6 คำเตือนมารยาทในการซูมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

เผยแพร่แล้ว: 2021-01-15

อาจเป็นปีใหม่ แต่ ชาวอเมริกันหลายสิบล้านคน จะยังคงทำงานจากระยะไกลในปี 2564

และอย่างที่เราทุกคนเดาได้ นี่หมายถึงการประชุมใน Zoom , Google Hangouts และซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออื่นๆ

แม้ว่าทีมของคุณน่าจะใช้เวลาหลายชั่วโมง (และหลายชั่วโมง) ร่วมกันในการโทรด้วย Zoom ในปี 2020 แต่ก็มีแง่มุมหนึ่งของการประชุมทางวิดีโอที่อาจล้มลงข้างทางเมื่อพนักงานปรับตัวให้เข้ากับความปกติใหม่นี้ นั่นคือ มารยาทในการซูม

ในโพสต์นี้ เราจะสรุปองค์ประกอบที่สำคัญบางประการของมารยาทในการซูม เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมในปีนี้ด้วยวิธีที่เตรียมพร้อม สุภาพ และเป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

มารยาทในการซูมคืออะไร?

มารยาทในการซูมคือการรักษาความสงบและพฤติกรรมแบบมืออาชีพขณะอยู่ในการซูมหรือการประชุมทางวิดีโอ เนื่องจากการประชุม Zoom อาจแตกต่างอย่างมากจากการประชุมต่อหน้า จึงมีความคาดหวังเพิ่มเติมที่เราต้องปฏิบัติตามเพื่อที่จะนำเสนอตัวเองต่อเพื่อนร่วมงานของเราได้ดีที่สุด

เคล็ดลับ # 1: ปิดแอพอื่น ๆ

เครื่องเขียน

ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว เป็นการคาดหวังว่าเราจะปิดแล็ปท็อปของเรา เว้นแต่ว่าเราจะแชร์เนื้อหาบนหน้าจอกับผู้เข้าร่วมประชุมหรือจดบันทึก อย่างไรก็ตาม ด้วยการประชุม Zoom การปิดแล็ปท็อปของคุณเป็นไปไม่ได้

อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ปราศจากสิ่งรบกวนและให้แน่ใจว่าคุณให้ความสนใจกับการประชุมอย่างเต็มที่ สิ่งที่ดีที่สุดที่ควรทำต่อไปคือปิดหน้าต่างและแอปอื่นๆ ทั้งหมด นอกเหนือจากการซูม (เว้นแต่ว่าคุณกำลังนำเสนอหรือจดบันทึก) ซึ่งหมายความว่าคุณควรออกจาก Slack ย่อขนาดกล่องขาเข้าอีเมลของคุณ และออกจากแอปรับส่งข้อความที่คุณเปิดไว้ เช่นเดียวกับที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว ข้อความของคุณจะรอคุณอยู่หลังจากนั้น

เคล็ดลับแบบมือโปร: หากคุณกังวลเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานที่คิดว่าคุณไม่อยู่ที่คอมพิวเตอร์ในระหว่างวันทำงาน ให้ลอง รวม Google ปฏิทินกับ Slack เพื่อตั้งค่าสถานะของคุณเป็นไม่อยู่โดยอัตโนมัติ และให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณกำลังประชุม

เคล็ดลับ #2: ปิดจอภาพที่สองของคุณ

จอภาพสองเป็นสับประสิทธิภาพที่สมบูรณ์แบบที่พวกเขาสามารถเพิ่มผลผลิตได้ถึง 30%

อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่เหมาะที่จะเน้นไปที่การประชุมของ Zoom

เมื่อจอภาพที่สองเปิดอยู่ การตรวจสอบอีเมลของคุณ (หรือ - พูดกันตรงๆ ก็คือ Twitter) เป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจเหลือเกิน และเสียสมาธิกับการประชุมไป หากต้องการจำลองประสบการณ์การประชุมแบบตัวต่อตัวและเพิ่มสมาธิในการพูดหรือการสนทนา ให้ถอดปลั๊กแล็ปท็อปออกจากจอภาพที่สอง มิฉะนั้น สายตาของคุณอาจถูกล่อลวงให้เบี่ยงตัวไปด้านข้าง โดยให้เพื่อนผู้เข้าร่วมประชุมรู้ว่าคุณไม่สนใจเรื่องที่อยู่ในมือ

เว็บแคมที่มีผู้หญิงอยู่บนหน้าจอ

เคล็ดลับ #3: เปิดกล้องไว้

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานทางไกลคือไม่ต้องเครียดกับการดูเรียบร้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออยู่ในการประชุม Zoom ความเป็นส่วนตัวก็แค่คลิกปุ่ม "ปิดกล้อง"

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทั่วทั้งบริษัทหรือการพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการของคุณ การปิดกล้องไม่ได้สร้างความประทับใจที่ดีที่สุดเสมอไป ตัวอย่างเช่น:

  • เพื่อนร่วมงานอาจมองว่าคุณไม่อยู่ในการประชุมทีมขนาดใหญ่ทั้งทางร่างกายหรือจิตใจ เนื่องจากไม่มีทางที่จะตรวจสอบสถานะหรือการมีส่วนร่วมของคุณได้
  • อาจดูเหมือนไม่มีตัวตน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอยู่ในสถานที่แบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่มเล็กๆ เนื่องจากเพื่อนร่วมงานของคุณยังคงใช้ภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าที่จำกัดซึ่งพวกเขาสามารถสังเกตได้ผ่านกล้องของคุณ จำไว้ว่าการประชุมเหล่านี้เป็น ครั้ง เดียวที่ หลายคนเจอเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นอย่าจำกัดเวลาที่จำกัดของพวกเขาไว้กับคุณ
  • มันนำเสนออุปสรรคในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่อ่านริมฝีปาก – และในขณะที่ การอ่านริมฝีปากบน Zoom นั้นไม่ได้สมบูรณ์แบบอย่างที่ควรจะเป็น การเปิดกล้องไว้สามารถขจัดความเข้าใจผิดหรือความเข้าใจผิดบางอย่างได้ เนื่องจากผู้คนสามารถเห็นสิ่งที่คุณพูดได้

เคล็ดลับ #4: ปิดไมค์ของคุณเมื่อคุณไม่ได้พูด

สุนัข เด็ก หรือไซเรนที่อยู่เบื้องหลังนั้นสามารถฆ่าอารมณ์ได้อย่างแท้จริงในระหว่างการประชุมทางธุรกิจที่จริงจัง

แม้ว่าการหยุดชะงักเหล่านี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการทำงานระยะไกล แต่การจำกัดสิ่งเหล่านั้นเป็นมารยาทขั้นพื้นฐานในการซูม และสามารถจำกัดได้ด้วยการปิดเสียงตัวเองเมื่อคุณไม่ได้พูดในการประชุมทีม

การปิดเสียงตัวเองไม่เพียงช่วยลดการขัดจังหวะเหล่านี้ แต่ยังเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ไม่สามารถได้ยินผู้พูดได้อย่างชัดเจนอีกด้วย พิจารณาผู้ที่มีงานก่อสร้างหรืองานถนนนอกหน้าต่าง หรือผู้ที่มีปัญหาในการได้ยินและพยายามพูดไม่ออกแม้จะไม่มีเสียงรบกวนรอบข้างก็ตาม เมื่อมีสิ่งรบกวนเพิ่มเติม การประชุม Zoom ก็ยากขึ้นอีก

เคล็ดลับแบบมือโปร: เคล็ดลับ #5: ปฏิบัติตามเวลาเริ่มต้นและหยุดการประชุม

นาฬิกา

ในสำนักงาน ง่ายต่อการจดจำเมื่อการประชุมของคุณสิ้นสุดลงเมื่อผู้ที่รอห้องประชุมมาเคาะประตู

ใน Zoom มันไม่ง่ายขนาดนั้น แม้ว่าจะไม่มีใครรอให้คุณจบการสนทนาเพื่อใช้หมายเลข ID การประชุมของคุณ แต่ก็มีโอกาสที่ผู้คนในการประชุมของคุณจะมี Zoom อีกตัวที่ให้คุณดำเนินการได้ทันทีต่อจากที่คุณกำลังเข้าร่วมอยู่

ด้วยเหตุนี้ คุณต้องเคารพเวลาเริ่มต้นและหยุด และพูดออกมาเมื่อมีคนไม่ทำเช่นนั้น ง่ายๆ ว่า “ขอโทษที่ขัดจังหวะ แต่เราหมดเวลาไปสองนาที เราจัดกลุ่มใหม่ตอนบ่ายนี้เมื่อเราว่างอีกครั้งได้ไหม” สามารถช่วยใครบางคนปวดหัวมาก

not เคล็ดลับแบบมือโปร: ไม่ หากคุณมีการอภิปรายที่สำคัญและมีความสำคัญที่คุณต้องการดำเนินการต่อ เพียงถามผู้เข้าร่วมว่าพวกเขามีเวลาสนทนาเพิ่มอีก 5-10 นาทีก่อนที่จะถือว่ามีหรือไม่

เคล็ดลับ #6: ใช้คำบรรยายสด

คอมพิวเตอร์

หนึ่งชิ้นสุดท้ายของซูมมารยาทเป็นสิ่งหนึ่งที่จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มระดับของความชัดเจนในระหว่างการประชุม - สดคำบรรยายอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะช่วยโฟกัสที่การประชุมหรือทำให้ผู้ที่มีปัญหาในการได้ยินสามารถเข้าใจสิ่งที่กำลังพูด คำบรรยายทำให้การประชุม Zoom สามารถเข้าถึงได้มากขึ้น

ขั้นตอนการตั้งค่าก็ง่ายเช่นกัน - เราอธิบายขั้นตอนการตั้งค่าคำบรรยายการประชุม Zoom ในโพสต์บล็อก นี้

จดจำมารยาทของคุณ

การประชุม Zoom และการประชุมทางวิดีโอกำลังนำพนักงานที่อยู่ห่างไกลมารวมกันในลักษณะที่จะรักษาวัฒนธรรมในที่ทำงานและมิตรภาพในที่ทำงานให้คงอยู่ – แต่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเราไม่ลืมที่จะปฏิบัติตามกฎมารยาทในการซูมที่เรียบง่ายแต่สำคัญเหล่านี้

ครั้งต่อไปที่คุณมีแฮงเอาท์วิดีโอ อย่าลืมทำตามการเตือนความจำทั้งหกนี้เพื่อประสบการณ์การซูมที่ดียิ่งขึ้นสำหรับตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

สุดยอดคู่มือสำหรับการประชุม Zoom ที่เข้าถึงได้ - ดาวน์โหลดคู่มือ CTA