3 เคล็ดลับสำหรับการสร้างไฟล์ PDF ที่เข้าถึงได้และสอดคล้องกับ ADA

รูปแบบเอกสารแบบพกพาหรือ PDF เป็นวัตถุดิบหลักสำหรับบริษัทที่ต้องการแบ่งปันเนื้อหาที่ออกแบบเองให้กับผู้ชมในวงกว้างโดยไม่ต้องสร้างเว็บไซต์หรือเพิ่มโชคลาภในค่าใช้จ่ายในการพิมพ์

อย่างไรก็ตาม PDF มาตรฐานอาจขาดคุณสมบัติการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่สำคัญซึ่งหลายคนต้องการเพื่อทำความเข้าใจเนื้อหาใน PDF อย่างครบถ้วน

ปัจจุบันมี คนตาบอดสี ประมาณ 300 ล้านคน ทั่วโลก และอีก 250 ล้านคนที่มีความบกพร่องทางสายตา ไฟล์ PDF อาจไม่ได้ผลหรือไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิงสำหรับจำนวนผู้อ่านที่มีศักยภาพสูงของคุณ นั่นคือเหตุผลที่องค์กรของคุณควรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แนะนำเพื่อให้สามารถเข้าถึงเอกสาร PDF ของคุณได้

การเข้าถึงไฟล์ PDF เป็นกระบวนการของการทำไฟล์ PDF ของคุณ“สามารถเข้าถึงทุกคนให้ทุกคนสามารถเข้าถึงผู้ใช้ข้อมูลเดียวกันโดยไม่คำนึงถึงความบกพร่องในการที่พวกเขาอาจจะมีหรือวิธีการที่พวกเขาอาจจะใช้” ตาม Dax คาสโตร คาสโตรมีโปรแกรม Adobe PDF ได้รับการรับรองการเข้าถึงผู้ฝึกสอนและเป็นสมาชิกของสมาคมระหว่างประเทศของผู้เชี่ยวชาญด้านการเข้าถึงอธิบายบางส่วนของเคล็ดลับของเขาสำหรับการสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ในช่วง 2020 นำเสนอ Adobe MAX ของเขาซึ่งคุณสามารถคลิกที่นี่เพื่อดู

หากคุณไม่มีเวลา โปรดอ่านภาพรวมโดยย่อของคำแนะนำที่ผ่านการพิสูจน์แล้วของเขาในการทำให้ PDF เป็นไปตามมาตรฐานการช่วยสำหรับการเข้าถึง เช่น PDF/UA และ WCAG เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถชื่นชมและเข้าใจเนื้อหาใน PDF ของคุณได้อย่างเต็มที่

1. ใช้เครื่องมือรูปแบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การเริ่มต้นใช้งานการช่วยสำหรับการเข้าถึง PDF ไม่ใช่กระบวนการที่เข้าใจง่ายที่สุด แต่ Dax ได้สรุปกรอบงานสำหรับการทำงานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

1. ตรวจสอบเนื้อหาโดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติ
2. ดำเนินการตรวจสอบด้วยตนเอง
3. ทดสอบโดยใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ

สำหรับเครื่องมืออัตโนมัติ Dax แนะนำสิ่งต่อไปนี้:

• ตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึงของ Acrobat : สำหรับผู้ที่สร้างไฟล์ PDF ใน Acrobat มีเครื่องมือในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามมาตรฐานการช่วยสำหรับการเข้าถึง ตัวอย่างเช่น มันจะให้เครื่องหมายถูกหรือ X ถัดจากสิ่งที่ผ่านหรือล้มเหลวตามลำดับ Dax แนะนำให้ใช้ตัวตรวจสอบเป็นจุดเริ่มต้น แทนที่จะใช้การตรวจสอบขั้นสุดท้าย โดยกล่าวว่า "มันช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณได้ตีรายการใหญ่ๆ ส่วนใหญ่แล้ว"

ที่มาของภาพ

• PAC 3 : Dax note PAC 3 เป็น “ตัวตรวจสอบ PDF/UA ที่ยอดเยี่ยมและฟรี” เครื่องมือนี้ยังแสดงภาพหน้าจอที่เอกสารของคุณไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

หลังจากการตรวจสอบด้วยตนเอง ผู้สร้าง PDF ควรทดสอบโดยใช้เครื่องมืออ่านหน้าจอ ไม่ใช่ เครื่องมือ แปลงข้อความเป็นคำพูด ( เคล็ดลับนี้เป็น CTA สุดท้ายของ Dax สำหรับการนำเสนอของเขา ดังนั้นหากคุณจำอะไรได้จากบทความนี้ โปรดจำไว้! ) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Dax เน้นเครื่องมือเหล่านี้ว่าเป็นตัวเลือกที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด:

• Apple Voiceover : Apple Voiceover ทำให้เนื้อหาสามารถเข้าถึงได้มากขึ้นบน iPhones, iPads และ Macs เนื่องจากคุณสมบัตินี้รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ Apple ทั้งหมดโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

• NVDA : สำหรับผู้ใช้พีซี NVDA เป็นโปรแกรมอ่านหน้าจอฟรีที่ Dax อธิบายว่า "เป็นพื้นฐานมากกว่าเล็กน้อย" แต่ "เป็นที่นิยมมากกว่าเล็กน้อย" มากกว่า JAWS
• JAWS : นอกจากนี้ สำหรับผู้ใช้พีซี JAWS เป็นเครื่องมืออ่านหน้าจอที่จ่ายเงิน แต่ “แข็งแกร่งกว่า” เมื่อเทียบกับ NVDA

2. รู้จักอุปสรรคในการเข้าถึงของคุณ

ใน PDF อุปสรรคในการเข้าถึงเป็นคุณลักษณะใดๆ ของเอกสารที่ผู้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นอาจไม่สามารถอ่านหรือทำความเข้าใจได้ แม้จะได้รับความช่วยเหลือจากโปรแกรมอ่านหน้าจอหรือเครื่องมือช่วยการเข้าถึงก็ตาม

ขณะที่การออกแบบรูปแบบไฟล์ PDF ของคุณให้พิจารณาการเข้าถึงการปฏิบัติทั้งหมดที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้คำนึงถึงแอตทริบิวต์ต่อไปนี้ของเอกสารของคุณก่อนที่จะเผยแพร่

• สีเป็นตัวสร้างความแตกต่าง: ไม่มีเนื้อหาในเอกสารของคุณควรอ้างอิงสีเพื่อทำความเข้าใจ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใส่แผนภูมิใน PDF ของคุณและไฮไลต์เซลล์เป็นสีน้ำเงิน และในย่อหน้าที่กล่าวถึงเนื้อหาของตาราง คุณอ้างอิง "เซลล์ที่เป็นสีน้ำเงิน" โดยไม่พูดถึงเนื้อหาจริงของเซลล์นั้น นี่จะเป็นการละเมิดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการช่วยสำหรับการเข้าถึง PDF เนื่องจากโปรแกรมอ่านหน้าจอไม่สามารถเลือกสีของเซลล์ได้

• ข้อความเป็นรูปภาพ: การใช้รูปภาพของข้อความมากกว่าการใช้ตัวข้อความเป็นสิ่งที่ดึงดูดใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโลโก้หรือความต้องการอื่นๆ ในแบรนด์ ในกรณีที่หลีกเลี่ยงไม่ได้โดยเด็ดขาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่ข้อความเต็มภายในรูปภาพในข้อความแสดงแทนของรูปภาพ
• ตาราง: เพื่อความสะดวก คุณอาจถ่ายภาพหน้าจอของตารางที่คุณสร้างใน Excel หรือบน Canva และรวมไว้ใน PDF ของคุณ การทำเช่นนี้จะทำให้ตารางไม่สามารถอ่านได้สำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างตารางในโปรแกรมสร้าง PDF และแท็กเนื้อหาอย่างถูกต้อง Dax สรุปวิธีสร้างตารางที่เข้าถึงได้ใน InDesign ในวิดีโอนี้ ( คลิกที่นี่ ) และวิธีสร้างแผนภูมิและกราฟที่เข้าถึงได้ในวิดีโอนี้ ( คลิกที่นี่ )

Dax ยังสรุปส่วนอื่นๆ ที่ควรทราบเพื่อวัตถุประสงค์ในการเข้าถึง เช่น:

• แบบอักษร
• ภาษา.
• ตาบอดสี.
• คอนทราสต์ของสี (ใช้เครื่องมืออย่างเช่น Color.adobe.com เพื่อดูว่าอัตราส่วนคอนทราสต์ตรงตามความต้องการในการเข้าถึงหรือไม่)
• โครงสร้างความสัมพันธ์
• สูตร.
• รูปภาพ

3. ตรวจสอบคุณสมบัติการเข้าถึง InDesign และ Acrobat

เมื่อสร้าง PDF ใน Adobe InDesign มีคุณลักษณะที่ช่วยให้ผู้สร้างสามารถตั้งค่าเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการช่วยสำหรับการเข้าถึงภายในเครื่องมือ โดยเฉพาะก่อนที่ PDF จะถูกอัปโหลดไปยัง Acrobat คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้รวมถึง:

• การตั้งชื่อและข้อมูลเมตา ซึ่งระบุข้อมูลเอกสารที่สำคัญอย่างง่ายดาย เช่น ผู้เขียนและภาษาของเอกสาร
• การสร้างข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเอง เพื่ออธิบายเนื้อหาของรูปภาพได้อย่างแม่นยำ และช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าข้อความแสดงแทนไฮเปอร์ลิงก์ใน InDesign แทนที่จะเป็น Acrobat
• การระบุแถวส่วนหัวในตาราง เพื่อให้อ่านข้อมูลได้ง่ายเมื่อเปิดใน Acrobat ในภายหลัง
• สร้างสารบัญโดยอัตโนมัติ ซึ่งสร้างบุ๊กมาร์กภายใน PDF สำหรับเอกสารที่มีความยาวมากขึ้น

Acrobat มาพร้อมกับคุณสมบัติที่มากขึ้นเพื่อช่วยให้คุณบรรลุมาตรฐานการช่วยสำหรับการเข้าถึง PDF เช่น:

• ตั้งค่าสถานะ PFD/UA ซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องหมายเพื่อแก้ไขเอกสารของคุณ “เป็นมาตรฐาน PDF/UA”

• ตรวจสอบความเปรียบต่างของสีและความเข้ากันได้ของตาบอดสี ด้วย Color Contrast Analyzer (CCA) ที่รวมไว้ ซึ่งจะแจ้งเตือนคุณถึงการผ่านหรือล้มเหลวของตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
• องค์ประกอบที่ไม่มีแท็กของอาร์ติแฟกต์ ที่ต้อง "สร้างตาม PDF/UA" เช่น เส้นขอบตาราง

ทำให้ PDF สามารถเข้าถึงได้

การเข้าถึง PDF ยังคงเป็นหัวข้อที่สำคัญ – แต่ด้วยแนวทางที่ชัดเจนจาก WCAG และ PDF/UA ร่วมกับชุดเครื่องมือจากบริษัทซอฟต์แวร์อย่าง Adobe ทำให้เชี่ยวชาญง่ายกว่าที่เคย

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมของ Dax เกี่ยวกับการเข้าถึง PDF โปรด คลิกที่นี่เพื่อรับชม การนำเสนอแบบเต็มจากการนำเสนอ Adobe MAX ปี 2020