ทำไมการตรวจสอบเนื้อหาที่ดีจึงเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณยินดีที่จะทำอะไรเพื่อรับคำแนะนำที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาที่จะสร้างมากขึ้น – และน้อยลง – เพื่อให้มีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณมากขึ้น? คุณจะไปไกลถึง *อึก* ตรวจสอบเนื้อหาของคุณหรือไม่?

อย่าคลิกไป! ใช่ การตรวจสอบเนื้อหาอาจดูเหมือนเป็นงานที่ท่วมท้น – “สิ่งที่เราคิดว่าเป็นความรับผิดชอบของคนอื่น” Cathy McKnight หุ้นส่วนผู้ก่อตั้ง Digital Clarity Group และวิทยากรในการประชุมเนื้อหาอัจฉริยะกล่าว “แต่มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานของเรา” ในฐานะนักการตลาด

บทความนี้สรุปประเด็นหลักจากการพูดคุย ICC ของ Cathy การดำเนินการตรวจสอบเนื้อหาที่ใช้งานได้ซึ่งจะส่งผลต่อเนื้อหาการตลาดของคุณทันที

LRSA 3

การตรวจสอบเนื้อหาคืออะไร?

การตรวจสอบเนื้อหาเป็นการทบทวนเนื้อหาที่มีอยู่ โดยปกติแล้วจะอยู่ในรูปแบบของสเปรดชีตที่แสดงรายการเนื้อหาเนื้อหาของคุณ – เนื้อหาทุกประเภท ทุกช่องทาง รูปแบบการจัดจำหน่ายทั้งหมด – และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหาแต่ละรายการ รายการนี้บางครั้งเรียกว่าคลังเนื้อหา การตรวจสอบเป็นกระบวนการประเมินแต่ละรายการในสินค้าคงคลัง

ไม่มีชุดข้อมูลสากลที่คุณควรรวบรวมระหว่างการตรวจสอบ พิจารณาความต้องการของโครงการและเป้าหมายทางธุรกิจ และประเมินเนื้อหาของคุณตามสิ่งที่คุณอยากรู้ พิจารณาทั้งข้อมูลเชิงปริมาณ (จำนวนเท่าใด) และข้อมูลเชิงคุณภาพ (ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม)

สำหรับตัวอย่างประเภทข้อมูลที่คุณอาจต้องการรวบรวมในการตรวจสอบของคุณ โปรดดูส่วน – คลังเนื้อหาควรมีข้อมูลใดบ้าง - ในบทความนี้.

ทำไมต้องตรวจสอบเนื้อหา?

การตรวจสอบเนื้อหาเผยให้เห็นว่าสินทรัพย์ดิจิทัลของเราต้องให้ความสนใจในด้านใดบ้าง เหนือสิ่งอื่นใด อาจระบุ:

• เพจที่ทำงานได้ไม่ดี
• หน้าที่ล้าสมัย
• ข้อมูลที่ผิด ข้อมูลที่ล้าสมัย และข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน
• ข้อมูล SEO ไม่ถูกต้อง

การตรวจสอบเนื้อหาสามารถช่วยคุณได้:

• ปรับปรุงการดำเนินงานไซต์
• ปรับปรุงและปรับปรุงเนื้อหาที่มีอยู่ตามความเหมาะสม
• ยกระดับคุณภาพของเนื้อหาทั้งหมด – ปัจจุบันและตามแผน – และรักษาระดับคุณภาพนั้นไว้

นักยุทธศาสตร์ด้านเนื้อหาหลายคนชี้ไปที่การตรวจสอบเนื้อหาว่าเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของพวกเขา ช่วยให้คุณมีมุมมองในระดับสูงสำหรับเนื้อหาของคุณ เพื่อให้คุณสามารถจัดระเบียบ จัดการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทำให้เป็นปัจจุบัน และตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาใหม่ที่อาจทำงานได้ดี

เราควรตรวจสอบเนื้อหาเมื่อใดและบ่อยเพียงใด

ถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบเนื้อหา หากคุณอยู่ในสถานการณ์เหล่านี้:

• คุณไม่เคยทำอย่างใดอย่างหนึ่ง
• ไม่มีใครจำครั้งสุดท้ายที่คุณทำ
• เนื้อหาของคุณเติบโตขึ้นตั้งแต่การตรวจสอบครั้งล่าสุด
• เนื้อหาของคุณเก่า ล้าสมัย หรือมีประสิทธิภาพต่ำ
• คุณกำลังพัฒนากลยุทธ์เนื้อหาใหม่
• คุณวางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีการจัดการเนื้อหาใหม่

ถึงเวลาตรวจสอบหากคุณวางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีการจัดการเนื้อหาใหม่ @cathymcknight ผ่าน @marciarjohnston คลิกเพื่อทวีต

Cathy ดึงความสนใจไปที่จุดสุดท้ายนี้:

เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีการจัดการเนื้อหาใหม่ เนื้อหามักจะเป็นสิ่งที่สนับสนุนโครงการ คุณจดจ่อกับการทำให้ระบบเนื้อหาใช้งานได้จริง คุณกำลังสร้าง คุณกำลังทดสอบ คุณกำลังดูฟังก์ชันการทำงาน แล้วจู่ๆ ผู้พัฒนาของคุณก็พูดว่า 'โอเค เพื่อนๆ ที่ไหน คือเนื้อหา?' คุณไป 'หือ! เนื้อหา?' มันกลายเป็นลิฟท์และกะ

ระบบใหม่ที่เป็นประกายจะไม่ช่วยอะไรคุณมากนักหากคุณยกและย้ายเนื้อหาเก่าที่ยังไม่ได้ตรวจสอบทั้งหมดไปไว้ในระบบ ทำการตรวจสอบของคุณก่อนและตัดสินใจตามนั้น

Paula Land ผู้เขียน Content Audits and Inventories: A Handbook แนะนำให้อัปเดตการตรวจสอบเนื้อหาของคุณอย่างน้อยปีละครั้ง "หากคุณสร้างและอัปเดตเนื้อหาบ่อยๆ ให้อัปเดตสินค้าคงคลังและตรวจสอบบ่อยๆ" เธอกล่าว “ด้วยวิธีนี้ คุณจะเข้าใจชุดเนื้อหาของคุณเสมอ”

หากคุณสร้างและอัปเดตเนื้อหาบ่อยๆ ให้อัปเดตสินค้าคงคลังและการตรวจสอบของคุณบ่อยๆ @plland กล่าว คลิกเพื่อทวีต

คุณอาจต้องการอัปเดตการตรวจสอบของคุณทุกเดือนด้วยซ้ำ ไม่ว่าคุณจะกำหนดความเร็วเท่าใด Cathy บอกว่าให้วางแผนสำหรับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง: “คุณไม่ต้องการให้การตรวจสอบเนื้อหาถูกมองว่าเป็นโครงการแบบครั้งเดียว - ครั้งเดียวและเสร็จสิ้น คุณทำเครื่องหมายแล้ว คุณกำลังดำเนินการต่อไป”

เนื้อหาใดที่เราควรตรวจสอบ?

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจได้ว่าเนื้อหาใดที่จะตรวจสอบ ให้ค้นหาองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่องค์กรของคุณมี ตัวอย่าง:

• ช่องเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
• เนื้อหาที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของ: สด ใช้งานจริง และเก็บถาวร
• ผู้ใช้เนื้อหากำลังสร้างนอกเหนือจากไฟร์วอลล์ของคุณ
• เนื้อหาอื่นๆ ที่ทีมไอทีของคุณอาจรู้จัก
• ข้อมูลเมตาที่มีอยู่ใน CMS, DAM, CRM หรือระบบเนื้อหาอื่นๆ ของคุณ

Paula กล่าวว่าควรรวมเนื้อหาเนื้อหาทั้งหมดไว้ด้วย "ในเนื้อหาทุกประเภท ช่องทาง และรูปแบบการจัดจำหน่าย" สินค้าคงคลังอย่างละเอียดยังรวมถึงเนื้อหาที่พิมพ์ด้วย เธอกล่าวเสริมว่า “ช่วยให้คุณสามารถประเมินจากช่องทางติดต่อลูกค้าทั้งหมดได้”

ไม่มีทางหลีกเลี่ยง – คุณต้องตรวจสอบที่ต้องทำ พูดคุยกับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาขององค์กรของคุณ จนกว่าคุณจะรู้ว่าเนื้อหาประเภทใดที่องค์กรของคุณสร้างขึ้น คุณไม่สามารถตัดสินใจได้ดีเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะตรวจสอบ

จนกว่าคุณจะรู้ว่าเนื้อหาประเภทใดที่องค์กรของคุณสร้างขึ้น คุณจะไม่สามารถตัดสินใจได้ดี @cathymcknight กล่าว คลิกเพื่อทวีต

หลังจากที่คุณเข้าใจเนื้อหาทั้งหมดที่คุณสามารถตรวจสอบได้แล้ว ให้ตัดสินใจว่าเนื้อหาใดที่คุณจะตรวจสอบ อาจจะทั้งหมด หรือบางส่วนก็ได้ ขึ้นอยู่กับเป้าหมายธุรกิจของคุณ (สำหรับความช่วยเหลือในการกำหนดจำนวนเนื้อหาของคุณที่จะตรวจสอบ โปรดดูส่วน – คุณดูเนื้อหาทุกชิ้นหรือการสุ่มตัวอย่างหรือไม่ – ในบทความนี้)

เราควรทำอย่างไรก่อนเริ่มการตรวจสอบเนื้อหา

ก่อนที่คุณจะเริ่มการตรวจสอบเนื้อหา ซึ่งจะทำให้คุณมี "ข้อมูลจำนวนมาก" - Cathy แนะนำให้ทำสิ่งเหล่านี้:

• กำหนดที่ที่คุณจะไป สิ่งที่คุณมองหาในการตรวจสอบของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังมุ่งหน้าสู่การรีเฟรช การออกแบบใหม่ การย้าย หรือการยกเครื่อง
• กำหนดมาตรฐานเนื้อหา การมี “บรรทัดฐานของมาตรฐานที่ผู้คนสามารถใช้เพื่อติดตามส่วนต่าง” ของเนื้อหาจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณก้าวไปข้างหน้า หากไม่มีมาตรฐานของเนื้อหา เนื้อหาจะไม่สามารถควบคุมได้ และถ้าคุณไม่คิดจะควบคุมเนื้อหาของคุณ ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะตรวจสอบเนื้อหานั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมาตรฐานเนื้อหาและการกำกับดูแล โปรดดูวิธีควบคุมเนื้อหาดิจิทัลของคุณ: บทเรียนจาก Intel

อย่าตรวจสอบเนื้อหาของคุณโดยไม่มีมาตรฐานสำหรับการควบคุมมัน @cathymcknight กล่าว คลิกเพื่อทวีต

เราควรทำอย่างไรในระหว่างการตรวจสอบเนื้อหา?

ไม่มีชุดของสิ่งที่ต้องทำในระหว่างการตรวจสอบ ทีมของคุณจะปรับการตรวจสอบให้สอดคล้องกับกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณต้องเข้าใจเป้าหมายทางธุรกิจ ความต้องการและงานของผู้ชม และระบบเนื้อหาและข้อจำกัดทางเทคนิคของคุณ (ดังแสดงทางด้านขวาของสไลด์ของ Cathy ด้านล่าง) จากนั้น จากความเข้าใจของคุณในสิ่งเหล่านี้ คุณตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรในระหว่างการตรวจสอบของคุณ (ตัวอย่างบางส่วนอยู่ทางด้านซ้ายของสไลด์นี้)

ในขณะที่คุณดำเนินการตรวจสอบ Cathy แนะนำให้ตั้งค่าสถานะต่อไปนี้:

• เนื้อหาที่เกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพสูงเพื่อนำมาใช้ใหม่
• เนื้อหาที่ล้าสมัยเพื่อรีเฟรช
• เนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องที่จะฆ่า

Paula ตั้งข้อสังเกตว่าการประเมิน “เนื้อหาทั้งหมดโดยเทียบกับเป้าหมายและแนวทางเดียวกันแสดงให้เห็นว่าข้อความใดถูกนำเสนออย่างไม่สอดคล้องกัน” คุณอาจต้องการเน้นถึงความไม่สอดคล้องกันที่มีความสำคัญทางธุรกิจ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถแก้ไขและกำหนดมาตรการเพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันที่คล้ายคลึงกันในอนาคต

ขณะที่คุณกำลังตรวจสอบเนื้อหา Cathy กล่าวว่า ให้คว้าชัยชนะอย่างรวดเร็ว : "หากมีสิ่งที่คุณสามารถปรับแต่งได้ตลอดทางเพื่อทำให้ไซต์ของคุณดีขึ้น ก็จงทำมัน"

• หากคุณพบเนื้อหาผิดที่แก้ไขได้ง่าย ให้แก้ไข
• หากคุณพบเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งใด เช่น เพจเด็กกำพร้าหรือไมโครไซต์ ให้เชื่อมต่อหรือลบออก
• หากคุณพบเนื้อหาที่ซ้ำกัน ให้รวมเข้าด้วยกัน
• หากคุณพบ URL ที่ไม่เป็นมิตร ให้ทำให้เป็นมิตร (อาจมีปลั๊กอินเพื่อช่วยในเรื่องนี้)
• หากคุณพบว่าเนื้อหาสำคัญหายไป ให้เพิ่มเข้าไป

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่ต้องประเมิน (และตามที่เวลาอนุญาต) ในระหว่างการตรวจสอบเนื้อหา:

• คำกระตุ้นการตัดสินใจ
• ข้อความคลิกเพื่อทวีต
• ข้อความที่เต็มไปด้วยศัพท์แสงและอ่านยาก
• ลิงก์และเนื้อหาที่ซ้ำกัน
• หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย ชื่อและคำอธิบายภาพ
• คำที่ใช้ไม่สอดคล้องกัน
• วันที่ตีพิมพ์
• ชื่อผู้แต่ง
• ข้อมูลเมตา
• คีย์เวิร์ด
• เลื่อนความยาว
• จุดแตกหัก
• เวลาในการโหลด
• การเข้าถึง
• SEO
• ความสามารถในการแบ่งปัน

นี่เป็นเพียงความเป็นไปได้ที่จะทำให้คุณคิดได้ ประเมินสิ่งที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ถามตัวเองว่าคุณต้องรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับเนื้อหาเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ของคุณ การตรวจสอบที่ประสบความสำเร็จจะบอกอะไรคุณได้บ้าง ขุดตามนั้น

เราจะรวบรวมทีมที่ทำงานอย่างไร?

เพื่อให้ทีมตรวจสอบเนื้อหาประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องมีผู้จัดการทีม Cathy กล่าว และต้องการสมาชิกจากกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด: ไอที การตลาด สายธุรกิจ และอื่นๆ เมื่อทีมงานพร้อมแล้ว บริษัทจะต้องตรวจสอบเนื้อหาอย่างสม่ำเสมอและเหมาะสม

การตรวจสอบเนื้อหาต้องเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดของงาน ดังที่ Cathy กล่าวไว้ว่า “หากผู้คนจะวัดผลในปลายปีนี้ คุณมั่นใจได้เลยว่าจะต้องสำเร็จลุล่วง”

บทสรุป

Cathy เปรียบเสมือนเนื้อหาที่ยังไม่ได้ประดิษฐ์และยังไม่ได้ตรวจสอบกับห้องสมุดที่ไม่มีแคตตาล็อก คุณไม่สามารถจัดการเนื้อหาของคุณได้ ทำให้คอลเลกชันทั้งหมดมีความสดใหม่ มีประโยชน์ ค้นหาได้ และมีความเกี่ยวข้อง หากคุณไม่รู้ว่าคุณมีอะไรบ้าง

คุณตรวจสอบเนื้อหาของคุณบ่อยแค่ไหน? ใครทำ? อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณประเมินเพื่อสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ? คุณทำการ tweaking มากน้อยเพียงใดขณะตรวจสอบ (สำหรับฉัน ดูเหมือนว่าการแก้ไขอย่างรวดเร็วอาจลากคุณลงไปที่ด้านล่างของเนื้อหาที่ลุ่ม) โปรดแบ่งปันสิ่งที่เหมาะกับคุณในความคิดเห็น

ลงชื่อสมัครรับจดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์กลยุทธ์เนื้อหารายสัปดาห์สำหรับนักการตลาด ซึ่งมีเรื่องราวและข้อมูลเชิงลึกพิเศษจากหัวหน้าที่ปรึกษาด้านเนื้อหา CMI Robert Rose หากคุณเป็นเหมือนนักการตลาดอื่นๆ ที่เราพบ คุณจะรออ่านความคิดของเขาทุกวันเสาร์

ภาพหน้าปกโดย Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute