แรงจูงใจในวันจันทร์: วิธีการออกแบบปฏิทินกิจกรรมที่น่าทึ่ง

ว่างเปล่าเกี่ยวกับวิธีการทำให้ปฏิทินกิจกรรมของคุณดีขึ้นกว่าเดิม? ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น วิธีจัดกิจกรรมที่เหมาะสมตามฤดูกาล วิธีเติมช่องว่างในปฏิทิน และเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบปฏิทินกิจกรรมที่น่าทึ่ง

เทมเพลตกิจกรรมองค์กรของคุณ: เหตุการณ์ใดที่ควรจัด & เมื่อไร

ต่อไปนี้คือวิธีนำผู้คนมารวมกันตลอดทั้งปีโดยทำความเข้าใจวิธีทำให้กิจกรรมประเภทต่างๆ ได้ผลในฤดูกาลนั้นๆ

กิจกรรมองค์กรตามฤดูกาล

มีธีมและรูปแบบกิจกรรมบางอย่างที่สามารถดึงออกมาได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสมของปีเท่านั้น ในขณะที่จำนวนห้องพักเพิ่มขึ้นหรือลดลง การจัดงานเฉลิมฉลองให้กับพนักงานของคุณ ช่วยให้พวกเขาผ่อนคลาย หรือทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอีกครั้งอาจเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับความสำเร็จในระยะยาว ต่อไปนี้เป็นแนวคิดที่สร้างแรงบันดาลใจสำหรับฤดูกาลสำคัญๆ ในแต่ละฤดูกาล

1. กิจกรรมฤดูหนาว :

สำหรับพื้นที่ส่วนใหญ่ของสหรัฐฯ สภาพอากาศหนาวเย็นจะครอบงำสถานที่และกิจกรรมที่คุณเลือก เว้นแต่ว่าคุณต้องการเช่าเครื่องทำความร้อนกลางแจ้งจำนวนมาก คุณอาจต้องเก็บของในอาคารเป็นส่วนใหญ่ นอกจากนี้ คุณจะต้องพิจารณาข้อจำกัดในการเดินทางด้วย โดยในแต่ละปีจะมีการยกเลิกเที่ยวบิน 60,000 เที่ยวบินในสหรัฐอเมริกาเนื่องจากอุณหภูมิเยือกแข็งและพายุหิมะ ดังนั้น ช่วงฤดูหนาวจึงเป็นช่วงเวลาที่เหมาะที่สุดในการมุ่งเน้นไปที่ผู้ชมในท้องถิ่นและกิจกรรมที่เน้นพนักงานเป็นศูนย์กลาง

การเฉลิมฉลองวันหยุด การตั้งเป้าหมายปีใหม่ และกิจกรรมการกุศลล้วนสมบูรณ์แบบสำหรับฤดูหนาว หากคุณมีงานกาล่าดินเนอร์หรืองานหาทุนที่คุณตั้งใจจะจัด ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่ต้องทำ เพิ่มความชื่นชมของพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคน (เช่น งานเลี้ยงในสำนักงาน จัดเลี้ยงอาหารกลางวัน หรือการออกนอกบ้านที่เกี่ยวข้องกับฤดูหนาว) ลงในปฏิทินของคุณในระหว่างฤดูกาลนี้

ลองอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

• จัดปาร์ตี้ชมแสงไฟในวันหยุดที่สวนพฤกษศาสตร์หรือสวนสาธารณะในพื้นที่ของคุณ
• จัดวันอาสาสมัคร (เช่น การช่วยตักหิมะสำหรับผู้สูงอายุหรือการเสิร์ฟอาหารในที่พักพิงของผู้ไร้บ้านเป็นกิจกรรมที่ได้รับความนิยมมาก)
• เชิญผู้เชี่ยวชาญด้านการกำหนดเป้าหมายและผลิตภาพมาสัมมนากับทีมของคุณสำหรับปีใหม่
• จัดกำหนดการการประชุมเพื่อเริ่มการแข่งขันในช่วงต้นไตรมาสที่ 1 เพื่อกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้กับทุกแผนก
• ต่อไปนี้คือธีมงานฤดูหนาวที่สร้างแรงบันดาลใจให้สำรวจ

หมายเหตุเกี่ยวกับวันหยุด – มีวันหยุดที่สนุกและแหวกแนวตลอดทั้งปีซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนเป็นกิจกรรมได้เช่นกัน ตรวจสอบรายการกิจกรรมสำนักงานในวันหยุดที่ไม่ใช่แบบดั้งเดิมเพื่อดูแนวคิดเพิ่มเติม

2. กิจกรรมฤดูใบไม้ผลิ :

ฝนที่โปรยปราย แสงแดดที่มากขึ้น และดอกไม้ที่ผลิบานทำให้ฤดูกาลนี้พิเศษจริงๆ และสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้กับกิจกรรมความบันเทิงมากมายสำหรับปฏิทินของคุณ ในช่วงเวลานี้ของปี ผู้เชี่ยวชาญจากทุกอุตสาหกรรมได้รับแรงกระตุ้นจากสภาพอากาศที่ร้อนขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้เมื่อต้นปีนี้ ซึ่งทำให้กิจกรรมที่ให้ความรู้ ฝึกฝน และช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์มากมายโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลานี้ของปี

โปรยไอเดียเหล่านี้ลงในปฏิทินกิจกรรมของคุณ:

• เบสบอลทุบตีที่คุณรวบรวมทีมเพื่อเล่นหรือเพียงแค่ดูงานอดิเรกที่ชื่นชอบของอเมริกาด้วยกัน อย่าลืมเสิร์ฟฮอทด็อก ป๊อปคอร์น และเบียร์ในปริมาณมาก
• ให้ทีมของคุณร่วมกันปลูกต้นไม้ในชุมชนของคุณ
• จัดกำหนดการกิจกรรมการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ หรือการออกแบบ
• จัดงานเลี้ยงค็อกเทลสำหรับลูกค้าวีไอพีและผู้บริหารบัญชีเพื่อผสมผสาน
• ต่อไปนี้คือธีมงานฤดูใบไม้ผลิที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานปาร์ตี้และกิจกรรมต่างๆ

3. กิจกรรมภาคฤดูร้อน :

ฤดูร้อนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการรวมตัวที่มีพลัง การออกนอกบ้าน และการพบปะผู้คนใหม่ๆ ซึ่งทำให้กิจกรรมเครือข่ายและเวลาทางสังคมเป็นตัวเติมปฏิทินที่สมบูรณ์แบบในช่วงเดือนที่อากาศร้อนเหล่านี้ และอย่าลืมคว้ารายชื่อสถานที่จัดงานกลางแจ้งที่คุณอยากจะลองเพราะตอนนี้เป็นเวลาที่จะใช้พวกเขา

เพิ่มแสงแดดในปฏิทินของคุณด้วยคำแนะนำเหล่านี้:

• บาร์บีคิวและการปรุงอาหารเพื่อเฉลิมฉลองชัยชนะของทีมมักเป็นแนวคิดที่ดีในช่วงเวลานี้ของปี
• ตักตวงผู้มีความสามารถหน้าใหม่ด้วยกิจกรรมจัดหางานและโซเชียลไอศกรีมที่มุ่งดึงดูดผู้สำเร็จการศึกษาใหม่
• การพักผ่อนสามารถใช้เป็นวันหยุดพักผ่อนเล็กๆ อย่างมีประสิทธิผลสำหรับทีมของคุณ ดังนั้นให้ลองเพิ่มสถานที่พักผ่อนช่วงสุดสัปดาห์ที่ผสมผสานการทำงานและความสนุกสนานเข้าด้วยกัน
• ต่อไปนี้คือธีมงานฤดูร้อนบางส่วนที่ต้องลองสำหรับงานปาร์ตี้ครั้งต่อไปของคุณ

4. กิจกรรมฤดูใบไม้ร่วง :

วันเวลากลับสั้นลงอีกครั้ง และทุกคนก็พยายามผลักดันครั้งสุดท้ายเพื่อให้บรรลุโควตาและเป้าหมายสิ้นปีก่อนที่เทศกาลวันหยุดจะเข้ามาแทนที่ ดังนั้น ถ้าฤดูร้อนไม่ใช่ตัวเลือกแรกของคุณในการสร้างอาชีพและกิจกรรมการศึกษา อย่าลืมกำหนดเวลาไว้ตอนนี้ กลับมาเน้นที่กิจกรรมที่เน้นการดำเนินการและข้อเสนอสำหรับกิจกรรมเหล่านี้อีกครั้ง แต่อย่ากลัวที่จะวางแผนสนุก ๆ ด้วย

อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับส่วนฤดูใบไม้ร่วงของปฏิทินกิจกรรมของคุณคือ คุณสามารถจัดกิจกรรมขนาดใหญ่ที่มีผลกระทบสูง เช่น การประชุมหรืองานแสดงสินค้า เนื่องจากครอบครัวกลับมาจากวันหยุดฤดูร้อน และการเดินทางไปทำงานก็สามารถทำได้อีกครั้ง

กิจกรรมฤดูใบไม้ร่วงของคุณน่าจะรวมถึงสิ่งเหล่านี้:

• บางสิ่งที่เกี่ยวข้องกับวันฮัลโลวีนและ/หรือวันขอบคุณพระเจ้าเนื่องจากวันหยุดที่ไม่ใช่นิกายเหล่านี้เข้าถึงได้ง่ายกว่าสำหรับผู้ชมจำนวนมากและมอบโอกาสสนุกสนานมากมาย
• การประชุมแสดงความกตัญญูกตเวทีสำหรับพนักงานในองค์กรที่สมควรได้รับการยกย่องเป็นพิเศษเล็กน้อยนั้นยอดเยี่ยมสำหรับฤดูกาลนี้
• ใช้ประโยชน์จากการแข่งขันฟุตบอลกับ Super Bowl หรือปาร์ตี้ที่มีธีมกีฬา
• ดูธีมฤดูใบไม้ร่วงที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้สำหรับกิจกรรม

วิธีปรับแต่งกิจกรรมของคุณให้เหมาะกับช่วงเวลาของปีเพื่อเติมปฏิทินของคุณ

เมื่อคุณจัดงานสำคัญ มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะจัดการประชุมกำหนดการก่อนวันหยุดนักขัตฤกษ์ เนื่องจากพนักงานจำนวนมากต้องหยุดงานเพื่อทำกิจกรรมของครอบครัว ไปพักผ่อน หรือแม้แต่วันลาป่วย วิธีปรับแต่งกิจกรรมของคุณให้เข้ากับช่วงเวลาของปี:

• ผสมผสานสีสันตามฤดูกาล (เช่น สีนีออนสำหรับฤดูร้อน และเฉดสีเข้มสำหรับฤดูหนาว) เข้ากับองค์ประกอบการตกแต่งงานทั้งหมดของคุณ
• เลือกธีมที่ได้รับแรงบันดาลใจจากฤดูกาลที่เหมาะสม (เช่นในแนวคิดที่แนะนำด้านบน)
• เพิ่มผลิตผลตามฤดูกาลลงในเมนูอาหารและเครื่องดื่มของคุณ เช่น ผลเบอร์รี่ในฤดูร้อนหรือฟักทองในฤดูใบไม้ร่วง
• คำนึงถึงความสะดวกสบายของแขกเมื่อเลือกสถานที่ ตัวอย่างเช่น ในช่วงฤดูหนาว คุณจะต้องใช้พื้นที่จัดกิจกรรมที่มีที่เก็บเสื้อโค้ทมากมาย ไม่เช่นนั้น แขกจะต้องวางกองไว้ที่มุมห้องหรือพกติดตัวไปทั้งคืน

วันไหนในสัปดาห์ที่เหมาะกับกิจกรรมของคุณมากที่สุด?

ไม่น่าแปลกใจที่กิจกรรมในวันจันทร์มักจะมีอัตราการเข้าร่วมต่ำที่สุด การจัดงานในตอนต้นสัปดาห์แทบไม่เคยเป็นความคิดที่ดีเลย เพราะคนส่วนใหญ่เพิ่งเริ่มทำงานอีกครั้งหลังจากวันหยุดสุดสัปดาห์และอยากกลับบ้านหลังจากนั้น แต่อย่ากังวล คุณยังสามารถจัดกิจกรรมในคืนวันธรรมดาได้หากต้องการ วันอังคารถือว่าดีที่สุดสำหรับการสังสรรค์ในองค์กรหรือเพื่อการศึกษา ในขณะที่วันพฤหัสบดีเป็นวันเสาร์ใหม่สำหรับการจัดงาน กิจกรรมพลังงานต่ำที่เน้นไปที่การสร้างทีม การสร้างเครือข่าย หรือแค่ความสนุกธรรมดาๆ คุณเดาได้เองว่าดีที่สุดสำหรับคืนวันศุกร์และวันหยุดสุดสัปดาห์

8 ปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อออกแบบเทมเพลตปฏิทินกิจกรรมของคุณ

ประเด็นสำคัญเหล่านี้จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จตลอดทั้งปี

1. ห้องกระดิกสำหรับความผิดพลาดในไทม์ไลน์ของเหตุการณ์ ลองใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อให้เห็นภาพปฏิทินกิจกรรมโดยรวมได้ดีขึ้น
2. การทำงานร่วมกันทางการตลาดและการขายตลอดวงจรชีวิตของแต่ละงาน การจัดทีมทั้งหมดของคุณเป็นเรื่องง่ายเมื่อทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างโมดูลการตรวจสอบการประชุมหรือความรับผิดชอบเป็นประจำเพื่อให้ทุกคนตรงต่อเวลาและทำงาน
3. กำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมก่อนและหลังกิจกรรมได้อย่างแม่นยำ สงสัยว่าคุณควรกำหนดเวลาการวางแผนกิจกรรมโดยเฉพาะก่อนหรือหลังเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงมากน้อยเพียงใด ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าตัวเลขมหัศจรรย์สำหรับกิจกรรมองค์กรมักจะเป็น 6 เดือน
4. จัดทำแผนที่โปรโมชั่นกิจกรรมและการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง คุณต้องมีเวลาสำหรับกลยุทธ์เนื้อหา การสร้าง และการเผยแพร่ วางแผนที่จะเริ่มต้นสิ่งนี้ประมาณ 90-180 วันจากแต่ละงาน
5. เพิ่มตั๋วและเป้าหมายการลงทะเบียน วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามตัวเลขได้ในขณะเดินทาง และคาดการณ์หมายเลข ROI ของเหตุการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น  
6. รวมเวลาในการตามให้ทันหากไม่บรรลุเป้าหมาย แต่อย่าตื่นตระหนก – มีกลวิธีในนาทีสุดท้ายมากมายที่จะเพิ่มการเข้าร่วม
7. พิจารณาวันที่สำหรับการเปิดตัวราคาตั๋วแบบแบ่งชั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังวางแผนกิจกรรมมากมายที่ไทม์ไลน์ของกิจกรรมนั้นทับซ้อนกัน
8. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเหตุการณ์ในรายการมีชื่อ สรุปที่เขียนไม่เกิน 125 คำ และแท็กที่ค้นหาได้ ผู้ทำงานร่วมกันควรสามารถค้นหารายละเอียดกิจกรรมที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ใช้เครื่องมือสร้างปฏิทินกิจกรรมที่เป็นประโยชน์

ซอฟต์แวร์ปฏิทินกิจกรรมของ Cvent โซลูชันแบบครบวงจรที่ยอดเยี่ยมสำหรับนักการตลาดงานกิจกรรมขององค์กรที่ต้องทำงานกับแผนก ความคาดหวัง และวัตถุประสงค์ที่หลากหลายเพื่อสร้างปฏิทินกิจกรรมที่ทุกคนจะต้องชอบ แน่นอนว่าคุณสามารถสร้างปฏิทินกิจกรรมผ่าน Google ได้ แต่ซอฟต์แวร์อย่าง Cvent (หรือแบรนด์ชั้นนำด้านการวางแผนงานอื่นๆ) มีประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• ตัวเลือกการค้นหาที่ยืดหยุ่นสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมที่อาจต้องการดูเหตุการณ์กลุ่มในช่วงเวลาหนึ่ง
• การแชร์ลิงก์สำหรับกิจกรรมภายในเมื่อไม่จำเป็นต้องลงทะเบียน
• ส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นผู้เข้าร่วมจำนวนมากเกี่ยวกับกิจกรรมทั้งหมดในเวลาเดียวกัน แทนที่จะส่งเป็นรายบุคคล
• การซิงค์ปฏิทินในคลิกเดียว
• การสร้างแบรนด์ที่ปรับแต่งได้ซึ่งทำให้ปฏิทินกิจกรรมของคุณดูดีและทำงานเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะสร้างปฏิทินกิจกรรมที่น่าตื่นเต้นแล้ว!

เมื่อพูดถึงการออกแบบ เติมข้อมูล และจัดการปฏิทินกิจกรรม การรู้เคล็ดลับต่างๆ เช่น เคล็ดลับที่แชร์ด้านบนคือกุญแจสู่ความสำเร็จ คุณอาจสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนไทม์ไลน์ของกิจกรรมระยะยาว การทำปฏิทินการตลาดกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพ หรือการวางแผนกิจกรรมบนมือถือ

เคล็ดลับง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีออกแบบปฏิทินกิจกรรม: