    Когда дело доходит до вашего подхода к выставлению счетов, вы должны отслеживать его точность, эффективность, а также различать оплачиваемые и не оплачиваемые задачи.

    В конце концов, отслеживание различных аспектов проектов и задач может показаться сложным процессом, но это довольно просто, если вы определили и организовали все, что вам нужно.