เคล็ดลับ 6 ประการ (และเครื่องมือ) ในการสร้างทีมการตลาดระยะไกลระดับโลก

การทำงานจากที่บ้านต้องใช้วิธีการบางอย่างจึงจะได้ผล แต่ถ้าคุณทำให้ถูกต้อง คุณสามารถสร้างทีมการตลาดทางไกลที่มีประสิทธิภาพได้

ด้วยจำนวนของเราที่ทำงานจากที่บ้านมากกว่าที่เคย ใช้เคล็ดลับยอดนิยมเหล่านี้เพื่อสร้างทีมการตลาดระยะไกล เพื่อให้คุณติดตามทีมและปฏิบัติตาม KPI ของคุณได้

มีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กรทุกประเภท ตั้งแต่สตาร์ทอัพขนาดเล็กไปจนถึงทีมการตลาดขนาดใหญ่ ไปจนถึงการทำงานทางไกล ได้แก่:

• เราอยู่ท่ามกลางช่องว่างทักษะดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องค้นหาให้มากขึ้นเพื่อสรรหาผู้เชี่ยวชาญที่คุณต้องการสำหรับบทบาทใหม่
• การวิจัยพบว่าพนักงานมีประสิทธิผลในการทำงานจากที่บ้านมากกว่าที่ทำงานถึง 77%
• ธุรกิจสามารถลดค่าใช้จ่ายของตนเองได้โดยไม่ต้องใช้พื้นที่สำนักงาน
• เทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้การทำงานร่วมกันและการสื่อสารเสมือนจริงเป็นจริง

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ทีมการตลาดมีความเหมาะสมกับการทำงานนอกสถานที่ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดเป็นผู้สื่อสารโดยธรรมชาติ และงานส่วนใหญ่ของพวกเขาในทุกวันนี้เกิดขึ้นในโลกดิจิทัล อย่างไรก็ตาม หากคุณคุ้นเคยกับการทำงานนอกสถานที่ คุณอาจสร้างทีมแบบกระจายด้วยความกังวลใจบางอย่าง

ทีมระยะไกลต้องการวิธีการบางอย่างจึงจะมีประสิทธิภาพ หากคุณตั้งความคาดหวังไว้ล่วงหน้า จัดระเบียบ รักษาการสื่อสาร และใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ทีมการตลาดของคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จ

ด้วยเหตุนี้ การมีเครื่องมือที่เหมาะสมตั้งแต่แรกจึงทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมาก ต่อไปนี้คือภาพรวมของเครื่องมือและเคล็ดลับที่จำเป็นที่สุด 6 ประการในการเริ่มต้นใช้งาน:

1. จ้างคนที่เหมาะสมเพื่อเติมพลังให้ทีมการตลาดระยะไกลของคุณ

ก่อนอื่น คุณจะต้องจ้างทีมที่ทำงานจากระยะไกลได้อย่างสะดวกสบายและมุ่งมั่นที่จะทำงาน ทีมของคุณต้องได้รับการจัดระเบียบ มีแรงจูงใจ เป็นอิสระ และสร้างสรรค์ มีหลายสิ่งที่ต้องถาม แต่มีผู้สมัครที่เหมาะสมอยู่ที่นั่น

การหาคนที่เหมาะสมอาจทำให้คุณต้องใช้ความพยายาม แต่ข่าวดีก็คือไม่มีการขาดแคลนผู้มีความสามารถที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่กำลังมองหางานทางไกล ไม่ว่าจะเป็นงานฟรีแลนซ์หรือเงินเดือน ผู้สมัครสัมภาษณ์ผ่าน Skype หรือ Zoom.us เพื่อจำลองการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว คุณจะรู้สึกสบายใจกับการว่าจ้างของคุณมากขึ้นหากคุณสามารถเชื่อมต่อในระดับภาพ แทนที่จะยืนยันปริมาณงานผ่านอีเมล

2. เอกสารทุกอย่าง

เนื่องจากทีมของคุณไม่ได้รวมอยู่ในที่เดียวกันทุกวัน การจัดทำเอกสารนโยบาย ขั้นตอน และกระบวนการอย่างชัดเจนจึงมีความสำคัญเป็นสองเท่า

ระหว่างการประชุมประจำสัปดาห์บันทึกความสำเร็จของทีมและนักการตลาดระยะไกล ให้การยกย่องเป็นพิเศษแก่นักแสดงชั้นนำของคุณและอธิบายว่างานของพวกเขามีส่วนช่วยในภารกิจของทีมคุณอย่างไร สร้างตัววัดที่สามารถช่วยคุณวัดผลลัพธ์ของความพยายามทางการตลาดของคุณ เพื่อให้คุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการจัดการทีมของคุณ และจัดทำเป็นเอกสารสำหรับการใช้งานของคุณในภายหลัง

คู่มือการสรุปความคาดหวังและมารยาทสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลเป็นสิ่งสำคัญ ให้พนักงานแต่ละคนจัดทำเอกสารกระบวนการในแต่ละวันของตนเอง เพื่อให้สมาชิกในทีมหรือพนักงานในอนาคตสามารถเข้ามามีส่วนร่วมได้อย่างราบรื่นหากจำเป็น เครื่องมืออย่าง Trainual สร้างเอกสารกระบวนการทางวิดีโอที่ช่วยให้พนักงานใหม่สามารถดำเนินการตามขั้นตอนทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

3. ติดคู่มือสไตล์

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการสื่อสารคือทุกสิ่งเมื่อพูดถึงทีมการตลาดระยะไกล

การสร้างคู่มือสไตล์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีการสื่อสารภายนอกอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของบล็อกโพสต์ เอกสารไวท์เปเปอร์ โพสต์ในโซเชียลมีเดีย หรือเอกสารอื่นๆ คู่มือรูปแบบทั่วไปจะรวมกฎเกณฑ์ต่างๆ เช่น การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายวรรคตอน และการใช้คำ

คู่มือสไตล์ช่วยให้งานเขียนส่วนใหญ่ไม่ต้องคาดเดา และทำให้ทีมของคุณมีเสียงในการเขียนเป็นหน่วยที่แข็งแกร่งเป็นหน่วยเดียว

การสร้างคู่มือสไตล์ที่แสดงตัวอย่างจุดแข็งของทีมของคุณยังมีประโยชน์ในการแชร์กับลูกค้าเพื่อให้ได้รับความไว้วางใจและป้องกันความกลัวในการใช้สมาชิกทีมการตลาดระยะไกลต่างๆ คู่มือสไตล์การพบปะลูกค้าจะแสดงให้เห็นว่าทีมของคุณจะสื่อสารแบรนด์อย่างสม่ำเสมออย่างไร ลูกค้าสามารถลงนามในคู่มือสไตล์ได้อย่างมั่นใจ และมั่นใจได้ว่าใครก็ตามที่รับโปรเจ็กต์จะส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่โดดเด่นและอยู่ในแบรนด์

สร้างคู่มือสไตล์ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้นหรือปรับคู่มือสไตล์ที่มีอยู่ เช่น AP Stylebook

4. อยู่อย่างปลอดภัย

ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดการทีมการตลาดระยะไกลคือความปลอดภัยของข้อมูล

คุณสามารถบรรเทาภัยคุกคามนั้นได้โดยให้ทีมระยะไกลของคุณใช้ VPN การเข้าถึงระยะไกลเพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยทุกที่ทุกเวลาที่พวกเขาใช้อินเทอร์เน็ต ProPrivacy.com มีไดเรกทอรี VPN ที่ยอดเยี่ยม ดังนั้นคุณสามารถเลือกไดเร็กทอรีที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของทีมของคุณได้

คุณควรระมัดระวังเกี่ยวกับการแบ่งปันรหัสผ่านในบริการบนเว็บต่างๆ ที่ทีมของคุณใช้ LastPass และ 1 Password เป็นบริการที่เชื่อถือได้ซึ่งทำให้การจัดการรหัสผ่านง่ายขึ้นและปลอดภัยยิ่งขึ้น

หากนักแปลอิสระของคุณบังเอิญใช้คอมพิวเตอร์ของบริษัทในการทำงาน พวกเขาต้องใช้มารยาทที่เหมาะสมในการจัดการอุปกรณ์เพื่อให้อุปกรณ์ปลอดภัยจากข้อมูลที่ถูกบุกรุก

เคล็ดลับสำหรับพนักงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ที่ทำงานที่บ้าน ได้แก่:

• อย่าบันทึกเอกสารส่วนตัวลงในคอมพิวเตอร์ที่ทำงานของคุณ ไม่เพียงแต่คุณสามารถประนีประนอมการรักษาความปลอดภัยโดยไม่ได้ตั้งใจด้วยไฟล์บั๊กกี้ แต่ในตอนท้าย เนื้อหาที่คุณดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของบริษัทของคุณจะเป็นของบริษัทหากเนื้อหายังคงอยู่หลังจากที่คุณจากไป
• อย่าเรียกดูไซต์ใด ๆ ที่คุณจะไม่แสดงให้เจ้านายของคุณเห็น คุณจะไม่ทำเช่นนี้ในพื้นที่สำนักงาน และคุณไม่ควรทำเช่นนี้บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานในบ้านของคุณ นอกจากนี้ เว็บไซต์ที่น่าสงสัยอาจมาพร้อมกับไวรัสและมัลแวร์ที่อาจทำอันตรายร้ายแรงต่ออุปกรณ์
• ต่อสู้กับความอยากซื้อของออนไลน์ เนื่องจากคุกกี้และป๊อปอัปโฆษณาอาจทำให้อุปกรณ์ทำงานของคุณช้าลงจากเว็บไซต์ช็อปปิ้ง
• ใช้อีเมลที่ทำงานของคุณเท่านั้น เนื่องจากไวรัสหรืออีเมลฟิชชิ่งอาจทำให้อุปกรณ์ทำงานผ่านอีเมลส่วนตัวของคุณได้

การรักษาทั้งการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัยและกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมของเว็บจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลมุ่งเน้นและระบบเครือข่ายปลอดภัยจากการโจมตีจากภายนอก

5. ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสาร

การมีเครื่องมือออนไลน์ที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณเป็นองค์ประกอบสำคัญของทีมการตลาดระดับโลก น่าเสียดายที่ไม่มีขนาดใดที่เหมาะกับโซลูชันทั้งหมด

ทีมงานของคุณจะใช้บริการที่หลากหลายสำหรับการสื่อสาร การจัดการเนื้อหา การวิจัย SEO และฟังก์ชันอื่นๆ

นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของบริการที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางที่สุดจากทีมเนื้อหาระยะไกลทุกวัน:

• Slack คือแอปพลิเคชันการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะเป็นห้องสนทนาของทีมและแพลตฟอร์มการส่งข้อความส่วนตัวที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน
• การบรรจบกันเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการสร้างเอกสารที่เชื่อมโยงกันโดยการทำงานร่วมกัน และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการจัดทำเอกสารและการสร้างคู่มือสไตล์
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule และแม้แต่ Google ปฏิทินล้วนยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างปฏิทินบรรณาธิการที่ใช้ร่วมกันเพื่อจัดการการเผยแพร่เนื้อหา
• Airtable, Basecamp และ Asana เป็นเครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่มีประโยชน์สำหรับการมอบหมายและติดตามงานในทีมระยะไกล
• Zoom เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้ได้กับทุกอย่างตั้งแต่การประชุมทีมขนาดใหญ่ไปจนถึงการประชุมแบบตัวต่อตัว

6. ทำความรู้จักกับทีมการตลาดทางไกลของคุณ

คำแนะนำสุดท้ายสำหรับการจัดการทีมการตลาดระยะไกล: อย่าเป็นคนแปลกหน้า

เป็นเรื่องง่ายเกินไปสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่จะแยกตัวออกจากกันอย่างโดดเดี่ยว

ในระหว่างวันทำงาน การใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การประชุมทางวิดีโอ การแชท และเทคโนโลยีอื่นๆ เพื่อจัดเซสชันการระดมความคิดและการประชุมแบบตัวต่อตัว ตลอดจนการสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม สามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ในทีมการตลาดทางไกลของคุณได้

การรวมทีมของคุณในช่วงสิ้นสัปดาห์จะทำให้ทุกคนมีโอกาสได้รู้ว่าพวกเขามีส่วนทำให้ภาพใหญ่ขึ้นในช่วงสัปดาห์ทำงานอย่างไร รวมถึงปัญหาต่างๆ ที่ส่งผลต่องานของพวกเขาอย่างไร กิจวัตรดังกล่าวสามารถเปิดโอกาสให้หัวหน้าทีมทบทวนผลงานและกระชับกลยุทธ์ในช่วงเวลาข้างหน้า ก่อนที่ความท้าทายเล็กน้อยจะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ส่งเสริมการสื่อสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้ทีมของคุณรู้จักกันในระดับบุคคล ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าเป็นไปได้ ให้จัดมีตติ้งในโลกแห่งความเป็นจริงหรือการล่าถอยประจำปีเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณกระชับสัมพันธ์

ด้วยทีม กลยุทธ์ และเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะพบว่าการมีทีมการตลาดแบบกระจายนั้นมีประสิทธิภาพพอๆ กับการมีทีมภายในองค์กร—ถ้าไม่มากกว่านั้น!