วิธีการสรุปหน่วยงานสื่อสาร?
เผยแพร่แล้ว: 2018-05-02การมอบหมายโครงการของคุณให้กับหน่วยงานด้านการสื่อสารไม่ได้หมายความว่าจะให้ทุกอย่างตามสั่ง มันต้องการด้ายทั่วไป รางที่นำทาง ความคาดหวังที่แม่นยำ ความเข้าใจผิดเพียงเล็กน้อยระหว่างบริษัทและหน่วยงานด้านการสื่อสารสามารถทดสอบกลยุทธ์การสื่อสารทั้งหมดได้ บางครั้งก็กลับมาที่หนึ่ง เมื่อพิจารณาถึงบทบาทที่สำคัญแล้ว การสรุปหน่วยงานด้านการสื่อสารของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เราจะทำอย่างนั้นได้อย่างไร? วิธีการใดแนวทางที่ดีที่สุด? Sortlist เป็นบุคคลที่สมบูรณ์แบบในการซักถามเกี่ยวกับวิธีการสรุปเอเจนซี่
สารบัญ
- ทำไมต้องเขียนเรื่องย่อ?
- งานที่ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และวัดผลได้
- ประหยัดเวลาและเงิน
- จ่ายยุติธรรม
- พื้นฐาน
- มีการเขียนสรุป
- ชัดเจน
- กำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะ
- เนื้อหาของบทสรุป
- พื้นหลัง
- วัตถุประสงค์
- เป้า
- หาคำตอบ
- ข้อความ
- สัญญา
- เครื่องมือวัด
- สื่อที่ใช้
- ข้อจำกัด
- การเตรียมการในทางปฏิบัติ
- คำแนะนำของเราสำหรับบทสรุปเชิงคุณภาพ
- ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกันก่อน
- ให้ 'สั้น' ที่สุด
- ทำบทสรุปที่ส่วนท้ายของบทสรุปของคุณ
- พบกับตัวแทนของคุณ
- ตรวจสอบว่าเข้าใจบทสรุปแล้ว
- ลดจำนวนคู่สนทนาให้น้อยที่สุด
- ติดต่อกับหน่วยงานของคุณเพื่อตอบคำถามของพวกเขา
- บทสรุปสั้นๆ
ทำไมต้องเขียนเรื่องย่อ?
งานที่ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และวัดผลได้
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์คุณภาพที่มองเห็นได้และเป็นรูปธรรมจากหน่วยงานด้านการสื่อสาร บรีฟเป็นเครื่องมืออ้างอิงสำหรับบริษัท กล่าวคือ เป็นพื้นฐานของแคมเปญการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ทำหน้าที่สื่อสารความคิดและการกระทำที่คุณต้องการนำไปใช้ ยิ่งมุมมองของบริษัท ชัดเจนและชัดเจนมากเท่าใด หน่วยงานด้านการสื่อสารก็จะยิ่งสามารถระบุปัญหาและนำกลยุทธ์ทางการตลาดที่ปรับเปลี่ยนไปใช้ได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น
ประหยัดเวลาและเงิน
การกระทำซ้ำๆ ทำให้เกิดความสูญเสียที่สามารถสะสมได้อย่างรวดเร็วสำหรับบริษัท ทั้งในแง่ของต้นทุนและเวลา เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์และความคาดหวังอย่างเรียบง่ายและชัดเจนบนกระดาษตั้งแต่เริ่มแรก หน่วยงานด้านการสื่อสารสามารถบรรลุผลที่เกี่ยวข้องได้ในเวลาอันสั้น สละเวลาบรรยายสรุปเพื่อไม่ให้เสียเวลาในภายหลัง นอกจากนี้ บริษัทต้องกำหนดเส้นทางและไม่เปลี่ยนใจโดยหุนหันพลันแล่น ความร่วมมือที่ดีและความเคารพซึ่งกันและกันเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ
จ่ายยุติธรรม
ค่าตอบแทนของหน่วยงานสื่อสารส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ หลักการนี้ ใช้ได้ก็ต่อเมื่อทั้งสองฝ่ายเห็นพ้องต้องกันในผลลัพธ์ที่คาดหวัง ดังนั้น ความสำคัญของการร่างการบรรยายสรุปซึ่งกำหนด วัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพที่แท้จริง ซึ่งยิ่งไปกว่านั้น จะต้องสามารถวัดปริมาณ ได้ ในขณะเดียวกัน ก็หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัท นั่นคือ การเงินและการตลาด
พื้นฐาน
มีการเขียนสรุป
ในอีกด้านหนึ่ง ทีมบรรณาธิการเพียงคนเดียว สนับสนุนให้บริษัทไตร่ตรองความคาดหวังของตนเอง ในทางกลับกัน การเขียนบทสรุปเป็นการ สนับสนุนทั่วไป สำหรับการประชุม การเปิดตัว และการติดตามโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตระหนักถึงผลลัพธ์ที่คาดหวัง แน่นอน เมื่อ รวมกับการบรรยายสรุปด้วยวาจา บทสรุปที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการที่หน่วยงานสามารถขอรายละเอียดเพิ่มเติมหรือนำเสนอมุมมอง การเขียนบรีฟเป็นสิ่งที่แนะนำมากกว่าหากบริษัททำงานร่วมกับหน่วยงานด้านการสื่อสารหลายแห่ง นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณ สามารถรวมตัวเลือกของคุณกับผู้จัดการของบริษัท และหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายที่เกิดจากแผนกภายนอกแผนก ต้นน้ำบทสรุปต้องมีข้อตกลงของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก่อนที่จะส่งไปยังหน่วยงาน อีกทางเลือกหนึ่งคือการเขียนชุดสื่อ
ชัดเจน
ไม่จำเป็นต้องเขียนบรีฟที่ยาวและน่าเบื่อสำหรับหน่วยงานด้านการสื่อสารที่ คุณเสี่ยงที่จะสับสนและทำซ้ำสิ่งเดียวกัน ก็เพียงพอแล้วที่สิ่งสำคัญจะถูกกำหนดอย่างเรียบง่ายและชัดเจนที่สุด ตามชื่อของมัน บรีฟ ควรเป็นแบบ 'สั้น' ควรมีเฉพาะ สิ่งที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีแนวโน้มที่จะกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และความสนใจ แน่นอน สามารถแนบข้อมูลเพิ่มเติมได้
กำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะ
ด้วยการมี วัตถุประสงค์เชิงธุรกิจและเชิงปริมาณ บทสรุปจะเข้าใจได้ง่าย ขึ้น การทำเช่นนี้ เป็นสิ่งสำคัญมากกว่าที่จะต้องใส่สิ่งที่บริษัทคาดหวังจริงๆ ไว้ในภาพขาวดำ กลยุทธ์ที่บริษัทคิดว่าจะนำมาใช้... ดังนั้นผลลัพธ์จะดีขึ้นเท่านั้น
เนื้อหาของบทสรุป
พื้นหลัง
บริบทมีองค์ประกอบสำคัญสามประการ:
- เกี่ยวกับธุรกิจ – ให้ข้อมูลมากที่สุดเกี่ยวกับธุรกิจ: คำอธิบาย นโยบายเชิงกลยุทธ์ การวิเคราะห์ SWOT...
- ตลาด – ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการแข่งขัน พฤติกรรมผู้บริโภคที่มีต่อผลิตภัณฑ์ จำนวนลูกค้าโดยประมาณ ช่องทางการสื่อสาร และสื่อที่ใช้ ทั้งโดยบริษัทและตลาด...
- ผลิตภัณฑ์ – ให้รายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และยังให้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติของแบรนด์ (แผนการสื่อสาร วิวัฒนาการของการหมุนเวียน และการประเมินแผนการสื่อสารก่อนหน้านี้ในด้านคุณภาพ)
วัตถุประสงค์
บทสรุปหน่วยงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีวัตถุประสงค์สองประการ:
ในระดับธุรกิจและการตลาด
- เพิ่มยอดขาย
- ขยายกลุ่มเป้าหมาย
- สร้างทราฟฟิกบนอินเทอร์เน็ต
- เพิ่มจำนวนผู้จัดจำหน่าย ฯลฯ
ในระดับการสื่อสาร
- ปรับปรุงภาพลักษณ์ของแบรนด์
- จุดประกายความสนใจ
- เพิ่มการรับรู้แบรนด์ผ่านคำพูดปากต่อปาก ฯลฯ
เป้า
อย่าจำกัดตัวเองให้อยู่ในเกณฑ์ปกติ (อายุ ครอบครัวและสถานการณ์ทางอาชีพ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ บุคลิกภาพ ฯลฯ) สิ่งสำคัญคือต้องใช้มุมมองที่กว้างขึ้นและพยายามทำให้ตัวเองอยู่ในตำแหน่งเป้าหมาย อะไรสามารถส่งเสริมหรือขัดขวางประชาชนบางคนในการซื้อผลิตภัณฑ์ กล่าวโดยสรุป จำเป็นต้องมีการศึกษาจิตวิทยาและพฤติกรรมผู้บริโภคเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน (ข้อมูลเชิงลึก)
หาคำตอบ
สิ่งเหล่านี้คือการกระทำของผู้บริโภคหลังจากที่ได้รับข้อความหรือแคมเปญโฆษณาแล้ว การตอบสนองนี้ต้องมีส่วนร่วมและทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง
ข้อความ
ข้อความโฆษณาต้องมีความชัดเจนและชัดเจน มันต้องทิ้งร่องรอยไว้กับผู้บริโภค
สัญญา
ข้อความจะต้องอยู่บนพื้นฐานของการโต้เถียงที่สอดคล้องและเป็นจริง แต่จะต้องกระตุ้นอารมณ์ด้วย ดังนั้นจึงควรออกแบบส่วน "ประวัติศาสตร์" คำรับรองจากลูกค้าที่พึงพอใจ ของขวัญเล็กๆ น้อยๆ หรือแม้แต่การมีส่วนร่วมของคนดังที่มีความมั่นใจในแบรนด์ ฯลฯ...
เครื่องมือวัด
บริษัทจำเป็นต้องกำหนดล่วงหน้าถึงวิธีการที่จะใช้ในการวัดประสิทธิภาพของแคมเปญ บริการที่รับผิดชอบ และเวลาดำเนินการ จากนั้นจึงจัดประชุมกับหน่วยงานด้านการสื่อสารเพื่ออธิบายเครื่องมือวัดที่ใช้ เช่น การตรวจสอบการขายหรือการหมุนเวียน การทดสอบเชิงคุณภาพหรือเชิงปริมาณ เป็นต้น
สื่อที่ใช้
ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย พฤติกรรม นิสัย ไลฟ์สไตล์ คุณต้องค้นหาสื่อที่เหมาะสมที่สุด น้ำเสียงที่จะนำมาใช้... วัตถุประสงค์คือเพื่อเข้าถึงคนที่ใช่ในเวลาที่เหมาะสม หากคุณใช้สื่อหลายตัว สิ่งสำคัญคือต้องนึกถึงบทบาทของแต่ละสื่อ
ข้อจำกัด
เพื่อหลีกเลี่ยงการแทรกแซงบทบาทของหน่วยงานสื่อสาร บริษัทต้องจำกัดตัวเองให้ให้คำแนะนำง่ายๆ เพื่อให้บรรลุผล "ว้าว" จำเป็นต้องให้อิสระในการสร้างสรรค์ของหน่วยงาน
การเตรียมการในทางปฏิบัติ
การบรรยายสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรควรกล่าวถึงประเด็นหลักสามประการที่นำไปใช้ได้จริง:
- ประเด็นด้านงบประมาณ บริษัทต้องกำหนดงบประมาณที่จัดสรรให้กับแต่ละขั้นตอนของแคมเปญตั้งแต่ต้น เพื่อที่จะปรับต้นทุนรวมให้เหมาะสมที่สุด สามารถกำหนดได้ตามผลลัพธ์ อย่างไรก็ตาม มีทางเลือกอื่นที่ประกอบด้วยการของบประมาณจากหน่วยงานสื่อสารที่จำเป็นเพื่อให้มีผลในเชิงปริมาณ
- ไทม์ไลน์ . ทางที่ดีควรจัดทำตารางเวลาพร้อมประเด็นอ้างอิงหลัก เช่น วันที่สำหรับการทดสอบ การส่งมอบ การแจกจ่ายให้กับสื่อ การชำระใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเพิ่มสิ่งต่างๆ เช่น เน้นการประชุม ฯลฯ
- ลักษณะเฉพาะของแต่ละโครงการ คำนึงถึงข้อจำกัดทางกฎหมาย จริยธรรม และการบริหารสำหรับบางแคมเปญและโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผลิตภัณฑ์บางประเภท
เมื่อทุกประเด็นได้รับข้อตกลงจากหน่วยงานสื่อสารหรืออย่างน้อยคู่สนทนาหลักก็จำเป็นต้องลงนามในบทสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเริ่มเครื่อง!
คำแนะนำของเราสำหรับบทสรุปเชิงคุณภาพ
ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกันก่อน
แม้กระทั่งก่อนที่จะร่างบทสรุป ผู้เล่นทุกคนต้องพบปะ รวมทั้งผู้มีอำนาจตัดสินใจภายในบริษัทด้วย วิธีนี้จะทำให้คุณมีความคิดเห็นและมุมมองต่างๆ ได้มากที่สุด และสามารถอภิปรายในรายละเอียดทั้งหมดได้ โดยเฉพาะรายละเอียดด้านงบประมาณ ซึ่งมักเป็นเรื่องของความไม่ลงรอยกันระหว่างผู้จัดการและแผนกที่เกี่ยวข้อง
ให้ 'สั้น' ที่สุด
ความแม่นยำเป็นพื้นฐานของบทสรุปที่ดี แต่ละด้าน แต่ละส่วนของบทสรุปต้องมีรายละเอียดสูงสุดเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียดสีและความเข้าใจผิด
ทำบทสรุปที่ส่วนท้ายของบทสรุปของคุณ
เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด บทสรุปควรมีการเตือนความจำและสรุปวัตถุประสงค์ที่คาดหวัง เห็นได้ชัดว่าเป้าหมายคือการประหยัดเวลาโดยหลีกเลี่ยงการเรียกดูเนื้อหาทั้งหมดโดยดำเนินการเพียงเล็กน้อย
พบกับตัวแทนของคุณ
เมื่อใดก็ตามที่หน่วยงานมีคำถามหรือขอคำชี้แจงในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง บริษัทจะต้องนำเสนอและให้คำตอบที่จำเป็นเพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามความคาดหวังได้ดีที่สุด
ตรวจสอบว่าเข้าใจบทสรุปแล้ว
วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบว่าเข้าใจบทสรุปแล้วคือการจัดประชุม (การประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือการประชุมทางวิดีโอ) ดังนั้น ยังมีเวลาจัดการกับความสงสัย ประเด็นที่คลุมเครือ และความแตกต่างของความเข้าใจ
ลดจำนวนคู่สนทนาให้น้อยที่สุด
หลายคนมักบิดเบือนข้อมูล ดังนั้นควรเฉพาะฝ่ายที่เกี่ยวข้องในระหว่างการประชุมโดยย่อ
ติดต่อกับหน่วยงานของคุณเพื่อตอบคำถามของพวกเขา
เพื่อให้มีประสิทธิภาพ หน่วยงานต้องมีเวลาเพียงพอในการผลิตเวอร์ชันเริ่มต้นของความคาดหวังของบริษัท เมื่อขั้นตอนนี้เสร็จสิ้น ให้จัดประชุมการนำเสนอเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและปรับปรุงบางแง่มุมที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ
บทสรุปสั้นๆ
เพื่อให้สั้นลง บทสรุปควร…สั้น มันอาจจะสั้นและไพเราะ แต่ถ้าทำอย่างถูกต้อง บทสรุปสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับหน่วยงานสื่อสารของคุณได้
แม้ว่าโพสต์ของเราจะมีจุดมุ่งหมายหลักเป็นบทสรุปสำหรับหน่วยงานด้านการสื่อสาร แต่คำแนะนำส่วนใหญ่ของเราสามารถนำมาใช้กับบทสรุปใดๆ ที่คุณอาจร่างสำหรับหน่วยงานประเภทใดก็ได้ ให้ข้อมูลและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณจากเอเจนซีพันธมิตรของคุณ แต่ให้คำนึงถึงความต้องการและความต้องการที่อาจเกิดขึ้นด้วย หากคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมในการร่างบทสรุปหน่วยงาน ให้ดูที่หน่วยงานประชาสัมพันธ์ของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ! หากคุณมีบรีฟของคุณพร้อมแต่คุณต้องการหน่วยงานด้านการสื่อสาร เราสามารถช่วยเหลือในเรื่องนั้นได้เช่นกัน